Update vom 19.05.2015

Versionshinweise zum Featureset 65

Highlights der neuen Version:

 

Verbesserungen bei Vertriebsprognosen 

 

Angebote mit Wahrscheinlichkeiten

In der Detailansicht der Angebote kann jetzt eine Verkaufswahrscheinlichkeit angegeben werden, die in eine Prozent-Gewichtung übersetzt wird. Zusätzlich kann durch den Vertriebsleiter (VL) oder Controller vorgegeben werden, mit welcher Gewichtung diese Verkaufswahrscheinlichkeit in den Forecast übernommen wird.

 

Forecast-Chart

Unter dem Menüpunkt Berichte > Marketing & Vertrieb können jetzt differenzierte Umsatzprognosen angezeigt werden.

Ein Forecast Chart zeigt gewichtete Abschlusswahrscheinlichkeiten für Angebote und Verkaufschancen grafisch an, um genaue Umsatzprognosen zu ermöglichen. Die Daten können für unterschiedliche Zeiträume, einfach oder kumuliert dargestellt werden. Eine weitere Grafik zeigt die Aufteilung zwischen Angeboten und Verkaufschancen. Top-Leads können eingeblendet werden. Eine As-If-Sold-Betrachtung für periodisch wiederkehrende Einkünfte ist ebenfalls möglich.

Vorlagen erstellen

In der Detailansicht von Abrechnungsbelegen existiert der neue Button [Vorlagen]. Der ausgefüllte Beleg kann über diesen Button als Vorlage im Arbeitsplatzmenü unter ‚Meine Vorlagen‘ gespeichert werden.

Unter Arbeitsplatz > Meine Vorlagen im Ordner ‚Belegvorlagen‘ werden automatisch Unterpunkte für Verkaufschancen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und Lieferscheine angelegt.

Vorlagen, die Sie neu speichern, werden diesen Rubriken automatisch zugeordnet.

Neuer Office-Connector

Der Office Connector wurde grafisch und funktional deutlich verbessert.

  • Im Start-Tab der Office-Anwendungen klickt man links auf die Schaltfläche [Scopevisio Connector], um sich anzumelden. Anschließend wird rechts vom Office-Fenster der Connector mit der jeweiligen Funktionalität aufgeführt.
  • Er ermöglicht z. B. in Outlook eine E-Mail direkt am Kontakt zu speichern: Man zieht die Nachricht im Connector auf den Tab ‚Kontakte‘, verharrt dort, ohne die Maustaste loszulassen, bis Scopevisio die entsprechenden Kontakte in einer Liste anbietet, und zieht die Nachricht auf den gewünschten Kontakt. Erst dann lässt man die Maustaste los und der Kontakt wird zugeordnet. Es lässt sich individuell einstellen, ob E-Mails automatisch, manuell oder gar nicht zugeordnet werden können. Ebenso lassen sich E-Mails an Projekten oder in TEAMWORK ablegen.
  • In Word kann ein Dokument über einen Button im Connector direkt als PDF hochgeladen werden – eine sehr zeitsparende Funktion.

Diese Aspekte dienen nur als Kurzeinführung. Eine ausführliche Anleitung für den Umgang mit dem neuen Office Connector finden Sie hier.

Neue App REBU2GO

REBU2GO ist Ihr neuer digitaler Eingangskorb und unterstützt Ihren Rechnungsprüfungs-Workflow. Die neue App zeigt Ihnen nur die Rechnungen an, für die Sie zuständig sind. Sie können vom mobilen Gerät aus Ihre Rechnungen prüfen oder freizeichnen. Nachdem Sie Ihren Bearbeitungsschritt erledigt haben, springt die Verantwortlichkeit auf den nächsten Bearbeiter über. Die Rechnung verschwindet aus Ihrem digitalen Eingangskorb.

