KASSE2GO

Ihre mobile App für die sichere Kassenführung. Fotografieren Sie Belege einfach mit Ihrem Smartphone ab!

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In Ihrem Browser öffnet sich ein Anmeldebildschirm. Dort wählen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein.

Belegportal-Nutzer erhalten die Zugangsinformationen ggfs. vom Steuerberater.

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Die App öffnet sich auf dem Tab Kassenblätter.

  1. Offene (bearbeitbare) Kassenblätter sind weiß.
  2. Geschlossene Kassenblätter sind grau.

Klicken Sie auf ein offenes Kassenblatt, um Kassenbewegungen zu erfassen.

Bewegungen erfassen

Über den Button Neu geben Sie eine Kassenbewegung ein.

Schnelleingabe-Hilfen für Desktopversion

In der Desktopversion der KASSE2GO wurden folgende Optimierungen vorgenommen, die besonders für die Masseneingabe von Kassenbewegungen relevant sind:

  • Meldungs- bzw. Auswahl-PopUps, z.B. bei der Belegauswahl, oder die Validierungsmeldung beim Speichern können mit der Tastatur (Pfeiltasten, Enter) bedient werden.
  • Die Betragseingabe kann wahlweise mit Punkt oder Komma erfolgen. Die Eingabe eines Datums wird auch ohne Trennzeichen erkannt (im Format TTMMJJ oder TTMMJJJJ).
  • Zur Datumsschnelleingabe stehen außerdem folgende Kürzel zur Verfügung: g - gestern, h - heute und m  morgen. Betrags- und Datums-Picker können mit ESC verlassen werden.
  • Zum schnellen Navigieren durch die Oberfläche kann die TAB-Taste genutzt werden, während „Enter“ den Bearbeitungsmodus aufruft.
  • Des Weiteren wurden Filterlisten für Belegtext, Kunde/Lieferant und Dimensionen (Kostenstelle, Kostenträger, Projekt) hinzugefügt und das Layout wurde an die üblichen Editierseiten angepasst.
  • Der Kassenbestand im Header aktualisiert sich nach Speichern und Neu.

Eingaben

Füllen Sie die Eingabemaske aus.

Tipp: Bei Eingabe am PC (z. B. wenn Sie das Belegportal nutzen) können Sie mit der Tab-Taste von Feld zu Feld navigieren, mit der Enter-Taste Auswahllisten öffnen, mit den Pfeiltasten ein Element daraus auswählen und durch erneutes Drücken der Enter-Taste die Auswahl bestätigen. Das jeweils aktuelle Feld ist durch eine rote Umrandung hervorgehoben

Wenn Sie im Feld Einnahmen bzw. Ausgaben angekommen sind, drücken Sie auf Enter.

Sie gelangen zum Feld Belegtext. Geben Sie einige Buchstaben des Geschäftsvorfalles ein und dieser wird aus den vorbereiteten Geschäftsvorfällen ergänzt.

Angenommen, Sie haben eine Privateinlage getätigt, indem Sie 100 Euro in die Kasse gelegt haben. Dann würde sich die Eingabe wie folgt gestalten:

Beleg zuordnen

Über den Button Beleg können Sie einen Beleg hochladen oder eine Quittung ausgeben.

Hinweis: Um eine Quittung auszugeben, sollte ein Drucker angeschlossen sein.

Die Auswahl Beleg hochladen öffnet die Datei-Ordner auf Ihrem Computer. Von dort laden Sie die Belegdatei mit einem Doppelklick hoch.

Die Auswahl Beleg aus Teamwork hochladen öffnet ein Fenster mit einem Suchfeld. Suchen Sie den Beleg aus dem Dokumentenmanagementsystem Teamwork heraus, das Ihnen mit KASSE2GO zur Verfügung gestellt wurde. Mit einem Doppelklick auf die Belegdatei ordnen Sie diese der Bewegung zu.

Beleg abfotografieren

Tipp: Wenn Sie KASSE2GO mit dem Tablet oder Smartphone benutzen, können Sie den Beleg mit der Smartphone-Kamera erfassen. Die Auswahl Beleg hochladen öffnet dann den unten abgebildeten Bildschirm. Wenn Sie die Kamera auswählen und den Beleg fotografieren, wird das Belegfoto dem Geschäftsvorfall zugeordnet.

