Teamwork Weblogin

Teamwork Weblogin ist Ihr DMS im Browser.

Den  Teamwork Weblogin finden Sie unter https://auth.teamwork.scopevisio.com/weblogin.

Die Benutzeroberfläche

Im oberen rechten Bereich finden Sie Ihr Profil. Hier können Sie allgemeine Einstellungen (Profilbild, Sprache, Passwort) vornehmen und E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, die Ansicht ändern und zwischen verschiedenen Accounts wechseln (nur, wenn Sie über mehrere Accounts verfügen). (1)

Neben den Einstellungen befindet sich der Import-Reiter, über den Sie Dateien hochladen und den aktuellen Uploadstatus Ihrer Dokumente einsehen können. (2)

Zentral im Blickfeld steht die Suche, mit der Sie alle Dateien blitzschnell finden. (3) Mit unterschiedlichen Filtern können Sie Ihre Suche eingrenzen. Filtern Sie wahlweise nach Schlagwort, Dateityp, Dateiendung oder Zeitraum.

Auf der linken Seite können Sie zwischen Ihren persönlichen Sammlungen (4) und für Sie freigegebenen Sammlungen (5) wählen.

Auf der rechten Seite im oberen Bereich (6) sehen Sie alle Gruppen und alle Benutzer (7) der Instanz. Standardmäßig angelegt ist die Gruppe „Alle internen Benutzer“.

In der Mitte finden Sie alle Dokumente (Ihre eigenen und die für Sie freigegebenen Dokumente). (8)

Durch Klick auf das Logo in der linken oberen Ecke gelangen Sie stets zurück zur Übersicht Ihrer Dokumente.

So richten Sie Ihren Account ein

So richten Sie Ihren Account ein

Im rechten oberen Bereich finden Sie das Einstellungsmenü, das Sie mit einem Klick auf den Reiter Einstellungen aufrufen können. Über Kontoeinstellungen können Sie Ihre Anpassungen vornehmen.

Name

Wählen Sie hier den Namen für Ihren Account. Dieser Name erscheint in den Benachrichtigungs- und Einladungs-E-Mails.

Logo

Laden Sie hier Ihr Firmenlogo hoch. Es erscheint an Stelle des TEAMWORK-Logos links oben in Ihrer Anwendung.

Das Logo muss eine Grafikdatei (JPG, PNG) und sollte mindestens 160x50 Pixel groß sein.

Persönliche Einstellungen

Persönliche Einstellungen

In Ihren persönlichen Einstellungen können Sie ein eigenes Profilbild hochladen und die Sprache ändern.

Sollten Sie mehrere Mandanten nutzen, können einen Standard-Mandanten festlegen. Mit diesem Mandanten startet TEAMWORK, wenn Sie sich einloggen (die Einstellung erscheint nur, wenn ein Mandant noch nicht Standardmandant ist).

Zudem können Sie auswählen, welche Sammlung Ihnen nach dem Einloggen angezeigt werden soll.

Regeln einrichten

Regeln ermöglichen Ihnen das Einrichten von Dokumentprozessen. Eine Regel hat drei Elemente:

  • Ein Objekt, auf das sie angewendet wird (eine Sammlung)
  • Eine Bedingung, die erfüllt sein muss, damit die Regel aktiviert wird (ein neues Dokument wurde zur Sammlung hinzugefügt)
  • Ein Ergebnis, d. h. das, was die Regel mit dem Dokument tut (ein Schlagwort wird gesetzt).

Öffnen Sie den Tab Einstellungen und wählen Sie Regeln einrichten > Neue Regel anlegen.

Der Assistent leitet Sie durch die Erstellung einer neuen Regel, mit der Sie automatisiert Schlagworte an neu hochgeladene Dokumente vergeben können.

E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen

Wählen Sie aus, über welche Aktivitäten Sie direkt per E-Mail informiert werden möchten. Sie können diese Einstellungen jederzeit ändern.

Gruppen

Gruppen

Eine Gruppe ist eine Zusammenführung von mehreren Benutzern. Mit Gruppen können Sie Unternehmenseinheiten darstellen oder Ihre Firmenstruktur abbilden („Geschäftsführung“, „Marketing“, „Vertrieb“).

