Update vom 02.11.2015

Top Neuerungen im Featureset 69

 

NEU: Arbeitnehmerrolle 

Steuerung des Informationsflusses 

Kontakte > Person

Mit Hilfe der neuen Rolle Arbeitnehmer steuern Sie das Netzwerk des Informationsflusses zwischen einem Ansprechpartner im Unternehmen und der Gesellschaft selbst. Mit einem Ansprechpartner besprochene Informationen oder an einen Ansprechpartner gesendete Dokumente stehen je nach Auswahl auch beim übergeordneten Unternehmen zur Verfügung.

Die Standardeinstellung, ob - und wenn ja welche - Information an welche Gesellschaft vererbt werden soll, legen Sie im Geschäftsobjekt „Arbeitgeber (AG) und Sichtbarkeit“ fest. Diese Einstellung kann zeitlich begrenzt werden. Ihre Auswahl steuert die aktuelle Ansicht; die Sichtbarkeit der Einträge kann jederzeit aus- und wieder eingeschaltet werden.

Abweichend davon können auch einzelne Einträge unter den Geschäftsobjekten Kommentare, Dokumente, Aufgaben und Allgemeine Informationen weitergegeben werden. Aktivieren Sie dazu im entsprechenden Eintrag die Checkbox in der Spalte „Anzeigen beim AG“.

Sonderfall Sichtbarkeit von Dokumenten: Bitte beachten Sie, dass bei der Gesellschaft zusätzlich der Bezug zum Arbeitnehmer hergestellt sein muss, damit Dokumente dort sichtbar werden.

Umgang mit bestehenden Kontakten: alle Personenkontakte, die als Mitarbeiter einem Gesellschaftskontakt zugeordnet waren, erhalten automatisch die Rolle Arbeitnehmer. Zu diesen Personen gehörige Kommentare, Dokumente, Aufgaben und Allgemeine Informationen werden zunächst auch im Gesellschaftskontakt angezeigt. Wie oben beschrieben, kann diese Einstellung aber geändert werden.

 

Finanzen /Anlagenbuchhaltung

Monatsgenaue Berechnung der Abschreibungen

Global > Stammdaten > Anlagen > Anlagenbuchhaltung einrichten

Abschreibungen wurden bisher bei Scopevisio jahresbezogen berechnet. Nun ist es möglich, monatsgenaue Abschreibungen zu aktivieren. Das bedeutet z.B., dass mit einem unterjährigen Abgang von Anlagegütern deren Abschreibung zum gleichen Stichtag endet.

Um das Abschreibungsverhalten für das aktuelle Geschäftsjahr umzustellen, wählen Sie im Formular „Einstellungen Anlagenbuchhaltung“ unter „Berechnungsmethode“ Version 2 aus. Die Konvertierung der offenen Geschäftsjahre erfolgt automatisch, geschlossene Geschäftsjahre werden nicht mehr geändert.

 

Abweichende Geschäftsjahre

Abweichende Geschäftsjahre werden in der Anlagenbuchhaltung berücksichtigt.

Anlagenabgangskonten nach E-Bilanz

Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Kontenplan

Um Anlagenabgänge gemäß der E-Bilanz-Richtlinien aufteilen zu können, stehen im Kontenstamm, Bereich Anlagenbuchhaltung, 2 neue Felder zur Verfügung: Anlagenabgang Buchgewinn und Anlagenabgang Buchverlust.

Sind dort Konten hinterlegt, werden diese beim Buchen des Abgangs herangezogen. Sind die Felder nicht gefüllt, werden die Konten aus den Stammdaten der Anlagenbuchhaltung (Global > Stammdaten > Anlagen > Anlagenbuchhaltung einrichten) genommen.

Übernahme von Abgangsbuchungen in die Abschreibungsläufe 

Anlagen > Anlagenverwaltung > (Anlagegut bearbeiten) > (Teil-)Abgang

Die Buchung von Anlagenabgängen kann optional mit dem Abschreibungslauf in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.