Beleg abfotografieren

Quittung ausgeben (nur Desktop Computer)

Auch eine Quittung im PDF-Format kann ausgegeben werden. Das Beleglayout sollte im Vorfeld erstellt werden.

Quittung ausgeben (nur Desktop Computer)

Kassenbewegung speichern

Wenn Ihre Eingaben vollständig sind, wählen Sie Speichern und Neu. Die erfasste Bewegung wird unter Aktuelle Kassenbewegungen angezeigt. Sie können direkt die nächste Kassenbewegung eingeben.

Beleg nachträglich zuordnen

Wählen Sie den Zurück-Pfeil (siehe Abbildung), um zum Kassenblatt zurückzukehren.

Klicken Sie auf die Kassenbewegung, um ihre Details zu öffnen.

Auf dem folgenden Bildschirm können Sie der Kassenbewegung nachträglich einen Beleg zuordnen.

Kassenbewegung stornieren

Eine einmal erfasste Bewegung kann nicht mehr entfernt werden. Wenn Sie eine Bewegung korrigieren möchten, müssen Sie diese stornieren.

Dies tun Sie auf demselben Wege, der im vorigen Abschnitt beschrieben wurde. Wählen Sie nur dieses Mal den Button Storno.

Kassenblatt abschließen

Wenn Sie ein Kassenblatt abschließen, kann es gebucht werden. Die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen schreiben vor, dass die Buchung zeitnah stattfinden soll. Je nach Ihrer Arbeitsweise wird das abgeschlossene Kassenblatt zum Buchen an Ihren Steuerberater übergeben oder, wenn Sie die Scopevisio-Anwendung Finanzen haben, mit einem Buchungsvorschlag in Ihre Finanzbuchhaltung überspielt.

Kassensturz

Bevor Sie ein Kassenblatt abschließen, sollten Sie nachzählen, ob der tatsächliche Geldbestand mit dem Kassenblatt übereinstimmt. Diesen Vorgang nennt man „Kassensturz“.

Wählen Sie das Kassenblatt aus, das Sie abschließen möchten, und tippen Sie auf den Button Kassensturz:

Zählen Sie den physischen Geldbetrag (1) in der Kasse und vergleichen Sie ihn mit dem buchmäßigen Kassenbestand (2). Beide Beträge sollten übereinstimmen. In der oberen, rechten Ecke befindet sich ein PDF-Button (3), der ein Zählprotokoll erstellt und an dem abgeschlossenen Kassenblatt hinterlegt. Es ist gut, ein solches Protokoll zu haben, um den Dokumentationspflichten nach GoBD zu genügen.

Abschluss der Kasse

Der Button PDF leitet Sie automatisch zum Kassenblatt zurück, auf dem das Zählprotokoll-PDF nunmehr hinterlegt ist.

Nun können Sie die Kasse abschließen, indem Sie auf den entsprechenden Button tippen.

Nachdem Sie den Button Abschließen geklickt und die Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigt haben, öffnet sich wieder die Übersicht der Kassenblätter.

Ihr abgeschlossenes Kassenblatt wird jetzt an Ihre Scopevisio-Finanzbuchhaltung oder, falls Sie das Belegportal verwenden, an den Steuerberater übermittelt, der sich um die Buchung kümmert.

Tab Kontakte

Der Tab Kontakte gibt Ihnen Zugriff auf Ihr Scopevisio Kontaktmanagement. Sie können viele Informationen mit einem Kontakt verbinden: Aufgaben, E-Mails, Dokumente, Kommentare, und Notizen. Außerdem können Sie Kontaktrollen einstellen: Interessent, Kunde, Mitarbeiter uvm.

  1. Durchsuchen Sie Kontakte mit den Filterfunktionen.
  2. Legen Sie einen neuen Kontakt an.
  3. Wählen Sie den Link, um detaillierte Informationen zu dem Kontakt zu sehen („virtuelle Kundenakte“).
  4. Schreiben Sie eine E-Mail an den Kontakt.
  5. Wählen Sie den Aktionsbutton, um am Kontakt eine Aufgabe zu erstellen (weiteres unter „Aufgaben“)

Tab Aufgaben

Der Tab Aufgaben zeigt vorhandene Aufgaben an. Über den Filter suchen Sie bestimmte Aufgaben (nach Kontakt oder anderen Kriterien) heraus. Über den Button Neu erstellen Sie eine neue Aufgabe und über den Button Löschen entfernen Sie eine markierte Aufgabe unwiderruflich.

