Update vom 21.05.2014

Allgemein

Aktuelles von Scopevisio

Aktuelle News und Releaseinfos können nun im Infobereich unter Einstellungen (Button Zahnrad oben rechts) jederzeit wieder aufgerufen werden.

Kontakte

Erweiterte Funktionen beim Zusammenführen von Kontakten

(Kontaktliste – zwei Kontakte markieren – im DropDown Menü unter der Liste „Zusammenführen“ wählen)

Beim Zusammenführen von Kontakten werden jetzt alle Datenfelder berücksichtigt. Übereinstimmende oder leere Felder sind standardmäßig ausgeblendet, so dass die zu prüfenden Daten im Fokus liegen. Bestimmen Sie zunächst, welcher der Kontakte als Original behandelt und mit den Daten des Duplikats aufgefüllt werden soll. Für jedes sich unterscheidende Datenfeld stehen Ihnen anschließend folgende Aktionen zur Verfügung:

1 wählen = übernimmt den Feldinhalt des Originals

2 wählen = übernimmt den Feldinhalt des Duplikats

1 bevorzugen = für Massenänderungen: übernimmt den Feldinhalt des Originals; ist das Originalfeld leer, wird der Feldinhalt des Duplikats eingesetzt

2 bevorzugen = für Massenänderungen: übernimmt den Feldinhalt des Duplikats; ist das Duplikatsfeld leer, wird der Feldinhalt des Originals eingesetzt

2 an 1 anhängen = Für Objekte wie Kommentare oder E-Mails. Die Objekte vom Duplikat werden an das Original gehangen

1 an 2 anhängen = Für Objekte wie Kommentare oder E-Mails. Die Objekte vom Original werden an das Duplikat gehangen

Bestehen Konflikte, müssen diese vor dem Zusammenführen der Datensätze erst behoben werden.

 

Verkaufschancen

Das Geschäftsobjekt „Verkaufschancen“ kann nun in der Rolle „Leads“ eingeblendet werden. „Verkaufschancen“ können aus „Leads“ heraus generiert werden. 

Automatismen bei der Erstellung und Löschung von Kontaktarten

Die Kontaktart „Interessent“ wird automatisch gesetzt, wenn

  • BANT mehr als 30 Punkte erreicht
  • Eine Verkaufschance erstellt wird mit einer Wahrscheinlichkeit größer als „0%“ und kleiner als „100%“,
  • Bei einem Angebot die Status „entworfen (gespeichert)“, „abgegeben (versandt, gedruckt)“, „angenommen (in Auftrag überführt)“ gesetzt sind.

Die Kontaktart „Interessent“ wird gelöscht bzw. nicht gesetzt, wenn

  • Die Verkaufschance auf „0%“ (verloren) gesetzt wird oder
  • Eine 100%-ige Verkaufschance gelöscht und das zugehörige Angebot
  •          Veraltet,
  •          Abgelehnt oder
  •          Gelöscht ist.

Die Änderung der Kontaktart wird beim Speichern der Verkaufschance oder des Angebots wirksam.

Die Kontaktart „Kunde“ wird gesetzt, wenn

  • Ein Auftrag erteilt oder
  • Eine Rechnung erstellt wurde.

Die Kontaktart Kunde wird entfernt, wenn

  • keine Rechnungen oder Aufträge vorhanden sind bzw.
  • der Auftrag oder die Rechnung gelöscht wurde.

 

Aktivitäten

Protokollierung von Löschungen im Aktivitätenjournal

Im Aktivitätenjournal wird nun mit angezeigt, wenn und von wem Kommentare, Verkaufschancen und Projekte gelöscht wurden.

Aufgaben – größeres Notizfeld

Das vergrößerte Notizfeld bietet nun die Möglichkeit, auch komplexere Anmerkungen unterzubringen.

 

Bei der Zuweisung von Aufgaben werden jetzt auch Benutzer berücksichtigt, die den Status

„Geändert“ haben.

 

Aufgaben unterteilen, neue Geschäftsobjekte bei Aufgaben (s. auch CRM2Go)

Für die Erstellung von Aufgaben stehen ab sofort die neuen Geschäftsobjekte Tätigkeiten und Kommentare zur Verfügung. Mit Hilfe des Geschäftsobjekts Tätigkeiten können Sie Aufgaben differenziert unterteilen. Zum Erstellen einer Teilaufgabe nutzen Sie das +-Zeichen am Ende der Tabelle. 

