Arbeiten mit E-Mails

Über eine BCC-Adresse, Ihre persönliche E-Mail-Adresse, können Sie E-Mails direkt in Scopevisio ablegen.

Ihren Geschäftspartnern können Sie spezielle E-Mail-Adressen zuordnen, um die Zusammenarbeit zu optimieren. So können z. B. Lieferanten ihre Rechnungen direkt an Ihr Rechnungseingangsbuch schicken.

Der Office Connector für Outlook bietet zusätzliche, komfortable Möglichkeiten für das Arbeiten mit E-Mails.

Die persönliche E-Mail-Adresse

Ihre persönliche E-Mail-Adresse ist eine Scopevisio-interne Adresse, die nur mit Ihnen persönlich verknüpft ist. Sie dient dazu, Belege oder andere Informationen per E-Mail direkt in das System zu senden und dort an geeigneter Stelle abzulegen.

So können Sie z. B. Geschäftsbriefe archivieren, Aufgaben anlegen, Kontaktakten aktualisieren und Belege hochladen.

Mailagent - Einstellungen

Wählen Sie Global > Systemadministration > E-Mail- und Dokumentverwaltung / Persönliche E-Mail-Adresse verwalten.

Die Nummerierung entspricht den Nummern in der unten stehenden Abbildung.

  1. Vergeben Sie unter Alias eine einfache Bezeichnung für Ihre persönliche E-Mail-Adresse.
  2. Mit dem Kopierbutton können Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren und in Ihrem E-Mail-Programm als Kontakt unter dem Alias speichern. Danach  können Sie die Adresse einfach in E-Mails einfügen, die Sie an Scopevisio weiterleiten möchten. Verwenden Sie außerdem E-Mail-Befehle, werden die Mails automatisch dort gespeichert, wo sie hingehören.
  3. Aktivieren Sie die Option als BCC im E-Mail-Programm hinzufügen nur dann, wenn Sie möchten, dass alle Ihre geschriebenen E-Mails direkt in Scopevisio unter Eingehende E-Mails gespeichert werden. Dann  können Sie sie Ihren Vorgängen zuordnen. Vorsicht: Dadurch verlieren Sie die Kontrolle darüber, welche E-Mails nach Scopevisio übertragen werden, und machen Ihre Kontaktakten evtl. unübersichtlich.
  4. Wenn Sie auf den Link Persönliche E-Mail-Adresse klicken, wird die E-Mail-Adresse als QR-Code angezeigt. Mit einer QR-App können Sie die Adresse in Ihrem Smartphone speichern.
  5. Sicherheit: Standardmäßig akzeptiert Scopevisio nur E-Mails, die mit Ihrer bei Scopevisio hinterlegten Benutzer-E-Mailadresse verschickt werden. Tragen Sie daher im Abschnitt Sicherheit bei Bedarf bis zu fünf zusätzliche E-Mail Adressen ein, von denen E-Mails akzeptiert werden (z.B. Ihr externes Call Center oder Ihre private E-Mailadresse).
  6. Möchten Sie einen Verlauf Ihrer E-Mails und sonstigen Kommunikation mit Ihren Kontakten als Zeitstrahl aufbauen, können Sie die E-Mails zusätzlich als Kommentar in den Kontaktdetails hinterlegen. So können Sie die E-Mail Inhalte bearbeiten, verschlagworten und auch weitere Dateien daran speichern.

Spezielle E-Mail-Adresse

Sie können in Scopevisio spezielle E-Mail-Adressen einrichten, um die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern noch weiter zu vereinfachen. So können Sie zum Beispiel eine spezielle E-Mail-Adresse für Ihre Lieferanten festlegen. Alle Eingangsrechnungen, die an diese Adresse geschickt werden, gelangen automatisch in das Rechnungseingangsbuch. Einen derartigen Mailbot können Sie auch für Partner oder Kunden – hier mit dem Bezug auf eine Teamwork Sammlung – einrichten. Alle Dokumente, die an diese Adresse geschickt werden, landen dann in der entsprechenden Teamwork-Sammlung. Weitere Mailbots sind in Planung.

Die Mailbots sowohl für das Rechnungseingangsbuch als auch für Teamwork definieren Sie unter Systemadministration > E-Mail und Dokumentverwaltung > Spezielle E-Mail-Adressen verwalten.

Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie auf Hinzufügen klicken, um den folgenden Bildschirm aufzurufen.

Die folgenden Erklärungen gelten ebenso für die Einrichtung der persönlichen E-Mail-Adresse.

  1. Die spezielle E-Mail-Adresse wird automatisch generiert. Einen Alias als lesbaren Kurznamen können Sie selbst wählen.
  2. Klicken Sie auf den Kopier-Button, um sie zu speichern. Anschließend können Sie Ihrem Partner oder Lieferanten die spezielle E-Mail-Adresse zukommen lassen.
  3. Zum Schutz vor Spam finden Sie unter dem Punkt Sicherheit die Auswahlfelder Alle Kontakt E-Mails akzeptieren, Lieferanten E-Mails akzeptieren, Kunden E-Mails akzeptieren und Partner E-Mails akzeptieren. Diese Felder ermöglichen es, mehrere Absender-E-Mail-Adressen als gültige Absender zu erlauben.
  4. Zusätzlich könne Sie bis zu fünf weitere akzeptierte Absender-Adressen eintragen.