Marketing und Abrechnung

Änderungen bei Verkaufschancen

Marketing bzw. Vertrieb > Verkaufschancen

  • Verkaufschancen, Angebote, Rechnungen: In der Detailansicht aller Abrechnungsbelege sind die notwendigen Angaben jetzt konsistent in zwei Geschäftsobjekten gruppiert: ‚Beschreibung der Verkaufschance‘ (bzw. des Angebots, der Rechnung, des Lieferscheins…) und ‚Angaben zur Verkaufschance‘ (bzw. zum Angebot, zur Rechnung, zum Lieferschein…)
  • Die Verkaufschancen-Informationen sind jetzt in der Detailansicht der Verkaufschance in Registerkarten gegliedert, wie es auch bei den anderen Abrechnungsbelegen der Fall ist. Dadurch wird der gesamte Bearbeitungsprozess wie auch die Benutzeroberfläche konsistenter.
  • Positionen sind nunmehr eine Pflichtangabe in Verkaufschancen.
  • In Verkaufschancen können keine Aufgaben mehr zugewiesen oder erstellt werden. Das Geschäftsobjekt ‚Aufgaben‘ wurde herausgenommen.
  • Die Verkaufswahrscheinlichkeiten (Phasen) wurden angepasst.
  • Die Gewichtung im Forecast wurde verfeinert, es existieren jetzt mehr Auswahlmöglichkeiten.
  • Das Leistungsdatum ist keine Pflichtangabe mehr.
  • Die Bezeichnung der Verkaufschance wurde neu strukturiert und ist kein Pflichtfeld mehr.
  • E-Mail Benachrichtigungen über Verkaufschancen können ein- oder ausgeschaltet werden (standardmäßig werden keine E-Mails verschickt).
  • Die Auswahlliste ‚Status der Verkaufschance‘ kann nicht mehr bearbeitet werden.
  • Filteränderungen in Geschäftsobjekten, Verkaufschancen, Angeboten usw. werden in Kontakten nicht mehr benutzerdefiniert abgespeichert. Je Rolle besteht ein festgelegter Standard, der angepasst werden kann aber nicht permanent übernommen wird.
  • In den Übersichten der Abrechnungsbelege und in den Aufgaben wird der Statusfilter standardmäßig auf ‚alle offenen‘ eingestellt.
  • Ein neuer Menüpunkt ‚Marketing & Vertrieb ‘ zeigt den neuen Forecast Chart (Graphen zu Umsatzprognosen) auf Grundlage von Verkaufschancen und Angeboten an.
  • Die Verkaufswahrscheinlichkeit/Gewichtung im Forecast der Verkaufschance ändert sich, wenn diese in ein Angebot überführt wird. Dies entspricht der Praxiserfahrung, dass bei Angeboten die Abschlusswahrscheinlichkeit automatisch höher ist, als bei einfachen Verkaufschancen.
  • Nach Überführen einer Verkaufschance in ein Angebot ist die ursprüngliche Verkaufschance nicht mehr zu bearbeiten und es erscheint der Hinweis „Die Verkaufschance wurde durch den Beleg x ersetzt“.
  • Eine Notiz ist in der Verkaufschance nicht mehr vorhanden, sie wurde durch die Beschreibung ersetzt.

Kampagnen

 

  • Der Kampagnenbeauftragte steht jetzt an oberster Stelle im Geschäftsobjekt ‚Kampagne‘
  • Der Button zum Generieren einer Brief-Kampagne wurde von [PDF] in [Serienbrief] umbenannt.

Abrechnung

 

Die besonderen Änderungen an Verkaufschancen und Angeboten wurden weiter oben unter den Highlights beschrieben.

Darüber hinaus gibt es folgende Änderungen:

  • Die Symbole der Abrechnungsbelege in der Vorgangsleiste haben eine klarere Farbgebung und sind deutlicher erkennbar als früher.
  • In den Detailansichten der Abrechnungsbelege (Verkaufschance, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift) gibt es durchgängig folgende Änderungen (am Beispiel von „Auftrag“):
  • Im neuen Geschäftsobjekt ‚Auftrag‘ werden verlinkte Angaben zusammengefasst, die den Drill-Down zu verknüpften Informationen erleichtern.
  • Die früheren Geschäftsobjekte ‚Auftrag‘ und ‚Weitere Angaben‘ heißen jetzt ‚Beschreibung des Auftrags‘ und ‚Angaben zum Auftrag‘. Innerhalb dieser Geschäftsobjekte gibt es neue Datenfelder.
  • Der Tab ‚Texte‘ heißt jetzt ‚Belegtext‘ und der Tab ‚Projektübersicht‘ heißt ‚Belegfluss‘.
  • In der Detailansicht von Abrechnungsbelegen existiert der neue Button [Vorlagen]. Details lesen Sie weiter oben unter dem Punkt „Vorlagen erstellen“.
  • Das Feld ‚Notiz‘ wurde durch das Feld ‚Beschreibung‘ ersetzt.
  • Schlagwörter sind nun auch in Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen verfügbar.
  • Die Vorlagen für Abrechnungsbelege werden zur besseren begrifflichen Abgrenzung in „Layouts“ umbenannt. Layouts sind Dokumente mit Platzhaltern, die bei der Ausgabe durch Systemdaten ausgefüllt werden, etwa wie bei einer Rechnung oder einem Serienbrief. „Vorlagen“ sind ausgefüllte Dokumente oder Ansichten, die der Anwender im Vorlagen-Bereich seines Arbeitsplatzmenüs speichert, weil er sie wiederverwenden möchte. 
  • In der Detailansicht von Ausgangsrechnungen gibt es jetzt die neue Auswahl „Layout“.
  • Positionen in Abrechnungsbelegen können jetzt einfacher verschoben werden. Die zu verschiebenden Positionen werden ausgewählt und der gewünschte Ort wird mit der rechten Maustaste angeklickt. Der Kontextmenü-Befehl ‚Auswahl vor dieser Position einfügen‘ fügt die ausgewählten Positionen an der richtigen Stelle ein.
  • Im Menü steht der Punkt ‚Konvertierungen‘ jetzt unterhalb von ‚Leads‘ bzw. ‚Interessent‘.
  • In der Detailansicht von Verkaufschancen und Angeboten wird die Auswahlliste bei Klick in die Felder ‚Ansprechpartner‘ bzw. ‚Entscheider‘ auf die Mitarbeiter des betreffenden Unternehmens eingegrenzt. Bei Klick auf den Dreieck-Pfeil am rechten Rand der Felder wird die vollständige Liste der Kontakte zur Auswahl dargeboten.

