Abschlagsrechnungen

Einleitung

In der Praxis kommt es häufig zu Anzahlungs- oder Abschlagsrechnungen. Diese müssen nicht immer direkt bei Ausstellung  der Umsatzversteuerung unterworfen werden, sondern oft erst bei Zahlungseingang. Auch die bilanzielle Darstellung ist eine andere, denn es handelt sich nicht um Erlöse.

Hier soll die Fakturierung und Buchung einer Leistung (Konzepterstellung) aus der Sicht des leistenden Unternehmens (Bilanz, Sollbesteuerung) betrachtet werden, für das ein Budget von 47.600 Euro brutto (40.000 netto) verhandelt wurde. Vereinbarungsgemäß soll zum 01.01.16 eine Abschlagrechnung über 11.900 Euro brutto gestellt werden. Nach Zahlungserhalt beginnt der Lieferant mit seinen Arbeiten. Für die Buchungen nutzen wir die sogenannte „Nettomethode“.

Benötigte Sachkonten

Zusätzlich zu den Standard-Erlöskonten (8400) sollen im Kontoplan noch die Konten 1710 und 1718 zur Verfügung stehen. Sie können diese ggf. aus dem Kontorahmen in den Kontenplan übernehmen.

Hinweis: Wie Sie Ihren Kontenplan individuell einrichten können, erfahren Sie hier.

Neues Konto hinzufügen

Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Kontenplan

Das Konto 1710 dient als Kopiervorlage. Sie benötigen jedoch für Ihr Anzahlungsprodukt ein Konto mit Umsatzsteuerausweis, damit dieser auch auf der Rechnung erscheint.

Über Kontenplan > Hinzufügen legen Sie das Konto 1711 an. Diesem weisen Sie den neuen Steuerschlüssel ABS19 zu, den Sie zuvor über Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Steuermatrix angelegt haben.

Hinweis: Die Checkbox fester Steuerschlüssel muss deaktiviert werden.

Steuerschlüssel ergänzen

Die fiktive Steuer wird auf Konto 1770 geleitet, damit sie nicht bei der USt-Verprobung stört.

Produkte

Bitte ändern Sie für die weiteren Schritte den Kontotyp der Konten 1711 und 1718 auf Erlöse um.

Produkte

Da die Konten weitgehend aus der Faktura heraus angesprochen werden sollen, benötigen Sie folgende Produkte.

Die Konten 1711 und 1718 werden den Produkten als manuelle Erlöskonten zugeordnet.

Nachdem Sie die Produkte gespeichert haben, ändern Sie bitte die Kontoart der beiden Anzahlungskonten wieder in Passiv.

Eigenen Nummernkreis erstellen

Stammdaten > Abrechnung > Abrechungskreise bearbeiten > Freier Nummerkreis

Es erleichtert die Arbeit, wenn Sie bei Zahlungseingang erkennen, ob eine Abschlagrechnung oder eine Schlussrechnung bezahlt wurde. Um die Abschlagrechnungen besser zu identifizieren, können Sie optional einen eigenen Nummernkreis anlegen.

Abschlagsrechnung erstellen

Beim Erstellen der Abschlagsrechnung verwenden Sie das zuvor angelegte Erlöskonto mit dem neuen Steuerschlüssel sowie den soeben erstellten, neuen Nummerkreis.

Nach dem Buchen der Abschlagrechnung taucht diese nicht in der USt.-Voranmeldung auf, denn weder das Konto 1711 noch der Steuerschlüssel ABS19 sind der USTVA zugewiesen

Weiteres Vorgehen bei Zahlung

Hier soll am 08.02. die Zahlung erfolgen. Erfreulicherweise zahlt der Kunde unter Angabe der Rechnungsnummer 16-V-0001, so dass der Scopevisio-Regelassistent die Zahlung der Rechnung zuordnet.

Da Sie eine Abschlagzahlung erhalten, ist diese bei Zahlungseingang der USt zu unterwerfen. Sie wechseln sofort zum Stapelbuchen und buchen um:

Das Konto 1718 (und der Schlüssel U19) werden standardmäßig in der USTVA angesprochen. Der Steuerausweis erfolgt korrekt im Voranmeldungszeitraum Februar.

Eine zweite Abschlagsrechnung

Aus Demonstrationsgründen soll am 01.07. eine zweite Abschlagsrechnung (16-V-0002) über 5.950 brutto gestellt werden. Diese bleibt jedoch bis zur Schlussrechnung unbezahlt.

Die Schlussrechnung

Durch die Schlussrechnung am 15.12.2016 weisen Sie die gesamten 40.000 Euro netto den Erlösen zu, auch die bisher als Verbindlichkeit ausgewiesene Zahlung. Prüfen Sie nochmals die erhaltenen Zahlungen.

Offene, nicht erhaltene Abschlagsrechnungen buchen wir nun wie unter 1.5 per Stapelbuchungsmaske von Konto 1711 auf Konto 1718 um. Dies gilt auch für offene Restbeträge aus Teilzahlungen. Auf dem Konto 1711 ist der Saldo aus dem Prozess danach null.

Die in Rechnung gestellten Teilabschläge reduzieren die Gesamtrechnung. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich, die Abschläge mit individuellen Texten zu versehen, das Produkt bleibt jedoch immer gleich.

Hierbei kann man sich am vorhandenen Beleglayout orientieren.

Hier zwei Beispiele: