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Settings - Systemeinstellungen übertragen

Mit dem Einstellungsexport ("Settings") können Sie Scopevisio-Einstellungen von einem Arbeitsplatz auf beliebig viele weitere übertragen.

So arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit einer einheitlichen Software und den gleichen Ansichten, Menüs usw. Dies hilft Ihnen, die Software schneller einzuführen und Arbeitsabläufe zu standardisieren.

Arten von Settings

Benutzer: beinhaltet die Einstellungen für die grafische Darstellung der Tabellen und die Einstellungen unter Mein Scopevisio.

  • Einstellungen aus Mein Scopevisio
  • Ansicht der Kontaktmanagementformulare
  • Tabellenansichten

Gesellschaft: umfasst die Einstellungen und Dokumente, die in der Gesellschaft vorhanden ist. Exportieren Sie diese Datei, wenn Sie Daten der einen Gesellschaft auf eine anderen übertragen. Über diesen Typ können Sie jedoch auch die Einstellungen bezüglich der Datenfelder in den  Geschäftsobjekten im Kontaktmanagement übertragen. Exportieren Sie diese Einstellungen zusammen mit den Benutzersettings für eine einheitliche Darstellung Ihres CRMs.

  • Kontoauszugsregeln, Layoutregeln, Regeln für die Belegarbeitsliste
  • Geschäftsobjekt-Anpassungen
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Beleglayouts
  • Mein Menü

Instanz: mit diesem Einstellungstypen können Sie Benutzerprofile exportieren und so standardisierte Rechte in all Ihren Instanzen vergeben. Markieren Sie die zu exportierenden Einstellungen über die Kästchen am Anfang der Zeile. Möchten Sie alle Einstellungen eines Typs exportieren, markieren Sie das Kästchen in der Spaltenüberschrift. Klicken Sie auf Exportieren und speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte. Führen Sie den Vorgang wenn Sie wünschen auch für die anderen Einstellungstypen durch.

Für den Import und Export von Gesellschafts- und Instanzsettings benötigen Sie die entsprechenden Rechte. Sie können z. B. keine Benutzerprofile exportieren, wenn Sie nicht auch das Benutzerprofil Firmen und Benutzer - Alle Rechte besitzen.

Settings exportieren

Wählen Sie Global > Systemadministration > System / Systemeinstellungen exportieren.

Hier finden Sie alle Settings nach Kategorien gegliedert wieder. Um diese zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie den Konfigurationstyp (d. h. die Einstellungsart, siehe oben)
  2. Haken Sie in der Spalte Elementname die Einstellungen an, die Sie exportieren möchten.
  3. Zum Schluss klicken Sie auf Exportieren.

Die erzeugte .pck-Datei können Sie an einem geeigneten Platz speichern, um sie dann an Ihre Mitarbeiter zu übergeben. Der Importvorgang wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Beachten Sie den Scrollbalken: Es stehen mehr Settings zur Verfügung, als auf den ersten Blick ersichtlich.

Vorlagen zu exportieren ist sinnvoll, wenn Sie Zeit sparen und mit einheitlichen Formularen arbeiten möchten.

Settings vorbereiten

Öffnen Sie Ihre Anwendung oder registrieren Sie eine kostenlose Testinstanz.

Alle exportierbaren Ansichten und Funktionen werden im Folgenden beschrieben.

Wenn Sie z. B. für Ihre Mitarbeiter eine einheitliche Benutzeroberfläche möchten, die aber nicht Ihren eigenen Einstellungen in Scopevisio entspricht, registrieren Sie einfach eine kostenlose Testinstanz mit den entsprechenden Lizenzen. In dieser erstellen Sie die Mitarbeiter-Settings und exportieren sie.

Die Buchhaltung hat andere Anforderungen als der Vertrieb oder der Kundenservice. In Scopevisio können Sie für jede Abteilung die passende Oberfläche einrichten. Nach und nach werden alle Formulare und Funktionen angepasst und die Settings so vervollständigt.

Mein Scopevisio

Viele Mein Scopevisio-Einstellungen können auf andere Instanzen übertragen werden.

Kontaktmanagementformulare

Die Scopevisio-Formulare setzen sich aus Informationseinheiten zusammen - den Geschäftsobjekten. Es handelt sich dabei um Informationsblöcke, in denen thematisch zusammengehörige Felder zusammengefasst und mit einer Überschrift versehen sind. So findet sich zum Beispiel im Kontaktformular das Geschäftsobjekt „Adresse“ mit den Datenfeldern zu Straße, PLZ und Land.
Geschäftsobjekte können Sie ein- und ausblenden und innerhalb des Formulars verschieben, die einzelnen Datenfelder ein- oder ausblenden. Auf diese Weise können Sie Ihre ganz persönlichen Formulare gestalten. Die Ansichten jeder einzelnen Kontaktrolle kann unabhängig angepasst und mittels Export auf andere Instanzen übertragen werden.

Die Positionen der dargestellten Geschäftsobjekte werden über die Benutzersettings Kontakt UI Einstellung übergeben, die angezeigten Datenfelder in den Geschäftsobjekten über die Gesellschaftssettings Geschäftsobjektanpassungen.

Tabellenansichten

Sie können Tabellenspalten ein und- ausblenden und ihre Reihenfolge ändern.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabellenüberschrift und wählen Sie Spaltenauswahl. Haken Sie die gewünschten Spalten an und speichern Sie. Verschieben Sie eine Spalte, indem Sie auf die Überschrift klicken und die Spalte bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Position ziehen.

