PROJEKTE2GO

BELEGE2GO ist die mobile App für die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater bzw. die Kassenführung und Belegsicherung mithilfe von mobilen Geräten. Das Belegportal ist im Prinzip dieselbe Anwendung, wird aber im Scopevisio Client ausgeführt, d. h. in der Regel auf einem Büro-Computer.

Berechtigungen für PROJEKTE2GO

Notwendige Lizenzen

Die Lizenz PROJEKTE2GO ist für Scopevisio Business und Enterprise verfügbar und kann extra als Produkt im Shop gekauft werden. Mit dieser Lizenz ist Einloggen in PROJEKTE2GO möglich.

Notwendige Profile

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte, um den Benutzern von PROJEKTE2GO entsprechende Rechte zu geben.

Hier können Sie nach Bedarf Benutzerprofile auswählen, zuweisen und bearbeiten. Oder Sie legen neue an, z. B. indem Sie ein vorhandenes Profil duplizieren und entsprechend abändern. 

PROJEKTE2GO starten

Sie erreichen PROJEKTE2GO unter folgendem Link: PROJEKTE2GO starten.

Anmelden

In Ihrem Browser öffnet sich ein Anmeldebildschirm. Dort wählen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein.

Anmelden

Tab Zeiterfassung

Die App öffnet sich auf dem Tab Zeiterfassung. Hier können Sie Folgendes tun:

Tab Zeiterfassung

Zeiteinträge

  1. Der Tab Zeiterfassung ist ausgewählt, die übrigen Tabs werden in den folgenden Kapiteln erklärt.
  2. Die Funktion Zeiteinträge ist ausgewählt.
  3. Filter erlauben das Filtern der Zeiteinträge nach bestimmten Kriterien, z. B. Projekt oder Mitarbeiter.
  4. Legen Sie einen neuen Zeiteintrag an, geben Sie einen Eintrag zur Abrechnung frei oder wählen Sie ein Zeitintervall.
  5. Sehen Sie, zu welchem Bezugsobjekt, z. B. Projekt, der Zeiteintrag gehört und öffnen Sie das Bezugsobjekt über den Link.
  6. Sehen Sie, ob die Arbeit durchgeführt und zur Abrechnung freigegeben wurde.
  7. Über den Aktionsbutton kontaktieren Sie den Auftraggeber oder legen eine Aufgabe an.
  8. Ein Klick auf das Uhrsymbol startet die in den Einstellungen festgelegte Funktion, z. B. einen Zeiteintrag oder die Zeiterfassung mittels Stoppuhr
Zeiteinträge

Zeiteintrag anlegen

Über den Button Neu legen Sie einen neuen Zeiteintrag an.

Die folgende Abbildung zeigt einen vollständigen Eintrag, mit Zuordnung zu einem Projekt und einer Aufgabe sowie den Vermerken Fakturierbar, Durchgeführt und Abrechnungsfreigabe.

Es müssen nicht alle Angaben ausgefüllt werden.

Zeiteintrag anlegen

Speichern Sie Ihren Zeiteintrag über das Diskettensymbol. Er wird dann in der Übersicht der Zeiteinträge wie folgt angezeigt. Beachten Sie wie der Eintrag als durchgeführt und freigegeben markiert wurde.

Zeitintervall

Wählen Sie den Button Zeitintervall, um Einträge für einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen.

Schalten Sie den gewählten Zeitraum auf aktiv.

Es stehen Shortcuts zur Verfügung, um z. B. Zeiteinträge für letzte Woche oder letzten Monat anzuzeigen. Wenn Sie die Einträge darüber hinaus nach Leistung oder Projekt gefiltert haben, können Sie auf diese Weise z. B. eine Zeitabrechnung vorbereiten.

Zeitintervall

Kalender

  1. Schalten Sie die Ansicht auf Tag, Woche oder Monat.
  2. Zeiteinträge bekommen einen blauen Haken, wenn sie durchgeführt und einen grünen Haken, wenn sie zur Abrechnung freigegeben sind.
  3. Aufgaben werden standardmäßig um 8 Uhr des Fälligkeitstages in blau angezeigt.
  4. Über die Filter können Sie nach Mitarbeiter, Projekt usw. filtern. Das bedeutet, Sie können sich z. B. einen Projektkalender anzeigen lassen.
  5. Hier blenden Sie die untere Button-Leiste ein oder aus.
Kalender

Übersichten

Zeigen Sie Übersichten der Zeiteinträge an. Diese können Sie nach Zeiten, Kontakten, Projekten, Aufträgen, Leistungen und Aufgaben anzeigen.

