Update vom 04.03.2015

TEAMWORK-DMS

 

Bezüge schnell herstellen oder aufheben

In einem neuen Formular in TEAMWORK sind jetzt Massenänderungen bei Bezugsobjekten möglich.

Wählen Sie im Menü Global > Systemadministration > TEAMWORK > Dokumentbezüge bearbeiten. Sie sehen dann links Ihre Dokumente und rechts die Bezugsobjekte.

Oben befindet sich ein Feld, in dem Sie die Bezugsart einstellen können: Aufgaben, Kontakte oder Projekte.

Zu den Dokumenten wird jeweils, soweit vorhanden, die Bezugsart (z. B. „Aufgabe“) und der Bezugsname (z. B. „Angebot erstellen“) angegeben.

Um Dokumente mit neuen oder anderen Bezugsobjekten zu verknüpfen, markieren Sie ein oder mehrere Dokumente und das gewünschte Bezugsobjekt und klicken unten auf [Zuweisen].

Um vorhandene Bezüge zu entfernen, markieren Sie die betreffenden Dokumente und klicken unten auf [Zuweisung aufheben].

Die Änderung von Bezügen ist auch über die rechte Maustaste möglich: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein TEAMWORK-Dokument klicken, finden Sie den neuen Menüpunkt ‚Bezug setzen‘ im Kontextmenü vor. Wenn Sie ihn auswählen, werden verfügbare Bezugsobjekte zur Auswahl angezeigt.

Anwendungsbeispiel: Diese Funktion ist praktisch, wenn z. B. Projektdokumente von der zentralen Poststelle unsortiert in einen Projektordner in TEAMWORK gelegt und dann vom Projektleiter zugeordnet werden: Arbeitsdokumente zu Aufgaben, Verträge zum Gesamtprojekt, Anfahrtsbeschreibung zum Kundenkontakt usw.

Bitte beachten Sie, dass Dokumente, die auf diese Art mit Bezugsobjekten verknüpft werden, nicht in den Sammlungen „Aufgaben“, „Kontaktdateien“ und „Projekte (Vorgänge)“ angezeigt werden.

In Kontakten zusätzliche Bezüge anzeigen

In den Kontaktdetails enthält das Geschäftsobjekt ‚Teamwork Dokumente‘ jetzt ein neues Feld namens ‚Zusätzlicher Bezug‘. Ein Filter in diesem Feld ermöglicht einzustellen, ob zusätzliche Bezüge zu Mitarbeitern, Aufgaben und/oder Projekten angezeigt werden sollen.

Auf diese Weise können Dokumente angezeigt werden, die indirekt mit dem ausgewählten Kontakt verbunden sind. Der Benutzer muss nicht mehr die einzelnen verknüpften Mitarbeiter, Aufgaben oder Projekte durchforsten, um zu sehen, ob noch weitere Dokumente für den Kontakt relevant sind.

Anwendungsbeispiel: Ein Dokument ist mit einer Aufgabe verknüpft, die zu einem Projekt gehört, das einem Kontakt zugeordnet ist. Wenn Sie den Kontakt ausgewählt haben, können Sie durch Anhaken der entsprechenden Checkboxen auch dieses Dokument in der Kundenakte sehen.

Für die Dokumentübersicht können zwei weitere Spalten, ‚Bezugsart‘ und ‚Bezugsname‘, eingeblendet werden.

Schnellfreigabe von Dokumenten

DMS TEAMWORK > Dokumente > Rechtsklick auf Untersammlung

Wenn mit der rechten Maustaste auf eine Untersammlung geklickt wird, ermöglicht ein neuer Kontextmenübefehl ‚Dokumente freigeben‘ die Freigabe der gegenwärtig in dieser Untersammlung liegenden Dateien.

Die Freigabe bezieht sich nur auf die Dokumente, nicht auf die Untersammlung. Wenn später Dokumente aus der Untersammlung entfernt oder zu ihr hinzugefügt werden, werden diese nicht in die Freigaben einbezogen.

FINANZEN

Verbesserungen im Rechnungseingangsbuch

Finanzen > Verbindlichkeiten > Rechnungseingänge

Workflow für die Rechnungsbearbeitung

In Global > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang > Standardverantwortliche können Sie jetzt einstellen, wer für die Prüfung, Freigabe und Bearbeitung von Rechnungen zuständig ist. Als Verantwortliche können nur Mitarbeiter eingetragen werden.

Wenn Sie anschließend Rechnungen in Ihr Rechnungseingangsbuch laden und dort zur Bearbeitung öffnen, finden Sie einen erweiterten Abschnitt ‚Freigabe und Bearbeitung‘ vor.

Oben wird der aktuell verantwortliche Bearbeiter angezeigt. Darunter gibt es die Schritte ‚Sachlich geprüft‘ und ‚Zahlungsfreigabe‘, jeweils mit einer Auswahlliste von möglichen Werten und Begründungen.

Wenn ein Schritt abgeschlossen ist, springt die Verantwortung direkt auf den nächsten Bearbeiter über.

Weiter unten kann man ‚Externe Bearbeitung‘ auf ‚ja‘ oder ‚nein‘ einstellen. Wird die externe Bearbeitung auf ‚ja‘ eingestellt, kann die Rechnung nicht mehr intern bearbeitet werden, ihre Eingabefelder sind dann ausgegraut.

Die Bearbeitung wird durch eine Kommentarfunktion komplettiert. Die Kommentare werden auch in der Belegarbeitsliste angezeigt.

Filtern nach ‚Verantwortlichem‘

In der Übersicht der Rechnungseingänge kann nun nach ‚Verantwortlichem‘ gefiltert werden

Werden im Feld ‚Verantwortlicher‘ keine Werte eingetragen, werden alle Einträge in der Tabelle angezeigt. Um nur die Einträge ohne einen Verantwortlichen anzuzeigen, muss im erweiterten Tabellenfilter in der Spalte ‚Verantwortlicher‘ die Zeichen !* eingetragen werden.

Link zum Lieferant

Wenn Sie die Details einer Eingangsrechnung aufrufen, funktioniert nunmehr die Feldbezeichung ‚Lieferant‘ als Link, der zum zugehörigen Kontakt führt. (NB: Dies funktioniert derzeit jedoch noch nicht, wenn die Rechnung bereits gebucht wurde.)

Allgemein

Automatisches Login

Klick auf Einstellungssymbol, Menübefehl ‚Automatische Anmeldung‘ in der Gruppe ‚System‘

Ein Klick auf diesen neuen Menübefehl blendet das Formular ‚Automatische Anmeldung aktivieren‘ ein. Wenn Sie dort Ihr Passwort eingeben und bestätigen, müssen Sie das Passwort nicht jeden Tag beim Anmelden erneut eingeben.

Während die automatische Anmeldung läuft, haben Sie Gelegenheit, mit einem Mausklick oder durch Drücken einer beliebigen Taste zur manuellen Anmeldung zurückzukehren, z. B. wenn sich eine andere Person auf Ihrem Computer bei Scopevisio anmelden möchte.

Durch Drücken der Leertaste wird der Anmeldevorgang unmittelbar fortgesetzt.

PROJEKTE2GO

Verbesserungen

Beim Anzeigen des Kalenders werden nunmehr Aufgaben um eine Stunde vor dem Beginn des Arbeitstages angezeigt und beim Scrollen mit nach unten verschoben.

Hinzu kommen laufende, kleinere Verbesserungen an der Benutzeroberfläche, insbesondere am Kalender.