Freigaben in Teamwork

In Teamwork können Sie Dokumente oder Sammlungen für Gruppen, Benutzer oder andere Sammlungen freigeben. Außerdem können Sie Dokumente per externem Link mit verschiedenen Berechtigungen versenden.

Freigabe von Dokumenten

Wählen Sie Teamwork DMS > Sammlungen und wählen Sie freizugebende Dokumente durch Klick oder (mehrere Dokumente) durch STRG+Klick aus.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Dokumente, um Freigaben für diese einrichten.

Freigaben einrichten

Sie können Dokumente an andere Benutzer, Sammlungen oder Benutzergruppen freigeben.

Das Fenster Freigaben und Sammlungen verwalten zeigt an,

  1. wie viele Dokumente freigegeben werden,
  2. in welcher Sammlung das Dokument liegt und
  3. wem es bereits freigegeben wurde (auch indirekte Freigaben werden angezeigt)
  4. Klicken Sie auf den Dreieckpfeil, um es für andere Personen, Gruppen oder Sammlungen freizugeben.
  5. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen und auf OK.

DMS-Teamwork > Dokumente

In der tabellarischen Übersicht der Dokumente zeigt die Spalte Sammlungsfreigaben die Anzahl der Sammlungsfreigaben des jeweiligen Dokumentes an. Im Tooltip werden die Sammlungen explizit aufgeführt.

Freigabe direkt beim Hochladen in Dokumente

Wenn Sie Dokumente im Geschäftsobjekt Dokumente eines Kontaktes, einer Aufgabe, eines Projektes usw. über den Upload-Button in Teamwork hochladen, öffnet sich der Bildschirm Sammlungen und Freigaben verwalten automatisch. So können Sie direkt beim Hochladen Freigaben erteilen.

Freigabe direkt beim Hochladen in Dokumente

Freigaben für Gruppen

Fassen Sie Benutzer zu Gruppen zusammen, um gezielt Dokumente freizugeben.

Gruppe erstellen

Über Systemadministration > DMS-Benutzergruppen verwalten können Sie Benutzergruppen anlegen.

Gruppe einrichten

Über Hinzufügen können Sie neue Gruppen erstellen und über Mitglied hinzufügen Mitglieder zu einer markierten Gruppe zuweisen.

Mitglieder hinzufügen

Im folgenden Fenster haken Sie die Gruppenmitglieder an und klicken auf Auswählen.

Freigaben für Sammlungen

In Sammlungen und Untersammlungen werden Dateien und Dokumente zusammengefasst, z. B. Angebote, Berichte, Belege oder Verträge. Auf diese Weise können Sie Ihre elektronische Ablage strukturieren und selektiv Freigaben für bestimmte Inhalte erteilen.  

Wie Sie Sammlungen einrichten, abonnieren und befüllen, erfahren Sie in den Abschnitten Dokumente in Sammlungen organisieren und folgende.

Freigabeeinstellungen aufrufen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine nicht-öffentliche Sammlung, um diese für ausgewählte Benutzer oder Gruppen freizugeben.

Freigaben einrichten

Sie können Sammlungen an andere Benutzer oder Benutzergruppen freigeben.

Das Fenster Freigaben und Sammlungen zeigt an,

  1. wie viele Sammlungen freigegeben werden und
  2. wem sie bereits freigegeben wurde (auch indirekte Freigaben werden angezeigt)
  3. Klicken Sie auf den Dreieckpfeil, um sie für andere Personen oder Gruppen freizugeben.
  4. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen und auf OK.

Sammlungen öffentlich setzen

Wenn Sie eine Sammlung anlegen, können Sie in einer Checkbox entscheiden, ob diese öffentlich oder privat sein soll. Entfernen Sie den Haken, ist die Sammlung öffentlich.

Vorhandene Sammlungen, auf die Sie entsprechenden Zugriff haben, können Sie wie folgt öffentlich setzen:

  1. Markieren Sie die Sammlung in der Leiste Sammlungen und klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an.
  2. Wählen Sie Sammlung öffentlich setzen.

Öffentliche Sammlungen einblenden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Sammlungen-Leiste und wählen Sie Öffentliche Sammlungen anzeigen.

Öffentliche Sammlungen einblenden

Öffentlicher Sammlung beitreten

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Sammlung und wählen Sie Öffentlicher Sammlung beitreten.