Wie gewohnt können Sie die Übersichten durch Filtereinstellungen und Angabe des Zeitraums einengen.

Übersichten

Tab Kontakte

Der Tab Kontakte ist Ihr mobiles Kontaktmanagement. Sie haben die üblichen Filtermöglichkeiten und können Kontakte über den Button Neu anlegen.

Das Uhrsymbol ermöglicht Ihnen, Zeiten auf Kontakte zu erfassen.

Tab Kontakte

Tab Projekte

Der Tab Projekte öffnet sich mit der Funktion Projekte.

  1. Über das Uhrsymbol können Sie Zeiten auf dem betreffenden Projekt erfassen.
  2. Der Filter und das Suchfeld ermöglichen Ihnen, die Ansicht anzupassen.
  3. Tippen Sie auf ein Projekt um zur nachfolgend beschriebenen Detailansicht zu gelangen.
  4. Blättern Sie in der Projektansicht.
Tab Projekte

Detailansicht

Tippen Sie auf ein Projekt, um den folgenden Bildschirm zu öffnen.

  1. Die Tab-Leiste öffnet sich auf dem Tab der Projekt-Details. Weitere Tabs geben Zugriff auf mit dem Projekt verbundene Aufträge, Aktivitäten (aufgegliedert in Aufgaben und Zeiteinträge) und Kommunikation (aufgegliedert in Dokumente, E-Mails und Kommentare).
  2. Ein Kalendersymbol  öffnet Ihren zugehörigen Projektkalender.
  3. Das Uhrsymbol für Zeiteinträge ist überall präsent.
  4. Ein- und ausklappbare Abschnitte (Geschäftsobjekte) strukturieren Ihre Datenbasis.
Detailansicht

Aufträge

Der Tab Aufträge zeigt Ihre Aufträge an. Dies geschieht wieder mit den gewohnten Filtermöglichkeiten, der Option, Zeiten auf Aufträge zu erfassen, einem Aktionsbutton für weitere Aktivitäten und Verlinkungen für den Drill-Down zu verbundenen Informationen.

Aufträge

Tab Aktivitäten

Aufgaben

Hier finden Sie Ihr mobiles Aufgabenmanagement. Sie haben die üblichen Filtermöglichkeiten und können Aufgaben über den Button Neu anlegen.

  1. Filtern Sie Ihre Aufgaben
  2. Legen Sie eine neue Aufgabe an.
  3. Löschen Sie eine markierte Aufgabe.
  4. Gelangen Sie über die Verlinkungen zu verbundenen Informationen.
  5. Erfassen Sie Zeiten auf Aufgaben.
Aufgaben

Journal

Unter dieser Funktion finden Sie das Aktivitätenjournal, das Aktivitäten in Scopevisio nachvollziehbar macht. Dies kann insbesondere für die Dokumentation gegenüber internen oder externen Stakeholdern (Betriebsprüfer) wichtig sein.

Journal

Tab Scopen

Dieser Tab gibt Ihnen Zugriff auf die leistungsfähige Scopevisio-weite Suchfunktion Scopen sowie auf das Dokumentenmanagementsystem Teamwork.

Tab Scopen

Einstellungen

Unter dem Einstellungssymbol ("Zahnradsymbol") können Sie die Gesellschaft wechseln, falls Sie mehrere Gesellschaften in Ihrer Scopevisio-Instanz betreiben.

Außerdem können Sie Einstellungen festlegen, sich abmelden und Support-Informationen erreichen.

Unter Einstellungen finden Sie folgende Möglichkeiten:

  1. E-Mails automatisch an die persönliche E-Mail-Adresse senden.
  2. Festlegen, auf welcher Seite sich die App öffnen soll.
  3. Ihr Passwort ändern.
  4. Festlegen, was beim Klicken auf die Stoppuhr geschehen soll.
  5. Angeben, wie Aufgaben und Projekte im Kalender angezeigt werden sollen.