Scopevisio Online Hilfe Teamwork-DMSTeamwork-Einstellungen und Uploader

Teamwork-Einstellungen und Uploader

Einstellungen

Unter Global > Systemadministration > System > DMS-Einstellungen bearbeiten können Sie folgende Einstellungen festlegen:

  1. Anmeldedaten Teamwork
    Über den Link Teamwork Weblogin öffnet sich die TEAMWORK Webseite in Ihrem Browser Loggen Sie sich mit Ihrem gewählten Teamwork-Passwort darin ein. Speichern Sie den Link in Ihren Favoriten, um Ihre Dateien über das Weblogin aufzurufen.
  2. Anwendungsverhalten bei Teamwork
    Tabellenexport versionieren
    Wenn Sie in Scopevisio mit der Export-Funktion eine Tabelle (bspw. die Kontaktübersicht) nach TEAMWORK exportieren, die dort bereits gespeichert ist, können Sie wählen, ob die neue Tabelle als neue Version gespeichert werden soll (die alte wird überschrieben, kann aber wiederhergestellt werden), oder ob sie als neues Dokument hinzugefügt werden soll.
    Dokumentenfreigabe
    Laden Sie selbst Belege aus Scopevisio zu TEAMWORK hoch, sind diese nur für Sie sichtbar. Möchten Sie einzelne Belege direkt für bestimmte Teams freigeben, lassen Sie sich den entsprechenden Dialog beim Upload anzeigen.
    Anhänge bei Kommentaren
    Hier entscheiden Sie, ob Sie Dokumente, die Sie an Kommentaren zu Ihren Kontakten anhängen, automatisch auch zu TEAMWORK hochladen möchten oder nicht. Dies ist insbesondere für den Fall relevant, dass Sie E-Mails automatisch als Kommentare am Kontakt speichern lassen und somit über diese Funktion entscheiden können, ob der E-Mail Anhang zu TEAMWORK übertragen werden soll.
    Belege direkt hochladen
    Wenn Sie Abrechnungsbelege (wie Rechnungen, Angebote etc.) als PDFs erstellen, können Sie diese bei der Erstellung über diese Einstellung gleichzeitig zu TEAMWORK hochladen. Als Uploader wird dann der Ersteller des Belegs in TEAMWORK angegeben.
    Belegstempel
    Hier wählen Sie, ob Sie Ihre Belege beim Upload zu TEAMWORK unverändert lassen oder ein Deckblatt bzw. einen Statusstempel hinzufügen möchten. Deckblatt und Statusstempel werden bei der nächsten Synchronisation, z. B. wenn eine Zahlung eingegangen ist, an den neuen Status angepasst.
    Automatische Belegsynchronisation
    Neben dem manuellen und dem direkten Upload externer Dateien können Sie Belege, die Sie in Scopevisio erstellt haben, automatisch synchronisieren. Um Mehrfach-Uploads zu vermeiden, kann nur ein Benutzer die automatische Synchronisation aktivieren. Wählen Sie hierzu die Option Unter meinem Namen synchronisieren. Es werden alle in Scopevisio erstellten PDFs (Angebote, Aufträge, Rechnungen usw.) zu TEAMWORK hochgeladen. Die automatische Synchronisation erfolgt alle 15 Minuten. Als Uploader der Dokumente wird in TEAMWORK der Benutzer angegeben, unter dessen Name synchronisiert wurde.
  3. E-Mails in TEAMWORK bereitstellen
    Wählen Sie aus, ob und in welcher Form E-Mails, die mit Kontakten oder Vorgängen verknüpft sind, in TEAMWORK bereitgestellt werden sollen.
  4. Benachrichtigungen
    Stellen Sie ein, ob Sie sofort per E-Mail benachrichtigt werden wollen, wenn eine neue Freigabe für Sie erfolgt ist, eine neue Version erstellt wurde oder einem Dokument ein Kommentar hinzugefügt wurde. Eine tägliche Zusammenfassung ist ebenfalls als E-Mail erhältlich.
  5. Überwachung von Eingangs-Sammlungen
    Aktivieren Sie diese Funktion im ersten Datenfeld. Im zweiten Datenfeld können Sie eine von Ihnen erstellte Sammlung auswählen, deren Inhalt in die Standardsammlung Eingangsrechnungen verschoben. Die so verschobenen Belege erscheinen in der Anwendung sowohl in der Belegarbeitsliste als auch unter dem Punkt Eingangsrechnungen und können dann verbucht werden.
  6. Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen
    Diese Funktion wird in den folgenden Abschnitten erklärt. 
 Perfekte Zusammenarbeit, jederzeit und überall

