DATEV-Export

Übergabe von Daten an den Steuerberater mit den DATEV-Exportfunktionen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass aktuell die Anzahl der Buchungen pro Exportlauf auf 50.000 beschränkt ist. Wenn Sie mehr Buchungen exportieren möchten, sollten Sie mehrere Exporte anlegen.

DATEV-Buchungssätze exportieren

Wählen Sie OpenScope > Import & Export > Datev Importe/Exporte verwalten > Datev Buchungssätze exportieren.

  1. Tragen Sie die Mandantennummer und Beraternummer ein. Diese erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.
  2. Tragen Sie die Abrechnungsnummer ein. Weitere Informationen zur Abrechnungsnummer finden Sie im nächsten Abschnitt.
  3. Die Sachkontenlänge für Scopevisio darf nicht größer als die DATEV-Länge sein.
  4. Bestimmen Sie den Bereich Ihrer Finanzbuchhaltung, den Sie exportieren möchten, wie nachfolgend beschrieben.
  5. Bestimmen Sie über den Optionsbutton das Datenformat KNE oder OBE. Diese Angabe erhalten Sie ebenfalls von Ihrem Steuerberater.
    Tipp: Wenn ihr Steuerberater seine eigenen Daten (insbesondere KNE / OBE) nicht kennt, machen Sie einfach einen Export im KNE- und einen im OBE-Format. Der Export geht sehr schnell - schneller als die Abstimmung mit dem Steuerberater.
  6. Klicken Sie auf Vorschau.
  7. Prüfen Sie die Daten anhand der Hinweis-Spalte und klicken Sie dann auf Exportieren.
  8. Legen Sie fest, an welche Stelle auf Ihrem Rechner die Daten exportiert werden sollen.
  9. Erstellen Sie für jeden Export einen eigenen Ordner, da gleichnamige Dateien ohne Rückfrage überschrieben werden. Bestätigen Sie Ihre Wahl.
  10. Es werden zwei Dateien je Export erzeugt und im Unterordner datev an der gewählten Position gespeichert

Zu exportierenden Bereich der Fibu bestimmen

  • Wählen Sie, ob Sie Buchungsdaten oder Kontobeschriftungen exportieren wollen.
  • Aktivieren Sie die Checkbox Export mit Steuerschlüssel, wenn Sie den in der Steuermatrix hinterlegten DATEV-Steuerschlüssel mit exportieren wollen.
  • Bestimmen Sie die Details des Bereiches:
Zu exportierenden Bereich der Fibu bestimmen

DATEV-Abrechnungsnummer

Mit der Abrechnungsnummer wird mitgeteilt, wie die aus Scopevisio exportierten Daten im DATEV-Programm verarbeitet werden sollen.

Die Abrechnungsnummer hat das Format nnnnJJ und besteht aus 2 Teilen, der Nummer selbst nnnn und dem Geschäftsjahr JJ, zu dem die Daten gehören.

Tipp: Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr ist als Jahreszahl immer das Jahr anzugeben, in dem das abweichende Wirtschaftsjahr begonnen hat.

Für die Buchungen sind die Werte 1  69 gültige nnnn-Werte in der Abrechnungsnummer. Diese Zahlen können frei vergeben werden. Sind die verfügbaren Werte in einem Jahr ausgeschöpft, darf man von neuem beginnen. Die letzten beiden Stellen der Abrechnungsnummer repräsentieren das Geschäftsjahr, zu dem die Buchungen gehören. Es werden die letzten beiden Ziffern der Jahreszahl genommen.

Beispiel: Die Abrechnungsnummer für die Buchungen aus der Buchungsperiode Februar 2013 lautet 000213 (die Nullen vorne werden von Scopevisio automatisch gefüllt und brauchen somit nicht eingegeben werden).

Beim Export der Kontenbeschriftungen ist von DATEV die Abrechnungsnummer 99 für Sachkonten und für Debitoren und Kreditoren die Nummer 189 vorgegeben. Wie bei Buchungen sind auch hier dem Geschäftsjahr die letzten beiden Stellen in der Abrechnungsnummer vorbehalten.

Beispiel: Die Abrechnungsnummer für die Kontenbeschriftungen Debitoren lautet 018913, da diese Daten im DATEV in das Buchungsjahr 2013 importiert werden.

Hinweis: In Scopevisio werden die Sach- und Personenkonten nicht historisiert, daher ist für alle Geschäftsjahre ein Stammdatenbestand gültig. Für DATEV ist aber eine Trennung zwischen den Geschäftsjahren wichtig, deshalb muss das Geschäftsjahr auch beim Export der Kontenbeschriftungen von Sachkonten, Debitoren und Kreditoren angegeben werden.

 

DATEV-Salden exportieren

Exportieren Sie die Salden der Summen- und Saldenliste in eine CSV-Datei.

Hinweis: Im CSV-Format werden Daten als kommagetrennte Werte gespeichert. Dieses Format lässt sich besonders einfach im- und exportieren und von fast jeder Software verarbeiten.

Der Export dient insbesondere dem Zurverfügungstellen der Salden, damit ein Steuerbuerater die Steuererklärung erstellen kann, ohne den kompletten Zugriff auf die Buchhaltung zu erhalten.

Exportiert wird eine Summen- und Saldenliste mit den Feldern:

  • Kontonummer
  • Kontobezeichnung
  • EB-Wert Soll/Haben (+/-)
  • Jahresverkehrszahl Soll
  • Jahresverkehrszahl Haben

In der DATEV-Software kann unter dem Pfad DATEV > Rechnungswesen > Mandanten öffnen > Bestand > Import > ASCII-Import die CSV importiert werden.

In der Importmaske von Datev werden die benötigten Gegenkonten gesetzt und der Stichtag der Summen- und Saldenliste eingegeben. Zu beachten ist, dass vom Steuerberater vor dem Import sämtliche gesperrte Konten einmalig zur Buchung freigegeben werden (betr. im Kontenrahmen SKR03 1400, 1600). Wird die Freigabe vergessen, meldet sich jedoch der DATEV-Import und weist darauf hin, dass die Konten unter Stammdaten  Kontenplan vor dem Import freizugeben sind.

CSV-Datei erstellen

1. Kopfzeile: Wählen Sie, ob die CSV-Datei eine Kopfzeile mit den Spaltenüberschriften Kontonummer, Kontoname, Saldenvortrag, Soll_Kumuliert, Haben_Kumuliert, Saldo enthalten soll.

2. Codierung: Wählen Sie, in welcher Codierung die CSV-Datei exportiert werden soll. Wir empfehlen die Voreinstellung.

3. Salden per Datum: Wählen Sie den Stichtag, zu dem die Salden exportiert werden.

4. Export: Klicken Sie auf Datei öffnen um die CSV-Datei anzeigen zu lassen, oder auf Exportieren, um die Datei auf Ihrem Computer zu speichern.