In der schon standardmäßig angelegten Gruppe Alle internen Benutzer befinden sich alle Administratoren und die internen Benutzer Ihrer Instanz.

Gruppen erstellen

Gruppen können ausschließlich von Administratoren erstellt werden.

Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf den NEUE GRUPPE-Button in der rechten grauen Spalte und vergeben Sie einen Namen (gegebenenfalls müssen Sie die graue Spalte etwas nach links ziehen, um den Bereich zu vergrößern, bis der NEUE GRUPPE-Button sichtbar wird).

Bestätigen Sie mit Enter.

Gruppen bearbeiten, umbenennen und löschen

Gruppen bearbeiten, umbenennen und löschen

Mit einem Klick auf die Gruppe können Sie Mitglieder hinzufügen und löschen, den Gruppennamen ändern und eine Gruppenfarbe auswählen.

Wenn Sie Benutzergruppen löschen, verlieren diese den Zugriff auf Dokumente, die mit der Gruppe geteilt sind.

Sie können auch die gesamte Gruppe löschen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Dokumente mit dieser Gruppe geteilt haben und die Gruppe löschen, verlieren alle Benutzer der Gruppe den Zugriff auf die Dokumente,.

Gruppen und Nutzer favorisieren

Wenn Sie Ihren Account mit vielen Nutzern zusammen verwenden, ist es hilfreich, häufig genutzte Kontakte oder Gruppen als Favoriten zu markieren.

Klicken Sie dazu einfach auf den Stern hinter dem jeweiligen Namen oder Gruppennamen. Ihre Favoriten erscheinen dann in der Liste ganz oben.

Protokollansicht

Protokollansicht

In der Protokollansicht werden die Aktivitäten aller Benutzer im Account dokumentiert. Klicken Sie auf den Ansicht ändern-Button unterhalb des Einstellungsmenüs und wählen Sie das Uhr-Icon aus, um in die Protokollansicht zu wechseln.

Die Protokollansicht bleibt so lange eingestellt, bis Sie wieder in eine andere Ansicht wechseln.

Folgende Aktivitäten werden in der Protokollansicht erfasst:

Ein Dokument wurde…

  • in eine Sammlung, die Ihnen freigegeben ist, hochgeladen
  • einer Sammlung, die Ihnen freigegeben ist, hinzugefügt
  • mit Ihnen geteilt
  • kommentiert bzw. es wurde ein Kommentar entfernt
  • mit einem Schlagwort versehen bzw. es wurde ein Schlagwort entfernt
  • geschützt

Es wurde…

  • eine neue Version hochgeladen
  • Ihnen die Freigabe auf ein Dokument entzogen

 

Protokoll für einzelne Dateien

Die Protokollansicht ist ebenfalls für einzelne Dokumente verfügbar.

Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie im sich öffnenden Vorschaufenster auf PROTOKOLL. Hier haben Sie alle Aktivitäten, die am Protokoll erfolgt sind, im Überblick.

Die Protokollfunktion kann unter bestimmten Bedingungen auch zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle genutzt werden. Sofern die Protokollfunktion zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern eingesetzt werden soll, weisen wir auf die gesetzlichen Bestimmungen des Betriebsverfassungsgesetzes sowie die einschlägigen Bestimmungen des Grundgesetzes und des Bundesdatenschutzgesetzes hin. Darüber hinaus können auch noch andere rechtliche Normen betroffen sein. Es obliegt der Sorgfaltspflicht des Anwenders, diese für den jeweiligen Anwendungsfall zu prüfen und den Einsatz nur im Einklang mit diesen Bestimmungen zu gewährleisten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht unterliegt der Einsatz der Vorabkontrolle nach § 4d Abs. 5 BDSG.

Dateiupload

Je mehr Speicherquellen genutzt werden, umso zeitraubender ist die Recherche nach Dokumenten. Die zentrale Speicherung in TEAMWORK setzt eine innovative Logik in Gang: TEAMWORK kommt ohne klassische Ordnerstrukturen aus. Dadurch kann jeder intuitiv und sofort mit der Anwendung arbeiten. Dokumente werden durch Zugriffsberechtigungen geteilt und nicht vervielfältigt. Jedes Dokument bleibt einmalig gespeichert, Bearbeitungsstand und -historie sind eindeutig.

