Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz gibt Ihnen Direktzugriff auf häufig benutzte Formulare und Vorlagen.

Arbeitsplatz aufrufen

Wählen Sie das sternförmige Favoriten-Symbol, um den Arbeitsplatz einzublenden. Dieser wird in einem eigenen Tab angezeigt.

Meine Einstellungen

Favoriten

Favoriten sind Formulare oder Funktionen, die Sie häufig aufrufen.

Buchhalter könnten z. B. eine Buchungsmaske unter den Favoriten speichern. Controller würden bestimmte Berichte als Favoriten ablegen.

Um einen Favoriten zu speichern, navigieren Sie im Menü zum gewünschten Formular, schalten dann in der Menüleiste auf den Tab Arbeitsplatz um und ziehen den Tab des Formulars auf die Überschrift Meine Favoriten. Geben Sie einen Namen ein. Das Formular wird dann unter den Favoriten angezeigt.

Favoriten hinzufügen

Legen Sie Ihre Favoriten bequem per Drag& Drop als Vorlage auf Ihrem personalisierten Arbeitsplatz ab.

  1. Gehen Sie mit der Maus auf den Tab des Formulars.
  2. Ziehen Sie das Formular auf die Überschrift Meine Favoriten des Arbeitsplatz-Menüs. Ein Eingabefenster öffnet sich.
  3. Tragen Sie einen Namen für den Favorit ein.
  4. Klicken Sie auf OK.

Der Favorit wird zum Arbeitsplatzmenü hinzugefügt. Mit einem Klick auf den Namen des Favoriten öffnet sich dieser in einem neuen Tab.

Änderungen oder Filterungen, die Sie an einem Formular vorgenommen haben, speichern Sie nicht unter Favoriten, sondern unter Vorlagen oder Arbeitslisten.

Favoriten entfernen

Um einen Favoriten aus dem Arbeitsplatz zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf seinen Namen und wählen Entfernen.

Vorlagen

Vorlagen sind vorausgefüllte Formulare, die Sie immer wiederverwenden, indem Sie sie nur noch um wenige fehlende Angaben ergänzen.

Eine praktische Sache sind z. B. vorausgefüllte Buchungsmasken für häufige Geschäftsvorfälle. Ein anderes Beispiel sind wiederkehrende Abrechnungsbelege. Wenn Sie ein Potenzial, ein Angebot oder eine Rechnung hinzufügen, finden Sie unter den Aktionsbuttons am unteren Bildschirmrand auch immer den Button Vorlage erstellen.

Vorlagen hinzufügen

Legen Sie vorausgefüllte Formulare bequem per Drag& Drop als Vorlage auf Ihrem personalisierten Arbeitsplatz ab.

  1. Tragen Sie im Formular die Werte ein, die Sie in der Vorlage speichern möchten.
  2. Gehen Sie mit der Maus auf den Tab des Formulars.
  3. Ziehen Sie das Formular auf die Überschrift Meine Vorlagen des Arbeitsplatz-Menüs. Ein Eingabefenster öffnet sich.
  4. Tragen Sie einen Namen für die Vorlage ein.
  5. Klicken Sie auf OK.

Die Vorlage wird zum Arbeitsplatzmenü hinzugefügt. Mit einem Klick auf den Namen der Vorlage öffnet sich diese mit allen eingetragenen Werten in einem neuen Tab.

Vorlagen entfernen

Um eine Vorlage aus dem Arbeitsplatz zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der entsprechenden Vorlage und wählen Entfernen.

Arbeitslisten, intelligente Listen

Eine Arbeitsliste ist eine gefilterte Liste, die Sie unter einem eigenen Namen abspeichern. So können Sie sich z. B. eine Liste aller noch zu bearbeitender Belege anlegen oder eine Liste mit Ihren Aufgaben speichern.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie eine Liste mit Ihren Aufgaben erstellen können.

In vielen Übersichten, z. B. der Abrechnungsbelege und der Kontakte, können Sie sich Ihre bevorzugte Arbeitsliste als Favorit speichern.

Klicken Sie dazu einfach auf das Sternchen neben dem Namen der Arbeitsliste. Beim erneuten Aufrufen des Menüpunkts startet das Programm automatisch mit der bevorzugten Arbeitsliste.

Arbeitslisten einstellen

Das Arbeitslisten-Konzept gilt für alle Tabellen, in deren Kopf Arbeitslisten ausgewählt werden können.

  1. Gehen Sie in das Geschäftsobjekt für die Listeneinstellungen
  2. Wählen Sie Arbeitsplatz (Stern über dem Menü) > Meine Arbeitslisten

1. Strukturiertes Arbeitslistenmenü

Unter Arbeitsplatz > Meine Arbeitslisten finden Sie nun ein strukturiertes Menü, in dem alle erstellten Arbeitslisten einsortiert werden. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können weitere Ordner erstellt, umbenannt oder gelöscht werden.