Die speziellen E-Mail-Adressen gelten für die gesamte Gesellschaft, während persönliche E-Mail-Adressen einzelnen Nutzern in der Gesellschaft zugeordnet sind.

E-Mails übertragen

E-Mail-Befehle

Die Tabelle gibt eine Übersicht über die Kürzel für eine automatische Zuordnung gesendeter Mails.

E-Mail-Befehle

Import von Dokumenten in die Belegarbeitsliste

Um einen Beleg für die Weiterverarbeitung durch die Anwendung Finanzen zu importieren, senden Sie das entsprechende Dokument als Anhang an die Scopevisio E-Mail-Adresse und tragen Sie in der Betreffzeile die Begriffe [Eingangsrechnung] oder [ER], [Ausgangsrechnung] oder [AR], [sonstiger Beleg] oder [Beleg] ein. Setzen Sie die entsprechenden Begriffe dabei in eckige Klammern.

Die so versendete Eingangsrechnung finden Sie dann in der Belegarbeitsliste unter Buchhaltung > Buchen > Belegarbeitsliste wieder.

Weitere Informationen finden Sie unter Belegarbeitsliste und Digitaler Belegimport.

Eingegangene E-Mails weiterleiten

Rufen Sie in Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook) eine eingegangene E-Mail auf und klicken Sie auf Weiterleiten.

Tragen Sie im Feld Empfänger die Scopevisio E-Mail-Adresse ein und versenden Sie die E-Mail.

Eingegangene E-Mails weiterleiten

Damit die E-Mail korrekt zugeordnet werden kann, ist es erforderlich, dass

  • im Betreff der E-Mail das Kürzel WG: oder FW: oder FWD: enthalten ist (in der Regel wird dieses Kürzel automatisch eingesetzt).
  • sich oberhalb der weitergeleiteten E-Mail eine Zeile befindet, welche den Text Von: sowie die E-Mail-Adresse oder den Namen des Kontakts beinhaltet (wird normalerweise vom E-Mail-Programm eingetragen).

Ausgehende E-Mails übertragen

Um eine E-Mail gleichzeitig an Ihren Kontakt und an die Anwendung zu senden, tragen Sie in das  Feld An die Empfänger-E-Mail-Adresse und in das Feld BCC Ihre Scopevisio E-Mail-Adresse ein.

Gegebenenfalls müssen Sie in Ihrem E-Mail-Programm das Feld BCC zusätzlich einblenden.

Hinweis: Durch das Versenden als Blindkopie ist die zweite E-Mail-Adresse für den eigentlichen Empfänger nicht sichtbar.

Ausgehende E-Mails übertragen

Tipp: Um die Weiterleitung Ihrer ausgehenden E-Mails zu erleichtern, empfiehlt sich das Erstellen entsprechender Regeln (in Outlook heißen sie "Quicksteps") in Ihrem E-Mail-Programm.

Interne E-Mails Kontakten zuweisen

Um interne Informationen nicht nur Kollegen zu senden, sondern auch dem entsprechenden Kontakt im Scopevisio Kontaktmanagement zuzuweisen, schicken Sie E-Mails an Ihre Kollegen und per BCC an Scopevisio.

Fügen Sie zusätzlich im E-Mail-Betreff die E-Mail-Adresse des Kontakts - eingeschlossen in eckigen Klammern z.B. [martin.cebit@googlemail.com] - hinzu. Die E-Mail wird dann in den entsprechenden Kontaktdetails gespeichert.

Interne E-Mails Kontakten zuweisen

E-Mails am Kontakt anzeigen

Um die abgelegten E-Mails abzurufen, öffnen Sie den gewünschten Kontakt in Scopevisio. Dies können Sie entweder über Menü > Kontakte oder Sie suchen den Namen einfach im Scopen-Suchfeld und öffnen ihn.

Die gespeicherten E-Mails finden Sie im Geschäftsobjekt E-Mail und, je nach Einstellung, zusätzlich im Geschäftsobjekt Kommentare.

Auch E-Mails der Arbeitnehmer anzeigen

Im Geschäftsobjekt E-Mail eines Kontakts können Sie nicht nur die direkt mit diesem Kontakt verbundenen E-Mails anzeigen, sondern auch die E-Mails der Arbeitnehmer, sofern dem betreffenden (Gesellschafts-)Kontakt in Scopevisio Arbeitnehmer zugeordnet sind.

Stehen Sie mit mehreren Mitarbeitern eines Kundenunternehmens in Kontakt, werden auf diesem Wegen E-Mails angezeigt, die mit diesen verschiedenen Ansprechpartnern ausgetauscht wurden.

Auch E-Mails der Arbeitnehmer anzeigen

Eingehende E-Mails anzeigen

Wählen Sie Aktivitäten > Eingehende E-Mails, um die übertragenen E-Mails zu sehen. Sofern die E-Mails anhand der Absender-Adressen zugeordnet werden konnten, werden sie auch im Kontaktmanagement an dem entsprechenden Kontakt hinterlegt.

