Belegarbeitsliste

Wenn Sie Ihre Belege digitalisiert haben, können Sie sie in der Belegarbeitsliste hintereinander weg kontieren und buchen. Zeigen Sie nur die unbearbeiteten Belege an. Bereits gebuchte oder ausgeblendete Dokumente können eingeblendet werden. Stellen Sie Buchungsregeln Im Regelassistent ein, um wiederkehrende Geschäftsvorfälle automatisiert zu kontieren.

Funktionen der Belegarbeitsliste

Wählen Sie  Buchhaltung > Buchen > Belegarbeitsliste.

Die Belegarbeitsliste hat folgende Bestandteile:

  1. Sie können bearbeitete Belege ein- oder ausblenden.
  2. Beim Import werden Belege einer Belegart zugeordnet. Wählen Sie aus, welche Belegart Sie anzeigen möchten. Sie können in dieser Spalte auch selbst eine Belegart einstellen.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabellenüberschriften, um Spalten ein- oder auszublenden.  Markieren Sie einen Beleg aus der Liste, um die Aktionen der Buttons (4) darauf anzuwenden. Mehr darüber weiter unten.
  4. Sie haben verschiedene Aktionen zur Auswahl.
  5. Beleg und Buchungsmaske lassen sich wahlweise auf einem oder zwei Bildschirmen anzeigen.
  6. Der Journal-Auszug lässt sich ein- oder aufklappen.
  7. Der Regelassistent und die Einstellungen werden weiter unten erklärt.

Blenden Sie die Spalte Kommentar ein. Darin werden u.a. Kommentare angezeigt, die einem Importstapel beim Belegimport beigefügt wurden. Diese Kommentare können als Bedingung und Aktion für Buchungsregeln im Kontierungsassistenten verwendet werden.

Funktionen der Belegarbeitsliste

OCR-Erkennung

Belege durchlaufen beim Hochladen eine Volltexterkennung, sodass einige Angaben in der Buchungsmaske bereits vorbelegt sind. Anhand der Steuernummer oder USt.-ID wird, sofern diese in den Stammdaten des Kontaktes gepflegt worden ist, bereits ein Personenkonto zugeordnet.

Hinweis: Vier Felder werden über die OCR-Erkennung gefüllt, bleiben aber manuell editierbar: Rechnungsbrutto, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und über den Namen oder die USt.-ID auch das Personenkonto.

Die Erkennung funktioniert umso besser, je besser die PDF-Vorlage ist.

Einstellungen der Belegarbeitsliste

Wählen Sie unterhalb der Liste den Link Einstellungen.

Einstellungen der Belegarbeitsliste

Die Belegarbeitsliste ist zur Verarbeitung von PDF- und JPEG-Dokumenten vorkonfiguriert. Über die Checkboxen können Sie auswählen, aus welchen Quellen Dokumente in die Belegarbeitsliste automatisiert importiert werden.

Wenn Sie den Prüfungs- und Freigabe-Workflow für Eingangsrechnungen verwenden, ist es sinnvoll, Rechnungen auszublenden, die noch keine Zahlungsfreigabe aufweisen.

Dubletten entfernen

Wenn derselbe Beleg versehentlich mehrmals in die Belegarbeitsliste geladen wurde, können die Dubletten wieder entfernt werden.

Blenden Sie in der Belegarbeitsliste die Spalte Hinweise ein und wählen Sie den Link Diese Datei existiert X mal...

Dubletten entfernen

Sie gelangen in einen Dateibrowser, in dem Sie die überzähligen Kopien auswählen und entfernen können.

Wechseln Sie anschließend über den Zurück-Pfeil wieder in die Belegarbeitsliste.

Der gelöschte Beleg verschwindet erst aus der Liste, wenn Sie auf Aktualisieren geklickt haben.

Buchen

Setzen Sie einen Doppelklick auf eine Belegzeile oder wählen Sie Buchen, um einen Beleg und die Buchungsmaske mit der Belegdatei daneben zu öffnen.

Die Links Kontierungsregel erstellen / Regeln bearbeiten werden weiter unten erklärt.

Mit dem PDF-Reader Adobe DC funktioniert das nicht. Wenn Sie die Belegarbeitsliste verwenden, deinstallieren Sie bitte Adobe DC und installieren Adobe XI. Der Download enthält eine zip-Datei. Entpacken Sie diese und starten Sie die darin enthaltene Installationsdatei mit einem Doppelklick.

Die Belegangaben und Kontierung sind nun zu ergänzen. Beleg- und Buchungstexte können Sie aus dem PDF-Dokument in das Zielfeld der Buchungsmaske kopieren. Außerdem können Sie die Buchung splitten und Kommentare formulieren, die fest mit dem Beleg verknüpft und dokumentiert werden (der Beleg selbst wird dadurch nicht verfälscht oder verändert).

