Mahnungen

In Scopevisio können Sie überfällige Forderungen in einer Mahnliste anzeigen und gemäß Ihren individuellen Mahnungseinstellungen individuell oder in einem Mahnlauf anmahnen.

Mahnliste

Wählen Sie Finanzen > Forderungen > Mahnungen.

In einer Tabelle werden die offenen Posten und deren Mahnbarkeit auf Basis des in den Stammdaten definierten Mahnrhythmus dargestellt.

  1. Schränken Sie die Ansicht über die Checkboxen unterhalb der Tabelle auf die fälligen Posten ein bzw. auf Posten, die den Mahnrhythmus überschritten haben.
  2. Über die Checkboxen am Zeilenanfang markieren Sie Posten, die in den Mahnlauf aufgenommen werden sollen.
  3. Wählen Sie eine Zeile aus und bestimmen Sie mithilfe der Buttons, ob die Mahnstufe für diesen Posten herauf- oder herabgesetzt werden soll, ob der Posten gesperrt oder zur Inkassoliste hinzugefügt werden soll.

 

Blenden Sie weitere Angaben in der Tabelle ein oder aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und die Spaltenauswahl wählen. Hier können Sie die Tabellenansicht durch Anhaken von Checkboxen auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Ein Klick auf das Lupensymbol blendet oberhalb der Tabelle Filterzeilen ein, mit deren Hilfe Sie die Tabelle mit einer Volltextsuche durchforsten können. Gefilterte Tabellen können Sie als Arbeitslisten speichern; sie werden dann in Ihrem Arbeitsplatzmenü angezeigt.

Gesperrte Posten

Wählen Sie unterhalb der Mahnliste den Link Gesperrte Posten anzeigen, um gesperrte Posten zu sehen. Sie können diese auswählen und über einen Button wieder zum Mahnen freigeben.

Inkassoliste

Ausgemahnte Posten können auf die Inkassoliste gesetzt werden. Diese öffnen Sie über den Link Inkassoliste anzeigen. Über einen Button können Sie markierte Posten aus der Inkassoliste wieder entfernen.

Mahnlauf vorbereiten

In der Mahnliste markieren Sie nun die Checkboxen der Posten, die Sie mahnen möchten.

Der Button Mahnschreiben aktualisieren wird dadurch aktiviert.

Wenn Sie diesen Button klicken, werden im Hintergrund Mahnschreiben erzeugt.

Klicken Sie auf das PDF-Symbol links daneben, um die Mahnschreiben anzeigen zu lassen. Wenn diese in Ordnung sind, können Sie die Mahnungen bestätigen; wenn nicht, ändern Sie die Mahnschreiben und wählen erneut Mahnschreiben aktualisieren.

Mahnlauf ausführen

Wählen Sie nun den Link Bestätigte Mahnungen anzeigen.

Mahnlauf ausführen

Es öffnet sich das Formular Bestätigte Mahnungen, in dem Sie Ihren Mahnlauf markieren und auf Details/Versenden klicken können.

Dadurch öffnet sich das Detailformular Ihres Mahnlaufs.

Sie können den Inhalt anzeigen, um einen letzten Blick auf Ihre Mahnschreiben zu werfen, oder den Button Versenden klicken, um den Mahnlauf auszuführen.

Mahnungen versenden

Nach dem Klick auf Versenden öffnet sich folgendes Formular für den E-Mail-Versand der Mahnungen.

  1. Die Empfänger werden automatisch eingefügt.
  2. Sie können einen Absender und eine Antwort-E-Mail-Adresse angeben.
  3. Schreiben Sie einen Begleittext für Ihre Mahnung.
  4. Hier können Sie auf vorhandene Platzhalter und Textbausteine zugreifen und diese einfügen. Mehr darüber unter Beleglayouts.
  5. Das Mahnschreiben ist im PDF-Format bereits angehängt.
  6. Über die drei Symbole können Sie eine weitere Anlage hinzufügen, ein Dokument aus Teamwork wählen oder die betreffende Anlage entfernen.
  7. Der Link ODT-Dokumentenlayout auswählen und anhängen führt Sie zur im vorigen Artikel beschriebenen Layout-Auswahl.
  8. Wenn alles fertig ist, Versenden Sie Ihre Mahnung(en).

Mahnhistorie

Über die Buchungsnummern der einzelnen Posten auf der Mahnliste können Sie die Details der Buchung einsehen. Die Nummern sind mit einem Link unterlegt, der ein Detailformular ansteuert.

Mahnhistorie

Es öffnet sich das Formular Buchung mit allen Details des betreffenden Postens. Der Link Mahnhistorie für diesen Posten anzeigen (1) bringt alle Einzelheiten über den Mahnverlauf auf den Bildschirm.

Außerdem können Sie hier die Nächste Mahnstufe (2) und das Nächste Mahndatum (3) ändern, die Angaben Korrigieren (4) oder den offenen Posten Stornieren (5).