Zeitabrechnung

Hinweis: Um die Funktion Zeitabrechnung nutzen zu können, benötigen Sie die Lizenz Scopevisio Projekte Enterprise Line.

Zeitabrechnung freischalten

Wählen Sie im Menü den Punkt Projekte > Zeitabrechnung.

Wenn der Punkt nicht angezeigt wird, verfahren Sie wie folgt:

  • Gehen Sie zu Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten.
  • Wählen Sie Firmen und Benutzer  alle Rechte und klicken Sie auf den Button Bearbeiten.
  • Schalten Sie ganz unten das Recht Zeitabrechnung ein, indem Sie die Stop-Zeichen per Klick in grüne Häkchen verwandeln.

Dann speichern Sie die Einstellung mit Klick auf das Diskettensymbol. Der Menüpunkt Zeitabrechnung wird jetzt angezeigt.

Zeitabrechnung freischalten

Einstellungen für die Zeitabrechnung

Wählen Sie Projekte > Zeitabrechnung.

Über das Symbol Weitere Funktionen können Sie aus dem Formular Zeitabrechnungen heraus Einstellungen für die Zeitabrechnung definieren.

Einstellungen für die Zeitabrechnung

So können Sie die Zeiteinträge z. B. auf eine Leistung verdichten. Das bedeutet, dass pro Leistung auf der Rechnung nur eine Zeile mit dem jeweiligen Gesamtbetrag ausgewiesen wird. Das macht die Rechnung übersichtlicher. Auf der Leistungsdokumentation hingegen werden die Zeiten vollständig aufgeschlüsselt.

Zeitabrechnung anlegen

  1. Wählen Sie Projekte > Zeitabrechnung und geben Sie an, für welches Projekt, welchen Mitarbeiter, welche Leistung, welchen Zeitraum usw. Sie eine Abrechnung erstellen möchten.
  2. Wenn Sie öfter eine bestimmte Liste benötigen, filtern Sie Ihre Zeiteinträge beispielsweise auf ein Projekt und speichern Sie sie als Zeiterfassungsliste. Um dies zu tun, wählen Sie den in der Abbildung markierten Button und geben Ihrer Liste einen Namen. Es werden in der Praxis häufig Zeiterfassungslisten für ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Person usw. angelegt. Die gespeicherte Zeiterfassungsliste finden Sie in Ihrem Arbeitsplatzmenü wieder. Dort können Sie sie jederzeit aufrufen und bearbeiten, ohne den Filter erneut einstellen zu müssen.
  3. Wenn Sie alle Kriterien eingegeben haben, klicken Sie auf Zeitabrechnung anlegen.

Zeitabrechnung anzeigen

Im unteren Teil des Formulars werden nun Ihre abgerechneten Zeiten angezeigt. Wie üblich können Sie Spalten ein- und ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und das Gewünschte anhaken (siehe Abbildung).

Markieren Sie einen oder mehrere Zeiteinträge und öffnen oder löschen Sie diese mithilfe der Buttons.

Zeiteinträge aus der Abrechnung herausnehmen

Wählen Sie den Link Ignorierte Einträge bearbeiten, um bestimmte Zeiteinträge aus der Abrechnung herauszunehmen oder wieder mit einzubeziehen.

Bei größeren Listen erscheint eine Statusmeldung "In Bearbeitung" und es werden fakturierbare, bestätigte Zeiteinträge für die Abrechnung aufgelistet.

Sollte die Fehlermeldung Ein Zeiteintrag wurde aufgrund einer fehlenden Zuordnung übersprungen erscheinen, kontrollieren Sie, ob diesen Zeiteinträgen auch eine Leistung mit der Einheit Stunden oder Tage zugewiesen wurde.

Zeiteinträge bearbeiten

Um einen Zeiteintrag zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf die entsprechende Zeile im Formular Zeitabrechnungen. Im folgenden Formular können Sie weitere Bearbeitungen vornehmen und dazu auch weitere Spalten einblenden.

Die Buttons unterhalb der Zeiteinträge ermöglichen Ihnen verschiedene Aktionen: Sie können ausgewählte Zeiteinträge entfernen, die Zeitabrechnung neu aufbauen (falls Sie etwas geändert haben), die Zeitabrechnung durchführen und Rechnungsdateien herunterladen.