 

Berichte – Bilanz im neuen Outfit

Berichte > Finanzen > Bilanz / Kontextmenü > Parameter einstellen

Open Source > Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten

Ab sofort können Sie für den Druck Ihrer Bilanz neue Vorlagen verwenden, die unterhalb der Bilanztabelle als „Weitere Ausgabeformate“ zur Verfügung stehen. Die Vorlagen geben die Bilanz als PDF oder Worddatei im Kontoformat aus, wahlweise auch mit Erstell- bzw. Vorläufigkeitsvermerk.

Die Vorlagen selber liegen im odt-Format vor, das Sie über den Menüpunkt Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten editieren können.

Nummerierung der Positionen / Nicht gedeckter Fehlbetrag

Um die Bilanzpositionen für die Ausgabe durchlaufend zu nummerieren und den nicht gedeckten Fehlbetrag als Position extra auszuweisen wählen Sie die entsprechenden Optionen unter Berichte > Finanzen > Bilanz / Kontextmenü > Parameter einstellen > Berichtsdarstellung.

 

 

Weitere Änderungen

 

Allgemein

Dateien in Bearbeitung mit Bestätigung schließen

Einstellungen > Mein Scopevisio

Im Geschäftsobjekt „Verhalten beim Schließen“ gibt es nun die neue Option „Dateien in Bearbeitung mit Bestätigung schließen“. Die Funktion schützt insbesondere bei langsamen Internetverbindungen oder beim Bearbeiten sehr großer Dateien vor dem Verlust der Änderungen. Ist die Option aktiviert, erscheint bei laufenden Uploads ein entsprechender Dialog:

a) Beim Editieren von Dokumentenlayouts (Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten)

b) Beim Nachbearbeiten von Abrechnungsbelegen

c) Beim Bearbeiten von Dateien aus Teamwork

d) Für Upload und Download von und nach Teamwork

Aktualisieren der Grunddaten

Update für Bankleitzahlen und Finanzämter

Global > Aktualisierung der Grunddaten > Finanzämter > Update durchführen

Im Bereich Bankleitzahlen und Finanzämter steht eine neue Datei zum Update bereit. Wir empfehlen eine zeitnahe Durchführung des Updates auf die aktuellen Werte.

 

Produkte

Masseneditieren in der Produktverwaltung

Global > Stammdaten > Produkte > Produkte anlegen und verwalten

In der Produktverwaltung können nun die Spalten Bezeichnung, Beschreibung, Produktgruppe, Produktart, Einheit und Fakturierbar direkt in der Produktübersichtstabelle bearbeitet bzw. auf einen Schlag geändert werden.

Produktgruppen mit Sonderzeichen anlegen 

Global > Stammdaten > Produkte > Produktgruppen anlegen

Im Namen von Produktgruppen können nun Sonderzeichen verwendet werden.

 

Kontakte

 

Vereinheitlichung der Anzeige von Nummern und Namen in den Übersichten

Marketing/Vertrieb > Verkaufschancen, Angebote

Abrechnung > Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften

In den Übersichtstabellen der Abrechnungsbelege wurden die Spalten Leadname, Interessentenname und Kundenname komplett ersetzt durch die Spalte Kunde, die nun den Kontaktnamen enthält. Neu hinzugekommen sind die Spalten Debitorenkontonummer und Debitorenkontoname, die in allen Übersichten eingeblendet werden können.

 

Untergliederung von „Art der Information“ 

Kontakte

Die im Geschäftsobjekt "Allgemeine Informationen" enthaltene Spalte „Art der Information“ kann zukünftig weiter untergliedert werden. Blenden Sie dazu die Spalte „Untergruppierung“ ein. Die dort erstellten Einträge werden in den Auswahllisten verwaltet (Global > Systemadministration > Allgemeine Kontaktdaten > Untergruppierung).

 

Änderungen bei Geschäftskontakt anlegen 

Kontakte > „plus“-Symbol links oben > „Geschäftskontakt anlegen“ oder „Person in Gesellschaft“-Symbol rechts oben

Im Formular „Geschäftskontakt anlegen“ kann jetzt für die Person und die Gesellschaft separat ein Bild hinterlegt werden. Beim Klick auf die Bildbox wird im Internet nach dem Namen gesucht.

Für den Gesellschaftskontakt kann nun die Branche angegeben werden. Ebenso werden  Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-ID aus einem Impressum o.ä. übernommen.

 

Masseneditieren der Anrede

Kontakte

Die Anrede in der Kontaktübersicht kann nun für alle markierten Einträge zusammen geändert werden.

 

Aktivitäten

 

Aufgaben und Arbeitnehmerrolle

Aktivitäten > Aufgaben

Aufgaben, die in der Rolle Arbeitnehmer erstellt werden, sind auch nur in dieser Rolle sichtbar. In der Aufgabenübersicht sind diese Aufgaben in der entsprechenden Spalte als „Arbeitnehmer-Aufgabe“ gekennzeichnet.

 

E-Mails mit Aufgaben verknüpfen

Aktivitäten > Aufgaben

E-Mails können direkt einer bestehenden Aufgabe zugewiesen werden. Das Geschäftsobjekt „E-Mail“ ist dazu unter Aufgaben einblendbar.

Um E-Mails einer Aufgabe zuzuordnen gibt es zwei Möglichkeiten:

1) Direkt aus dem Mailprogramm heraus:

Leiten Sie die E-Mail mit folgendem Betreff an Scopevisio weiter: [Aufgabe MasterID]. (z.B. lautet die MasterID 1234, dann muss der Betreff dementsprechend mit [Aufgabe 1234] beginnen. Die Spalte MasterID kann dazu in der Aufgabenübersicht eingeblendet werden.

2) Über den Button „Aufgabe zuordnen“ unter Eingehende E-Mails.

Möchten Sie aus einer E-Mail heraus eine neue Aufgabe erstellen, leiten Sie die E-Mail mit dem Betreff [Aufgabe] Aufgabenname an Scopevisio weiter (z.B. [Aufgabe] Kontakt anlegen).

Wahlweise können E-Mails auch als Text in Kommentaren hinzugefügt werden, wie schon bei Projekten und Kontakten. Aktivieren Sie dazu unter Eingehende E-Mails > Einstellungen die Checkbox

„Eingehende E-Mail, die einem Kontakt, einem Projekt oder einer Aufgabe zugeordnet werden können, auch als Kommentar eintragen. Diese Einstellung gilt für alle Benutzer einer Gesellschaft.“

Kunden-/Debitorennummer als Zuordnungskriterium für E-Mails

Um eingehende E-Mails direkt einem Kontakt oder Debitor zuzuweisen, kann die Mail mit dem Betreff [DEBITOR + Personenkontonummer] oder [DEBITOR + Kontaktnummer] an die persönliche E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.

Beispiel: Die Kontaktnummer ist 123456. Dann lautet der Betreff [DEBITOR 123456].

Kalender – Neues Icon als Shortcut

Ein neues Icon „Kalender“ am rechten oberen Bildschirmrand ermöglicht es, den Kalender vorgefiltert auf den ausgewählten Kontakt bzw. das ausgewählte Projekt zu öffnen. Das Kalendericon steht bei Kontakten und Projekten sowie den dazugehörigen Übersichtstabellen zur Verfügung.  

Teamwork

 

Neue Version hochladen

DMS Teamwork > Dokumente

Im Kontextmenü von Teamwork gibt es nun die Möglichkeit, eine Datei ohne Zwischenabfrage direkt als neue Version hochzuladen.

Quelltext anzeigen

DMS Teamwork > Dokumente > Weitere Aktionen > Änderungsprotokoll anzeigen > Weitere Aktionen > Quelltext anzeigen

Über die neue Option kann der Quelltext von in Teamwork gespeicherten Dokumenten angezeigt werden.

 

Marketing/Vertrieb

 

Kampagne

Das Filtern in Kampagnen wurde verbessert

Marketing > Kampagnen

Für die Auswahl von Kontakten zu einer Kampagne können nun auch benutzerdefinierte Felder als Filterkriterium herangezogen werden.