Für den Datei-Import in TEAMWORK haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden beschrieben werden.

Upload einzelner Dateien

Klicken Sie auf den Import-Reiter und anschließend auf Datei hinzufügen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Datei aus. Sie wird in die Anwendung hochgeladen.

Upload per Drag and Drop

Wählen Sie die gewünschte/n Datei/en auf Ihrem Rechner aus und ziehen Sie sie auf die TEAMWORK Oberfläche. Sobald Sie die Dateien im Anzeigenfeld loslassen, werden sie hochgeladen (Funktion im Internet Explorer eingeschränkt verfügbar). Wenn Sie vorher auf der linken Seite eine Sammlung ausgewählt haben, werden die Dateien direkt in die Sammlung gespeichert und ggf. den berechtigten Nutzern freigegeben.

 

Zip-Dateien beim Upload entpacken

Wenn Sie beim Upload per Drag&Drop die Umschalt-Taste gedrückt halten, stehen Ihnen nach dem Ablegen der Dokumente weitere Optionen zur Verfügung.

So können Sie Dokumente direkt einer Sammlung hinzufügen und/oder Schlagwörter vergeben. Auch während des Upload-Vorgangs können Sie Sammlungen anlegen.

Ziehen Sie ein Datei-Archiv, wie z.B. eine zip-Datei, auf die Oberfläche, können Sie zudem auswählen, ob das Archiv direkt entpackt werden soll.

Upload-Status

Durch Klick auf den Import-Reiter erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Status und die Dateigröße Ihrer Dokumente. Die Prozentzahl zeigt den Fortschritt des Uploads an.

Nach dem vollständigen Upload beginnt die Verarbeitung. Ist diese abgeschlossen, können Sie die Dokumente weiter bearbeiten und nutzen.

Klicken Sie auf den Dateinamen, gelangen Sie direkt zu Ihrem hochgeladenen Dokument. Alle Dokumente durchlaufen beim Hochladen eine automatische OCR-Volltexterkennung. Bei größeren Dokumenten kann dies einige Sekunden dauern.

Dropbox Import

Sie können Dokumente aus Ihrer Dropbox in Ihr TEAMWORK importieren. Wählen Sie unter Quellen importieren den Menüpunkt Dropbox aus.

Beim ersten Zugriff werden Sie gebeten, den Zugriff auf Ihre Dropbox zu gestatten. Klicken Sie auf den Button Weiter zu Dropbox.

Geben Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Dropbox-Konto ein und klicken Sie auf Anmelden. Es öffnet sich ein Dialog-Fenster und Sie werden aufgefordert, TEAMWORK den Zugriff auf Ihre Dropbox zu gestatten.

Sollten Sie bereits in Ihren Dropbox-Account eingeloggt sein, gelangen Sie automatisch zum Dropbox-Import. Wählen Sie nun aus, welchen Ordner oder welche Dateien Sie importieren möchten. Setzen Sie bei AutoUpdate ein Häkchen, wenn Sie wünschen, dass die ausgewählten Dateien und Ordner automatisch nach neuen Versionen und Dateien durchsucht werden sollen. Diese Einstellung können Sie auch später anpassen oder ändern.

Klicken Sie auf Weiter.

Import teilen und verschlagworten

Zusätzlich können Sie Dateien und Dokumente mit Schlagwörtern versehen. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol, geben Sie das gewünschte Schlagwort ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Klicken Sie jetzt auf „Import starten“, um die Dokumente zu importieren. Mit einem Klick auf Upload-Status auf der linken Seite gelangen Sie in die Übersicht und können Ihre Uploads sehen.

Wenn Sie weitere Dateien aus Ihrer Dropbox importieren möchten, klicken Sie auf den Button Dropbox unterhalb von Bereits verbundene Quellen und wählen Sie weitere Dokumente importieren.

Über den Upload-Link können Ihnen auch Personen, die keine Benutzer in Ihrem Account sind, ganz einfach Dateien zur Verfügung stellen. Eine Registrierung ist hierfür nicht nötig.