Original-Zeiteintrag vs. Zeiteintrag

Hinweis: Sie haben z. B. die Spalten Original-Zeiteintrag und Zeiteintrag sowie Original-Menge und Menge zur Verfügung. Die Original-Angaben sind die, die der Mitarbeiter in Scopevisio erfasst hat. Die anderen Angaben sind die, die Sie auf der Rechnung ausweisen möchten.

Leistungsnachweis erstellen

Hinweis: Diese Funktion können Sie nur verwenden, wenn Sie ein Beleglayout für Leistungsnachweise hinterlegt haben. Dazu sehen Sie im folgenden Schritt einen kleinen Exkurs.

Wenn Ihre Abrechnungsdaten in Ordnung sind, klicken Sie auf den Button Zeitabrechnung durchführen.

Belegleyout für Leistungsnachweise hinterlegen

Wenn Sie nach dem Klick auf Zeitabrechnung durchführen die Meldung erhalten, dass ein entsprechendes Beleglayout fehlt, klicken Sie den Link in dieser Meldung an, um zur Liste der Dokumentenlayouts zu gelangen. Stellen Sie ein: Alle Dokumentenlayouts anzeigen. Wird ein Layout für Zeitabrechnung angezeigt, wählen Sie es mit einem Doppelklick aus. Ist kein entsprechendes Layout vorhanden, so fügen Sie eines hinzu, wie es im Kapitel Beleglayouts beschrieben ist.

Layout einstellen

Es öffnet sich das abgebildete Formular, in dem Sie Ihr Beleglayout für Leistungsnachweise einstellen. Speichern Sie Ihre Einstellung.

Zeitabrechnung durchführen

Sie haben ein Layout eingestellt und auf Zeitabrechnung durchführen geklickt. Scopevisio arbeitet einen kurzen Moment und zeigt Ihnen dann das folgende Formular mit einer Erfolgsmeldung.

  • Wenn Sie die Abrechnung noch ändern möchten, markieren Sie die entsprechende Rechnungszeile und wählen Rechnung bearbeiten.
  • Wenn die Abrechnung in Ordnung ist, wählen Sie Rechnungsdateien herunterladen.

Wichtig: Nur eine korrekte und vollständige Leistungsdokumentation gibt Ihnen die Gewähr, dass der Kunde die Rechnung nicht bemängeln und die Zahlung dadurch herausschieben oder verweigern kann. Diese Dokumentation liefert Ihnen Scopevisio „frei Haus“ geklickt!

Leistungsnachweis anzeigen

Wählen Sie den Link zum PDF mit dem Leistungsnachweis, um diesen zu überprüfen. Der Leistungsnachweis wird bei Rechnungsstellung an die Rechnung angehängt.

Rechnung erstellen

Klicken Sie auf Rechnung bearbeiten, um in die folgende Rechnungsansicht zu gelangen. Hier können Sie abschließende Angaben machen, z. B. eine Auslagenpauschale hinzufügen oder, einen Rechnungsbearbeiter, einen Debitorenbetreuer oder einen Hinweis eintragen.

Anschließend wählen Sie über den Button Dokumentenlayouts ein Layout aus oder klicken auf den schwarzen Pfeil neben dem Button und klicken auf Drucken.

Rechnung drucken

Wenn Sie auf Drucken klicken, werden die Rechnung und mit ihr die Leistungsdokumentation als zwei getrennte PDF-Dateien ausgegeben.

Rechnung drucken

Rechnung versenden

Wählen Sie Versenden, wird eine E-Mail mit diesen beiden PDFs im Anhang und Ihrem vorbereiteten Text ausgegeben (siehe Abbildung unten). In diesem Formular klicken Sie abermals auf Versenden.

Rechnung buchen

Anschließend können Sie die Rechnung im Rechnungsformular buchen.

Nachdem Sie auf Buchen geklickt haben, lassen sich die Rechnungspositionen nicht mehr bearbeiten. Die Rechnung taucht nun in Ihrer Offene-Posten-Liste Debitoren auf (im Menü unter Finanzen > Forderungen > Debitoren). Von dort aus kann sie buchhalterisch weiterverarbeitet werden.

Tipp: Stellen Sie Buchungsregeln ein, die Ihnen die Zuordnung von Zahlungeingängen zu offenen Posten und einen Teil der Buchungsarbeit abnehmen.