REBU2GO

Mit der mobilen App REBU2GO können Sie Rechnungen von unterwegs prüfen oder freigeben. In Scopevisio ist für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ein Workflow integriert, der das 4-Augen-Prinzip (Funktionstrennung nach IKS) umsetzt.

Jeder Anwender sieht immer nur die Rechnungen und Schritte, für die er verantwortlich ist. Das sorgt für mehr Effizienz und Überblick sowie für den Schutz der Daten und Dokumente.

Anmelden bei REBU2GO

Wählen Sie Mein Scopevisio und klicken Sie im Abschnitt Meine Scopevisio2Go-Apps neben REBU2GO den Button Link per E-Mail senden. Oder Sie kopieren ihn hier: https://appload.scopevisio.com/mobile/alfa/apps/accounting2/incominginvoices.html.

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Rechnungseingänge

Nach der Anmeldung öffnet sich die App auf dem Tab Rechnungen / Rechnungseingänge

Die folgende Nummerierung bezieht sich auf die Nummern in der Abbildung.

  1. Der Tab Rechnungen ist ausgewählt, die übrigen Tabs werden in den folgenden Kapiteln erklärt.
  2. Das Filtersymbol öffnet die im roten Kasten angezeigten Filteroptionen, ansonsten können Sie die Volltextsuche im Filterfeld verwenden.
  3. Durch Tippen auf die Rechnung öffnen Sie deren Details und den Freigabe-Workflow, wie nachfolgend beschrieben.
  4. Der Aktionsbutton ermöglicht Ihnen, mit dem Rechnungsempfänger Kontakt aufzunehmen (über E-Mail oder Telefon) sowie eine Aufgabe anzulegen.

Rechnungsdetails

Tippen Sie eine Rechnung an, erhalten Sie folgenden Bildschirm. Die Rechnungsdetails werden angezeigt und die Links geben Zugriff auf verbundene Informationen.

Rechnungsfreigabe

Wechseln Sie nun vom Details-Tab in den Freigabe-Tab.

Die folgende Nummerierung bezieht sich auf die Nummern in der Abbildung.

  1. Der Status der sachlichen Prüfung wird angezeigt. Wenn Sie auf den Link klicken, können Sie diesen ändern. Möchten Sie eine Rechnung nicht als „sachlich geprüft“ weitergeben, müssen Sie dafür eine Begründung geben. Im Feld Begründung werden Vorschläge gemacht.

Der Status der Zahlungsfreigabe wird angezeigt. Wenn Sie auf den Link klicken, können Sie diesen ändern.

Wie bei der sachlichen Prüfung können Sie entweder die Freigabe erteilen oder  mit Begründung  vorläufig verweigern. Im Feld Begründung finden Sie wieder eine Auswahlliste mit häufigen Gründen vor.

Kommunikation

Dieser Tab gliedert sich in Belege und Kommentare.

Unter Belege können Sie das Rechnungsdokument einsehen und weitere Belege hochladen und zuordnen, z. B. Mietverträge, Vereinbarungen usw.

Unter Kommentare können Sie einen Kommentar mit der Eingangsrechnung verknüpfen. Dieser wird zusammen mit dem Belegbild protokolliert. So können Sie z. B. die Buchhaltung anweisen, eine Rechnung schnell zu zahlen, um Skonto auszunutzen.

Kontakte

Der Tab Kontakte, gibt Zugriff auf Ihr Scopevisio Kontaktmanagement mit allen verbundenen Informationen. Im Filterfeld können Sie die Ansicht einschränken.

Wenn Sie auf einen angezeigten Kontakt klicken, führt die Verlinkung Sie direkt in die zugehörige Akte. Dort sehen Sie Daten, Aufgaben und Kommunikationen (Dokumente, E-Mails, Kommentare usw.) sowie Mitarbeiter, die am Kontakt gespeichert sind. Sie können den Kontakt als vCard exportieren oder sich eine Wegbeschreibung anzeigen lassen.

Selbstverständlich können Sie unter diesem Tab auch (siehe Nummerierung im Bild):

  1. neue Kontakte anlegen
  2. bestehende ändern und vervollständigen
  3. eine E-Mail an den Kontakt schreiben
  4. den Kontakt anrufen
  5. eine Aufgabe mit Bezug zu dem Kontakt erstellen

Aktivitäten

Der dritte Tab, Aktivitäten, gibt wahlweise Zugriff auf eine Aufgabenliste oder das Aktivitätenjournal.

Die Aufgaben sind nach Verantwortlichkeit, Kontakt, Fälligkeit, Status und Priorität filterbar, das Aktivitätenjournal nach Benutzer, Erstellungsdatum und Typ der Aktivität. Ganz gleich ob Verkaufschancen, Aufgaben, Dokumente oder Kommentare, hier erhalten Sie einen Überblick über alle relevanten Aktivitäten.