Um einen Upload-Link einzurichten, klicken Sie auf den Import-Reiter und wählen Sie links im Menü den Punkt Upload Link. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie optional, ob die Dokumente nach dem Upload automatisch einer Sammlung hinzugefügt und/oder mit Schlagwörtern versehen werden sollen.

Klicken Sie auf Neuen Upload Link erstellen.

Details zu Ihrem Link finden Sie in der Übersicht. So können Sie jederzeit sehen, wie viele Daten bereits hochgeladen wurden, wie viel Speicherplatz belegt wurde und wie lange der Upload-Link noch gültig ist.

Hinweis: Die Gültigkeit des Upload-Links ist auf eine Woche begrenzt, die Dateigröße aller Dateien auf 2 GB pro Upload-Link und die Anzahl der Dateien auf 50.

 

Kopieren Sie den Upload-Link in die Zwischenablage und senden Sie ihn an die gewünschte Person. Diese kann nun einfach per Drag & Drop Dateien in der Anwendung ablegen. Diese werden automatisch in Ihren Account hochgeladen. Ist der Upload erfolgreich abgeschlossen, erscheint ein Hinweis und das Browserfenster kann geschlossen werden. Alternativ können weitere Dokumente hochgeladen werden.

Vorschau, Rechtsklick & Download

Je mehr Speicherquellen genutzt werden, umso zeitraubender ist die Recherche nach Dokumenten. Die zentrale Speicherung in TEAMWORK setzt eine innovative Logik in Gang: TEAMWORK kommt ohne klassische Ordnerstrukturen aus. Dadurch kann jeder intuitiv und sofort mit der Anwendung arbeiten. Dokumente werden durch Zugriffsberechtigungen geteilt und nicht vervielfältigt. Jedes Dokument bleibt einmalig gespeichert, Bearbeitungsstand und -historie sind eindeutig.

Vollbildvorschau

Vollbildvorschau

Mit einem Klick auf das Symbol Vollbild oder einem Doppelklick auf ein Dokument können Sie sich die Datei im Vollbildmodus ansehen. Ein Klick auf eine Datei öffnet die schnelle Voransicht. Wenn Sie mehrere Dokumente auswählen, sehen sie alle gewählten Dateien rechts in der Vorschau.

Nutzen Sie diese Ansicht beispielsweise für Präsentationen. Mit den Pfeilen, die in der Vollbildansicht angezeigt werden, können Sie sich durch die Dokumente klicken. Die Reihenfolge entspricht der gewählten Ansicht in der Dokumentenübersicht.

Rechtsklick-Kontextmenü

Rechtsklick-Kontextmenü

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken, können Sie kontextbezogen auf alle Dokumentaktionen zugreifen.

Dokumente herunterladen

Dokumente herunterladen

Sie möchten Dateien offline präsentieren oder bearbeiten?

Wählen Sie eine oder mehrere Dateien, die Sie herunterladen möchten, aus und klicken Sie im Vorschaufenster auf das Download-Symbol. Haben Sie mehrere Dateien ausgewählt, werden diese als Zip-Archiv heruntergeladen.

Dateien finden

Dateien finden

Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein. Die Suche startet mit dem ersten Buchstaben.

In der Anzeigeübersicht erscheint eine Auflistung aller Dokumente, die Ihre Suchbegriffe beinhalten. In den Vorschlägen werden Ihnen passende Begriffe angezeigt. So wird Ihre Suche noch schneller.

Durch die Volltexterkennung können Sie problemlos nach Textinhalten in all Ihren Dateien suchen.

Wählen Sie auf der linken Seite eine Sammlung aus, um Dokumente nur innerhalb dieser Sammlung zu suchen.

Filter

Filter

Ist Ihnen die Übersicht der Suchergebnisse zu lang, können Sie die Abfrage mit weiteren Suchbegriffen verfeinern. Über das Filtersymbol können Sie Ihre Suche eingrenzen. Filtern Sie wahlweise nach Dateityp, Dateiendung, Zeitraum oder Schlagwort.

Dokumentaktionen

Dateien umbenennen

Um ein Dokument umzubenennen, wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie im Vorschaufenster auf den Dateinamen. Nun können Sie den Namen des Dokuments ändern. Nach dem Speichern wird automatisch eine neue Version Ihrer Datei erstellt.

