Kontaktrollen

Das Scopevisio Kontaktmanagement ist in allen Lizenzen enthalten. Es sind aber nicht in jeder Lizenz alle Kontaktrollen verfügbar.

Tabelle der Kontaktrollen

Tabelle der Kontaktrollen

Die Vertriebsrollen Lead und Interessent werden nicht im Kontaktmanagement zugewiesen. Sie stellen Sichten auf einen potenziellen Kunden im Vertriebsprozess dar.

Daher werden diese Rollen im Kapitel Vertrieb genauer beschrieben.

Kontaktrollen automatisch zuweisen

Die automatische Zuweisung geschieht, wenn z. B. zu einem Kontakt

  • ein Potenzial angelegt wird (der Kontakt wird dann automatisch zum Lead),
  • ein Angebot unterbreitet wird (der Kontakt wird automatisch Interessent),
  • ein Auftrag angelegt wird (der Kontakt wird automatisch Kunde),
  • eine Rechnung gestellt wird (der Kontakt wird automatisch Debitor)
  • eine Eingangsrechnung erfasst wird (der Kontakt wird automatisch Kreditor),
  • ein Arbeitgeber zugeordnet wird (der Kontakt wird automatisch Arbeitnehmer)

Kontaktrollen manuell zuweisen

Sie können einen neuen Kontakt mit einer bestimmten Rolle anlegen oder einen vorhandenen Kontakt konvertieren.

Öffnen Sie dazu einen Kontakt und wählen Sie den Button Konvertieren rechts neben den verfügbaren Kontaktrollen.

Kontaktrollen manuell zuweisen

Stamm- und Bewegungsdaten

Scopevisio trennt in der Kontaktverwaltung zwischen Stammdaten (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer) und Bewegungsdaten (z.B. Notizen, E-Mails, dem Kontakt zugeordnete Dokumente usw.).

Stammdaten werden im Register Allgemein erfasst, während Bewegungsdaten in den anderen Registern bzw. Rollen dokumentiert sind.

Stamm- und Bewegungsdaten

Kunde

Wenn ein Auftrag oder eine Rechnung erfasst oder ein Angebot in einen Auftrag überführt wurde, wird der Kontakt zum Kunden. Die Verantwortlichkeit geht vom Vertrieb auf die Kundenbetreuung über.

Rollen in der Finanzbuchhaltung

Rolle Debitor

Erhält ein Kunde eine Rechnung, wird er zum Debitor. Sofern der Kunde nicht bereits als Debitor gekennzeichnet ist, erhalten Sie eine Aufforderung, ihn als Debitor anzulegen.

Rolle Debitor

Rolle Kreditor

Eingangsrechnungen sind mit der Rolle Kreditor verbunden.

Für eine automatisierte Buchung über Kontierungsregeln empfiehlt es sich, die Steuernummer des Debitors und seine Zahlungsbedingungen und seine Bankverbindung im Kontaktmanagement zu hinterlegen.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Mit Arbeitnehmer ist ein Beschäftigter Ihres Kundenunternehmens und nicht Ihres eigenen Unternehmens gemeint. Beschäftigte Ihres eigenen Unternehmens haben in Scopevisio die Rolle Mitarbeiter.

Maßgeblich für diese Rolle ist, dass Sie Informationen im Kundenkontakt von Personen erhalten und nicht von Firmen. Sie verhandeln mit einem Einkäufer, Sie präsentieren vor dem Vorstand, Sie besprechen sich mit einem Innendienstmitarbeiter usw. Immer läuft der Kontakt über Personen und sinnvollerweise werden die erhaltenen Informationen auch an dem betreffenden Personenkontakt gespeichert.

Mit der Arbeitnehmerrolle ist es möglich, Bewegungsdaten, wie z. B. E-Mails, Kommentare, Aufgaben, Allgemeine Informationen und TEAMWORK-Dokumente des Arbeitnehmers im Arbeitgeber anzuzeigen. Dabei kann für jede Information eine separate Freigabe erteilt werden  oder auch global für bestimmte oder alle Informationstypen.