Korrespondierend dazu finden Sie in der Aufgabenübersicht die neuen Spalten „% Tätigkeiten erledigt“, „# (Anzahl) Tätigkeiten“, „# (Anzahl) Tätigkeiten offen“, „# (Anzahl) Tätigkeiten erledigt“, die Ihnen einen detaillierten Überblick über den Bearbeitungsstand einzelner (Teil-)Aufgaben erlauben.

 

Marketing

Neue Geschäftsobjekte für Verkaufschancen

Für die Erstellung von Verkaufschancen stehen ab sofort diverse neue Geschäftsobjekte zur Verfügung (Marketing – Verkaufschance hinzufügen). Mit der rechten Maustaste können Kommentare, Aufgaben, Letzte Änderungen, Dokumente, Abrechnung und Ansprechpartner eingeblendet werden.

 

„As-if-sold“ Betrachtung in Verkaufschancen (Schaffung einer Vergleichsbasis von Produkten, die sowohl vermietet als auch verkauft werden)

In den „Stammdaten – Verkaufschancen – Verkaufschancen auf Plausibilität prüfen“ legen Sie einen Standardwert für die „As-if-sold“ Betrachtung in Ihrer Gesellschaft fest: wählbar sind 12, 24, 36, 48 und 60 Monate, auf die die Verkaufsprodukte umgelegt werden sollen.

 

In der Produktverwaltung kann für jedes Produkt angegeben werden, ob es auf die „As-if-sold“ Betrachtung umrechenbar sein soll oder nicht. Wenn ja, wird die entsprechende Position in der Verkaufschance automatisch als „As-if-sold“ gekennzeichnet. Unabhängig davon kann „As-if-sold“ auch für jede andere Position der Verkaufschance über die entsprechende Checkbox aktiviert werden. 

 

Der „As-if-sold“-Betrag wird in Abhängigkeit zur Anzahl der Monate, der Wahrscheinlichkeit, der Gewichtung im Forecast und dem Gesamtpreis errechnet.

 

CRM2Go

 

Aufgaben unterteilen (s. gleicher Abschnitt unter Aktivitäten)

Für die Erstellung von Aufgaben stehen auch mobil ab sofort die Rubriken Tätigkeiten und Kommentare zur Verfügung. In der Rubrik Tätigkeiten können Sie Aufgaben differenziert unterteilen. Zum Erstellen einer Teilaufgabe nutzen Sie das +-Zeichen am Ende der Tabelle. 

 

Finanzen

Korrekturfunktion

Bei der Änderung eines Kontos über die Korrekturfunktion bleiben die in der Ursprungsbuchung erfassten Dimensionen erhalten. Die Steuerfunktion des Kontos (z.B. Steuerschlüssel) richtet sich weiterhin nach den im Kontenstamm hinterlegten Angaben. 

 

Zusammenfassende Meldung

Scopevisio überprüft bei der Ausgabe der Zusammenfassenden Meldung, ob mehrere Zeilen mit der gleichen Umsatzsteuer-ID und der gleichen Art der Leistung enthalten sind. Ist dies der Fall, kann der Anwender die Zeilen automatisch zu einer Position zusammenfassen lassen.

Die Zusammenfassende Meldung wird in der neuen Version 1.1 ausgegeben.

 

Berücksichtigung von Gutschriften und Zahlungen im Mahnschreiben

In den Mahnungen können nun Zahlungen und Gutschriften berücksichtigt werden. Aktivieren Sie dazu die Checkbox „Optionale Berücksichtigung von Gutschriften/Zahlungen beim Mahnen“ unter Stammdaten – Buchhaltung – Mahnstufen. Die Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn pro Rechnung ein Mahnschreiben ausgegeben werden soll.

 

Erweiterte Platzhalterfunktionalität für Mahnschreiben
Unabhängig davon, ob Sie für Ihre Mahnschreiben die Systemvorlage oder eine eigene ODT-Vorlage nutzen können Sie nun folgende Platzhalter verwenden:


{EigeneGS_Name}                                      Name der Gesellschaft

{EigeneGS_Rechtsform}                           Rechtsform der Gesellschaft

{EigeneGS_Strasse}                                    Adresse der Gesellschaft

{EigeneGS_PLZ} {EigeneGS_Ort}

{Freie Adresse}                                            Hauptadresse des Empfängers

{Kundennummer_Debitor}                     Kundennummer Debitor

{Debitor_Kontonummer}                        Kontonummer Debitor

{Kundennummer_Kontakt}                    Kundennummer Kontakt

{Kunde_Titel}                                                Titel

{Kunde_Vorname}                                     Vorname

{Kunde_Nachname}                                  Nachname

{Kunde_Anrede}                                         Anrede
{Kunde_Firmenname}                              Firmenname