Dateien vor Veränderung schützen

Sie haben die Möglichkeit, Ihre eigenen Dokumente vor der Bearbeitung durch andere Benutzer zu schützen. Benutzer, mit denen die Dokumente geteilt sind, können dann nach wie vor darauf zugreifen (kommentieren und Schlagwörter vergeben), jedoch keine neue Version mehr hochladen.

Geschützte Dokumente werden durch ein Schlosssymbol neben dem Dateinamen gekennzeichnet. Den Schutz eines Dokuments können Sie jederzeit wieder aufheben, indem Sie auf das Schlosssymbol in der Menüleiste des Vorschaufensters klicken.

 

Dateien löschen

Über das Papierkorb-Symbol können Sie Ihre Dateien löschen. Nach dem Klick auf diesen Button haben Sie noch 30 Sekunden Zeit, den Löschvorgang rückgängig zu machen, bevor das Dokument unwiderruflich gelöscht wird.

Sie können nur die Dokumente löschen, deren Eigentümer Sie sind. Entfernen Sie ein Dokument, ohne dessen Eigentümer zu sein, entziehen Sie sich lediglich selbst die Freigabe des Dokuments, d. h. es wird Ihnen nicht mehr angezeigt.

Schlagwörter vergeben

Schlagwörter vergeben

Um Dateien noch schneller zu finden, können Sie sie mit Schlagwörtern versehen.

Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf „SCHLAGWÖRTER“. Klicken Sie auf das blaue „Plus“ und wählen Sie über den kleinen Pfeil ein Schlagwort aus der Liste aus oder vergeben Sie ein neues. Möchten Sie ein Schlagwort wieder entfernen, klicken Sie auf das X.

Sie können einer Datei beliebig viele Schlagwörter zuweisen. In der Auswahlliste sehen Sie nur Ihre eigenen Schlagwörter und Schlagwörter der für Sie freigegebenen Dateien.

Hinweis: Sie können über die Suche auch nach den vergebenen Schlagwörtern suchen. So finden Sie Ihre Dokumente noch einfacher!

Sammlungen

Private Sammlungen

Private Sammlungen

Sie können mehrere Dokumente mit dem gleichen Themenbezug zu einer Sammlung zusammenfassen. Sammlungen können Sie mit Personen oder Personengruppen teilen. Je nach Rechtevergabe können Ihre Mitbenutzer die Dateien bearbeiten oder nur lesen.

Um eine Sammlung zu erstellen, klicken Sie auf der linken Seite auf den Button Neue Sammlung.  Vergeben Sie einen Namen für Ihre neue Sammlung und bestätigen Sie mit Enter.

 

Dateien zu einer Sammlung hinzufügen

Dateien zu einer Sammlung hinzufügen

Markieren Sie Dokumente, die Sie zu einer Sammlung hinzufügen wollen und klicken Sie auf den Reiter Freigaben. Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Sammlung aus.

Alternativ: markieren Sie Dokumente, die Sie zu einer Sammlung hinzufügen wollen und ziehen Sie diese auf eine Sammlung. Die gewählte Sammlung wird zur besseren Sichtbarkeit orangefarben hinterlegt.

Sie können diese Aktion 30 Sekunden lang rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf das schwarze Infofeld oberhalb des Suchfensters.

Dokumente aus Sammlungen entfernen

Dokumente aus Sammlungen entfernen

Um ein Dokument aus einer Sammlung zu entfernen, klicken Sie auf das Dokument und wählen in der Menüleiste der Vorschau Freigaben aus.

Unter Sammlungen sind alle Sammlungen aufgelistet, in denen Ihr Dokument enthalten ist. Klicken Sie auf das X um ein Dokument aus einer Sammlung zu entfernen.

Sammlung herunterladen

Sammlung herunterladen

Öffnen Sie eine Sammlung und laden Sie alle Dateien der Sammlung auf Ihren PC, um sie offline verfügbar zu machen.

Sammlung veröffentlichen

Sammlung veröffentlichen

Sammlungen können öffentlich, das heißt für alle internen Benutzer und Administratoren eines Accounts sichtbar sein.

Um eine Sammlung öffentlich zu machen, rufen Sie sie auf, klicken rechts oben auf das Zahnradsymbol und setzen ein Häkchen bei Öffentliche Sammlung. Handelt es sich um eine private Sammlung, wechselt diese in Ihrer Ansicht aus dem Bereich der privaten in die geteilten Sammlungen. 

Öffentlicher Sammlung beitreten

Öffentlicher Sammlung beitreten

Benutzer können öffentlichen Sammlungen beitreten, sich also die Dokumente der Sammlung selbst freigeben.

Um einer öffentlichen Sammlung beizutreten, klicken Sie in der unteren linken Ecke Ihrer Anwendung auf „... und (ANZAHL) weitere“(1). Wählen Sie die Sammlung aus, der Sie sich freigeben möchten und klicken Sie auf Beitreten (2).

Die Sammlung finden Sie von nun an in Ihrer Ansicht unter Geteilte Sammlungen.

Hinweis: Nur interne Benutzer und Administratoren können öffentlichen Sammlungen beitreten.

Sammlung löschen

Sammlung löschen

Um eine Sammlung zu löschen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnrad-Symbol.

Klicken Sie hier auf Sammlung löschen. Sie sehen eine Meldung, die Sie nochmals bestätigen müssen, um Ihre Sammlung endgültig zu löschen.  

Die Dokumente in der Sammlung werden nicht gelöscht. Es wird nur der Zugriff der anderen Benutzer oder Gruppen, denen Sie die Sammlung freigegeben hatten, unterbunden.

Intelligente Sammlungen - gespeicherte Suchen

Verwenden Sie intelligente Sammlungen, um neu hinzukommende Dokumente, die bestimmten Kriterien entsprechen, der Sammlung automatisch zuzuordnen.

Intelligente Sammlung erstellen

Intelligente Sammlung erstellen

Geben Sie im Suchfeld einen beliebigen Begriff oder ein Schlagwort ein (1) und klicken Sie auf das Lesezeichen-Symbol links daneben (2). Ein Klick darauf öffnet ein Menü. Vergeben Sie dort den Namen für Ihre gespeicherte Suche. (3)

Ihre gespeicherte Suche

Ihre gespeicherte Suche

Ihre Suche ist jetzt als „intelligente Sammlung“ unter Ihren Sammlungen gespeichert. Sie erkennen gespeicherte Suchen am Lesezeichen-Symbol in der Liste Ihrer privaten Sammlungen.

Ihr Begriff und der gewählte Filter sind nun als Filterkriterien in der intelligenten Sammlung gespeichert. Neu hinzukommende/neu geteilte Dokumente, die Ihren Begriff enthalten und Ihrem Filter entsprechen, werden der intelligenten Sammlung ab sofort automatisch hinzufügt. Wenn Sie Parameter der Sammlung anpassen möchten, öffnen Sie die Suche und führen Sie die Änderungen im Suchfeld durch. Klicken Sie dann auf das Lesezeichen und wählen Sie Sammlung aktualisieren fertig!

Intelligente Sammlungen sind nur für Sie sichtbar. Sie können diese nicht mit anderen teilen.

Collaboration - Zusammenarbeit mit TEAMWORK

Freigabe mit einem Klick! Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Dokumente gezippt in einer E-Mail verschickt, auf USB-Sticks kopiert oder über FTP-Server bereitgestellt haben: Sie wählen die Dateien aus, den Empfänger oder eine Empfängergruppe fertig. Innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation.

Erstellen Sie einen externen Link auf eine Datei und der Empfänger kann direkt auf die Datei zugreifen und sie herunterladen. Wenn Sie möchten, auch geschützt durch ein Passwort.

 

Dokumente teilen über FREIGABE

Dokumente teilen über FREIGABE

Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf den FREIGABE-Reiter. Wählen Sie eine Gruppe oder die Personen aus, mit der oder denen Sie das Dokument teilen möchten. Hierzu klicken Sie auf das grau hinterlegte Plus-Symbol und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Gruppe oder Person aus.