Mehrere Arbeitgeber: Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer mehrere Arbeitgeber hat, lassen sich diese Berechtigungen auch für jeden Arbeitgeber separat einstellen. 

Arbeitnehmer anlegen

Geben Sie unter den Angaben zur Person einen Arbeitgeber an. Dieser sollte als Gesellschaft in Ihrem Kontaktmanagement angelegt sein.

Sie können auch den Link Adressen aus Arbeitgeber übernehmen verwenden.

Sichtbarkeit der Arbeitnehmer-Informationen einstellen

  1. Unter Arbeitgeber (AG) und Sichtbarkeit können Arbeit- und Auftraggeber vermerkt werden. Ist nur ein einziger Arbeitgeber verbunden, wird dieser als Hauptarbeitgeber angezeigt. Ansonsten können Sie den Hauptarbeitgeber auswählen.
  2. Legen Sie fest, welche mit der Person des Arbeitnehmers verknüpften Informationen auch im Gesellschaftskontakt des Arbeitgebers sichtbar sind, z. B. Kommentare, Dokumente, Aufgaben, Allgemeine Informationen usw.
  3. In den Feldern AN von / bis können Sie die Karriere einer Person über mehrere Stationen hinweg erfassen. Wenn der Arbeitnehmer die Stelle wechselt, kann hier der Zeitraum vermerkt werden, in dem die Arbeitnehmer-Informationen beim jeweils aktuellen Arbeitgeber angezeigt werden.
  4. Über das Pluszeichen können Sie weitere Arbeitgeber hinzufügen.

Besonderheiten

Wenn Sie Arbeitnehmerinformationen, wie z. B. Aufgaben, Kommentare oder allgemeine Informationen, am zugehörigen Arbeitgeber anzeigen möchten, bzw. auswählen möchten, in welchem Arbeitgeber-Kontext diese erscheinen, dann müssen Sie diese aus der Arbeitnehmerrolle heraus anlegen. Tun Sie dies stattdessen z. B. in der Rolle Kontakt, werden die betreffenden Informationen nicht mit einem bestimmten Arbeitgeber verknüpft. Das kann auch nachträglich nicht arrangiert werden

Im Geschäftsobjekt E-Mail können Sie nicht angeben, in welchem konkreten Arbeitgeber die Mail angezeigt werden soll. Es kann nur hinterlegt werden, in welcher Kontaktrolle sie sichtbar ist.

Wenn Sie mit Personen zu tun haben, die für mehrere, eventuell sogar wechselnde, Firmen arbeiten, sollten Sie Kommentare an diesen Personen grundsätzlich in der Arbeitnehmerrolle mit Bezug zum betreffenden Arbeitgeber speichern, sofern Sie diese Funktionalität nutzen möchten.

Das bedeutet:

  • Kommentare geben Sie in der Arbeitnehmerrolle an und treffen die notwendigen Einstellungen.
  • Aufgaben und Allgemeine Informationen legen Sie über das Plussymbol in der entsprechenden Rubrik der Arbeitnehmerrolle an (siehe Beispiel unten).

Anzeigen von Arbeitnehmer-Informationen beim Arbeitgeber

Um im Arbeitgeberkontakt Kommentare, Aufgaben usw., die den Arbeitnehmer betreffen, sehen zu können, wählen Sie z. B. die Kontaktrolle Lead, Interessent oder Kunde.

  • Dokumente: Aktivieren Sie im Geschäftsobjekt TEAMWORK Dokumente als Zusätzlicher Bezug die Option zu Arbeitnehmern.
  • E-Mails: Damit die zugeordnete E-Mail in der passenden Arbeitgeberrolle sichtbar ist, aktivieren Sie im Geschäftsobjekt E-Mail die Ansichtsart Auch E-Mails der Mitarbeiter

Die Anzeige der Arbeitnehmerinformationen im Arbeitgeber sieht folgendermaßen aus: