Der Einrichtungsassistent

Im Einrichtungsassistent hinterlegen Sie Schritt für Schritt alle Daten, die Sie für Ihre Arbeit mit Scopevisio benötigen. Nur die gelben Felder sind Pflichtfelder, alle anderen können Sie auch später noch ausfüllen. Für eine professionelle Arbeit ist es allerdings sinnvoll, möglichst alle Angaben zu hinterlegen.

Dieser Artikel beschreibt alle Abschnitte des Einrichtungsassistenten für den maximalen Funktionsumfang, d. h. Scopevisio Enterprise Suite. Je nach Ihrer gebuchten Line und Ihren Anwendungen hat der Einrichtungsassistent nicht alle hier gezeigten Abschnitte.

Assistent - die Startseite

Hier beginnt die Ersteinrichtung von Scopevisio. Wenn Sie Ihre Gesellschaft jetzt gleich vollständig einrichten möchten, sollten Sie folgende Unterlagen bereithalten:

  • Gesellschaftsadresse, -telefonnummer und -faxnummer
  • Ihre Hausbankverbindung(en)
  • Ihre E-Mail Zugangsdaten
  • Steuernummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID)

Sollten Sie einige der Angaben noch nicht direkt eingeben können, können Sie die Einrichtungsschritte jederzeit wiederholen und die fehlenden Felder ausfüllen.

Gesellschaft

  1. Ihr Logo können Sie mit der Maus von einem anderen Speicherort auf diese Fläche ziehen oder hochladen.
  2. Geben Sie Ihre Gesellschaftsdaten ein.
  3. Über die kleinen Pluszeichen können Sie weitere Elemente hinzufügen, z. B. weitere Ansprechpartner oder (unter Kommunikation) weitere Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
  4. Hier können Sie andere Bezeichnungen für "Kunde" und "Projekt" angeben, falls in Ihrer Branche oder Firma etwas Anderes üblich ist, z. B. statt der Bezeichnung Kunde "Mandant" und statt der Bezeichnung Projekt "Fall" oder Patient, Akte usw.

Benutzer

Geben Sie in dieses Formular Ihre Benutzerdaten ein. Diese werden im Scopevisio Kontaktmanagement hinterlegt und können von anderen Benutzern eingesehen werden.

Kontaktprofil

Klicken Sie auf das Gesellschaftssymbol, um Ihr Foto in die Anwendung hochzuladen.

Adresse

Geben Sie Ihre Adresse ein. Klicken Sie auf die Adressbezeichnung in der eckigen Klammer, um weitere Adressen, wie Liefer- oder Rechnungsadresse anzugeben.

Kommunikation

Tragen Sie hier Ihre E-Mail Adresse und Ihre Telefon- bzw. Faxnummern Ihrer Gesellschaft ein. Über die Plus-Symbole können Sie weitere Telefonnummern hinzufügen.

Angaben zur Person und Notizen

Hinterlegen Sie hier bei Bedarf weitere Informationen zu Ihrer Gesellschaft.

Letzte Änderungen

Hier erhalten Sie in allen Einrichtungsschritten eine Aufstellung über Zeitpunkt und Urheber von Änderungen der eingegebenen Daten.

Betriebsdaten

Angaben zur Besteuerung

Wählen Sie Ihr zuständiges Finanzamt und geben Sie Ihre Steuernummer sowie Umsatzsteuernummer ein.

Eigene Hausbanken

Geben Sie hier Ihre Bankverbindung ein. Über das Pluszeichen können Sie weitere Bankverbindungen hinzufügen. Bestimmen Sie, welche Bank Sie für den Lastschrifteinzug verwenden. Um ein Sach- und ein Transitkonto einzugeben, ist es erforderlich, dass zuerst unter dem Einrichtungsschritt Finanzen ein Standardkontenrahmen eingegeben wird.

Beschreibung

Nutzen Sie dieses Feld, wenn Sie noch weitere Informationen zu Ihren Betriebsdaten hinterlegen möchten.

Letzte Änderungen

Hier erhalten Sie in allen Einrichtungsschritten eine Aufstellung über Zeitpunkt und Urheber von Änderungen der eingegebenen Daten.

Kommunikation

E-Mail Benachrichtigung

Lassen Sie sich per E-Mail an Ihre hinterlegte E-Mail Adresse über neue Ereignisse informieren. Bestimmen Sie, in welchem Intervall und zu welcher Art von Ereignis Sie benachrichtigt werden möchten.

Korrespondenz-E-Mails

Über Ihre persönliche E-Mail Adresse (1) werden Belege wie Eingangsrechnungen oder Informationen zu Ihren Kontakten in die Anwendung gesendet und dort an entsprechender Stelle gespeichert.

Vergeben Sie einen leicht zu merkenden Alias. Kopieren Sie die Adresse über den Kopierbutton und fügen Sie sie in Ihr E-Mail-Programm (z. B. Outlook) ein. Anschließend können Sie E-Mails, die Sie in Scopevisio speichern möchten, an diese Adresse schicken - eventuell per BCC.

Aus Sicherheitsgründen akzeptiert Scopevisio nur eine beschränkte Anzahl E-Mail-Adressen als Absender. Tragen Sie bei Bedarf bis zu fünf zusätzliche Erlaubte E-Mail-Adressen ein (z.B. Ihre private E-Mail Adresse, eine E-Mail-Adresse eines externen Call Centers), von denen Sie E-Mails an die Anwendung schicken möchten.

Scopevisio-E-Mails

Hinterlegen Sie die Daten des Servers Ihres Mail-Clients. So wird Ihre Geschäfts-E-Mail-Adresse als Absender-Adresse der Belege angezeigt, die Sie aus der Anwendung heraus versenden.

Hinweis: Pro Firma kann eine E-Mail Adresse eingerichtet werden.

  • Wenn Sie einen öffentlichen Webmail-Dienst verwenden (z.B. GMX, Web.de T-Online oder Google Mail), dann können Sie die Zugangsdaten automatisch ermitteln.
  • Tragen Sie Ihre Absender-E-Mail Adresse und einen Absendernamen in die entsprechenden Felder ein.
  • Klicken Sie auf den Button Automatisch konfigurieren.
  • Die SMTP-Server-Einstellungen werden von der Anwendung abgerufen und eingetragen.
  • Tragen Sie nun das Passwort Ihres E-Mail Postfachs ein.
  • Sie können die Einstellungen überprüfen, indem Sie eine Test E-Mail versenden.

Hinweis: Sollte die automatische Konfiguration fehlschlagen, können Sie den SMTP Server auch manuell einrichten. 

 

SMTP-Zugangsdaten ermitteln

Sollte die automatische Konfiguration nicht funktionieren, so finden Sie die SMTP-Zugangsdaten auf der Website Ihres E-Mail-Anbieters. 

Übersicht über SMTP-Zugangsdaten populärer E-Mailanbieter finden Sie unter http://www.patshaping.de/hilfen_ta/pop3_smtp.htm.

Wenn Sie in Ihrer Firma einen eigenen E-Mailserver verwenden (z.B. Microsoft Exchange, Lotus Domino oder Sendmail), dann erfragen Sie die SMTP-Zugangsdaten bei Ihrem Administrator. Voraussetzung für das Versenden von E-Mails mit Scopevisio ist, dass bei Ihrem E-Mailserver "SMTP Relaying" aktiviert ist.

Um zu prüfen, ob die von Ihnen eingegebenen Zugangsdaten korrekt sind, können Sie abschließend eine Test-E-Mail (durch Klick auf den gleichnamigen Button) versenden.

Teamwork

Mit dem Dokumentenmanagementsystem DMS Teamwork nutzen Sie alle Vorteile die Ihnen die Cloud zu bieten hat. Arbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitern jederzeit und überall in Teams zusammen und tauschen Sie über Teamwork Dokumente aus - auch solche, die Sie nicht in Scopevisio erstellt haben.

Auf diesem Formular legen Sie Ihre Einstellungen für den Teamwork-Zugang fest.

Anmeldedaten Teamwork

Klicken Sie auf den Button Zugangsdaten testen, um zu prüfen, ob Ihr Teamwork-Webzugang funktioniert.

Teamwork Weblogin

Über diesen Link öffnet sich die Teamwork Webseite in Ihrem Browser, in die Sie sich mit Ihrem gewählten Passwort einloggen können und über die Sie auch von Ihrem Tablet aus Zugriff auf alle Dokumente haben.

 Anwendungsverhalten bei Teamwork

  • Tabellenexport versionieren Alle Tabellen in Scopevisio, die Sie zuvor über die Exportfunktion gespeichert haben, können Sie in Teamwork hinterlegen. Bestimmen Sie, ob Sie beim wiederholten Upload gleicher Inhalte eine neue Version des bestehenden Dokuments oder ein neues Dokument hinzufügen möchten.
  • Dokumentenfreigabe Laden Sie manuell Belege aus Scopeviso zu Teamwork hoch, sind diese nur für Sie sichtbar. Möchten Sie einzelne Belege direkt für bestimmte Teams freigeben, lassen Sie sich den entsprechenden Dialog beim Upload anzeigen.

Anhänge bei Kommentaren

Hier entscheiden Sie, ob Dokumente, die Sie an Kommentare zu Ihren Kontakten hängen, automatisch zu Teamwork hochgeladen werden oder nicht.

Belegstempel

Wählen Sie, ob Sie Ihre Belege beim Upload zu Teamwork unverändert lassen möchten oder ein Deckblatt bzw. einen Statusstempel hinzufügen möchten.

Automatische Belegsynchronisation

Neben dem manuellen Upload externer Dateien, können Sie Belege, die Sie in Scopevisio erstellt haben automatisch synchronisieren. Um Mehrfachuploads zu vermeiden, kann nur ein Benutzer die automatische Synchronisation aktivieren. Wählen Sie hierzu die Option ‚Unter meinem Namen synchronisieren‘. Es werden alle in Scopevisio erstellten PDFs (Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc.) zu Teamwork hochgeladen. Die automatische Synchronisation erfolgt alle 15 Minuten.

