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Teamwork-Benutzer hinzufügen

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie externe Benutzer zu Teamwork einladen oder internen Benutzern eine Teamwork-Lizenz zuweisen können.

Teamwork-Benutzertypen und ihre Rechte

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > DMS-Benutzer verwalten.

Hier existieren vier Benutzertypen: Administratoren und interne Benutzer benötigen eine Teamwork-Lizenz, Gäste und Externe können Teamwork eingeschränkt nutzen.

Teamwork-Benutzertypen und ihre Rechte

Fall 1: Ein neuer Benutzer erhält eine Teamwork-Lizenz

Erfahren Sie, wie Sie einen neuen, noch nicht in Scopevisio angelegten Benutzer mit einer Teamwork-Lizenz ausstatten können.

Benutzer anlegen

Der Admin legt über Systemadministration > Benutzer verwalten einen Benutzer an.

Teamwork-Lizenz buchen

Der Admin bucht über den Shop eine Teamwork-Lizenz.

Lizenz zuweisen

Der Admin weist dem neuen Benutzer die Lizenz und ein Profil (z. B. Kontakte) zu.

Er sollte dem Benutzer sein Passwort für die Erstanmeldung mitteilen, entweder durch die Einladungs-E-Mail (Formularabschnitt Persönliche Nachricht) oder auf anderem Wege.

Mit Klick auf Speichern wird die Benutzereinladung versandt.

Benutzereinladung

Der Benutzer erhält eine Einladung und klickt auf den Anmelde-Link.

Benutzereinladung

Benutzer meldet sich an

Der Benutzer wird zu Scopevisio weitergeleitet, wo er sein Passwort ändert und sich einloggt.

Benutzer installiert Scopevisio-Client

Der Benutzer wählt Scopevisio und klickt auf Herunterladen. Anschließend führt er die heruntergeladene Datei aus. Der Scopevisio Client wird dadurch auf seinem Rechner installiert.

Benutzer legt Teamwork-Passwort fest

Im Scopevisio-Client klickt der Benutzer im Menü auf DMS Teamwork>Einstellungen und legt sein Teamwork-Passwort fest.

Anschließend kann er Teamwork nutzen.

Benutzer als Kontakt anlegen

Der Admin kann den Benutzer als Kontakt anlegen. Erst wenn dieser als Scopevisio-Kontakt angelegt ist, kann er in Auswahllisten angesprochen werden, um ihm z. B. Zuständigkeiten und  Aufgaben zu geben.

Benutzer auf intern stellen

Admin wählt Systemadministration> DMS-Benutzer verwaltenund setzt den neuen Benutzer auf Intern.

Fall 2: Ein vorhandener Benutzer erhält eine Teamwork-Lizenz

Erfahren Sie, wie Sie einen bereits in Scopevisio angelegten Benutzer mit einer Teamwork-Lizenz ausstatten können.

Teamwork-Lizenz buchen

Der Admin bucht über den Shop eine Teamwork-Lizenz.

Lizenzverwaltung öffnen

Der Admin wählt Systemadministration > Lizenzen der Benutzer verwalten.

Teamwork-Lizenz zuweisen

Der Admin weist die freie Teamwork-Lizenz dem Benutzer zu.

Benutzer legt Teamwork-Passwort fest

Im Scopevisio-Client klickt der Benutzer im Menü auf DMS Teamwork>Einstellungen und legt sein Teamwork-Passwort fest.

Anschließend kann er Teamwork nutzen.

Fall 3: Ein Gastbenutzer wird eingeladen

Wenn Sie nur kurzfristig, z. B. im Rahmen eines Projekts, mit anderen via Teamwork zusammenarbeiten möchten, können Sie Gäste oder Externe als Benutzer mit beschränkten Rechten einladen, ohne dafür eine weitere Teamwork-Lizenz buchen zu müssen.

Tipp: Erstellen Sie eine Gruppe "Externe Benutzer" um für diese Personen gezielt Dokumente freizugeben.

Gastbenutzer anlegen

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > DMS-Benutzer verwalten.

Klicken Sie auf das Plus-Symbol unten rechts.

Im nachfolgenden Formular füllen Sie die Daten des Gastbenutzers aus und klicken auf Hinzufügen. Automatisch wird eine E-Mail-Einladung an den Benutzer versendet und der Benutzer wird als Gastbenutzer hinzugefügt.

Hinweis: Wenn Sie das Passwort nicht in der E-Mail, sondern auf einem anderen Weg mitteilen möchten, lassen Sie den Haken in der entsprechenden Checkbox weg.

Benutzer mit einem Gastzugang können auf die Browser-gestützte Version von Teamwork zugreifen, das so genannte Teamwork-Weblogin.

Zu Beginn kann der Gastbenutzer eine kurze Tour durch die wichtigsten Teamwork-Funktionen absolvieren.

Die Einladungs-E-Mail

Die Einladungs-Mail enthält einen Link, über den sich der Benutzer bei Teamwork anmelden kann.

Die Einladungs-E-Mail

Fall 4: Ein externer Benutzer wird angelegt

Sie können einen Gastbenutzer zu einem externen Benutzer hochstufen. Voraussetzung ist, dass Sie, wie in Fall 3 (voriger Abschnitt) beschrieben, einen Gastbenutzer angelegt haben.

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > DMS-Benutzer verwalten.

Markieren Sie den Gastbenutzer und stellen Sie ihn in der Spalte Typ auf Extern um.