{Kunde_Strasse1}                                       Strasse aus Adresse 1-6

{Kunde_Strasse2}

{Kunde_Strasse6}

{Kunde_PLZ1}                                               PLZ aus Adresse 1-6

{Kunde_PLZ6}                                              

{Kunde_Ort1}                                               Ort aus Adresse 1-6

{Kunde_Ort6}

{Kunde_Land1}                                            Land aus Adresse 1-6

{Kunde_Land6}

{Kunde_Adresszeile1}                               Adresszeile aus Adresse 1-6

{Kunde_Adresszeile6}

{Gesellschaft_AP1}                                     Ansprechpartner beim Kunden 1-6

{Gesellschaft_AP6}

{Kunde_Bankkonto}                                  Bankkonto des Kunden

{Kunde_Bankkonto_Verdeckt}             Bankkonto mit verdeckten Ziffern

{Kunde_Bankleitzahl}                                BLZ

{Kunde_Bank}                                              Name der Bank

{Kunde_IBAN}                                              IBAN

{Kunde_BIC}                                                  BIC

{Kunde_IBAN_Verdeckt}                         IBAN mit verdeckten Ziffern

{Kunde_Mandatsreferenz}                     Mandatsreferenz des Kunden

{Kunde_Mandatsdatum}                         Datum der Mandatsreferenz

{Firma}                                                             Name der Firma

{Umsatzsteuerid}                                        USt-ID

{Betreff}                                                          Entspricht in der Regel der Mahnstufe

{Text}                                                               Mahntext der Mahnstufe

{Rechnung}                                                    Rechnungsnummer

{Rechnungsdatum}                                     Rechnungsdatum

{Fällig}                                                              Fälligkeitsdatum

{Beschreibung}                                             Beschreibung = OP-Text

{Mahnstufe}                                                  Mahnstufe

{Betrag}                                                           Rechnungsbetrag

{GezBetrag}                                                   Bereits auf die Rechnung bezahlt

{OffenerBetrag}                                           Restbetrag der Rechnung

{OffenerBetrag_Gesamt}                        Gesamtbetrag der Mahnung

Für Mahnschreiben, die pro Rechnung erstellt werden, stehen darüber hinaus folgende Platzhalter zur Verfügung:

{Skontosatz1}, {Skontosatz2}                 Skontosatz 1 und 2

{Skontodatum1}, {Skontodatum2}       Skontodatum 1 und 2

{Skontobetrag1}, {Skontobetrag2}       Skontobetrag 1 und 2

{Fälligkeitsdatum}                                       Fälligkeitsdatum

{Belegnummer_Vorsystem}                   Belegnummer Vorsystem

{Zahlungsbedingung}                                 Zahlungsbedingung

{Steuernummer}                                         Steuernummer des Kunden

{AP_Vorname}                                             Vorname des eigenen Ansprechpartners (aus der Rechnung)

{AP_Nachname}                                          Nachname des eigenen Ansprechpartners

{AP_Titel}                                                       Titel des eigenen Ansprechpartners

{AP_Email}                                                     E-Mail des eigenen Ansprechpartners

{AP_Telefon}                                                Telefon des eigenen Ansprechpartners

 

Neue Funktionen bei Personenkontenblättern

Analog zu den Sachkontenblättern kann man nun auch bei Personenkontenblättern auf- und abwärts blättern sowie das gesuchte Konto per Direkteingabe der Kontonummer aufrufen. Überdies ist es möglich, Buchungssätze aus dem Kontenblatt heraus zu korrigieren. Stornobuchungen können ausgeblendet werden.

 

 

Banking

Zeitliche Eingrenzung der Zahlungsliste

Im Formular „Zahlungsliste/Offene Posten“ (Lastschriften und Überweisungen) wurde ein neues Feld „Buchungsdatum ab“ hinzugefügt. Durch dieses Feld kann die Anzeige in der Liste begrenzt werden, wodurch der Aufbau der Liste erheblich schneller von statten geht. 

 

Skontoübermittlung mit SEPA uneingeschränkt möglich

Der Fehler in der Skontoübermittlung mit SEPA wurde behoben. Der Zahlbetrag wird nun um das Skonto vermindert an die Bank übermittelt. 

 

Überweisungen/Lastschriften als Sammelposten

Die Funktion „Bankseitig als Sammelposten anzeigen (Batch-Booking verwenden)“ unter Stammdaten – Banken – Zahlungsverkehr konfigurieren – SEPA Experteneinstellungen fasst Überweisungen und Lastschriften auf dem Kontoauszug in einer Position zusammen. Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn die einzelnen Positionen Ihrer Zahlläufe getrennt dargestellt werden sollen. 

