Scopevisio Online Hilfe Das neue RechnungseingangsbuchDie Regeln im Rechnungseingangsbuch

Die Regeln im Rechnungseingangsbuch

Regeln ergänzen das Feature Freigabeprozesse und erleichtern Ihnen die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Vereinfachen Sie mithilfe von an Ihren Workflow angepassten Regeln Rechnungseingang und -verifizierung!

Konfiguration und Bearbeitung der Regeln

Sie benötigen für das Anlegen von Regeln das Recht Rechnungseingangsbuch.

Unter System>Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang im Geschäftsobjekt Rechnungseingangsbuch Einstellungen und Konfiguration sehen Sie den Reiter Regeln. Klicken Sie dort, um sich bestehende Regeln anzeigen zu lassen oder neue anzulegen.

Eine Regel neu anlegen

Klicken Sie auf den Punkt Regeln, um eine Liste bereits angelegter Regeln angezeigt zu bekommen.  Mit Hinzufügen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Regel-Details festlegen können.

Ebenso können Sie hier bestehende Regeln bearbeiten, duplizieren (um sie anzupassen und unter neuem Namen abzuspeichern) oder entfernen.

Die Regel-Details

Anhand des folgenden Screenshots zu Regel Nummer 16 wollen wir näher auf die Regel-Details eingehen. Ein Doppelklick auf die bestehende Regel zeigt Folgendes:

  1. Scopevisio schlägt Ihnen eine Nummer von niedriger Priorität vor, die nach Bedarf überschreibbar ist. Je kleiner die Nummer, desto höher die Priorität. Eine neu vergebene Prioritätsstufe eins löst eine vorherige ab und schiebt diese eine Stelle weiter nach hinten. Je spezieller die Regel ist, desto weiter oben in der Prioritätenliste sollte sie stehen.
  2. Die Bezeichnung ist als Pflichtfeld vor der Eingabe gelb dargestellt und sollte eindeutig sein.
  3. Der Farbkode ist zur optischen Unterscheidung gedacht und kann als Hinweis für die Trefferwahrscheinlichkeit eingesetzt werden. So können Sie sich visuell einen schnellen Überblick darüber verschaffen, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Regel zu einem eindeutigen Ergebnis führen wird. Wir empfehlen, den Farbkode wie folgt zu vergeben:
    grün für eine hohe Wahrscheinlichkeit,
    gelb für eine weniger hohe Wahrscheinlichkeit,
    orange für die geringste Wahrscheinlichkeit, dass das Ergebnis eindeutig ist.
  4. Im Feld darunter legen Sie fest, ob Ihre Regel aktiv ist, was sie nicht zwingenderweise sein muss. Vielleicht legen Sie sie an, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu aktivieren.
  5. Möchten Sie, dass Ihre Regel nach Anwendung stoppt, bestimmen Sie das Regelverhalten dementsprechend und machen Sie sie zu einer beendenden Regel. Weiterlaufend bedeutet, dass auch weitere Regeln mit einer niedrigeren Priorität nacheinander durchlaufen werden.
  6. Im letzten Schritt bestimmen Sie, wann Ihre Regel zur Anwendung kommen soll: bei Eingang der Rechnung oder ihrer Verifizierung. Sollten Sie den Rechnungseingang gewählt haben, so sehen Sie das Ergebnis der angewandten Regel bereits mit dem Öffnen des Rechnungseingangsbuchs. Die Regel bei Rechnungsverifizierung wird de facto erst mit dem Klick auf den Button Beleg verifiziert in der Ansicht Beleg-Details ausgelöst. 

Selbstverständlich können Sie Regeln mit verschiedenen Anwendungszeitpunkten auch miteinander kombinieren: legen Sie weiterlaufende Regeln an, vom Speziellen zum Generellen und von hoher zu absteigender Priorität.

Die Bedingungen

Klicken Sie unten rechts auf Neuer Eintrag (1), um eine Bedingung zu setzen. Der Anwendungszeitpunkt entscheidet darüber, was Ihnen Scopevisio zur Auswahl anbietet. Hier bestimmen Sie auch, ob alle oder nur mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss, wenn es sich um eine Regel mit mehreren Bedingungen handelt. 

Um eine weitere Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf das kleine Plus-Symbol rechts (2).

Bedenken Sie, dass Sie bei Änderungen einer Bedingung schneller darauf reagieren können, wenn Sie einer Regel nur eine Bedingung zugeordnet haben. Ist diese Teil einer Regel mit mehreren Bedingungen, hat die Änderung eines einzelnen Bestandteiles Auswirkungen auf die gesamte Regel.

Im folgenden Screenshot sehen Sie einige der Wahlmöglichkeiten für Bedingungen, die bei Rechnungseingang erfüllt sein müssen, damit die Regel greift.

Die Aktionen

Auch bei den Aktionen gilt dasselbe wie für die Bedingungen: die zur Auswahl stehenden Optionen sind abhängig vom Anwendungszeitpunkt.

Kombinieren Sie mehrere Aktionen, um die Vorteile des Regelwerks maximal zu nutzen und Ihnen die Arbeit vorbereitend zu erleichtern.

Die Vorgehensweise mit Klick auf Neuer Eintrag (1) bzw. zum Hinzufügen weiterer Aktionen auf das Plus-Symbol (2) ist dieselbe wie beim Setzen der Bedingungen.

Je nach Aktion bekommen Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten angeboten. Im unten stehenden Screenshot ist zum Beispiel die Aktion "Freigabeprozess setzen" ausgewählt (3). Sie sehen eine Liste der bereits angelegten Freigabeprozesse (4), der die Rechnung bei Rechnungseingang automatisch zugeordnet werden kann. Um diese Liste aufzurufen, klicken Sie einmal in das leere Feld (5) und dann unten links auf Freigabeprozess auswählen (6).

Denken Sie daran, im Anschluss an das Anlegen der Regel diese zu speichern.

Ein Beispiel für eine Standard-Regel könnte sein, bei Rechnungseingang den Text auf einen bekannten Kreditorennamen und gleichzeitig eine bekannte Kreditoren-USt-ID durchsuchen zu lassen, um dann den gefundenen Lieferanten/Kreditor automatisch setzen zu lassen: