Aufträge

Hinweis: Wenn Sie mit Potenzialen arbeiten, können Sie einen Auftrag auch aus einem bestehenden Potenzial entwickeln. Wählen Sie Vertrieb > Potenziale, öffnen Sie das betreffende Potenzial mit einem Doppelklick und klicken Sie auf In Auftrag überführen.

Aufträge erstellen

Wählen Sie Abrechnung > Aufträge > Hinzufügen.

In den oberen beiden Geschäftsobjekten tragen Sie die Beschreibung und Angaben zum Auftrag ein. Namen, Projektbezeichnungen usw. werden direkt aus Ihrer Datenbank übernommen, sobald Sie die ersten Zeichen eingetippt haben.

Anschließend fügen Sie Auftragspositionen hinzu und füllen, soweit notwendig, die weiteren Registerkarten mit Abrechnungsdetails aus.

Registerkarten in Abrechnungsbelegen

Informationen zu den Belegen in Scopevisio ABRECHNUNG sind auf Reitern zusammengefasst. Die Reiter sind für alle Belegarten - Potenzial, Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift - identisch. Die darin enthaltenen Informationen werden jeweils aus dem Vorgängerbeleg genommen und im Laufe des Prozesses weiterentwickelt und angereichert.

Im Folgenden werden die Reiter anhand der Belegart Auftrag beschrieben.

Positionen

Auf der Registerkarte Positionen tragen Sie die Auftragspositionen ein. Dies ist die einzige Pflichtangabe; ohne Eingabe mindestens einer Position kann der Auftrag nicht gespeichert werden.

  1. Für weitere Auftragspositionen verwenden Sie den Button Hinzufügen.
  2. Markieren Sie eine Auftragsposition und Entfernen Sie sie. Der Button Duplizieren. spart Ihnen Erfassungsaufwand, wenn Sie mehrere ähnliche Positionen auflisten möchten.
  3. Über die Pfeiltasten können Sie die eine markierte Auftragsposition nach oben oder unten verschieben.
  4. Sobald Sie eine Menge angegeben haben, werden Nettopreis, Steuer und Bruttopreis berechnet. Dazu werden die im Produktkatalog und in den Stammdaten hinterlegten Angaben herangezogen (z. B. Rabatt und Steuersatz).
  5. Über den Button Vorlagen speichern Sie den ausgefüllten Auftrag zur Wiederverwendung als Vorlage. Oder, umgekehrt, Sie laden über diesen Button eine bereits gespeicherte Vorlage und sparen sich Erfassungsaufwand. Mehr dazu weiter unten.
  6. Versenden Sie den Auftrag, falls gewünscht. Der Button Versenden wird eher für Angebote und Rechnungen verwendet.
  7. Dieser Button ermöglicht Ihnen die Auswahl eines Beleglayouts.
  8. Hier können Sie den Auftrag in einen anderen Belegtyp überführen und dabei die erfassten Informationen mitnehmen. Zur Auswahl stehen: In Lieferschein überführen oder In Rechnung überführen.

Falls Sie die benötigten Produkte und Leistungen nicht in der Auswahlliste vorfinden, erfahren Sie unter folgendem Link, wie Sie Produkte und Leistungen anlegen können.

Spaltenauswahl

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Tabellenkopf um genau die Informationsspalten einzublenden, die Sie benötigen.

Spaltenauswahl

Vorlagen

Über den Button Vorlagen können Sie eine Vorlage für Ihren Beleg laden oder eine neue aus dem Beleg erstellen.

  1. Sie haben die Wahl, ob Sie bei Verwendung der Vorlage die gespeicherten Positionszeilen bzw. Belegtexte laden möchten oder nicht.
  2. Markieren Sie die zu verwendende Vorlage oder geben Sie der Vorlage einen Namen, falls Sie eine neue speichern.
  3. Die Positionen aus der Vorlage können gewählt oder abgewählt werden.
  4. Hier bestimmen Sie, ob Sie weitere Positionen hinzufügen oder die gemachten Angaben in Ihren Beleg übernehmen möchten.

Dokumentenlayouts / Beleglayouts

Wählen Sie den Button Dokumentenlayouts, um aus Ihrem Layoutkatalog das passende Layout auszuwählen.

  1. Wenn Sie ein Layout ausgewählt haben, können Sie dieses für zukünftige Aufträge als Standardlayout festlegen, indem Sie hier einen Haken setzen.
  2. Zeigen Sie die Tabelle der Layouts an oder inspizieren Sie die Vorschau des ausgewählten Layouts.
  3. Wie überall in Scopevisio können Sie die aufgelisteten Informationen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und andere Spalten auswählen.
  4. Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg mit dem ausgewählten Layout als Word-Datei und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
  5. Erzeugen Sie den Abrechnungsbeleg als PDF-Datei und und speichern Sie diese auf Ihrem Computer ab.
  6. Verwalten Sie Ihre Beleglayouts. Weiteres zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Beleglayouts.
  7. Über die Pfeiltaste rechts im Button Dokumentenlayouts können Sie andere Optionen auswählen, darunter Drucken oder Nachbearbeiten des Belegs oder Sofortzahlung, um direkt eine Kassenbewegung zu erfassen, falls der Kunde in diesem Stadium bereits eine Barzahlung leisten möchte.

