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Rechnungseingangsbuch

Das Rechnungseingangsbuch ermöglicht nicht nur das Erkennen und Buchen von Eingangsrechnungen; es enthält auch einen Workflow für die formale und inhaltliche Prüfung, die Freigabe und das Buchen Ihrer Rechnungen. Darüber hinaus ist es über die mobile App REBU2GO auch von unterwegs aus leicht zu bedienen.

Legen Sie Verantwortlichkeiten fest, wie in Einstellungen Rechnungseingang beschrieben.

Jeder Verantwortliche sieht dabei nur die Rechnungen und Schritte, die in seiner Zuständigkeit liegen - wie in einem digitalen Eingangskorb.

Rechnungseingangsbuch öffnen

Angenommen, eine Rechnung wurde in Ihr Rechnungseingangsbuch hochgeladen.

Beim Upload durchlaufen die Rechnungen eine Volltexterkennung. Die relevanten Rechnungsdaten werden bei diesem Vorgang ausgelesen und die Rechnungen werden nach dem per OCR-Erkennung gefundenen Lieferanten und eventuell nach den im Kontierungsassistenten festgelegten Maßgaben (sofern vorhanden) bereits vorkontiert.

Wählen Sie im Menü Finanzen > Verbindlichkeiten > Rechnungseingänge, um das Rechnungseingangsbuch zu öffnen.

In der Rechnungseingangsbuchübersicht können sowohl der Prüfungs- und Zahlungsstatus als auch der aktuell Verantwortliche per Massenänderung editiert werden.

Rechnungseingangsbuch auf Verantwortliche eingrenzen

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten

Unter dem Profil Finanzen finden Sie das neue Recht Rechnungseingangsbuch (Prüfung/Freigabe). Benutzer, denen dieses Recht zugewiesen ist, sehen im Rechnungseingangsbuch nur noch die Rechnungen, bei denen sie als aktuell Verantwortlicher eingetragen sind.

Rechnungseingangsbuch - Rechnungsdetails

Mit einem Doppelklick öffnen Sie eine Rechnung und sehen folgende Detailansicht:

Die folgende Nummerierung bezieht sich auf die Nummern im Bild.

  1. Die Tableiste zeigt Ihnen ein Gesamtbild des Geschäftsvorfalls. Alle zur Rechnung gehörigen Informationen sind hier einsehbar.
  2. Möchten Sie eine einzige Rechnung verarbeiten, können Sie diese hier hochladen.
  3. Der Eingabebereich mit den per OCR-Erkennung befüllten Feldern.
  4. Für eine Splittbuchung bzw. Ansicht der „normalen“ Buchungsmaske müssen Sie die Rechnungspositionen aufteilen.
  5. Sie sollten auf jeden Fall die OCR-Ergebnisse anzeigen (siehe folgender Abschnitt), um vorhandene Angaben zu prüfen und fehlende nachzutragen.

Der Freigabe- und Bearbeitungs-Workflow wird im folgenden Abschnitt beschrieben.

Rechnungseingangsbuch - Rechnungsdetails

OCR-Ergebnisse

Klicken Sie nun auf OCR-Ergebnisse anzeigen.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die fehlende Angabe im digitalen Beleg nur zu markieren brauchen. Sie wird dann in das ausgewählte Eingabefeld übertragen.

OCR-Ergebnisse

Prüfungs- und Freigabe-Workflow

Wenn Standardverantwortliche angelegt wurden (Scopen: Funktionen / Rechnungseingang Einstellungen), geht die Verantwortlichkeit unmittelbar nach dem Hochladen der Rechnung in den Rechnungseingang auf diesen über.

Hinweis: Als Verantwortliche im Rechnungsprüfungsworkflow können nur Personen bestimmt werden, die als Benutzer und als Kontakt angelegt sowie als Mitarbeiter gekennzeichnet sind.

Prüfungs- und Freigabe-Workflow

Sachliche Prüfung

Zunächst wird die formale und inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung geprüft. Enthält sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile? Stimmt der Steuersatz? Ist die Umsatzsteuer-ID korrekt? Sind die Waren oder Leistungen, die Mengen, die Preise, die Skontoangaben richtig?

Der Verantwortliche für die sachliche Prüfung hat die Möglichkeit, die Rechnung um Kommentare für die nachfolgende Bearbeitung zu ergänzen.

Ist die Rechnung nicht in Ordnung, kann er verschiedene Standardbegründungen eintragen, weshalb sie z. B. zurückgestellt oder abgewiesen werden soll.

Im Rechnungseingangsbuch können Sie u.a. die Spalten Prüfungsstatus, Zahlungsstatus, Buchungsstatus und Verantwortlicher einblenden.

Kommentare

Sie können einer Rechnung Kommentare hinzufügen, die die anderen Bearbeiter sehen. So können Sie z. B. eine Anweisung an die Buchhaltung formulieren. Die Kommentare werden im mit der Rechnung verknüpften Ereignisprotokoll dokumentiert.

Veranlassen Sie auf diesem Wege eine schnelle Zahlung, um Skonto auszunutzen!

Abschnitt Freigabe und Bearbeitung

  • Wenn die Rechnung nicht in Ordnung ist, kann sie abgewiesen oder zurückgestellt werden. Wird eine dieser Auswahlen getroffen, erscheint im Weiteren eine Auswahlliste mit typischen Abweisungsgründen. Es können auch benutzerdefinierte Gründe angelegt werden.
  • Wenn alles in Ordnung ist, wählt der Bearbeiter aus der Auswahlliste den Vermerk Rechnung sachlich geprüft und speichert seine Eingabe, damit die Verantwortung direkt auf den Bearbeiter des nächsten Schrittes, Zahlungsfreigabe, übergeht.
Abschnitt Freigabe und Bearbeitung

Zahlungsfreigabe

Im nächsten Schritt prüft ein zweiter Verantwortlicher, ob die Zahlungsfreigabe erteilt werden kann.

Wurden die internen Richtlinien eingehalten? Ist der Vorgang bekannt und plausibel, ist die Rechnung angemessen? Eventuell kann auch dieser Bearbeiter Kommentare für die Buchhaltung ergänzen.

  • Wenn die Freigabe nicht erteilt werden kann, stehen wiederum mehrere Einstellungen und Begründungen in Auswahllisten zur Verfügung.
  • Wenn die Freigabe erteilt werden kann, stellt der Bearbeiter das entsprechende Feld auf den Wert Zahlung freigegeben ein und die Verantwortung springt auf den nächsten Bearbeiter  normalwerweise einen Buchhalter  über.
Zahlungsfreigabe

Das Rechnungs-PDF

Das Bearbeitungsprotokoll zu einer Rechnung kann z. B. wie folgt aussehen:

Buchung

Der oder die Verantwortliche in der Buchhaltung prüft das Rechnungsfreigabeverfahren, legt eventuell den Kreditor an und bucht die Eingangsrechnung. Dabei berücksichtigt er oder sie vorhandene Kommentare, etwa eine Rechnungskürzung oder Kostenstelleninformationen.

Hinweis: Der Link Rechnungspositionen aufteilen öffnet eine Buchungsmaske, die auch Splittbuchungen erlaubt.

Mit einem Klick auf Buchen wird die Rechnung gebucht und in die Offene-Posten-Liste übertragen.

Der Rechnungsbeleg mit dem angefügten Buchungsprotokoll inklusive der Kommentare sieht nun folgendermaßen aus. Im versionierten Dokumentspeicher ist die Originalrechnung weiterhin unverfälscht und unabänderlich gemäß GoBD gespeichert.

Digitale Belegstempel und Versionierung

Gleichzeitig mit dem Upload werden die Rechnungen mit einem digitalen Stempel versehen, der die Basisdaten der Rechnung enthält.

Im weiteren Prozess wird der Stempel jeweils um die weiteren, zentralen Verarbeitungsschritte ergänzt. Dadurch ist eine rechtssichere Dokumentation gewährleistet. Aus den Stempeln sind in Klartext der Bearbeitungsstand und der jeweils letzte Kommentar ersichtlich. Die einzelnen Stempel sehen wie folgt aus:

Eingangsstempel

Eingangsstempel

Kommentar

Kommentar

Sachlich geprüft

Sachlich geprüft

Zahlungsfreigabe

Zahlungsfreigabe

Gebucht

Gebucht