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Mahnungseinstellungen

Hinterlegen Sie Ihre Mahnungseinstellungen in den Stammdaten, um Ihre Mahnungen genau so zu erstellen, wie Sie es wünschen.

Mahnungseinstellungen

Wählen Sie Global > Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Mahnstufen.

Die meisten Einstellungen sind hier selbsterklärend. Auf einige wird entsprechend der Nummerierung im Bild eingegangen:

  1. Mithilfe von Beleglayouts erstellen Sie Mahnschreiben im eigenen Corporate Design.
  2. Mit einer Gesamtdatei generieren Sie einen vollständigen Mahnlauf in einem.
  3. Im Ausgabeformat können Sie z. B. bestimmen, ob die Tabelle der angemahnten Rechnungen mit oder ohne Summenzeile ausgegeben wird.
  4. Sie können beliebig viele Mahnstufen einstellen und jede Mahnstufe an Ihre Bedürfnisse anpassen. Mehr dazu weiter unten.
Mahnungseinstellungen

Mahnstufen

Drei Mahnstufen sind bereits voreingestellt. Sie können weitere hinzufügen und vorhandene bearbeiten oder entfernen. Über die Pfeiltasten können Sie die Reihenfolge ändern. Außerdem können Sie Posten von einer Mahnstufe in eine andere überführen.

Mahnstufen

Mahnstufe anpassen

Wählen Sie Bearbeiten, um eine voreingestellte Mahnstufe anzupassen.

Mahnstufe anpassen

Mahntext bearbeiten

Angenommen, Sie möchten einen deutschen Mahntext formulieren. Markieren Sie die Zeile Deutsch (Deutschland) und wählen Sie Bearbeiten.

Hier können Sie einen Beispieltext einfügen umd Ihre Textänderungen vornehmen. Die mit $ beginnenden Angaben sind Textbausteine, die gemäß Ihren Mahnungseinstellungen, Stammdaten usw. befüllt werden.

Wählen Sie Platzhalter einfügen, um auf mahnungsspezifische Platzhalter zuzugreifen.

Mahntext neu erstellen

Wählen Sie Hinzufügen, um einen neuen Mahntext, z. B. in einer anderen Sprache, zu formulieren.

Mahntext neu erstellen

Geben Sie die gewünschte Sprache und den Mahntext ein. Platzhalter können Sie verwenden, wie oben beschrieben. Anschließend speichern Sie Ihren Text über das Diskettensymbol.

Beleglayouts für Mahnungen

Laden Sie eigene odt-Dateien in die Anwendung und verwenden Sie diese als Beleglayouts für Mahnungen.

Um dies zu tun, öffnen Sie die Mahnungseinstellungen und klicken im Abschnitt Ausgabeformat. auf Auswählen. Damit öffnen Sie den Bildschirm Beleglayouts Mahnungen (siehe unten).

Über den Tab Vorschau können Sie das markierte Layout anzeigen.

Öffnen Sie dann das Layout, das dem Gewünschten am nächsten kommt, indem Sie auf den Dokumentenlink klicken.

Hinweis: Der Link Beleglayouts verwalten führt Sie zu einer Übersicht aller Beleglayouts, also nicht nur der Layouts für Mahnungen. Hier können Sie vordefinierte Layouts an Ihre Bedürfnisse anpassen oder eigene Layouts hochladen.

Das Mahnungslayout öffnet sich in OpenOffice.

Hinweis: Beleglayouts in Scopevisio werden am besten mit dem kostenlosen Programm OpenOffice erstellt. Dieses steht für Windows und Mac gleichermaßen zur Verfügung. OpenOffice-Dokumente haben die Endung odt. Falls Sie OpenOffice noch nicht installiert haben, können Sie das Programm hier herunterladen.

Die in geschweiften Klammern {...} stehenden Elemente sind Platzhalter. Eine vollständige Platzhalterübersicht können Sie hier herunterladen.

Den Umgang mit Beleglayouts lesen Sie bitte hier nach.

Speichern Sie die geänderte Mahnung. Anschließend markieren Sie das Layout in der Tabelle der Mahnlayouts und klicken unten auf den Button Auswählen.

Sie gelangen zurück zu den Mahnungseinstellungen. Im Abschnitt Ausgabeformat ist Ihr ausgewähltes Mahnlayout jetzt verlinkt.

Wenn Sie den Link anklicken, öffnet sich das folgende Formular. Hier können Sie

  1. Ihr Layout umbenennen
  2. Ein an anderer Stelle gespeichertes odt-Layout stattdessen hochladen
  3. Den Layouttyp und eine Beschreibung eingeben.

Speichern Sie Ihre Änderungen.