Zahlung

Hier erfassen Sie die Zahlungsbedingungen für Ihren Auftrag. Dies tun Sie entweder individuell, indem Sie Werte eingeben, oder global, indem Sie den Link Zahlungsbedingungen verwenden und aus den hinterlegten Bedingungen Ihre Wahl treffen. Die Zahlungsbedingungen werden ins Formular übernommen, können aber darin noch individuell geändert werden.

Klicken Sie in das Feld Zahlungsart, um eine Zahlungsmethode auszuwählen.

Markieren Sie das Feld Auf exportiertem Beleg als bezahlt ausweisen, um auf dem Abrechnungsbeleg z.B. zu dokumentieren, dass der Kunde sofort per Kreditkarte bezahlt hat. Die Zahlung ist dann zwar erfolgt, aber noch nicht gebucht und auch noch nicht auf Ihrem Konto eingegangen.

Zahlungsbedingung auswählen

Unter dem Link Zahlungsbedingungen stehen ab Werk bereits viele gängige Zahlungsbedingungen zur Verfügung. Sie können individuelle Zahlungsbedingungen erstellen, indem Sie eine ähnliche Standardbedingung Duplizieren, abändern und unter einer neuen Bezeichnung speichern. Oder Sie klicken auf Hinzufügen, um eine Zahlungsbedingung von Grund auf neu zu definieren. Bedingungen, die nicht benötigt werden, können Sie Entfernen; dann wird die Liste übersichtlicher.

Mit einem Buttonklick können Sie eine ausgewählte Bedingung als Standard bei neuen Debitoren festlegen.

Hinweis: In den Stammdaten finden Sie die Zahlungsbedingungen unter der Überschrift Kontakte, weil sowohl Ihre eigenen Zahlungsbedingungen als auch die Ihrer Lieferanten darunter aufgelistet sind.

Zahlungsbedingung anlegen

Wählen Sie Vertrieb oder Abrechnung, öffnen Sie den betreffenden Beleg und klicken Sie auf der Registerkarte Zahlung auf den Zahlungsbedingungen.

Zahlungsbedingung anlegen

Versand

Tragen Sie hier die Versandarten ein. "Frei" ist voreingestellt. Mit Klick auf <neu...> können Sie weitere Versandarten hinzufügen.

Versandart hinzufügen

Wählen Sie Vertrieb oder Abrechnung > Beleg öffnen > Registerkarte Versand > <neu...>

Fügen Sie eine Versandart hinzu und hinterlegen Sie die Versandkosten. Diese Versandkosten werden anschließend auf die Rechnung gesetzt, wenn Sie die entsprechende Versandart auswählen.

Über den Link Spracheinstellungen können Sie Übersetzungen angeben, falls Sie Ihre Ware ins Ausland liefern möchten.

Versandart hinzufügen

Sobald Sie gespeichert haben, finden Sie die Versandkosten auf der Registerkarte Positionen wieder.

Anschrift

Standardmäßig wird als Versandanschrift die Hauptadresse des Kunden genommen. Es kann aber auch eine andere Adresse angegeben werden.

Belegtext

Hier können Sie festlegen, welcher Einleitungs- und Schlusstext auf Ihrem Abrechnungsbeleg ausgegeben wird. Sie können Textbausteine verwenden.

Wählen Sie Textbaustein einfügen oder Textbaustein ersetzen, um vorbereitete Texte ohne Erfassungsaufwand und Tippfehler in den Beleg einzufügen.

Textbaustein einfügen oder ersetzen

Wählen Sie Textbaustein einfügen, um das folgende Formular zu öffnen. Hier finden Sie vorbereitete Textbausteine.

  1. Markieren Sie einen Baustein und klicken Sie auf Einsetzen, um ihn an der Cursorposition in Ihren Beleg zu übernehmen.
  2. Oder wählen Sie Hinzufügen, um einen neuen Textbaustein zu formulieren.
  3. Wählen Sie den Link Fehlende Standard-Textbausteine..., wenn Sie versehentlich Standard-Textbausteine gelöscht haben, die Sie nun doch wieder benötigen. Die ab Werk eingestellten Textbausteine werden dann wieder hergestellt.

Dokumente

Zusätzlich zum Beleg können auch weitere Dokumente zu einem Abrechnungsvorgang oder Geschäftsvorfall gehören. Denkbar sind z. B. Verträge, Listen, Aufschlüsselungen, handschriftliche Notizen und vieles mehr. Diese Dokumente können Sie am Vorgang hinterlegen, indem Sie sie einfach aus einem lokalen Ordner auf das Feld Dokumente ziehen.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.

Belegfluss

Diese Registerkarte ist eine Art Vorgangsleiste in Langfassung. Hier sehen Sie, wie sich der Vertriebs- und Abrechnungsprozess über die verschiedenen Belegarten hinweg entwickelt hat. Zusätzliche Informationen können wie immer eingeblendet werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken und die benötigten Datenfelder anhaken. Über Verlinkungen sind weiterführende Angaben zugänglich, z. B. Projekt, Beleg, Kunde.

Haken Sie die Checkbox Belegpositionen anzeigen an, um die dem Beleg zugrunde liegenden Liefer- und Leistungsbestandteile zu sehen.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.

Ereignisse

Auf diese Registerkarte wird protokolliert, wer wann was im Rahmen des Geschäftsvorfalles unternommen hat. Der Button Anzeigen blendet detaillierte Informationen zur ausgewählten Aktion ein.

Hinweis: Das Finanzamt verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert, nachvollziehbar und verständlich ist (Stichwort GoBD). Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen.