Zeiterfassung

Zeiten über den Kalender erfassen

Öffnen Sie Aktivitäten > Kalender.

  1. Über Symbole im Kalenderkopf können Sie zwischen der Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln.
  2. Filter erlauben Ihnen, einen Projektkalender aufzurufen und/oder den Kalender einer Person, eines Kontaktes oder einer Leistung anzuzeigen. So können Sie z. B. anzeigen, welche Zeiten Mitarbeiter xy auf eine bestimmte Leistung in einem bestimmten Projekt gebucht hat.
  3. Im Bereich Kalender können Sie Kalendereinträge zu Aufgaben, Projekten, offenen Posten oder Zeiteinträgen anzeigen.
  4. Um einen Zeiteintrag zu erstellen, ziehen Sie die Maus über den entsprechenden Zeitraum im Kalender und klicken mit der rechten Maustaste. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Neuer Eintrag am… und erstellen Sie den Zeiteintrag im Zeiteintrag-Formular, wie nachfolgend beschrieben.
  5. Der Zeiteintrag wird anschließend im Kalender angezeigt.

Tipp: Per Drag & Drop können Sie einen Termin auf eine andere Zeit verschieben. Wenn Sie dabei die STRG-Taste gedrückt halten, kopieren Sie den Termin auf die andere Zeit.

Kalender aus Kontakten, Projekten oder Aufgaben heraus öffnen

Hinweis: Im Bereich Kontakte, Projekte oder Aufgaben finden Sie zusätzlich ein Zeiteintragssymbol (1) und ein Kalendersymbol (2) am rechten Bildschirmrand. Wenn Sie darauf klicken, wird der zugehörige Kalender bzw. ein Zeiteintrag mit Bezug zu dem ausgewählten Objekt geöffnet.

Kalender aus Kontakten, Projekten oder Aufgaben heraus öffnen

Kontextmenü für Zeiteinträge

Wenn Sie im Kalender einen Zeiteintrag mit der rechten Maustaste anklicken, öffnet sich ein umfangreiches Kontextmenü.

Kontextmenü für Zeiteinträge
  • Zugehörige Aktivitäten, Kontakte, Mitarbeiter usw. können hier angesteuert werden.
  • Die Vermerke Durchgeführt und Abrechnungsfreigabe sind schnell erstellt.
  • Der Befehl Parallelisieren dupliziert den betreffenden Zeiteintrag, sodass Sie eine Kopie davon an eine andere Stelle im Kalender ziehen können.
  • Einen Termin teilen bedeutet, diesen bis zu dem angegebenen Zeitpunkt laufen zu lassen, dort zu unterbrechen (z. B. für eine Mittagspause oder einen eingeschobenen, anderen Termin) und danach wieder aufzunehmen.

Die meisten dieser Angaben können auch über das Zeiteintragformular gemacht werden, das Sie z. B. mit einem Doppelklick auf den Zeiteintrag öffnen

Das Zeiteintrag-Formular

Die folgende Nummerierung bezieht sich auf die Nummern in der Abbildung.

  1. Geben Sie eine Bezeichnung ein, unter der der Zeiteintrag im Kalender angezeigt wird.
  2. Geben Sie die Dauer des Zeiteintrags an.
  3. Setzen Sie einen Bezug zu einem Projekt und/oder einem Kontakt, einer Aufgabe, einem Auftrag und einer Leistung.
  4. Sie müssen eine Leistung angeben; nur dann kann der Zeiteintrag abgerechnet werden.
  5. Ist die Leistung fakturierbar, wählen Sie hier Ja.
  6. Üblicherweise erteilt der Projektmanager eine Abrechnungsfreigabe. In einem weiteren Feld wird angezeigt, ob die Leistung erbracht wurde. Zeiteinträge mit Abrechnungsfreigabe werden im Kalender mit einem Häkchen, Einträge mit dem Vermerk Durchgeführt mit einem grünen Rand angezeigt. Dies erleichtert die Erstellung der Projektabrechnung.
  7. Die Interne Notiz ist ein praktisches Tool, um besondere Hinweise einzufügen.
  8. Sie können passgenaue Berechtigungen für den Zugriff auf Zeiteinträge angeben.
Das Zeiteintrag-Formular

Leistungen für Zeitabrechnung kennzeichnen

Um Leistungen in die Zeitabrechnung übernehmen zu können, müssen sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Fakturierbarkeit
  • Zur Abrechnung freigegeben
  • Maßeinheit der Leistungen im Produktkatalog: Stunden oder Tage

Zusätzlich können Sie eine interne Notiz am Zeiteintrag hinterlassen.

Tipp: Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, ihre Zeiten immer auf Projekt oder einen Auftrag zu erfassen. Dann haben Sie eine exzellente Planungs- und Budgetierungsgrundlage und können auch z. B. den DB II von Projekten besser berechnen, weil auch die anrechenbaren, nicht-fakturierbaren Arbeitszeiten auf ein Projekt umgelegt werden.

Zwei Symbole erleichtern Ihnen darüber hinaus die Orientierung im Kalender (sie werden, wie nachfolgend gezeigt, auch durch Mouseover-Texte erläutert):

Sanduhr

Eine Sanduhr zeigt an, dass ein Zeiteintrag in eine Abrechnung übernommen wurde.

Sanduhr

Eurozeichen

Ein Eurozeichen zeigt an, dass ein Zeiteintrag bereits abgerechnet ist.

Eurozeichen

Private Termine und Abwesenheiten

Um einen privaten Termin oder einen Urlaub zu erfassen, machen Sie in den Feldern Mitarbeiter und Kontakt identische Angaben und geben als interne Notiz z. B. Urlaub, Arztbesuch o. ä. an. Für die Personaldisposition ist es wichtig, auch die Abwesenheiten darstellen zu können.

Private Termine und Abwesenheiten

Zeiterfassung mit Stoppuhr

Erfassen Sie Zeiteinträge mit einem Klick und pflegen Sie weitere notwendige Informationen später nach.

Diese Methode bietet sich z. B. dann an, wenn Sie Ihre aktuelle Arbeit für ein Telefonat unterbrechen müssen oder ein spontanes Kundengespräch erfassen möchten.

Haben Sie beim Start der Zeiterfassung über die Stoppuhr ein Formular mit einem Kontakt- oder Projektdetail geöffnet bzw. in der jeweiligen Übersicht markiert, wird der neue Zeiteintrag automatisch damit verknüpft.

Hinweis: Die Zeiteinträge müssen mindestens eine Minute lang sein.

Um den so erstellten Zeiteintrag zu bearbeiten, öffnen Sie ihn über Projekte > Zeiterfassung oder über den Kalender mit einem Doppelklick und tragen Sie benötigte Informationen wie etwa Leistungsbeschreibung oder Notizen nach.

Zeiterfassungslisten

Im Menü rufen Sie unter Projekte > Zeiterfassung die Zeiterfassungslisten auf. Hier werden alle Zeiteinträge, die Sie über die oben genannten Möglichleiten eingetragen haben, in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt.

Diese Listen können Sie nach Mitarbeiter, Projekt, Kontakt oder Leistung filtern. Im folgenden Beispiel wurde nach einem Projekt gefiltert, um die Abrechnung dieses Projekts gegenüber dem Kunden vorzubereiten.

Über den Button Neuen Eintrag hinzufügen können Sie einen Zeiteintrag erstellen. Zeiterfassungslisten-Einträge und Kalender-Einträge werden miteinander synchronisiert, sie stellen dasselbe Objekt dar, nur in unterschiedlicher Ansicht.

In den Zeiterfassungslisten können Sie Zeiteinträge nachträglich bearbeiten. Fehlt z. B. die Zuordnung zu einem Projekt oder Auftrag, weil der Mitarbeiter seine Zeit nicht richtig geschlüsselt hat, können Sie diese Zuordnung hier vornehmen. Wir empfehlen, die Spalten Durchgeführt, Abrechnungsfreigabe und Fakturierbar einzublenden.

Tipp: Nutzen Sie die praktische Massenbearbeitung um mehrere Zeiteinträge z.B. in einem Arbeitsschritt zu bestätigen. Markieren Sie alle gewünschten Einträge und bestätigen Sie einen dieser Einträge, alle anderen markierten Einträge werden nun auch bestätigt.

Einstellungen für die Zeiterfassung

Wählen Sie Projekte > Zeiterfassung > Symbol Weitere Funktionen / Zeiterfassungs-Einstellungen

 

Einstellungen für die Zeiterfassung

In den Zeiterfassungs-Einstellungen können Sie für die Anzeige der Zeiteinträge im Kalender Farben festlegen. Weiterhin können Sie den Anfang und das Ende Ihres Standard-Arbeitstages bestimmen. Legen Sie fest, wann ein Folgeeintrag beginnen soll und wie Zeiten, die mit der Stoppuhr erfasst wurden, gerundet werden sollen.