Kontakte

  • Beim Erstellen eines Geschäftskontakts kann ein Bild hinterlegt werden, das hinterher für den Gesellschafts- UND den Personenkontakt verwendet wird. 
  • In der Detailansicht der Kontakte stehen neben dem Profilbild jetzt ausführlichere Angaben zum Kontakt.
  • Im Geschäftsobjekt ‚Webdienste‘ kann jetzt auch Facebook eingetragen werden.
  • Das Feld ‚Abgemeldet von Kampagnen‘ kann jetzt auch in der Kontaktübersicht eingeblendet werden.
  • Entsprechend der jeweiligen Kontaktrolle werden im Geschäftsobjekt ‚Abrechnungsbelege‘ nur die relevanten Belege angezeigt. Daher wurden im Geschäftsobjekt ‚Abrechnung‘ neue Spalten geschaffen.
  • Nach Anlage einer Verkaufschance werden die Geschäftsobjekte vom „Lead“ auch in der Ansicht „Interessent“ mit angezeigt.
  • Im Geschäftsobjekt E-Mail werden auch die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter des Kontakts angezeigt.
  • Es wurde die neue Rolle „Geschäftspartner“ eingerichtet, in der zusätzliche Datenfelder zur Verfügung stehen.
  • Im Kontaktmanagement kann jetzt über die Auswahl [Konvertieren] jede Rolle auch wieder zurückgestuft werden.

Datenquellen

Sie können sehr mächtige und individuelle Berichte erstellen, indem Sie Scopevisio als Datenquelle an ein Programm wie z. B. Excel anbinden. Sobald die Verknüpfung einmal eingerichtet ist, wird Ihr Bericht automatisch in Echtzeit mit Daten aus Scopevisio befüllt. Im Dokument Datenquellen-Berechtigungen erfahren Sie mehr darüber, welche Rechtekombination für welchen Zugriff notwendig ist.

  • Um mit Datenquellen arbeiten zu können, sind zwei Berechtigungen notwendig: Das Recht ‚Datenquellen‘ plus die spezielle Berechtigung, die der Benutzer verwenden soll, z. B. ‚Journal‘ oder ‚Angebote‘ usw. Diese speziellen Berechtigungen sind den Benutzerprofilen zugeordnet. Sie finden sie unter Global > Systemadministration > Benutzer – Profile für Benutzer verwalten. Hier können Sie Rechte vergeben, vordefinierte Profile an Ihre Mitarbeiter zuweisen oder benutzerdefinierte Profile erstellen.
  • Um das Datenquellen-Recht an Mitarbeiter zu vergeben, empfiehlt es sich, ein Profil zu erstellen, das ausschließlich dieses eine Recht enthält. Am besten duplizieren Sie dafür das Profil „Finanzen-Alle Rechte“. Anschließend schalten Sie das Datenquellen-Recht ein und alle anderen Rechte aus. Das so entstandene neue Profil speichern Sie z. B. unter dem Namen „Datenquellen“. Nun kann es Mitarbeitern zugewiesen werden.
  • Es gibt den neuen Menüpunkt OpenScope > Datenquellen. Dieser wird für Benutzer eingeblendet, die in ihren Profileinstellungen das Recht ‚Datenquellen‘ besitzen.
  • Es wurden weitere Felder für Datenquellen / Zeiterfassung eingeführt. Zur Erfassung von Zeiteinträgen wurden Datum und Uhrzeit auf zwei Datenfelder gesplittet.
  • Produkte können nun als Datenquelle definiert werden.
  • Die neuen Verkaufschancen können nun ebenfalls als Datenquelle definiert werden.
  • In der Datenquelle ‚Ausgangsrechnung‘ werden Projekt-ID und Projektname hinzugefügt.
  • Datenquellen wurden erweitert (es werden jetzt die IDs zu Original- und Bezugsobjekten angezeigt)

Aktivitäten > Aufgaben

Standardmäßig wird jetzt nach offenen Aufgaben gefiltert.