Uploader

Verknüpfen Sie TEAMWORK mit bis zu 10 Upload-Ordnern auf Ihrem PC. Alle Inhalte werden, sofern Sie Scopevisio geöffnet haben, umgehend zu TEAMWORK hochgeladen.

Legen Sie auf Ihrem Desktop oder anderen Ort auf C:\ einen neuen Ordner an und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen.

Sie können auch innerhalb des Ordners weitere Unterordner anlegen. Der Hauptordner wird in Teamwork als Sammlung angelegt, für jeden Unterordner wird innerhalb dieser Sammlung ein Ordner angelegt.

 

Wählen Sie im Menü Systemadministration > System > DMS-Einstellungen verwalten und scrollen Sie nach unten bis zum Punkt Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen. Hier können Sie bis zu zehn Ordner auf Ihrem Computer wählen, deren Inhalte Sie zu TEAMWORK hochladen oder von TEAMWORK herunterladen möchten.

  1. Ordner 1: Sie können bis zu 10 lokale Ordner mit TEAMWORK verbinden.
  2. Bezeichnung: Eigene, beliebige Bezeichnung für die Verknüpfung
  3. Status: Bei aktiv werden Dokumente hochgeladen, bei inaktiv nicht
  4. Lokaler Ordner / Verzeichnis: Der Pfad zum gewünschten Upload-Ordner auf Ihrer Festplatte. Er kann eingegeben oder über den Link Verzeichnis ändern eingestellt werden. Die Dokumente aus dem hier angegebenen Ordner werden automatisch in die im nächsten Feld bezeichnete TEAMWORK-Sammlung hochgeladen.
  5. Verbinden der Sammlung: Die Ziel-Sammlung in TEAMWORK. Sie kann eingegeben oder über den Link Sammlung auswählen eingestellt werden. Wenn Sie einen neuen Sammlungsnamen eingeben, wird die Sammlung angelegt.Die Dokumente aus dem im vorigen Feld angegebenen Ordner werden automatisch in diese TEAMWORK-Sammlung in einer Untersammlung namens Uploader hochgeladen.
  6. Dokumentenart: Wählen Sie die Dokumentenart. Einzelheiten siehe folgender Abschnitt.
  7. Verschieben in Sammlung: Nur für die Dokumentenart Downloader: Optionale Angabe der TEAMWORK-Sammlung, in die heruntergeladene Dokumente verschoben werden sollen. Dokumente, die über die Dokumentart Downloader von TEAMWORK heruntergeladen werden, werden gleichzeitig in die hier eingestellte Sammlung verschoben.
  8. Ausschluss-Liste: Hier tragen Sie Dateinamen oder -endungen ein, die sich in dem Upload Ordner befinden, aber nicht zu Teamwork hochgeladen werden sollen. Tragen Sie den vollständigen Dateinamen ein, um eine Datei auszuschließen (bspw. thumbs.db, DS_Store) und/oder - hinter einem Sternchen, die Endungen von Dateien (bspw. *.ini, *.csv). Geben Sie beliebig viele auszuschließende Dateien an und trennen Sie die Eingaben mit einem Komma.