Geben Sie alternativ eine E-Mail-Adresse an. Die betreffende Person erhält eine Einladung und kann sich als Gast für Ihren Account registrieren (nur für interne Benutzer und Administratoren möglich)!

Dateien teilen per Drag and Drop

Dateien teilen per Drag and Drop

Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien einfach auf das Profilbild eines Benutzers oder auf eine Gruppe, um die Dateien zu teilen.

Dateien teilen über Sammlungen

Dateien teilen über Sammlungen

Um eine Sammlung mit einem Benutzer oder einer Gruppe zu teilen, klicken Sie auf die Sammlung und anschließend rechts oben auf das Freigabe-Symbol. Setzen Sie ein Häkchen neben die Gruppe oder Person, der Sie die Sammlung freigeben möchten.

Freigaben entziehen (Dokument)

Freigaben entziehen (Dokument)

Um die Freigabe eines Dokuments zu entziehen, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf FREIGABEN. Mit einem Klick auf das kleine x hinter einem Benutzernamen oder einer Gruppe können Sie der jeweiligen Person oder der Gruppe die Freigabe des Dokuments wieder entziehen.

Sammlungsfreigabe entziehen

Sammlungsfreigabe entziehen

Um die Freigabe einer Sammlung zu entziehen, klicken Sie auf das Freigabe-Symbol und entfernen Sie im Menü die Häkchen bei den Gruppen oder Personen, denen Sie die Freigabe entziehen möchten.

 

Externe Links auf Dokumente und Sammlungen

Sie können ganz einfach einen Link auf ein Dokument oder eine Sammlung erstellen, den Sie per E-Mail versenden oder in sozialen Netzwerken teilen können.

Klicken Sie auf ein Dokument und wählen Sie im Vorschaufenster EXTERNER LINK aus. Klicken Sie auf Externen Link erstellen.

Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download des hinterlegten Dokuments zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen.

Die Auswahl treffen Sie durch Anklicken der jeweiligen Checkboxen.

Die Optionen des jeweiligen Links ändern sich automatisch und können auch nachträglich verändert werden. Der Link ändert sich nicht. Er verweist jeweils auf die aktuellste Version eines Dokuments.

Sie können den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen oder ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren.

Über die Einfügen-Funktion oder die Tastenkombination Strg + V können Sie den Link überall einfügen. So können Sie ihn zum Beispiel in sozialen Netzwerken posten.

Wenn Sie auf Per E-Mail versenden klicken, öffnet sich automatisch eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, in welche Ihr Link bereits eingefügt ist. Sie brauchen nun nur noch die E-Mail-Adresse der Person einzugeben, der Sie die Dateien freigeben möchten.

Der oder die Empfänger können das Dokument entsprechend der Berechtigungen nutzen.

Möchten Sie einen externen Link löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Link.

Externen Link auf eine Sammlung erstellen

Um einen externen Link auf eine Sammlung zu stellen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie rechts oben auf das Link-Symbol. Klicken Sie auf Externen Link erstellen.

Optionen für externe Links auf Sammlungen

Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download der Dateien zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen.

Die Auswahl treffen Sie durch Anklicken der jeweiligen Optionskästchen. Die Optionen des jeweiligen Links ändern sich automatisch und können auch nachträglich verändert werden. Der Link ändert sich nicht. Sie können den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen oder ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren.

Versionierung

Versionierung

Haben Sie Änderungen an einem Dokument vorgenommen, können Sie einfach eine neue Version Ihrer Datei hochladen. Sie haben jederzeit Zugriff auf die vorhergehenden Versionen, behalten aber immer den Überblick über die aktuellste Version.

Klicken Sie auf ein Dokument und wählen dann im Vorschaufenster VERSIONEN. Es öffnet sich eine Versionsübersicht der ausgewählten Datei.

  1. Klicken Sie auf den Button „Neue Version“, um eine neue Version Ihres Dokuments hochzuladen (Dokument auswählen > „Öffnen“).
  2. Um eine alte Version als aktuellste Version wiederherzustellen, klicken Sie einfach auf das „Aktualisierungs“-Symbol der gewünschten Version.
  3. Mit einem Klick auf das „Download“-Symbol können Sie die ausgewählte Version herunterladen.
  4. Klicken Sie auf das „Vorschau“-Symbol in der Versionsübersicht und Sie können sich die einzelnen Versionen anschauen.