Tipp: Wenn Sie die Sammlung häufig benötigen und mit dem individuellen Menü Meine Sammlungen arbeiten, können Sie auch weiter unten den Befehl Meine Sammlungen anpassen verwenden.

Öffentlicher Sammlung beitreten

Sammlung zum Geschäftsobjekt Dokumente zuordnen

Sie haben die Möglichkeit, eine Sammlung direkt einer Aufgabe, einem Projekt oder einer Kontaktrolle zuzuordnen. Wählen Sie dazu im Geschäftsobjekt Dokumente eine Sammlung aus Teamwork.

Wenn dann Dokumente über das Geschäftsobjekt Dokumente in das betreffende Objekt hochgeladen werden, sind sie direkt mit der ausgewählten Sammlung verknüpft und erben deren Freigaben. Ändert man die Sammlung, kann entschieden werden, ob alle bereits freigegebenen Dokumente in die neue Sammlung mitgenommen werden sollen.

Wird die Sammlung entfernt, können die Dokumente wahlweise in der Sammlung verbleiben oder ebenfalls aus der Sammlung entfernt werden.

Sammlung zum Geschäftsobjekt Dokumente zuordnen

Wenn Sie ein Dokument mit jemandem teilen möchten, der kein TEAMWORK-Benutzer ist, oder es in z. B. in einem sozialen Netzwerk posten möchten, können Sie einen externen Link auf dieses Dokument erstellen.

Wenn Sie statt einer Sammlung oder eines Dokuments einen Link versenden, haben Sie mehrere Vorteile:

  • Sie können die Datei mit Personen teilen, die keine TEAMWORK-Benutzer sind.
  • Das Dokument liegt weiterhin sicher in Ihrem Cloudspeicher.
  • Das Dokument wird nicht dupliziert.
  • Das Risiko, dass ein Unbefugter auf die Daten zugreift oder Daten verlorengehen, wird minimiert, da Sie dem Link ein Verfallsdatum, eine Passwortanforderung und ein Download-Verbot mitgeben können.
  • Bearbeiter, z. B. Projektteams, können von unterschiedlichen Standorten darauf zugreifen.

Klicken Sie in TEAMWORK mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie aus dem Kontextmenü Externer Link.

  1. Legen Sie fest, welchen Zugriff die Empfänger haben sollen.
  2. Anschließend klicken Sie auf Links erstellen.
  3. Sobald der Link erstellt ist, können Sie ihn kopieren, um ihn zu posten.
  4. Oder Sie versenden ihn direkt aus der Scopevisio-Anwendung heraus per E-Mail.

Das funktioniert übrigens auch mit mehreren Dokumenten zugleich. Diese würden Sie in der Dokumentübersicht mit STRG+Klick markieren und dann wie oben beschrieben verfahren.

Externe Links

Freigabe-Einstellungen auf einen Blick erkennen

  1. Öffentliche Sammlung: Aktenstapel mit Auge
    Alle Benutzer können die Dokumente in der Sammlung sehen. Auf Wunsch können sie dieser Sammlung beitreten (sie abonnieren) und haben somit Zugriff auf alle Dateien darin.
  2. Geteilte Sammlung: Aktenstapel
    Die Dokumente sind für ihre Besitzer und für Benutzer, denen Zugriff erteilt wurde, sichtbar.
  3. Private Sammlung: Eingangskorb mit Vorhängeschloss
    Eine private Sammlung wird Außenstehenden nicht in der Auswahl angezeigt. die Sammlung und ihr Inhalt sind nur für den eingeloggten Benutzer sichtbar.

Untersammlungen sind Teil-Ansichten der übergeordneten Sammlung und erben daher deren Freigaben.

Freigabe-Einstellungen auf einen Blick erkennen

Dokumente sperren

Wenn Sie Eigentümer eines Dokuments sind, d. h. es angelegt oder zuerst hochgeladen haben, können Sie das Dokument sperren. Es kann dann von anderen Benutzern nur schreibgeschützt geöffnet oder geteilt werden. Niemand außer Ihnen kann das Dokument ändern oder versionieren.

Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste in der Teamwork-Übersicht auf das Dokument und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Sperren. Über dasselbe Kontextmenü können Sie das Dokument auch wieder entsperren.

Wenn Sie mit der Maus über eine Dokument-Ansicht fahren, zeigt eine schwarze Statusleiste an, ob dieses gesperrt ist (Vorhängeschloss-Symbol) oder nicht.

Dokumente sperren