Suchen in Teamwork

Teamwork bedeutet Finden statt Suchen. Damit das noch besser funktioniert, finden Sie hier wichtige Hinweise dazu, wie die Teamwork-Suche funktioniert.

Suchleiste und Sortierung

Wählen Sie DMS Teamwork > Dokumente und klicken Sie eventuell, soweit nötig oder gewünscht, eine Sammlung an.

Der Name der Sammlung erscheint dann in der gelben Suchleiste oberhalb der Dokumentliste und es werden nur die in der Sammlung befindlichen Dokumente aufgeführt. Durch Eingabe eines Suchbegriffs in der gelben Leiste können Sie gezielt nach Inhalten suchen.

Im Feld Sortiert nach können Sie einstellen, ob die gefundenen Ergebnisse nach Relevanz, Aktualität oder alphabetisch sortiert werden sollen.

Dokumentfilter

In Teamwork haben Sie die Möglichkeit, gezielt nach Dokumenten zu suchen, die mit einem Kontakt, einem Projekt oder einer Aufgabe verknüpft sind. Oberhalb der Dokumentübersicht befindet sich Dokumentfilter, in dem Sie die notwendigen Angaben machen können.

  1. Wählen Sie im Feld Bezug aus, ob das Bezugsobjekt ein Kontakt, ein Projekt oder eine Aufgabe ist.
  2. Sie können auch einen Zusätzlichen Bezug eingeben, z. B. eine Aufgabe im Rahmen eines Projekts.
  3. Als Bezugsobjekt geben Sie den Namen des Bezugsobjekts ein Im unten abgebildeten Beispiel ist es ein Projekt. Die anschließende Suche bezieht sich nur auf Dokumente, die diesem Projekt zugeordnet sind.
  4. Zusätzlich wird im Dokumentfilter ein Schlagwortfilter angeboten, in dem alle verfügbaren Schlagwörter mit Checkboxen zum Abhaken angeboten werden.
Dokumentfilter

Was wird gespeichert?

Beim Hochladen in Teamwork werden die Dokumente einer Volltexterkennung unterzogen. Das bedeutet: Ihr Inhalt wird gescannt und mit einem Index versehen. Teamwork erkennt den Inhalt von PDFs ebenso wie den von Textdokumenten. Mit den Textdaten werden der Autor, der Dateiname und eventuelle Tags gespeichert. Außerdem speichert Teamwork Metadaten über den Dokumentinhalt. Alle diese Daten stehen für die Suche zur Verfügung.

Welche Techniken verwendet die Suche?

  1. Wortstammbildung: konjugierte oder deklinierte Formen werden auf die Grundform des Verbs oder Substantivs zurückgeführt.
  2. Präfixgenerierung: Ab dem ersten Buchstaben werden die dazu passenden Begriffe in den Ergebnissen angezeigt.
  3. Exakte Übereinstimmung: Es werden nur Ergebnisse geliefert, die mit der Eingabe im Suchfeld exakt übereinstimmen. Das gilt insbesondere auch für Suchbegriffe, in denen Wörter durch Bindestriche oder Unterstriche getrennt werden.
  4. Keine Zeichfolgen mit Anführungszeichen: Anders als z. B. bei Google werden keine exakten Wortfolgen dadurch wiedergefunden, dass sie in Anführungszeichen gesetzt werden. Diese Methode liefert in Teamwork keine Ergebnisse.

Welche Suchmethoden gibt es?

Ab dem ersten eingegebenen Zeichen beginnt Teamwork seinen Datenbestand mit der Eingabe abzugleichen. Werden mehrere Begriffe eingegeben, liefert die Suche nur Ergebnisse, in denen beide Begriffe auftreten, aber nicht unbedingt im Zusammenhang.

Per Voreinstellung werden die Suchergebnisse nach Relevanz sortiert. Doch woran orientiert sich die Relevanz?

  • Je mehr Textfelder dem Suchbegriff entsprechen, desto höher ist die Relevanz.
  • Die Textfelder haben eine unterschiedliche „Wichtigkeit“; die Priorität ist wie folgt:
  1. Dateiname
  2. Uploader und Besitzer des Dokuments
  3. Sharer (Person, die das Dokument geteilt hat)
  4. Tags und Metadaten, z. B. Schlagwörter
  5. Titel und Autor
  6. Volltext