E-Mails, die keinem Kontakt zugeordnet werden konnten, können Sie über den Button Zuordnungen bearbeiten nachträglich einem Kontakt, einem Projekt oder einer Aufgabe zuordnen.

Ausgehende E-Mails anzeigen

Wählen Sie Aktivitäten > Ausgehende E-Mails, um die direkt aus Scopevisio verschickten E-Mails zu sehen.

Dazu gehören Angebote und Abrechnungsbelege, die mit Scopevisio generiert und direkt aus dem System heraus per E-Mail versendet wurden, sowie die aus dem System versendeten E-Mails mit externen Teamwork-Links oder Kampagnen-E-Mails.

Aufbewahrungspflicht beachten

Sie können E-Mails auch löschen, beachten Sie jedoch, dass Sie gesetzlich verpflichtet sind Geschäftsbriefe und Ihre Anhänge mindestens 10 Jahre lang zu archivieren.

E-Mail-Zuordnungsfehler erkennen und bearbeiten

Dies kann verschiedene Ursachen haben: Öffnen Sie in Ihrem E-Mail-Programm die versendete E-Mail  und beantworten Sie sich bitte  je nach Anwendungsfall die folgenden Fragen. Nur wenn Sie alle Fragen mit Ja beantworten können, kann eine Zuordnung im CRM erfolgen.

Nicht zuzuordnende E-Mails finden Sie unter dem Punkt Aktivitäten > Eingehende E-Mails > Zuordnungen bearbeiten (siehe Screenshot).

Hier können Sie eingegangene E-Mails, die nicht zugewiesen werden konnten, manuell verarbeiten.

  • Ist Ihre Absender-E-Mail-Adresse identisch mit Ihrer bei den Scopevisio Benutzerdaten oder bei Aktivitäten > Eingehende E-Mails > Einstellungen hinterlegten E-Mail-Adresse?
  • Falls Sie eine von einem Kontakt erhaltene E-Mail an Scopevisio weitergeleitet haben…
  • …enthält die Betreff-Zeile das Kürzel FWD:, FW: oder WG:?
  • …enthält der E-Mail-Text eine durch Von: oder From: eingeleitete Zeile, welche die E-Mail-Adresse des Kunden enthält?
  • …ist die E-Mail-Adresse des Kontakts identisch mit der hinterlegten E-Mail-Adresse?
  • Falls Sie die E-Mail an einen Kontakt und per CC oder BCC an Scopevisio geschickt haben…
  • …ist die bei Empfänger (AN:) eingetragene E-Mail-Adresse identisch mit der beim Kontakt hinterlegten E-Mail-Adresse?
  • Falls Sie eine interne E-Mail an einen Kollegen und per CC oder BCC an die Scopevisio E-Mail-Adresse geschickt haben und in der Betreff-Zeile die E-Mail-Adresse eines Kunden eingetragen ist…
  • …ist die in der Betreff-Zeile eingetragene Kunden-E-Mail-Adresse in eckige Klammern eingeschlossen?
  • …ist diese E-Mail-Adresse identisch mit der beim Kontakt hinterlegten E-Mail-Adresse?

E-Mail-Benachrichtigungen erhalten

Wählen Sie Global > Systemadministration > E-Mail- und Dokumentverwaltung > E-Mail-Benachrichtigungen bearbeiten.

  1. Im oberen Bereich können Sie vorgangs- und kontaktbezogene Benachrichtigungen verwalten.
  2. Über den Button De-/Aktivieren können Sie die hinterlegte Benachrichtigung aktivieren (ein Häkchen setzen) oder deaktivieren (das Häkchen entfernen). Benachrichtigungen sind zunächst auf Aktiv gesetzt.
  3. Im unteren Bereich können Sie über Checkboxen festlegen, über welche Ereignisse und in welchem Intervall Sie informiert werden möchten. Benachrichtigungen sind möglich für:
    Verkaufschancen
    Aufgaben
    USt.-Voranmeldungen
    Beleg-Upload
  4. Sie können sich unmittelbar bei jedem Ereignis oder in Sammelmitteilungen, z. B. täglich oder wöchentlich, benachrichtigen lassen.
  5. Im Detailfeld sehen Sie Informationen über eine im oberen Abschnitt markierte Nachricht.

Erweiterte Funktionen des Office Connectors

Das Add-on MS Office Connector von unserem Entwicklungspartner Agindo gibt Ihnen fortgeschrittene Möglichkeiten für die Verwendung von E-Mails mit Scopevisio.

Wählen Sie Mein Scopevisio und klicken Sie auf den Link MS Office Connector installieren, um die Anwendungsdatei herunterzuladen. Anschließend setzen Sie einen Doppelklick auf die Datei und starten die Installation.

Vor der Installation schließen Sie alle MS Office-Anwendungen.

Sehen Sie im Folgenden einen Auszug aus den Möglichkeiten, die Sie alleine mit MS Outlook haben. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Office Connector.