Projekte

Projektstart und Projektende können mit Angabe einer Uhrzeit festgehalten werden.

Kalender

Zeiteinträge können nun innerhalb einer Arbeitswoche durch STRG+Ziehen mit der Maus kopiert und durch einfaches Ziehen mit der Maus verschoben werden.

HBCI Banking

Die externe Belegnummer ist bei manueller Buchung kein Pflichtfeld mehr.

Allgemein

  • Systemnachrichten können jetzt per Klick auf ein Kopiersymbol in die Zwischenablage übernommen werden.
  • Wenn mehrere Gesellschaften in einer Instanz angelegt wurden und eine Hierarchie von Mutter- und Tochtergesellschaften zwischen diesen eingerichtet wurde (Systemadministration > Gesellschaften, Benutzer und Rechte der Instanz zuweisen > Einstellung „Muttergesellschaft“), wird die Organisationshierarchie bei Klick auf die Gesellschaft in der Kopfzeile oben links angezeigt.

System-Login

  • Der Benutzername für das automatische Login wird jetzt pro Instanz gespeichert. Benutzer können sich jetzt bei Instanz A mit dem Benutzernamen A und bei Instanz B mit dem Benutzernamen B anmelden.

Teamwork 

Unter Teamwork > Dokumente > [Symbol „weitere Aktionen“] gibt es ein neues Formular zur Anzeige der Dokumentenhistorie/Änderungsprotokoll.

Finanzen

Grunddaten Finanzämter

Ein Update steht zur Verfügung

Rechnungseingangsbuch

Nach [Abschließen und Buchen] springt Scopevisio nunmehr direkt in die Rechnungsübersicht.

Gesellschafts-Recht für den Zugriff auf Kassen erforderlich

Für den Zugriff auf eine Kasse genügt jetzt nicht mehr nur das Kassen-Recht, sondern es ist zusätzlich mindestens eine Berechtigung für die betreffende Gesellschaft notwendig (z. B. die Berechtigung für „Kontakte“).

Falls Sie eine Kasse, die Sie früher bearbeitet haben, zunächst nicht mehr sehen können, muss in Ihrem Profil eine weitere Berechtigung für die Gesellschaft eingerichtet werden, zu der die betreffende Kasse gehört.

WebApps 

 

Allgemein

 

Bessere Darstellung in Smartphones

Die Bildschirmdarstellung der 2GO Apps in Smartphones wurde verbessert. Für eine platzsparende Darstellung wurde Text zunehmend durch Icons ersetzt. 

Die Datumsauswahl wurde verbessert.

 

CRM2GO

Die WebApp wurde an die Änderungen im Bereich Verkaufschancen angepasst.

PROJEKTE2GO

  • Für die Projektliste steht jetzt der Filter „Projektteam“ zur Verfügung, der nach Mitgliedschaft in Projekten filtert.
  • Eine Mehrfachauswahl über mehrere Seiten hinweg wurde realisiert.
  • Zeiteinträge können mit einer Markierung in der Kalenderansicht (blauer Haken links unten) bestätigt werden. Dies funktioniert sowohl über eine Mehrfachauswahl als auch im Zeiteintrag selbst.
  • Für Zeiteinträge wurde daher der Filter „Bestätigt“ hinzugefügt (notwendig für die Zeitabrechnung).
  • In Aufgaben ist das Fälligkeitsdatum kein Pflichtfeld mehr.
  • Im Untermenü der Zeiterfassung wurde der Kalender hinzugefügt.
  • Die Quicklinks ‚Diese/letzte Woche‘ und ‚Dieser/letzter Monat‘ erleichtern die Einstellung eines Zeitintervalls für die Filterung von Zeiteinträgen
  • Liste ‚Aufträge‘: Bei der Erstellung von Zeiteinträgen wurde die Auswahlliste für Aufträge erweitert. Angezeigt werden: Auftrags-Nr, Kunde, Betrag, Auftragsbezeichnung. Eine Filtermöglichkeit nach Auftragsstatus wurde hinzugefügt.
  • Liste ‚Projekte‘: Die Übersicht wurde überarbeitet.