Kontakte anlegen

Sie können in Scopevisio Personen- und Gesellschaftskontakte anlegen. Dabei wird zuerst die Rolle Kontakt mit den Stammdaten des Kontakts befüllt. Anschließend kann der Kontakt manuell oder automatisch in einen Partner oder eine andere Kontaktrolle konvertiert werden. Diese anderen Kontaktrollen zeigen die rollenspezifischen Informationen und Bewegungsdaten an.

Kontaktrollen wurde im vorigen Artikel genauer erklärt.

Ein Kontakt kann mehrere Rollen haben. Wenn Sie einem Kontakt eine neue Rolle zuweisen, gehen die anderen Rollen nicht verloren.

Gesellschaftskontakt schnell anlegen

Scopevisio integriert die Creditreform-Suche nach Firmennamen. Sie können diese unter dem Menüpunkt OpenScope > Creditreform Suche nutzen, um zum Beispiel Adressdaten zu verifizieren.

Praktisch ist, dass Sie die Creditreform Suche jetzt auch direkt beim Anlagen von Gesellschaften nutzen können.

Tragen Sie den Firmennamen in das Scopen-Feld ein, werden Ihnen die Ergebnisse der Creditreform-Suche anzeigt.  Wenn Sie die gewünschte Firma auswählen, werden automatisch Rechtsform (sofern bekannt), (Haupt-) Adresse sowie CrefoNummer eingefügt. So legen Sie neue Adressen einfach und schnell an – und können außerdem auf die stets korrekten Creditreform-Daten vertrauen.

Anschließend müssen Sie den neuen Kontakt nur noch speichern.

Gesellschaftskontakt anlegen

Wählen Sie Kontakte > Gesellschaften und klicken Sie auf Hinzufügen.

Sie können auch das Plus-Symbol oben rechts verwenden, um schnell neue Objekte anzulegen.

Das Formular Kontakt

Das Formular Kontakt öffnet sich mit der Ansicht Allgemein. Hier werden Stammdaten zum Kontakt eingegeben. Über den Button Projekt können Sie in Projekte springen, die dem Kontakt zugeordnet sind - sofern welche vorhanden sind.

Je nach Ihrer Produktlinie stehen nicht alle abgebildeten Optionen zur Wahl.

Beachten Sie bitte Folgendes beim Anlegen von Kontakten. Die Nummerierung bezieht sich auf die Nummern in der obenstehenden Abbildung.

  1. Gelbe Felder sind Pflichtfelder.
  2. Mit Rechtsklick auf eine leere Stelle im Formular blenden Sie weitere Geschäftsobjekte ein. Mit Rechtsklick auf ein Geschäftsobjekt blenden Sie einen Bildschirm ein, auf dem Sie bestimmen können, welche Datenfelder Sie anzeigen möchten. Klicken Sie auf eine Überschrift und ziehen Sie ein Geschäftsobjekt mit der Maus an eine andere Stelle auf dem Formular.
  3. Konvertieren Sie den Kontakt manuell in eine andere Rolle.
  4. Ziehen Sie eine Bilddatei hierhin, um ein Logo oder Foto zu hinterlegen.
  5. Erstellen Sie einen Zeiteintrag mit Bezug auf den Kontakt.
  6. Öffnen Sie einen Kalender, der Aufgaben, Projekte und Arbeitszeiten mit Bezug zum Kontakt anzeigt.
  7. Über dieses Symbol legen Sie einen Gesellschaftskontakt an, d. h. eine Gesellschaft und eine Person gleichzeitig, z.B aus einer Visitenkarte.
  8. Legen Sie ein Projekt zu diesem Kontakt an.
  9. Über die Plussymbole fügen Sie weitere Objekte hinzu, z. B. Telefonnummern, Ansprechpartner usw.
  10. Legen Sie hier Arbeitnehmer der Gesellschaft an.
  11. Die Adresse kann automatisch aus den Creditreform-Adressbeständen übernommen werden.

Speichern Sie Ihre Eingaben über das Diskettensymbol oder STRG+S.

Personenkontakt anlegen

Wählen Sie Kontakte > Personen und klicken Sie auf Hinzufügen. Oder tippen Sie STRG+N und wählen Sie Person anlegen (siehe unten).

Arbeitnehmer in Gesellschaft

Sie haben einen Kontakt in einer Gesellschaft eingegeben, z. B. einen Geschäftsführer, und die Eingabe über das Diskettensymbol gespeichert.

Automatisch wird der Kontakt in dieser Gesellschaft als Arbeitnehmer hinterlegt, siehe Geschäftsobjekt Arbeitnehmer der Gesellschaft.

Geschäftskontakt anlegen

Über das Symbol Geschäftskontakt anlegen (oder STRG+N) können Sie gleichzeitig einen Personen- und Firmenkontakt anlegen. Das ist z. B. nützlich, wenn Sie eine Visitenkarte eines Geschäftsführers in Ihr CRM einpflegen möchten.

Geschäftskontakt anlegen
  1. Wenn Sie eine vCard-Datei hochladen, werden alle Daten direkt richtig übernommen.
  2. Die Inhalte einer Visitenkarte oder eines Website-Impressums oder Textes werden zum Teil automatisch erkannt (eine Nachkontrolle empfiehlt sich allerdings).
  3. Geben Sie die Personen- und Gesellschaftsdaten ein oder wählen Sie eine bestehende Person oder Gesellschaft aus.
  4. Die Adressvervollständigung steht auch hier zur Verfügung.
  5. Sie können direkt aus diesem Formular heraus ein Potenzial anlegen (z. B. bei einem viel versprechenden Messekontakt).

Wenn Sie entsprechende Zuständigkeiten im System hinterlegt haben, wird das Potenzial direkt an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter übermittelt. Dieser kann den Kontakt bereits bearbeiten, während Sie sich z. B. auf Dienstreise befinden.

Kommentare mit Bezug zu Aufgaben oder Projekten

Schalten Sie im Kommentar eines Kontaktes weitere Kommentare aus Projekten, Dokumenten, Aufgaben oder E-Mails dieses Kontaktes zu. Aktivieren Sie dazu in der Auswahlbox Zusätzlicher Bezug die gewünschten Dokumentationsebenen.