Kontoauszugsregeln und Belegarbeitsliste

Mit Kontoauszugs-und Belegarbeitslistenregeln legen Sie Bedingungen an, die für eine Kontobewegung oder Eingangsrechnung automatisch eine Buchung vorschlagen.

Über Layoutregeln bestimmen Sie, welches Layout jeweils für die Erstellung Ihrer verschiedenen Abrechnungsbelege verwendet wird.

Innerhalb einer Instanz können alle Benutzer, die entsprechende Rechte haben, auf diese Regeln zugreifen. Mit dem Einstellungsexport können Sie die Regeln auch an andere Gesellschaften weitergeben. Sie können einzeln auswählen, welche Regeln übergeben werden sollen.

Geschäftsobjekte anpassen

Mit der rechten Maustaste blenden Sie in den verschiedenen Formularen Datenfelder und ganze Geschäftsobjekte ein oder aus. Durch Ziehen mit der Maus und verschieben Sie die Geschäftsobjekte an andere Positionen.

Benutzerdefinierte Felder

Innerhalb einer Instanz können alle Benutzer, die entsprechende Rechte haben, auf benutzerdefinierte Datenfelder zugreifen und neue erstellen. Mit dem Einstellungsexport können Sie die Felder auch an andere Gesellschaften weitergeben. 

Beleglayouts

Praktisch für Franchise-Ketten und Filialisten: Angebote, Rechnungen und weitere Musterbelege die Sie bereits in Ihrem eigenen Firmenlayout erstellt haben, können Sie in Form von Settings unternehmensweit ausrollen.

Scopevisio bietet die Erstellung der benötigten Beleglayouts auch als Serviceleistung an.

Mein Menü individuell einrichten

Eine Abteilung benötigt in der Regel nur einen Teil der vielen Funktionen von Scopevisio.

In Mein Menü nehmen Sie nur die benötigten Menüpunkte auf. Sie erreichen Mein Menü, indem Sie mit der rechten Maustaste in den Menübereich klicken.

Über das Menüsymbol (siehe Markierung in der folgenden Abbildung) wechseln Sie zwischen dem vollständigen Scopevisio Menü und Mein Menü.

Mein Menü als Standardmenü einstellen

In Mein Scopevisio (erreichbar über das Einstellungssymbol) können Sie veranlassen, dass sich Scopevisio immer mit Ihrem individualisierten Menü öffnet.

Benutzerprofile

Benutzerprofile und dazugehörige Lese- und Schreibrechte können in Scopevisio festgelegt und auf den endgültigen Benutzer abgestimmt werden.

Auch diese können an andere Instanzen übergeben werden.

Import der Einstellungsdatei

Haben Sie eine oder mehrere Datei(en) des Typs *.pck erhalten, importieren Sie diese in Scopevisio, um Ihre Anwendung anzupassen.

Für den Import stehen Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten zu Verfügung.

  1. Ziehen Sie die .pck-Datei mit der Maus auf die Titelleiste der Scopevisio-Anwendung.
  2. Den Menüpunkt Systemeinstellungen importieren verwenden Sie, wenn Sie z. B. Ihre Layouts und Belegregeln an andere Instanzen übertragen oder einem Mitarbeiter über Profile Berechtigungen erteilen möchten.
  3. Über den Menüpunkt Instanzeinstellungen verwalten können Sie die Settings allen Mitarbeitern in der Instanz zur Verfügung stellen. Dieser Import eignet sich insbesondere für Benutzersettings, die die Oberflächendarstellung übertragen.

Systemeinstellungen importieren

Wenn Sie eine Systemdatei erhalten haben, importieren Sie sie über diesen Menüpunkt. Alle zu übertragenen Daten werden einmalig importiert und direkt angewendet.

Öffnen Sie Global > Systemadministration > System > Systemeinstellungen importieren.

Klicken Sie auf den Upload-Button und wählen Sie die Datei von Ihrer Festplatte aus.

In der bereits bekannten Tabelle werden alle Einstellungen angezeigt, die mit dieser Datei per Auswahl importiert werden können. Wählen Sie einige oder alle Einstellungen aus und klicken Sie auf Importieren um die Einstellungen anzuwenden.

Instanzeinstellungen importieren

Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihren Mitarbeitern Benutzersettings zur Verfügung zu stellen, die einzig und allein die Oberfläche der benötigten Anwendung anpassen.

Öffnen Sie Global > Systemadministration > System > Instanzeinstellungen verwalten. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen und vergeben Sie im folgenden Formular eine eindeutige Bezeichnung und laden Sie die Datei über den Upload Button hoch. Speichern Sie die Änderungen.

Klicken Sie auf den Zurück-Button, in der Tabelle wird Ihre Datei nun angezeigt. Auch Ihre Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Datei und können die gespeicherten Einstellungen über den Button Importieren auf die eigene Anwendung anwenden.

Sie können angeben, ob die hochgeladenen Datei als Standardsetting zu behandeln ist. Dies bedeutet, dass dieses Setting auf neu eingeladene Benutzer und neu erstellte Gesellschaften direkt angewendet wird. Diese Funktion dürfte im alltäglichen Ablauf eine eher untergeordnete Rolle spielen.

Nutzen Sie diesen Importweg, wenn Sie die Ansichten der Tabellen und Geschäftsobjekte anderen Benutzern dauerhaft bereitstellen möchten. Über den Button Importieren können alle Nutzer auf diese Standardansichten wieder zurücksetzen, wenn die Tabellenansichten verändert wurden. Werden hingegen Gesellschaftssettings übergeben, die Dokumentenlayouts oder Regeln für die Belegarbeitsliste enthalten, werden diese mit Klick auf Importieren erneut in die Anwendung geladen, so dass es zu Dubletten kommen kann.