Des Weiteren wird eine Standardvorlage für Kampagnen angeboten. Sie können diese Vorlage unter OpenScope > Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten über den Link „fehlende Standard-Dokumentenlayouts aus Systemdaten ergänzen“ für Ihre Kampagnen übernehmen.

Umbenennung von Spalten

Angebote

In der Angebotsübersicht wurden folgende Spaltenüberschriften geändert:

Angebotsnummer > Belegnummer

Angebotsdatum > Belegdatum

Beauftragte > Beauftragter

Wahrscheinlichkeit > Verkaufswahrscheinlichkeit (VW)

φ Vertriebs-Wahrscheinlichkeit > VW in %

FC-Gewichtung > VL-Gewichtung

φ FC-Gewichtung > VL in %

Σ gew. Nettobetrag > ∑ VW Forecast 1

Σ Forecast > ∑ VL Forecast 2

As-If-Sold Monatsanzahl > AiS Monate

Σ AS-if-sold Nettobetrag > ∑ AiS Angebot

Σ AS-if-sold gew. Nettobetrag > ∑ AiS+VW Forecast 1

Σ Forecast (As-if-sold) > ∑ AiS+VL Forecast 2

Synchronisation des Entscheidungsdatums

Kontakte > Lead/Interessent

Das Datum im Feld „Entscheidung“ (Geschäftsobjekte Angaben zum Lead und Angaben zum Interessent) wird nun zwischen den beiden Rollen synchronisiert.

Abrechnung

 

Eigene E-Mail als „Antwort an“ beim E-Mail-Versand von Abrechnungsbelegen 

Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift > Versenden

Beim Versand von Abrechnungsbelegen kann optional die eigene E-Mail-Adresse als „Antwort an“ hinterlegt werden. Antwortet der Empfänger z.B. auf ein Angebot mit der Antworten-Funktion seines E-Mail Programms, wird die Antwort-E-Mail an die eigene E-Mail-Adresse und nicht an die in den Einstellungen hinterlegte Absenderadresse geleitet.

Um die eigene E-Mail automatisch für alle Abrechnungsbelege zu hinterlegen, aktivieren Sie unter

Aktivitäten > Ausgehende E-Mails > Einstellungen im Feld „Antwort an“ die Option „Aktueller Benutzer“. Wird dort nichts eingetragen, erfolgt die Antwort unverändert an die Absenderadresse.

 

Bezeichnung Verkaufsbeleg als neue Spalte, Umbenennung von Spalten

Auftrag, Lieferschein und Rechnung

In den Übersichten dieser Verkaufsbelege kann man nun die Spalte „Bezeichnung Verkaufsbeleg“ einblenden.

Geändert wurden folgende Spaltenüberschriften:

Auftrags-, Lieferschein-, Rechnungsnummer > Belegnummer

Auftrags-, Lieferschein-, Rechnungsdatum > Belegdatum

Beauftragte > Beauftragter

Neue Platzhalter für Abrechnungsbelege

OpenScope > Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten

Für Abrechnungsbeleg können nun folgende neue Platzhalter genutzt werden:

{Positionsbetrag_Netto} = Nettobetrag einer Position

{Positionsbetrag_Steuer} = Steuerbetrag einer Position

 

Projekte

 

Umbenennung Geschäftsobjekt

Projekte

Das Geschäftsobjekt „Kosten und Erlöse“ wurde umbenannt in „Kosten und Erlöse/DB1“ (=Deckungsbeitrag 1).

Zeiterfassung

Zeiterfassung auch in der Business-Line verfügbar

Projekte > Zeiterfassung

Das Modul Zeiterfassung ist nun auch in der Business-Line verfügbar. 

 

Änderungen bei Zeiteinträgen

Projekte > Zeiterfassung

- Notizen zu einem Zeiteintrag können sowohl im Zeiteintrag selbst als auch in der Übersicht der Zeiterfassung hinzugefügt werden.

- Soll zu einem bestehenden Auftrag eine Zeit erfasst werden, kann nun neben der Master ID und der Auftragsnummer auch nach der Auftragsbezeichnung gesucht werden. 