Einzellastschriften

Analog zu den Einzelüberweisungen pro Kreditor kann nun auch bei für Debitoren gewählt werden, ob Einzüge verschiedener Rechnungen zusammengefasst werden sollen oder nicht. Wählen Sie die Checkbox „Nur Einzellastschriften“ in Debitor-Stammdaten (Geschäftsobjekt Zahlungsbedingungen), um jede Rechnung einzeln einzuziehen.

Editierbare Zahlungsavise
Unter „Stammdaten – Banken – Zahlungsverkehr konfigurieren – Ausgabeformat der Avise“ können Sie wählen, ob Sie Ihre Zahlungsavise auf der Systemvorlage wie bisher ausgeben oder eine eigene ODT-Vorlage verwenden möchten.
In der Systemvorlage sind jetzt konfigurierbar

  • Die Vorgabe für die Rechnungsnummer
  • Belegnummer (Nummer der Buchung)
  • Belegnummer Vorsystem (Nummer aus einem Vorsystem)
  • externe Belegnummer (Rechnungsnummer)
  • Die Schriftgröße, die in der Positionstabelle verwendet wird
  • Ein eigener Avistext sowie
  • Die Sprache des Avis. Diese wird anhand des Feldes „Sprache“ im Geschäftsobjekt Kommunikation des entsprechenden Kontaktes gesetzt.

Für den eigenen Avistext können Sie folgende Platzhalter verwenden:

$TransaktionsArt                                         Bei Überweisung = „Zahlung“

                                                                            Bei Lastschrift = „Buchung“

$EigeneGS_Name                                       Name der Gesellschaft

$EigeneGS_Rechtsform                            Rechtsform der Gesellschaft

$EigeneGS_Strasse                                     Adresse der Gesellschaft

$EigeneGS_PLZ $EigeneGS_Ort

$Kunde_Fax1                                                Faxnummer des Empfängers

$Kunde_Email                                               E-Mail-Adresse des Empfängers

$Kontonummer                                           Debitoren- oder Kreditorenkontonummer

$Kundennummer                                        Debitoren- oder Kreditorenkundenummer

$Kunde_Mandatsreferenz                      Mandatsreferenz des Kunden

$Datum_heute                                             Datum der Erzeugung

$Zahlungsdatum                                          Datum der Zahlung

$Kunde_Bank                                               Bankname vom Empfänger

$Kunde_BIC                                                   BIC und oder BLZ des Empfängers

$Kunde_IBAN                                               IBAN und/oder  Kontonummer des Empfängers

$Kunde_IBAN_verdeckt                          IBAN und/oder Kontonummer mit verdeckten Ziffern

In den ODT-Dokumenten selbst stehen darüber hinaus folgende Platzhalter zur Verfügung:

{Freie Adresse}                                            Hauptadresse des Empfängers

{EigeneGS_GläubigerID}                          Gläubiger Identifikationsnummer

{Belegnummer}                                           Nummer der Buchung

{Belegnummer_Vorsystem}                   Nummer aus einem Vorsystem

{Externe_Belegnummer}                         Rechnungsnummer

{Belegdatum}                                                Belegdatum

{Verwendungszweck}                               Verwendungszweck

{Gesamtbetrag}                                           Gesamtbetrag der Position

{OffenerBetrag}                                           Offener Betrag der Position

{Skonto}                                                          Skonto der Position

{Zahlungsbetrag}                                         Gezahlter Betrag der Position

Felder für die Summenzeile der Tabelle

{GesamtbetragSum}                                  Gesamtbetrag der überwiesenen/eingezogenen Rechnungen

{OffenerBetragSum}                                  Summe des offenen Betrags

{SkontoSum}                                                 Gesamtsumme des Skontos

{ZahlungsbetragSum}                                Gesamtbetrag der Überweisung/Zahlung

„Bruttobetrag“ als Platzhalter für die Pre-Notification

Wenn Sie Ihre Vorabinformation für den Einzug von Sepa-Lastschriften per Textbaustein als E-Mail versenden, steht Ihnen ab sofort der neue Platzhalter $Betragbrutto (= Bruttobetrag aus der Rechnung) zur Verfügung. Der Platzhalter kann allerdings nur gefüllt werden, wenn die E-Mail aus der Rechnung heraus versandt wird.

