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Teamwork am Arbeitsplatz

Mit Scopevisio TEAMWORK-DMS verwalten Sie Dateien sowohl auf Ihrem PC als auch mobil vom Smartphone oder Tablet aus. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Vorteile von TEAMWORK optimal in Ihr Unternehmen integrieren können. Ihre Vorteile im Überblick: 

  • Laden Sie Ihre Dokumente am PC oder mobil von Ihrem Tablet oder Smartphone in die Cloud
  • Finden Sie hochgeladene Dokumente über die Volltextsuche
  • Intuitive Ordnung mit Dokumentsammlungen und Benutzergruppen
  • Synchronisieren Sie Ihre Dateien aus Windows-Ordnern
  • Dokumente und Sammlungen per Link teilen
  • Lizenzfreier Gastzugang
  • Abrechunungsbelege die in Scopevisio erstellt werden, werden automatisch zu TEAMWORK übertragen
  • Eingangsrechnungen die in TEAMWORK gespeichert werden, können automatisch in das Scopevisio Rechnungseingangsbuch übertragen werden
  • Mit der TEAMWORK App können Sie alle Funktionen auch unterwegs nutzen

Dokumente einfach hochladen

Wenn Sie TEAMWORK testen, laden Sie als Erstes einige Dateien von Ihrem Computer zu Teamwork. Klicken Sie im Scopevisio-Menü auf DMS Teamwork > Dokumente und öffnen Sie auf Ihrem Computer einen Ordner mit den entsprechenden Dateien. Jetzt markieren Sie einfach Dateien, ziehen sie mit der Maus auf die Arbeitsfläche von Scopevisio und lassen sie dort los.

Schon werden die Dokumente hochgeladen.

Dies ist nur ein Beispiel, wie Sie Dokumente zu TEAMWORK hochladen können. Es gibt auch die Möglichkeit, Dokumente über einen verknüpften Ordner auf Ihrem Computer mit TEAMWORK zu synchronisieren. Mehr darüber lesen Sie unter TEAMWORK-Einstellungen.

Dokumente einfach wiederfinden

Beim Hochladen läuft eine Volltexterkennung ab, die dafür sorgt, dass Sie später Ihre Dateien leicht wiederfinden können. Sie müssen sich lediglich an irgendeinen Inhalt oder Begriff aus dem Dokument erinnern. Das funktioniert nicht nur mit Office-Dateien, sonder auch mit PDFs und sogar mit Fotos!

Im vorangegangenen Beispiel wurde eine jpg-Datei nach TEAMWORK hochgeladen. Eine Suche nach dem Begriff „Cloud Computing“, eingegeben in die gelbe Suchleiste mit dem Lupensymbol, zeigt, dass der Begriff sogar auf einer grobkörnigen Zeitungsartikel-Kopie erkannt und das Dokument angezeigt wird.

Angenommen, Sie benötigen eine Grafik zum Thema Cloud Computing. Sobald Sie anfangen, den Begriff in die gelbe Suchzeile einzugeben, werden alle passenden Inhalte angezeigt, auch die als JPEG gespeicherte Grafik. Wenn Sie den Mauszeiger der Datei nähern, erscheint unten im Vorschaubild eine schwarze Leiste mit einem Lupensymbol. Fahren Sie über das Symbol, vergrößert sich das Vorschaubild.

Ansicht ändern

Sie können die Bildschirmdarstellung der Dokumente ändern. Oben rechts neben dem Anzeigebereich befindet sich ein Ansichten-Symbol. Klicken Sie darauf, so haben Sie die Wahl zwischen drei Ansichten: Bilder (die Kachelansicht), Tabelle oder Liste.

Tabellenansicht

Die Tabellenansicht zeigt viele Informationen, aber wenig Grafik. Hier können Sie weitere Datenspalten ein- oder ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und den Menüpunkt Spaltenauswahl anklicken.

 

Listenansicht

Die Listenansicht ist ein Kompromiss; sie zeigt eine Miniatur des Dokuments und einige Angaben dazu.

 

Dokumente bearbeiten und versionieren

Sie können ein Dokument das Sie in MS Office bearbeiten können, direkt aus TEAMWORK heraus z. B. in MS Word öffnen. Alle Änderungen die Sie vornehmen werden nach dem Abspeichern automatisch in TEAMWORK übertragen.