- Bezieht sich ein Zeiteintrag auf einen bestehenden Auftrag, werden im Feld Leistung auch nur die Leistungen aus diesem Auftrag angeboten. 

Finanzen

Pflichteinstellungen in der Buchungsmaske

Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Buchungsmaske

Für die Felder „Externe Belegnummer“, „Interne Belegnummer“ und Buchungstext können Sie zukünftig festlegen, ob diese bei der Eingabe einer Buchung leer gelassen werden können. Die Einstellungen dazu tätigen Sie im neuen Formular Buchungsmaske.

Die Berechtigung für die Einstellungen der Buchungsmaske sind enthalten im Profil Finanzen, Eintrag „Einstellungen Buchen“ (Systemadministration > Benutzer > Profile für Benutzer verwalten)

 

Anzeige der Steuerschlüsselbezeichnung 

Buchhaltung > Buchen > Stapel-, Dialogbuchen

In der Auswahlliste der Steuerschlüssel wird die Beschreibung mit angezeigt.

 

Konten hinzufügen nur noch mit Vorlage

Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Kontenplan

Um eigene Konten im Kontenplan hinzuzufügen ist es künftig erforderlich, ein Konto als Vorlage zu wählen. Dies hat den Vorteil, dass das hinzugefügte Konto automatisch die Eigenschaften sowie die Zuordnung zu allen Berichten und der Umsatzsteuervoranmeldung des zu Grunde liegenden Kontos erbt.

Um ein Konto ohne Vorbelegung und ohne Zuordnung anzulegen benutzen Sie das Plus-Zeichen am linken oberen  Bildschirmrand. Wir empfehlen dieses Vorgehen jedoch nur versierten Benutzern.

 

Rechnungseingangsbuch, Erweiterung des Imports von ZUGFeRD 

Mit diesem Release unterstützen wir den Import von ZUGFeRD-Dateien in der Version 0.x (Release Candidate) Profil "basic" und in der Version 1.0 Profil "basic" und "comfort".


Formularbeginn



Formularende


 

Kassenbewegungen mit Belegen

Buchhaltung > Kassen

Kassenbewegungen können nun mit den buchungsbegründenden Belegen direkt verknüpft werden. Sowohl im aktuell geöffneten Kassenblatt als auch bei abgeschlossenen Kassenblättern lassen sich Rechnungen, Quittungen oder sonstige Belege per Dateiupload oder aus Teamwork mit einzelnen Kassenzeilen verbinden.

Import von Kassenbewegungen 

OpenScope > Import & Export > Importe verwalten > Kassenbewegungen importieren

Kassenbewegungen können nun als csv-Datei importiert werden.

 

OpenScope

 

Sortierkriterien beim Dokumentenlayout

OpenScope > Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten

Um Belegen schneller das passende Layout zuzuordnen, wurden als Sortier- und Filterkriterien „Abrechnungsbelegtyp“ und „Benutzerdefinierter Typ“ hinzugefügt. Unter Abrechnungsbelegtypen werden die Layouts von Verkaufschance, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift zusammengefasst. Alle weiteren Dokumentenlayouts können benutzerdefiniert katalogisiert werden.

MasterID Ausgabe über Datenquellen

OpenScope > Datenquellen

Die MasterID kann in der Datenquelle Kontakte ausgegeben werden. In anderen relevanten Datenquellen sind die MasterId‘s der Kunden/Lieferanten hinzugekommen.

Webservice für Anlagenbuchhaltung

Für Daten der Anlagenbuchhaltung wurde eine API implementiert, die den Inhalt der Inventarkarten aller Anlagegüter zur Verfügung stellt.

Scopevisio MS Office Connectoren

 

PowerPoint Anbindung verfügbar

Die neuste Version der Connectoren beinhaltet nun auch die Anbindung von PowerPoint. Eingebunden werden können Kontakte, Kampagnen, Projekte sowie Teamwork-Dokumente. Ebenso kann das aktive PowerPoint Dokument Kontakten bzw. Projekten zugeordnet sowie in Teamwork abgelegt werden.