Durch die Verlinkung der Aktivitäten ist wiederum ein Drill-Down zu weiterführenden, verknüpften Informationen möglich

Scopen

Über den Tab Scopen gelangen Sie in das Scopen-Feld für eine Scopevisio-weite Volltextsuche oder  über die Funktion Teamwork  zu Ihrem Dokumentenbestand (siehe Abbildung).

Scopen

Die folgende Nummerierung bezieht sich auf die Nummern in der Abbildung.

  1. Wie gewöhnlich können Sie Ihre Dokumente filtern oder scopen.
  2. Über den Button Neu können Sie neue Dokumente hochladen.
  3. Ein längeres Tippen auf ein Dokument öffnet dessen Detail-Informationen, zusammen mit der E-Mail-Adresse des Uploaders und der Option, einen Kommentar am Dokument zu hinterlassen.
  4. Hier gelangen Sie auch in über das Teamwork Weblogin in Ihr Teamwork Dokumentenmanagement  mit allen damit verbundenen Funktionen für eCollaboration und revisionssicheres, versioniertes Speichern.

 

Einstellungen

Im Bereich Persönliche Scopevisio E-Mail Adresse können Sie Ihren E-Mail-Agenten einstellen. Wenn Sie die Checkbox abhaken, werden E-Mails, die Sie aus PROJEKTE2GO heraus versenden, automatisch in Scopevisio archiviert.

Nutzung von REBU2GO

Das REBU2GO ist personengebunden. Das heißt, dass derjenige, der sich einloggt, nur die ihm zur Prüfung/Freigabe zugewiesenen Rechnungen sieht

Voraussetzungen

Benutzerkontakt

Aus dem Benutzer muss ein Kontakt angelegt worden sein.

Prüfung der Voraussetzung:

  • Rufen Sie unter Systemadministration > Benutzerverwaltung den Link Benutzer verwalten auf. Wenn in der Spalte Angelegter Kontakt der Name Ihres Benutzers als Link dargestellt ist, ist diese Voraussetzung bereits erfüllt.
  • Erscheint der Hinweis Kein Kontakt angelegt, markieren Sie den Benutzer, der das REBU2GO nutzen soll, und klicken auf Benutzer als Kontakt anlegen.

Mitarbeiterrolle

Dieser Benutzerkontakt muss als Mitarbeiter gekennzeichnet sein.

Prüfung der Voraussetzung:

  • Rufen Sie die Kontaktübersicht auf.
  • Blenden Sie dort die Spalten Mitarbeiter und aus Benutzer erzeugt ein.
  • Filtern Sie in der Kontaktübersicht den Benutzer heraus und prüfen, ob in der Spalte Mitarbeiter ein grüner Haken gesetzt ist. Wurde der Kontakt aus dem Benutzer erzeugt, ist dies automatisch der Fall. Ist die Spalte leer, wählen Sie durch einen Klick auf das schwarze Dreieck im entsprechenden Feld Ja aus.

Eindeutigkeit

Der Benutzerkontakt muss eindeutig sein.

Prüfung der Voraussetzung:

  • Prüfen Sie in der Kontaktübersicht, ob ein Duplikat Ihres Kontaktes vorhanden ist, das ebenfalls als Mitarbeiter gekennzeichnet wurde. Ist dies der Fall, müssen die beiden Kontakte zusammengeführt werden, wobei das Kennzeichen Aus Benutzerkontakt erzeugt nicht verloren gehen darf.
  • Markieren Sie die beiden Kontakte, die Sie zusammenführen wollen. Mit dem Klick auf den Button Zusammenführen öffnet sich eine Maske, in der die abweichenden Felder einander gegenübergestellt werden. Unter der Zeilenüberschrift Person finden Sie den Eintrag Aus Benutzer erzeugt. Achten Sie darauf, dass der dort bei einem der Kontakte gesetzte Haken in der Spalte Vorschau enthalten ist:

Verantwortlicher = Mitarbeiter

Im Rechnungseingangsbuch (Java-Client) darf der Verantwortliche nur aus dem Mitarbeiterkreis ausgewählt werden.

Prüfung der Voraussetzung:

  • Rufen Sie Ihre Eingangsrechnungen unter Finanzen > Verbindlichkeiten > Rechnungseingänge auf und gehen Sie in die Rechnungsdetails.
  • Um den aktuell Verantwortlichen einzutragen, geben Sie im Feld Aktuell verantwortlich die ersten Buchstaben des Mitarbeiters ein.
    • Übernehmen Sie den Mitarbeiter aus der Auswahlliste.
    • Vorbelegung des Standardverantwortlichen
  • Wählen Sie unter Global > Stammdaten > Buchhaltung > Buchhaltung verwalten > Einstellungen das Rechnungseingangsbuch.
  • Hinterlegen Sie im Geschäftsobjekt Standard Verantwortliche Ihre Mitarbeiter ebenfalls durch Eingabe in den grauen Feldern.