Externer Link Dokumentenlayout

Wählen Sie hier ein Layout für den Versand von Dokumenten-Links aus Scopevisio heraus.

Standardsammlungen Hier legen Sie fest, ob Dokumente automatisch in Standardsammlungen freigegeben werden oder nicht. Das bedeutet z. B., dass Dokumente, die Sie an eine Aufgabe oder einen Kontakt anhängen, in der Standardsammlung Aufgaben oder Kontakte für andere Benutzer sichtbar sind bzw. freigegeben werden.

Mein Teamwork-Profil

Sobald in Teamwork Benutzergruppen angelegt worden sind, werden unter dem Link Gruppen die Teamwork-Gruppen angezeigt, denen Sie angehören.

Abrechnung

Die Angaben der Rubrik Abrechnung sind wichtig für Ihre Abrechnungsbelege. Sie werden automatisch übernommen, wenn Sie in Scopevisio Potenziale, Angebote, Aufträge, Rechnungen usw. erstellen.

Mengen und Preise

Legen Sie fest wie viele Nachkommastellen für Produktmengen und -preise in  Ihren Abrechnungsbelegen angegeben werden sollen und ob Preisangaben als netto oder brutto angezeigt werden sollen.

Die Angabe unter dem Punkt Mengenberechnung ist relevant für die Überführung von Aufträgen in Rechnungen.

Abrechnung und Finanzen

Normalerweise wird der Zahlungsstatus automatisch über die Finanzbuchhaltung ermittelt.

Geben Sie unter dem Punkt Verkaufsdokumente an, ob Sie Ihre Ausgangsrechnungen auf ein Conto-pro-Diverse buchen oder für jeden Rechnungsempfänger ein eigenes Debitorenkonto anlegen möchten.

Finanzen

Einrichtung des Kontenrahmens

Bestimmen Sie hier Ihren Kontenrahmen. Aufgrund der unter dem Punkt Gesellschaft angegebenen Rechtsform und Branche wird Ihnen ein passender Kontenrahmen empfohlen. Im Zweifelsfall vergewissern Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater, ob der Kontenrahmen der richtige ist, denn wenn er einmal eingerichtet wurde, lässt er sich später nicht mehr ändern.

Digitales Belegwesen

Belege, z. B. Eingangsrechnungen, können Sie scannen und per E-Mail an Scopevisio senden, um sie in der Software zu buchen.

Mithilfe vorbereiteter Deckblätter, die Sie über den markierten Link herunterladen können, werden die einzelnen Belege voneinander unterschieden. Der OCR-Scan erkennt die Deckblätter und teilt eine große PDF-Datei wieder in die einzelnen Belege auf. In der Belegarbeitsliste wird die Belegart vermerkt.

Mein Geschäftsjahr

Wählen Sie das Geschäftsjahr, in dem Sie mit Ihren Buchungen beginnen möchten.

Banking

Konfiguration des Zahlungsverkehrs

Wählen Sie, ab wie vielen Posten Sie für Ihre Zahlungen automatisch Avise erstellen möchten. Diese können Sie z. B. an den Empfänger der Zahlung versenden.

Über die Dropdown-Menüs bestimmen Sie, was der Verwendungszwecks Ihrer Zahlungen enthält.

Eigene Hausbanken

Tragen Sie hier Ihre Hausbank und (über das kleine Plussymbol) eventuelle weitere Bankverbindungen ein. Markieren Sie mit der Maus das Konto, das Sie für Lastschrifteinzug verwenden möchten und klicken Sie auf den Button.

Hinweis: Ein Sach- und ein Transitkonto können Sie erst eintragen, wenn Sie einen Kontenrahmen gewählt haben.

Einstellungen

Meine Scopevisio2Go-Apps

Wenn Sie unsere mobilen Apps verwenden, können Sie sich über diese Buttons einen Link auf die Apps zusenden lassen. Mit diesem Link können Sie die Apps einfach auf Ihrem Smartphone oder Tablet aufrufen.

Verhalten beim Schließen

Wir empfehlen, dass Sie Formulare mit Bestätigung schließen. Dies verhindert, dass Sie versehentlich nicht gespeicherte Eingaben löschen.

Einstellungen Finanzen

Geben Sie ein, ob Sie über Konten oder Geschäftsvorfälle buchen möchten. Nicht-Buchhalter finden es manchmal einfacher, Geschäftsvorfälle zu buchen, da diese keine Buchhaltungskenntnisse voraussetzen.

Bestimmen Sie darüber hinaus, ob Sie das Buchen von Bankbewegungen und das Ändern externer Belegnummern nur mit Sicherheitsabfrage ermöglicht werden.

Erste Schritte

Klicken Sie auf die Links, um verschiedene interaktive Touren aufzurufen. Wir empfehlen Ihnen, die Touren anzuschauen; so machen Sie sich am besten mit Scopevisio vertraut.