Benutzer und Berechtigungen

Wer in Scopevisio auf Daten und Funktionen zugreifen möchte, benötigt dazu Benutzerrechte.

Diese Benutzerrechte sind an Lizenzen und Profile geknüpft. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Benutzerrechte einrichten können.

Zugriff auf Benutzerverwaltung

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung.

Die Menüpunkte der Benutzerverwaltung werden im Folgenden erklärt.

Diese Option steht nur Benutzern zur Verfügung, die Administratorrechte haben.

Benutzer verwalten

Das Verwalten der Benutzer ist eine der zentralen administrativen Funktionen im System.

Benutzer werden einer oder mehreren Firmen zugeordnet und dem Benutzer sind wiederum Profile zugeordnet, in denen die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte definiert sind.

Wählen Sie Global > Systemadministration >  Benutzerverwaltung / Benutzer verwalten.

Im oberen Formularteil sehen Sie, wie viele Benutzer aktiv sind und wie viele Lizenzen zugewiesen und offen sind.

In der Tabelle darunter können Sie Benutzer Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen oder als Kontakt anlegen.

Die Benutzer werden einer Gesellschaft zugeordnet und bekommen ein oder mehrere Profile zugewiesen. In Benutzerprofilen werden Berechtigungen zusammengefasst, die der jeweilige Benutzer braucht, um auf die für ihn notwendigen Anwendungen und Funktionen zugreifen zu können.

Die angelegten Benutzer werden in verschiedenen Vorgängen (z. B. in der Aufgabenerstellung oder in den Abrechnungsbelegen) als Verantwortliche angeboten.

Stehen umgekehrt im Feld Verantwortlich Kontakte zur Auswahl, die dort nicht erwünscht sind (z. B. ehemalige Benutzer), rufen Sie diese über Kontakte > Personen auf. Der entsprechende Kontakt ist in der Spalte Aus Benutzerkontakt erzeugt mit einem grünen Haken versehen. Löschen Sie den Kontakt aus der Kontaktübersicht.

Lizenzen der Benutzer verwalten

In der Lizenzverwaltung erhalten Sie eine Übersicht über Ihre  verfügbaren und zugeordneten Lizenzen. In der editierbaren Tabelle können Sie bequem die Zuordnungen verwalten.

Lizenzen

Die Freigabe der Anwendung für Benutzer erfolgt über die erworbenen bzw. zum Test freigeschalteten Benutzerlizenzen. Sie können beliebig viele Benutzer anlegen und einladen. Erst wenn dem Benutzer eine entsprechende Lizenz zugeordnet wurde, kann er auf die Anwendung zugreifen.

Übersicht

Oberhalb der Tabelle werden die Anzahl der Lizenzen und deren Verfügbarkeit angezeigt.

Wenn Sie in der Tabelle Änderungen vornehmen, werden die Änderungen in der Übersicht rot angezeigt. Diese werden erst nach dem Speichern aktiv.

Lizenztabelle

In der Tabelle werden die einzelnen Lizenzen aufgelistet. Die Tabelle zeigt an, wann die jeweilige Lizenz abläuft und welchem Benutzer sie zugeordnet ist. Sie können direkt in der Tabelle die zugeordneten Benutzer ändern.

Die Scopevisio Anwendungen können nur mit entsprechender Lizenz genutzt werden.

Wenn Sie zu wenige Lizenzen haben, können Sie über einen Link bequem den Scopevisio Shop erreichen, um neue Lizenzen hinzu zu buchen.

Profile und Rechte der Benutzer verwalten

Lese- und Bearbeitungsrechte innerhalb der Anwendung werden zu Profilen zusammengefasst. Diese sind an unterschiedliche Funktionen und Rollen von Mitarbeitern im Unternehmen angepasst. Die Namen der Profile zeigen an, welche Berechtigungen mit ihnen verbunden sind. Mit einem Doppelklick auf den Tabelleneintrag öffnen Sie das Profil und können sehen, welche Funktionen mit diesem Profil freigeschaltet bzw. abgeschaltet werden können. So können Sie beispielsweise über das standardmäßig vergebene Profil CRM - alle Rechte den Zugriff der Mitbenutzer auf einzelne Objekte, z. B.  Angebote, unterbinden.

Duplizieren Sie ein Profil und ändern Sie es, anstatt ein Profil über Hinzufügen ganz von vorne zu gestalten. So können Sie z. B das Profil Finanzen - alle Rechte für verschiedene Mitarbeiter des Rechnungswesens anpassen.

Ein Profil definieren

Definieren Sie ein Benutzerprofil inklusive der zugehörigen Zugriffsrechte.

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  2. Geben Sie in Bezeichnung den Namen des neuen Profils ein,  z. B. Buchen.
  3. Bestimmen Sie über das Dropdown-Menü die übergeordnete Anwendung für das neue Profil.
  4. Legen Sie in der Tabelle fest, welche Rechte die Benutzer erhalten sollen, denen Sie das Profil zuweisen möchten.
    • Klicken Sie in der Spalte Anzeigen auf das Icon, wenn für das Formular Leserechte gelten sollen.
    • Klicken Sie in der Spalte Bearbeiten auf das Icon, wenn für das Formular Bearbeitungsrechte gelten sollen.
    • Über die Checkbox im Tabellenkopf können Sie automatisch alle Rechte aktivieren.
  5. Sichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie das Formular.
  6. Das Profil kann jetzt Benutzern zugewiesen werden.

Das Recht Bearbeiten schließt das Recht Anzeigen ein.

Duplizieren Sie ein vorhandenes Profil und verwenden Sie es als Vorlage für ein neues. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie ein bestehendes Profil nur punktuell verändern möchten. Markieren Sie in der Übersicht das Profil, das Sie duplizieren wollen und klicken Sie auf Duplizieren

Benutzern das Profil zuweisen

  1. Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten.
  2. Markieren Sie in der Benutzerübersicht den Benutzer, dem Sie ein neues Profil zuweisen möchten.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Klicken Sie in der Gruppe Benutzerprofile auf Hinzufügen.
    • Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe die Anwendung, die dem Benutzer zugeordnet werden soll.
    • Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe das Profil, das der Benutzer in der Firma erhalten soll.
    • Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe die Gesellschaft, in der das Recht gelten soll.
  5. Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, sind die Änderungen sofort wirksam.

Rechte kopieren

Der Link Rechte von Benutzer kopieren gibt Ihnen die Möglichkeit, dieselben Rechte mit wenigen Handgriffen an mehrere Benutzer zu vergeben.

Ein Profil entfernen

Es können nur Profile gelöscht werden, die keinem Benutzer mehr zugewiesen sind.

Unter Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten sehen Sie in der Spalte Zuweisungen, ob dies der Fall ist. Wenn noch Zuweisungen existieren, klicken Sie auf den entsprechenden Link, um diese anzuzeigen, und heben die Zuweisung auf.

Anschließend markieren Sie das betreffende Profil und klicken auf Entfernen.

Ein Profil entfernen

Änderungsprotokoll der Berechtigungen

Änderungen an Benutzerprofilen und an Benutzerzuweisungen werden in einer separaten Tabelle festgehalten. Dieses Protokoll umfasst das Anlegen, Ändern und Löschen von Benutzerprofilen sowie das Zuweisen eines Profils und die Aufhebung einer solchen Zuweisung.

Ein solches Protokoll kann für die Verfahrensdokumentation nach GoBD eine wichtige Grundlage sein.

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten und klicken Sie auf den Doppelpfeil Weitere Aktionen, um die Funktion Änderungshistorie anzeigen zu erreichen.