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Offene Posten ausziffern

Offene Posten ausgleichen mit Scopevisio.

Was ist Ausziffern?

„Ausziffern“ bedeutet, offene Posten gegeneinander auszugleichen. Dabei werden zusammengehörige Zahlung und Rechnung einander zugeordnet, um zu sehen, was bereits bezahlt ist und was nicht. Manchmal ergibt sich eine 1:1-Zuordnung, manchmal werden aber auch mehrere Rechnungen einem Zahlungseingang oder mehrere Eingänge einer Rechnung zugeordnet.

In diesem Fall kann es auch zu einer „Teilauszifferung“ kommen, wenn Sie z. B. mehrere Zahlungseingänge einer Rechnung bereits zugeordnet haben, aber ein Restbetrag noch offen steht.

Da das Ausziffern von Debitoren und Kreditoren völlig analog abläuft, zeigen wir es im Folgenden am Beispiel der Debitoren.

Ausziffern in der Offene-Posten-Liste

Scopen Sie Funktionen / Offene Posten (Menü: Finanzen > Forderungen > Offene Posten Debitoren oder Offene Posten Kreditoren).

Sie sehen nun die Offene-Posten-Liste der Debitoren mit Daten aus der Demo-AG.

  1. Die Ansicht lässt sich auf einen Debitor beschränken.
  2. Es können bis zu 250 Zeilen pro Seite angezeigt werden.
  3. Bereits ausgezifferte Posten können ein- oder ausgeblendet werden.
  4. Summe der markierten Posten (oder Gesamtbetrag, falls nichts markiert wurde).
  5. Für den oder die markierten Posten stehen die Aktionsbuttons zur Verfügung.

Icons in der OPOS-Liste

Icons in der OPOS-Liste

Auszifferungshistorie anzeigen

Wenn Sie die Maus über das Status-Icon ziehen, werden Details (Auszifferungshistorie) zu dem Posten und evtl. bereits vorgenommene Auszifferungen eingeblendet.

Auszifferungsdetails

Klicken Sie auf das Auszifferungssymbol, um die Details zu sehen.

Direkt ausziffern und teilausziffern

Nutzen Sie die Funktion Direkt ausziffern, wenn sich eine Rechnung und eine Zahlung ausgleichen. Markieren Sie die Zeilen in der Offene-Posten-Liste mit STRG+Klick mit der linken Maustaste und klicken Sie unten auf der Seite auf den Button Direkt ausziffern.

Sobald Sie den Button Direkt ausziffern geklickt haben, verschwinden die beiden Zeilen aus der Offene-Posten-Liste.

Ebenso einfach funktioniert die Teilauszifferung mit dieser Methode: Sie markieren die zusammengehörigen Posten und am Ende verbleibt in der Offene-Posten-Liste noch ein Restbetrag, der mit dem Symbol „teilausgeziffert“ kenntlich gemacht ist.

  1. Posten mit STRG+Klick markieren
  2. Saldo überprüfen - heben sie sich auf?
  3. Direkt ausziffern.

Seitenübergreifend ausziffern

Posten, die auf zwei verschiedenen Seiten angezeigt werden, können derzeit nicht gegeneinander ausgeziffert werden. Diese Beschränkung kann man wie folgt umgehen:

  1. Sie verwenden den Link Einzeln anzeigen, um nur die Posten zu einem einzigen Kunden zu zeigen.
  2. Sie sortieren die Liste nach der Spalte Offener Betrag, um gleiche Beträge benachbart anzuzeigen.
  3. Sie lassen mehr Zeilen pro Seite anzeigen, indem Sie oben rechts in der Ecke einen anderen Wert einstellen (siehe Abbildung).
  4. ...oder Sie verwenden das Formular Ausziffern (siehe weiter unten).
Seitenübergreifend ausziffern

Schnellauszifferung über Tastaturkürzel

Noch schneller können Sie Ihre offenen Posten ausziffern, indem Sie sie in der Offene-Posten-Tabelle mit der Leertaste markieren:

  • Markieren Sie den ersten offenen Posten.
  • Drücken Sie die Leertaste.
  • Wählen Sie über die Pfeiltasten den nächsten Posten aus.
  • Drücken Sie erneut die Leertaste. Die Posten verschwinden aus der Liste oder werden mit einem grünen Haken als ausgeziffert markiert.

Auszifferung aufheben

Wenn bei der Auszifferung ein Fehler unterlaufen ist, setzen Sie den Haken in Ausgezifferte Posten anzeigen. Markieren Sie die entsprechende Datenzeile und klicken Sie anschließend auf Auszifferung aufheben. Auf diese Weise lassen sich fehlerhafte Zuordnungen rückgängig machen.

Das gilt auch für teilausgezifferte Posten. Wenn Sie einzelne Rechnungen oder Zahlungen aus einer Teilauszifferung herausnehmen müssen, können Sie den entsprechenden Posten markieren. Die Auszifferung wird dann gezielt aufgehoben.

Das Formular Ausziffern

Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde überweist die Anzahlungen für zwei Rechnungen in einer Summe. In solchen und ähnlichen Situationen hilft das direkte Ausziffern nicht weiter; Sie müssen den Zahlbetrag manuell auf die entsprechenden Rechnungen verteilen.

In diesem Fall klicken Sie auf den Posten, den Sie aufteilen möchten, und wählen den Button Ausziffern.

Nun klicken Sie auf Hinzufügen, um die Gegenpositionen auszuwählen. Dies öffnet eine Auswahlhilfe, aus der Sie eine Gegenposition wählen können. Sie können in der Auswahlhilfe gezielt nach einer Rechnungsnummer suchen. Möchten Sie mehrere Gegenpositionen wählen, klicken Sie erneut auf Hinzufügen.

Die Beträge können Sie je nach dem Einzelfall anpassen. Wenn etwa ein Debitor für mehrere Rechnungen einen Betrag überwiesen hat, in dem Rechnung 1 um 100 Euro und Rechnung 2 um 30 Euro gekürzt worden ist, möchten Sie den Zahlbetrag den Rechnungen entsprechend zuordnen, sodass sowohl für Rechnung 1 als auch für Rechnung 2 nicht der gesamte, sondern eben nur der gezahlte Teilbetrag ausgeglichen wird.

Der Restbetrag des offenen Postens passt sich automatisch an.

Posten, die falsch zugeordnet wurden, markieren Sie und klicken anschließend auf Entfernen.

Vergessen Sie nicht, die Auszifferung zu speichern (über STRG+S oder das Diskettensymbol).