Update vom 28.10.2014

Teamwork

 

Teamordner werden zu Sammlungen: der einfache Weg zu mehr Struktur

Gruppen sind Zusammenfassungen von Benutzern und Sammlungen sind Zusammenfassungen von Dokumenten.

Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick:

DMS Teamwork > Dokumente

  • Neue Icons symbolisieren Freigaben 
  • Anhand der 4 neuen Icons für die Sammlungen können Sie auf einen Blick unterscheiden, ob es sich um rein private oder geteilte bzw. öffentliche Sammlungen handelt.
  • Die ausschließlich für Ihre Person angelegten Sammlungen werden durch ein Eingangskörbchen-Symbol dargestellt, während ein Aktenstapel Sammlungen symbolisiert, auf die mindestens eine weitere Person Zugriff hat.
  • Ihre privaten Listen werden private Sammlungen
  • Dies hat zur Folge, dass die privaten Listen, die sich bisher unter Ihrem Namen oben in der Teamordnerstruktur befanden, alphabetisch in den Menübaum integriert wurden – ebenso wie die privaten intelligenten Listen. Selbstverständlich bleibt dabei der private Status erhalten.
  • Unter- oder Teilsammlungen
  • Unterhalb einer Sammlung können nun beliebig viele Ebenen von Untersammlungen angelegt werden. Dabei ist zu beachten, dass es sich um Teilmengen handelt: die oberste Sammlung enthält immer alle Dokumente - oder andersherum ausgedrückt, die Untersammlungen bestehen immer aus Teilen der Hauptsammlung, so wie die Register in Ihrem Ordner.
  • Dabei erben die Untersammlungen immer die Freigaben der Hauptsammlung.
  • Dokumentreferenzen
  • Bisher wurden unter den Menüeinträgen „Kontaktdateien“, „Aufgaben“, „Projekte“ und „Eingangsrechnungen“ automatisch intelligente Listen erzeugt. Diese Listen wurden durch das Filterobjekt „Dokumentreferenzen“ ersetzt.
  • Die Dokumentfilter werden zukünftig weiter ausgebaut.
  • Intelligente Schlagwortfilter
  • Weisen Sie Ihren Dokumenten mit Hilfe des „Schlagwörter“-Symbols am rechten oberen Bildschirmrand Begriffe zu, die Ihnen ein Wiederauffinden erleichtern. Über den Schlagwortfilter im Filterobjekt „Dokumentreferenzen“ lassen sich die so verschlagworteten  Dokumente einfach und intuitiv wieder aus der Masse heraussuchen. Zu beachten ist, dass der Filter eine UND-Verknüpfung darstellt: werden mehrere Begriffe ausgewählt, müssen auch alle im gesuchten Dokument vorhanden sein.
  • Die im Teamwork vergebenen Schlagwörter sind dabei unabhängig von den im Kontaktmanagement hinterlegten Schlagwörtern.
  • Verwaltung der Sammlungen 
  • Die Verwaltung und Freigabe der Sammlungen können Sie ganz einfach über die rechte Maustaste aus dem Menü heraus ansteuern.   
  • Freigabedialog 
  • An welche Gruppen oder Personen Sammlungen bzw. Dokumente freigegeben sind, sehen Sie im neuen Freigabedialog, der mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann.
  • Auf Dokumentebene werden dabei auch die indirekten Freigaben angezeigt, die ein Dokument durch die Zugehörigkeit zu einer Sammlung erhält.
  • Sperren/Entsperren von Dokumenten

Dokumente können nun vor der Versionierung durch andere Benutzer geschützt werden. Der Besitzer des Dokumentes kann den Status „Sperren/Entsperren“ über das Kontextmenu des Dokuments vergeben. Ob ein Dokument gesperrt ist, sieht man auch am Schloss-Symbol sowie über die Tabelle und im Geschäftsobjekt „Dokumenteninformationen“.

  • Löschen von Dokumenten oder Entfernen aus Sammlungen
  • Beim Löschen von Dokumenten wird nun deutlich unterschieden, ob das Dokument komplett aus Teamwork gelöscht werden soll oder nur die Zugehörigkeit zu einer Sammlung aufgehoben wird.

DMS Teamwork > Gruppen

Systemadministration > Teamwork > Gruppen verwalten

  • Neue Gruppen und Freigaben
  • Um für einen Benutzer Teamordner freizugeben, musste bisher jede berechtigte Person einzeln zugewiesen werden. Da die zuvor an dieser Stelle verwalteten Teamordner nun über das Menü verwaltet werden, werden sie an dieser Stelle nicht mehr angezeigt.
  • Anstatt dessen bieten wir unter DMS Teamwork > Gruppen die Möglichkeit, Benutzer in Gruppen zusammenzufassen, die die gleichen Freigabekriterien erhalten sollen. Anschließend können Sammlungen dann mit einem Klick für ein oder mehrere Gruppen freigeben werden. Natürlich sind Freigaben an einzelne Personen zusätzlich möglich.

Systemadministration > Teamwork > Benutzer verwalten

  • NEU: Administration der Gruppen 
  • Nur Administratoren sind berechtigt, neue Benutzergruppen zu erstellen, umzubenennen und zu entfernen oder den Gruppen neue Mitglieder zuzuweisen. Alle bisher als „intern“ gekennzeichneten Benutzer sind Administratoren.

Für weiterführende Informationen beachten Sie unser ausführliches Dokument.

Allgemein

Grunddaten – Update Finanzämter

Global > Aktualisierung der Grunddaten > Finanzämter > Update durchführen

Im Bereich Finanzämter steht eine neue Datei zum Update bereit. Neben den aktuellen Bundesfinanzamtsnummern ist u.a. die derzeit gültige Anschrift gepflegt. 

 

 

Kontakte

Adressen per Klick auswählen

Kontakte > Person/Gesellschaft > Geschäftsobjekt „Adressen“

Die Adressen eines Kontakts werden als nebeneinanderliegende Links dargestellt. Mit einem Klick auf die Reiter wird die Hauptadresse übernommen. 

Link zum Arbeitgeber im Geschäftsobjekt „Kontaktprofil“

Kontakte > Person/Gesellschaft > Geschäftsobjekt „Kontaktprofil“

Ist einem Personenkontakt ein Arbeitgeber zugeordnet, kann dieser per Link direkt aus den Kopfdaten heraus aufgerufen werden.

Creditreform

 

Automatik abgeschaltet

Kontakte > Person/Gesellschaft

Auf vielfachen Kundenwunsch wurde die automatische Adressvervollständigung deaktiviert. Die Adresse des Kontaktes kann aber wie gehabt jederzeit über den Link "Creditreform Adressvervollständigung" manuell aus der Creditreform-Datenbank gezogen werden.

Finanzen

Anlagenbuchhaltung – Korrektur Teilwertabschreibung

Anlagen > Anlagenspiegel > Bewegungen Anlagegut

Die Berechnung der Teilwertabschreibung wurde korrigiert.