Einrichten einer Finanzbuchhaltung ohne vorbelegten Kontenrahmen

Die Finanzbuchhaltung für neue Gesellschaften kann mit einem individuellen Kontenrahmen angelegt werden (Einrichtungsassistenten - Schritt „Finanzen“ - Individueller Kontenrahmen). In diesem Fall sind für bestimmte Tabellen und Berichte wie die Steuermatrix, Bilanz, GuV oder die UStVA nur die Gliederungen vorhanden; Konten müssen selber zugeordnet werden.

 

E-Commerce

Feld „Bestellnummer“

Das editierbare Feld „Bestellnummer“ wird in der Übersicht und in den Belegdetails angezeigt.

Drupal

Bei der Übermittlung von Bestellungen im JSON-Format (Drupalshops) ist jetzt angegeben, ob die Preise als netto bzw. brutto deklariert waren. Beim Import werden diese Informationen übernommen und für die Rechnungslegung gespeichert. (Nettopreise = Nettorechnung, Bruttopreise = Bruttorechnung).

Dies gilt nicht rückwirkend für bereits importierte Bestellungen.

Teamwork

Löschen interner Benutzer

Auch interne Benutzer können jetzt aus Teamwork gelöscht werden (s. Systemadministration, Benutzer DMS). Lediglich der eigene Benutzer kann nicht gelöscht werden.

Öffentlichen Gruppen beitreten/wieder verlassen

Markiert man im Menü „Teamordner“ einen öffentlichen Ordner, in dem man kein Mitglied ist, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Über das Kontextmenü kann man diesem Ordner sofort beitreten oder ihn auch wieder verlassen. Die gleiche Funktionalität findet man auch unter Systemadministration – Teamwork – Teamordner.

Dokument als PDF speichern

Text-Dokumente in Teamwork können nun als PDF gespeichert werden. Die neue Funktion ist mit einem Rechtsklick auf dem Dokument aufrufbar.

 

Vorschau zeigt Kommentare

Bereits bei der Vorschau eines Dokumentes in Teamwork wird nun angezeigt, ob Kommentare vorhanden sind. Das zugehörige Symbol in der linken oberen Ecke der Bildvorschau enthält die Anzahl der Kommentare.

Stempel bei Ausgangsbelegen

Für Gutschriften und Rechnungen gibt es nun bei stornierten/korrigierten Belegen einen zusätzlichen "STORNIERT" Aufdruck im Stempel.

 

Creditreform-Integration (Business, Enterprise)

 

Neuerungen bei der Suche

Die Adresse aus dem Kontakt (Pers./Ges.) wird bei Klick auf Link Creditreform „Auskunft“ in das Crefo Suchformular übernommen. 

Im Formular „Creditreform Suchergebnisse“ kann mit Hilfe des neuen Buttons „Kontakt anlegen" ein neuer Gesellschaftskontakt erstellt werden. Dabei werden Name und Adresse aus dem markierten Suchergebniseintrag übernommen. Enthält der Gesellschaftskontakt bereits eine Crefonummer, gelangt man beim Klick auf den Link „Auskunft“ direkt zur „Creditreform Produktverfügbarkeit“.

 

Übernehmen von Einträgen zur Geschäftsführung

Personen, die in einer Kompaktauskunft der Rubrik „Geschäftsführung und Befugnisse“ zugeordnet sind, werden bei Anlage des Personenkontakts gleich im entsprechenden Feld der Gesellschaft eingetragen:

Kontakte aus dem Abschnitt „Geschäftsführer“ werden im Gesellschaftskontakt bei „Ges. Vertreter (Geschäftsführer)“ zugeordnet, Kontakte aus Abschnitt „Vorstand“ bei „Ges. Vertreter (Vorstand)“ und Kontakte aus dem Abschnitt „Prokurist“ unter „Ges. Vertreter (Prokurist)“.

Hinweis: Wurde bereits ein Eintrag für einen der gesetzlichen Vertreter vorgenommen, wird der jeweilige Eintrag nicht überschrieben!

 

Import/Export

Visitenkarten

Beim Import von Visitenkarten wird die Gesellschaft mit der vollständigen Adresse angelegt. Der Visitenkarteninhaber wird dabei als Arbeitnehmer des Gesellschaftskontaktes eingetragen.

 

Duplikaterkennung beim CSV-Import

Importiert man Kontakte im CSV-Format, besteht nun die Möglichkeit, Duplikate abzufangen. Überprüft werden kann, ob der Name oder die E-Mail in Abhängigkeit von der Kontaktart bereits vorhanden sind. Die Duplikaterkennung ist aktiv in den Tabellen Sachkonten, Kreditoren, Debitoren und Buchungssätze im CSV-Format importieren sowie beim Kontaktimport.