Hinweis: Mit dem Office Connector haben Sie eine noch bessere Anbindung der MS Office-Programme.

In der Kopfzeile sehen Sie, dass Scopevisio an den Dateinamen eine Zahlenkombination angefügt hat. Diese benötigt das Programm, um sich zu merken, welche Version des Dokuments Sie bearbeiten. Der Dateiname bleibt unverändert.

Das Dokument wird nach dem Abspeichern als neue Version in Scopevisio gespeichert.

Die Vorteile:

  1. Sie haben immer die aktuelle Version des Dokuments. Es kann Ihnen nicht mehr passieren, eine veraltete Version zu bearbeiten.
  2. Sie können die Vorgängerversion wiederherstellen, falls das nötig ist.
  3. Das Dokument liegt sicher im Cloud-Speicher und kann Ihnen nicht verlorengehen.
  4. Wenn Sie das Dokument als PDF in Teamwork ablegen, ist es sogar revisionssicher gespeichert, da PDFs unveränderlich sind. Das ist Ihr Weg zum papierlosen Büro.

Dokumente in Sammlungen organisieren

Wenn Sie wie oben beschrieben den Menüpunkt DMS Teamwork > Dokumente wählen, ändert sich am linken Bildschirmrand die Menüleiste. Sie zeigt jetzt Sammlungen an.

Diese Sammlungen sind ein Mittel, um Ihre Dateien nach Oberbegriffen geordnet anzuzeigen und Inhalte gezielt freizugeben. Wenn Sie auf eine Sammlung klicken, werden im Arbeitsbereich die darin enthaltenen Dateien angezeigt.

Unterschied zwischen Sammlungen und Ordnern

Auf den ersten Blick ähneln Sammlungen den vertrauten Ordnern oder Verzeichnissen.

Der Unterschied ist: Eine Datei, die in mehreren Sammlungen angezeigt wird, ist nur ein einziges Mal gespeichert. Nur die Verknüpfung auf das Dokument wird in den unterschiedlichen Sammlungen angezeigt. Durch einen Klick auf den Link Geschäftsbericht.docx in der Sammlung Marketing wird dasselbe Dokument geöffnet wie mit einem Klick auf den gleichen Link aus der Sammlung Jahresabschluss.

Somit arbeiten Sie und Ihre Mitarbeiter immer nur an einer "Master"-Version, während die älteren Versionen als Versionshistorie gespeichert bleiben.

In Ordnern hingegen sind die darin befindlichen Dateien physisch gespeichert. So kann ein Dokument z.B. in einem Windows-System viele Male vorhanden sein, wenn es in mehreren Ordnern liegt  mit allen negativen Folgen für die Zusammenarbeit und die Speicherauslastung.

Sammlungen erstellen

Sammlungen erstellen

Einige Sammlungen sind bereits ab Werk voreingestellt. Weitere können Sie selbst wie folgt erstellen:

  1. Wählen Sie im Menü DMS TEAMWORK > Dokumente.
  2. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Leiste Sammlungen klicken, öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie Sammlung erstellen, so wird Ihre neue Sammlung hinzugefügt; klicken Sie auf Untersammlung erstellen, so wird Ihre Sammlung als Untersammlung der jeweils markierten Sammlung angelegt.
  3. Beim Anlegen einer neuen Sammlung können Sie bestimmen, ob diese privat oder öffentlich sein soll. Anschließend wird Ihre Sammlung auf der gleichnamigen Leiste links auf dem Bildschirm angezeigt. 

Dokumente einer Sammlung hinzufügen

Hierzu verfahren Sie einfach, wie in Punkt 1 beschrieben, klicken allerdings vorher die Zielsammlung an, in die Ihre Dokumente hochgeladen werden sollen. Sobald Sie die Dateien im Anzeigefeld loslassen, werden sie in die Sammlung hochgeladen.

Sie können sie auch zunächst in Ihre Dokumente hochladen, indem Sie das Personensymbol oben im Sammlungsmenü auswählen. Unter dieser Sammlung sehen Sie alle Dokumente, auf die Sie Zugriff haben. Anschließend können Sie die Dokumente aus dieem Pool auf die relevanten Sammlungen verteilen.