Möchten Sie einen vorhandenen Beleg nicht verarbeiten, können Sie zwischen den Belegen vor oder zurück springen. Als nächster oder vorheriger Beleg werden nur solche Belege angezeigt, die den Belegstatus Neu haben und nicht ausgeblendet sind.

Haben Sie alle Angaben für die Buchung eines Belegs eingefügt, können Sie mit dem Button Buchen und Nächster den nächsten Beleg mit dem dazu gehörigen Dokument zur Verarbeitung öffnen.

Unwiderruflich entfernt (gelöscht) werden Dokumente mit dem Button Entfernen. Es können nur Dokumente entfernt werden, die den Belegstatus Neu haben. Gebuchte Belege sind unverlierbar gespeichert.

Kontierungsassistent / Regelassistent

Im Kontierungsassistent hinterlegen Sie Regeln, die Ihre Belege automatisch kontieren. Das Buchen geht dadurch sehr viel schneller von der Hand.

Dies funktioniert naturgemäß nur mit digitalen Belegen. Die Kontierungsregeln sind als Wenn-Dann-Anweisungen formuliert. Zuerst stellen Sie eine Bedingung ein (das "Wenn"), dann eine Aktion, die ausgeführt wird, falls die Bedingung zutrifft (das "Dann").

Zum Beispiel: Wenn im Text einer Rechnung der Name und die USt-ID eines bekannten Kreditors/Lieferanten vorkommt, verwende dessen Personenkonto als Gegenkonto.

Wählen Sie in der Belegarbeitsliste den Link Automatische Regeln bearbeiten oder aus dem Erfassungsformular den Link Kontierungsregel erstellen, um die Regelübersicht zu öffnen.

Kontierungsassistent

Regelübersicht

  1. Einige universell anwendbare Regeln sind bereits "ab Werk" vordefiniert.
  2. Über Hinzufügen erstellen Sie eine neue Regel. Markieren Sie eine Regel und wählen Sie Bearbeiten, um ihre Details zu sehen und sie ggfs. zu ändern.
  3. Anstatt eine Regel ganz neu anzulegen, ist es oft effizienter, eine ähnliche zu Duplizieren und in einzelnen Details abzuändern.
  4. Die Nummern entscheiden auch über die Priorität der Regeln (falls mehrere Regeln zutreffen). Mit den Buttons können Sie die Priorität einer markierten Regel herauf- oder heruntersetzen.
  5. Dieser Button schaltet eine markierte Regel ein oder aus.
  6. Falls Sie die von uns vordefinierten Regeln wiederherstellen möchten, wählen Sie diesen Link.

Regeldetails

Es öffnet sich der Tab Regel Details, in dem Sie Kontierungsregeln definieren können:

  1. Die Nummer einer Regel entscheidet darüber, mit welcher Priorität sie angewendet wird.
  2. Jede Regel braucht eine Bezeichnung.
  3. Ein gelber oder orange Farbkode bedeutet, dass die Kontierung überprüft werden muss, da ein Restrisiko besteht, dass sie unzutreffend ist.
  4. Eine Regel kann aktiviert oder deaktiviert werden.
  5. Geben Sie an, ob nur eine oder alle Bedingungen zutreffen müssen.
  6. Wählen Sie Neuer Eintrag, um eine Bedingung zu formulieren.
  7. Auswahlhilfen unterstützen Sie beim Eingeben der Bedingung .
  8. Mit den +/- Zeichen können Sie Bedingungen hinzufügen oder entfernen.
  9. Geben Sie in ähnlicher Weise an, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen zutreffen.

Anschließend speichern Sie Ihre Eingabe.

Wie werden die Regeln angewendet?

Die Regeln werden von oben nach unten der Reihe nach abgearbeitet. Das bedeutet, der Regelassistent sucht die Regeln durch, bis er eine gefunden hat, deren Bedingungen auf den vorliegenden Beleg passen. In vielen Fällen bricht danach die Suche ab.

Sie können aber auch Regeln bilden, um die Belege gewissermaßen "vorzusortieren". Diese Regeln lassen den Regelassistent weiterlaufen, sie sind sozusagen durchlässig. Insbesondere handelt es sich um Zuständigkeitsregeln.

So können Sie z. B. eine Regel erstellen, die Belege, welche bestimmte Eigenschaften aufweisen, dem Buchhalter Müller in den digitalen Eingangskorb legt, indem Sie Herrn Müller als Verantwortlichen zuweisen.

 

Es empfiehlt sich, die durchlässigen Regeln an den Anfang der Liste der Buchungsregeln zu setzen, um sicherzustellen, dass sie angewendet werden. Ansonsten kann es sein, dass ein Beleg kontiert und der Regelassistent verlassen wird, ehe die Zuständigkeitsregel erreicht wurde.