Aufgabe erstellen

Der Button Neu öffnet einen Bildschirm, in dem Sie die üblichen Angaben zur Aufgabe eintragen können. Anschließend speichern Sie die Aufgabe über das Diskettensymbol oben rechts.

Wählen Sie den Zurück-Pfeil oben links. Die neue Aufgabe wird in der Aufgabenliste aufgeführt.

Tab Details

Öffnen Sie durch Klicken auf einen Aufgaben-Link die zugehörigen Details.

  1. Der Details-Tab
  2. Verlinkter Kontakt, an dem die Aufgabe gespeichert ist.
  3. Aktionsbutton für weitere Funktionen
  4. Drei Status und drei Prioritäten sind einstellbar.
  5. Sie können ein Start- und ein Enddatum eintragen.
  6. Über den Button Neu zergliedern Sie die Aufgabe in Tätigkeiten.
  7. Jede Tätigkeit erhält einen eigenen Status, Termin und Beauftragten.
  8. Tippen Sie hier, um eine Aufgabe zu bearbeiten.

Tab Kommunikation

Unter dem Tab Kommunikation legen Sie Dokumente, E-Mails und Kommentare zur Aufgabe ab.

Die Abbildung zeigt den Tab Kommentare. Hier können Sie einen Kommentar sowie eine Kommentarart eingeben und am Vorgang speichern.

Ein Filter ermöglicht das gezielte Nachschlagen von Kommentaren.

Die Tabs E-Mails und Dokumente funktionieren ähnlich. Dokumente werden aus dem Dokumentenmanagementsystem Teamwork ausgewählt.

Die genannten Informationen werden am Kontakt hinterlegt, um einen Rundum-Blick auf die Kontaktbeziehung zu ermöglichen.

Tab Dokumente

Dieser Tab gibt Ihnen Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem TEAMWORK.

Laden Sie Belege, die Sie z. B. mit Ihrer Smartphone-Kamera fotografiert haben, einfach in TEAMWORK hoch, um sie dann mit Kassenbewegungen zu verknüpfen.

Oder rufen Sie Rechnungen, Verträge, Projektdokumente und weiteres auf. Die TEAMWORK-Dokumente sind dank Versionierung und einheitlicher Speicherung immer auf dem neuesten Stand. Belege sind in TEAMWORK sicher und GoBD-konform archiviert.

  1. Filtern Sie die Ansicht der Dokumente.
  2. Über den Link Teamwork Weblogin navigieren Sie zur Web-Anwendung von TEAMWORK. Weiteres siehe Teamwork Weblogin
  3. Über den Button Neu laden Sie eine Datei zu Teamwork hoch.
  4. Sehen Sie eine Vorschau Ihrer Dateien und tippen Sie ein Dokument an, um eine Detailseite mit weiteren Angaben aufzurufen

Dokumentdetails

Hier sehen Sie eine Detailseite zu einem Dokument.

In den hervorgehobenen Bereichen können Sie Kommentare zum Dokument speichern und Versionen aufrufen bzw. ältere Versionen wiederherstellen.

Nach jeder Bearbeitung wird eine neue Version eines Dokuments angelegt. Die Bearbeitung wird mit Zeitpunkt und Person des Bearbeiters protokolliert.

Auf diese Weise und durch die Kommentarfunktion kann alles nachvollzogen werden, was in Teamwork mit einem Dokument geschieht. Insbesondere für die GoBD-Konformität ist dies wichtig, weil die Nachvollziehbarkeit und lückenlose Protokollierung bei buchführungsrelevanten Unterlagen eine Kernanforderung der GoBD ist.

Einstellungen

Wählen Sie das Einstellungssymbol und dann den Button Einstellungen, um die Darstellung von KASSE2GO zu optimieren.

Empfehlungen:

Für die Darstellung auf dem Desktop wird eine Schriftgröße von 90% empfohlen, für die Darstellung auf dem Tablet eine Schriftgröße von 100%.

Den Haken bei Werte mit simulierter Tastatur eingeben entfernen Sie beim Arbeiten auf dem Desktop; er ist nur für Tablets und Smartphones sinnvoll

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