Upload der Dateien

Nachdem Sie einen Ordner wie oben beschrieben angelegt haben, werden direkt nach dem Speichern dieser Einstellung  die Dokumente hochgeladen. So sieht der Ordner im Windows Explorer aus:

Upload der Dateien

…und so die Sammlung in TEAMWORK nach dem Hochladen der Dokumente:

Die Dokumente werden nur hochgeladen, wenn die Scopevisio-Anwendung des Benutzers geöffnet ist, der die Verknüpfung von TEAMWORK-Sammlung und lokalem Ordner erstellt hat. Sollte Ihr Scopevisio geschlossen sein, werden die Dokumente hochgeladen, sobald Sie sich in Ihrer Anwendung anmelden.

Verwendung der Dokumentenarten

Standarddokumente

Verknüpfen Sie einen Ordner Ihres PCs mit TEAMWORK über die Einstellung Standarddokumente. Dies ist die Grundeinstellung. Die im PC-Ordner enthaltenen Dokumente werden in die ausgewählte Sammlung hochgeladen, sobald Sie die Einstellung gespeichert haben. Die Dokumente verbleiben im angegebenen PC Ordner, alle Dokumente die Sie in Zukunft in dem Ordner ablegen werden sofort hochgeladen

Verwendung der Dokumentenarten

Standarddokumente (mit Hochgeladen-Ordner)

Sie können sich den Upload von Standarddokumenten auch so einrichten, dass bereits hochgeladene Dokumente auf Ihrem PC in einen automatisch angelegten Ordner namens _Hochgeladen verschoben werden. Sobald Sie sich mit Scopevisio verbinden, werden die Belege in die Belegarbeitsliste von Scopevisio hochgeladen und auf dem PC in einen (automatisch angelegten) Ordner _Hochgeladen verschoben.

Buchhaltungsbelege

Geben Sie die Einstellung Buchhaltungsbelege an, wenn Sie den Ordner auf dem PC lediglich ausschließlich zum Upload von Eingangsrechnungen verwenden möchten. Im Unterschied zu Standarddokumenten werden PDFs, die unter der Dokumentenart Buchhaltungsbelege hochgeladen werden, auch direkt in die Belegarbeitsliste hochgeladen. Von hier aus können die Belege dann einfach gebucht werden.

 

Geben Sie diesen Ordner als Zielordner für die eingescannten Dokumente Ihres Scanners ein.

Sobald Sie sich mit Scopevisio verbinden, werden die Belege in die Belegarbeitsliste von Scopevisio hochgeladen und auf dem PC in einen (automatisch angelegten) Ordner _Verarbeitet verschoben und das Präfix _Verarbeitet. Auf diese Weise kann es nicht passieren, dass Belege versehentlich doppelt hochgeladen werden.

Wenn Sie jetzt im Scopevisio Menü den Punkt Buchhaltung > Buchen > Belegarbeitsliste wählen, sehen Sie dort die hochgeladenen Belege. Von hier aus können sie manuell oder automatisiert weiterverarbeitet werden.

Downloader

Mit der Dokumentenart-Einstellung Downloader werden keine Dokumente vom PC zu TEAMWORK hochgeladen, sondern umgekehrt von TEAMWORK auf den PC heruntergeladen. Wie in den anderen Fällen verbinden Sie einen Ordner auf Ihrem lokalen PC mit einer TEAMWORK-Sammlung und speichern diese Einstellungen.

Dies ist die einzige Dokumentenart, bei der auch die folgende Einstellung Verschieben in Sammlung zum Tragen kommen kann. Hier können Sie (optional) eine Sammlung einstellen, in die Dokumente, die Sie auf Ihren PC heruntergeladen haben, anschließend in Teamwork verschoben werden. Auf diese Weise wissen Sie, was bereits heruntergeladen wurde, und versuchen nicht, die Dateien doppelt herunterzuladen.

 Mit diesen vier Einstellungen können Sie die perfekte Kommunikation zwischen Ihrem lokalen Computer oder mobilen Endgerät und Scopevisio TEAMWORK herstellen.