Dokumente kommentieren

Dokumente kommentieren

Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, um einfach und schnell mit anderen Benutzern zu kommunizieren.

Klicken Sie auf ein Dokument und wählen anschließend im Vorschaufenster KOMMENTARE aus.

Schreiben Sie Ihre Notizen oder Anmerkungen in das Kommentarfeld und klicken Sie auf Absenden. Alle Berechtigten sehen nun die Kommentare zum Dokument. In der Kommentarhistorie können Sie sehen, zu welcher Version die Kommentare hinzugefügt wurden.

In Ihren E-Mail-Einstellungen können Sie angeben, ob Sie über neue Kommentare informiert werden möchten.

Ihre Kommentare können Sie auch nachträglich editieren oder löschen.

Klicken Sie dazu auf den Kommentar, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. Nutzen Sie dann das Stift-Symbol zum Editieren und das Papierkorb-Symbol, um Ihren Kommentar wieder zu löschen.

Audit Log

Audit Log

Personen, die Zugriff auf die Sammlung haben, müssen dem Auditing explizit zustimmen. Solange dies nicht geschehen ist, bzw. wenn das Auditing abgelehnt wurde, haben sie über die auditierte Sammlung keinen Zugriff auf die Dokumente in der Sammlung!

Sollten Ihre Mitarbeiter über die Scopevisio Anwendung auf TEAMWORK zugreifen, und Sie den Audit Log aktivieren, müssen die Mitarbeiter erst über den Weblogin zustimmen. Ansonsten bleibt der Zugriff in der Anwendung gesperrt.

Das Audit-Log ermöglicht es Ihnen, Aktionen, die innerhalb einer Sammlung stattfinden, aufzuzeichnen und ggfs. auszuwerten. Das Audit Log stellt übersichtlich dar, welche Aktionen innerhalb einer Sammlung durchgeführt werden.

Um die Audit-Funktion zu aktivieren, erstellen Sie eine neue Sammlung oder wählen Sie eine bestehende Sammlung aus.

Klicken Sie dann in den Sammlungs-Einstellungen auf Protokolliere Ansichten und Downloads von Dokumenten.

Klicken Sie im folgenden Dialog auf Sammlung jetzt auditieren.

Die Sammlung ist nun mit einem Kassetten-Symbol gekennzeichnet, das Ihnen zeigt, dass alle Ereignisse in dieser Sammlung „aufgezeichnet“ werden. Auf dieses Protokoll hat stets nur der Ersteller der Sammlung Zugriff.

Folgende Ereignisse in der Sammlung werden aufgezeichnet:

  • Datei-Upload
  • Datei-Download
  • Datei-Ansicht
  • neue Versionen
  • Kommentare
  • Schlagwörter
  • Freigaben

 

Auditierte Aktionen

 Auditierte Aktionen

Zusätzlich werden alle Dokumente, die sich in auditierten Sammlungen befinden, mit dem Kassetten-Symbol gekennzeichnet. So sehen Sie direkt in der Dateiübersicht, für welche Dokumente Aktionen aufgezeichnet werden Das Protokoll kann über Ansicht > Protokoll aufgerufen werden. Folgende Aktionen werden auditiert:

  • Ereignis: Beschreibung der durchgeführten Aktion z. B. der Upload einer Datei oder der Download einer Datei
  • Nutzername: Anzeige des Nutzers, der die Aktion durchgeführt hat
  • Datum und Zeit: Das genaue Datum und die Uhrzeit der Aktion werden angezeigt.
  • Dokumentenname: Der Name des Dokuments
  • Details: Hier sehen Sie die Details der Aktion, beispielsweise den Client für die Dateiansicht oder Schlagwörter und Kommentare

Mit einem Klick auf das Dreieck neben Ereignisse können Sie die Liste leicht filtern, sodass nur Daten nach bestimmten Kriterien angezeigt werden. Ebenso können Sie alle Ereignisse zeitlich eingrenzen. Eine Auswahl verschiedener Aktionen können Sie auch für jedes Dokument im Protokoll einsehen.