Hinweis: Es ist auch möglich, Sammlungen mit Upload-Ordnern zu verknüpfen, um z. B. Kassenbelege oder Eingangsrechnungen direkt in die jeweiligen Kanäle zu leiten. Diese fortgeschrittene Funktion wird unter TEAMWORK mit lokalem Ordner verknüpfen - Der TEAMWORK Uploader und Belege per Ordner-Synchronisierung hochladen beschrieben.

Dokumente zwischen Sammlungen verschieben und kopieren

Um Dateien bzw. die Verknüpfung auf eine Datei von einer Sammlung in eine andere zu verschieben, markieren Sie sie in TEAMWORK, ziehen sie mit der Maus auf die gewünschte Sammlung und lassen die Maustaste dann los.

Um eine Datei bzw. die Verknüpfung in die andere Sammlung zu kopieren, sodass sie in der Ursprungssammlung erhalten bleiben, verfahren Sie ebenso, halten aber während des Vorgangs die STRG-Taste gedrückt.

Weitere Dateiaktionen

Ein Rechtsklick auf eine Datei in der Teamwork-Übersicht öffnet ein Kontextmenü mit vielen Optionen, die im Folgenden erläutert werden.


Bezugsobjekt öffnen:

Wurde ein Dokument über Scopevisio erstellt (bspw. eine Rechnung) und automatisch in Scopevisio hochgeladen bzw. über eine Anwendung in Scopevisio hochgeladen (bspw. ein Dokument, dass an einem Kontakt gespeichert wurde) ist diese Datei mit dem entsprechenden Bezugsobjekt verknüpft.Aus Teamwork heraus können Sie das Bezugsobjekt mit diesem Befehl geöffnet.

Dokumente (PDF) zusammenführen:

Markieren Sie zwei oder mehr PDF-Dateien. Wenn Sie diesen Befehl wählen, können Sie die Dokumente zu einem Einzigen zusammenfassen.

Als Zip-Archiv speichern / Als PDF speichern:

Mit diesen Optionen können Sie Dokumente auf Ihrem Computer im genannten Dateiformat speichern.

In PDF konvertieren:

Speichern Sie eine Text- oder Tabellenverarbeitungsdatei direkt als PDF-Datei in Teamwork ab.

Neue Version hochladen:

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen möchten, die neue Datei jedoch einen anderen Namen trägt, so dass die automatische Abfrage nicht greifen würde.

Kopieren:

Erstellt Kopien der markierten Dokumente und lädt sie unter dem Namen „Kopie von Dokumentname“ in TEAMWORK hoch.

Sperren:

Gesperrte Dokumente können zwar noch geteilt werden, aber nur zur Ansicht. Sie sind schreibgeschützt.

Freigaben und Sammlungen:

Diese Option öffnet ein Formular, in dem Sie bestimmen können, welche anderen Benutzer, Gruppen oder Sammlungen das Dokument verwenden dürfen.

Kommentare bearbeiten:

Schreiben oder bearbeiten Sie einen Kommentar zu einem Dokument.

Schlagwort hinzufügen:

Versehen Sie ein Dokument mit Schlagwörtern, um es in eine bestimmte Kategorie einzuordnen.

Externer Link:

Versenden Sie einen Link, mit dem auch externe Benutzer Zugriff auf das Dokument erhalten. Sie können den Zugriff mit einem Passwort oder einer selbst bestimmten Gültigkeitsdauer begrenzen und direkt aus dem Programm per E-Mail versenden.

Aufgabe erstellen:

Erstellen Sie eine Aufgabe, in der das gewählte Dokument im Geschäftsobjekt Dokumente hinterlegt ist.

Bezug:

Legen Sie einen Kontakt, eine Aufgabe oder ein Projekt als Bezugsobjekt für die Datei fest.

Dokumentinformationen:

Hier können Sie alle Informationen zu einem Dokument anzeigen, Kommentare verfassen, Seiten entnehmen oder frühere Versionen wiederherstellen. 

Weitere Dateiaktionen

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