2. Der Systemstandard als empfohlene Arbeitsliste

In jeder Tabelle gibt es nun eine Standardansicht, die Sie an der Bezeichnung „<Formularname> (empfohlen)“ erkennen. Diese Listen sind unveränderlich vorgegeben und können weder verändert noch gelöscht werden.

3. Ihre gespeicherten Arbeitslisten

Alle bisher angelegten Arbeitslisten bleiben unverändert erhalten.

4. Die Favoritenrolle

Die Ansicht einer Tabelle wurde bisher automatisch gespeichert und beim erneuten Öffnen wiederhergestellt. Diese Funktionalität wird durch das Arbeitslistenkonzept dahingehend ersetzt, dass eine bevorzugte Arbeitsliste als Favorit gekennzeichnet werden kann (auf den Stern hinter der Arbeitsliste klicken). Beim Öffnen eines Formulars wird immer diese favorisierte Ansicht geladen.

Ist keine Arbeitsliste als Favorit gekennzeichnet, wird die empfohlene Ansicht angezeigt.

5. Wiederherstellung der letzten gespeicherten Tabellenansicht

Die letzten automatisch gespeicherten Ansichten Ihrer Tabellen haben wir erhalten. Den Stand, den jede Ihrer Tabellen beim Verlassen des Systems hatte, wurde in eine Arbeitsliste umgewandelt. Unter der Bezeichnung „<Formularname> (Name des Rechners)“ (Beispiel: Angebot (nb-technik5)) finden Sie diese Arbeitslisten in Ihrem Arbeitsplatz (auf den Stern über dem Menü klicken) > Meine Arbeitslisten > Benutzerdefiniert. Die Arbeitslisten können natürlich im Nachgang umbenannt und/oder als Favorit gekennzeichnet werden.

6. Umbenennung

In diesem Zusammenhang wurde in den Übersichten von Kommentaren, eCommerce, Vertriebsprojekten, Kundenprojekten, Projekten, Zeiterfassung und Zeitabrechnung die Bezeichnung des Listenfilters einheitlich in Arbeitsliste umbenannt.

Aufgaben filtern

Gehen Sie wie folgt vor. Die Nummerierung entspricht den Nummern in der unten stehenden Abbildung.

Wählen Sie Aktivitäten > Aufgaben.

  1. Tragen Sie sich selbst als Benutzer ein, um Ihre Aufgaben anzuzeigen.
  2. Tragen Sie den Zeitraum und eventuell das Projekt und/oder den Kontakt ein, zu dem Sie die Aufgaben anzeigen möchten. (Projekte stehen in der Smart Line nicht zur Verfügung.)
  3. Es gibt die drei Aufgabenstatus Anstehend, Begonnen und Erledigt. Sinnvoll ist es, nur die noch unerledigten Aufgaben anzuzeigen.
  4. Klicken Sie auf das Arbeitslistensymbol oder ziehen Sie den Tab Aufgaben auf den Menüpunkt Meine Arbeitslisten, um die Liste zu speichern.

Sie können auch nach Schlagwörtern oder bestimmten Inhalten von Tabellenspalten filtern.

Aufgaben filtern

Aufgabenliste speichern

Nach dem Klick auf das Arbeitslistensymbol fordert Sie ein Dialogfeld auf, der Arbeitsliste einen Namen zu geben. Tun Sie das und klicken Sie auf OK.

Die gefilterte Liste ist jetzt ein Menüpunkt in Ihrem Arbeitsplatz und kann direkt aufgerufen werden.

Aufgabenliste speichern

Scoper

Ein Scoper ist ein individuell für Sie erstelltes Aktivitätenjournal-Profil. Das Aktivitätenjournal wird an anderer Stelle genauer beschrieben; im Wesentlichen handelt es sich um eine Funktion, die Ihnen oder Ihren Mitarbeitern bei bestimmten Ereignissen automatisch Benachrichtigungen schickt oder Ihnen diese anzeigt. So bleibt jeder jederzeit auf dem Laufenden über genau die Ereignisse, die für ihn von Interesse sind.

Die untenstehende Abbildung zeigt, wie Sie einen Scoper definieren können. Sie wählen Aktivitäten > Aktivitätenjournal, legen Ihre Einstellungen fest und klicken auf das Listensymbol neben dem Feld Aktivitätenjournal-Profile. Ein Popup-Fenster bittet Sie, einen Namen für den Scoper einzugeben. Sobald Sie dies getan haben, wird der neue Scoper auf Ihrem Arbeitsplatz und unter den Aktivitätenjournal-Profilen aufgeführt.

Wie Sie Benachrichtigungen über Slack erhalten können, wird hier erklärt.