Datenquellen

Wozu Datenquellen?

Nutzen Sie Scopevisio als Datenquelle in Verbindung mit Excel und erstellen Sie Reports, Pivot-Tabellen und Diagramme. Anders als viele andere Buchhaltungsprogramme bietet Ihnen Scopevisio damit die Möglichkeit, neben den integrierten, vordefinierten Berichten viele weitere, selbstdefinierte Reports einzurichten. Sie können ihre gewohnten Excel- Auswertungen und Pivot-Tabellen, die Sie als Controlling-Instrumente verwenden, weiter benutzen und sind jederzeit auskunftsfähig.

Per Knopfdruck können Sie die Daten direkt in Excel aktualisieren. Sobald die Verknüpfung zwischen Scopevisio und Ihrem Controlling-Tool einmal eingerichtet ist, wird Ihr Bericht automatisch in Echtzeit mit Daten aus Scopevisio befüllt.

Berechtigungen einstellen

Um mit Datenquellen arbeiten zu können, sind zwei Berechtigungen notwendig:

  1. Das allgemeine Recht, Datenquellen zu verwenden,
  2. sowie das Recht auf die konkreten Objekte, die Sie als Datenquelle einsetzen möchten, z. B. Journal oder Angebote usw.

Diese speziellen Berechtigungen sind den Benutzerprofilen zugeordnet. Sie finden sie unter Global > Systemadministration > Benutzer > Profile für Benutzer verwalten. Hier können Sie Rechte vergeben, vordefinierte Profile an Ihre Mitarbeiter zuweisen oder benutzerdefinierte Profile erstellen.

Allgemeine Berechtigung für Datenquellen

Um das Datenquellen-Recht an Mitarbeiter zu vergeben, empfiehlt es sich, ein Profil zu erstellen, das ausschließlich dieses eine Recht enthält.

Um Datenquellen für andere Benutzer freizuschalten benötigen Sie Administratorrechte.

  1. Hierfür wählen Sie Global > Systemadministration > Profile und Rechte der Benutzer verwalten und klicken auf Hinzufügen.
  2. Vergeben Sie eine Bezeichnung für das neue Profil, bspw. Datenquellen.
  3. Schalten Sie nun das Recht zum Anzeigen und Bearbeiten für Datenquellen ein.
  4. Es erscheint der neue Menüpunkt Datenquellen unter dem Punkt OpenScope.

Datenquellenrecht zuweisen

Öffnen Sie Global > Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten. Wählen Sie den Benutzer mit einem Doppelklick aus, an den Sie die Berechtigung vergeben möchten.

Das Datenquellenrecht ist Bestandteil der Anwendung Finanzen. Falls der Benutzer diese noch nicht hat, weisen Sie über den Button Hinzufügen in der Spalte Anwendung die Anwendung Finanzen zu.

Das funktioniert nur, wenn Sie noch eine freie Lizenz für Finanzen haben. Wenn nicht, können Sie diese im Shop hinzubuchen.

Anschließend tragen Sie in der Spalte Profil Datenquellen ein.

Eventuell geben Sie dann in der letzten Spalte noch an, für welche Gesellschaft die Berechtigung gelten soll. Speichern Sie Ihre Angaben.

Spezielle Berechtigungen für Datenquellen-Typen

Das Datenquellen-Recht alleine bedeutet lediglich, dass die Möglichkeit des Exports von Informationen direkt in Excel für den Benutzer freigeschaltet ist. Auf welche Informationen aus dem System der Benutzer zugreifen kann, muss in gesonderten Berechtigungskombinationen eingestellt werden. Das bedeutet: Der Mitarbeiter benötigt das passende Benutzerprofil (falls er es noch nicht hat).

Öffnen Sie Global > Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten. Wählen Sie den Benutzer mit einem Doppelklick aus, an den Sie die Berechtigung vergeben möchten und weisen Sie die Anwendung, das Profil und die Gesellschaft genauso zu, wie oben beschrieben.

Datenquelle einrichten

Die folgende Beschreibung orientiert sich am Beispiel einer Gewinn- und Verlustrechnung.

  • Klicken Sie auf OpenScope > Datenquellen.
  • Erstellen Sie eine neue Datenquelle, indem Sie auf Neu klicken. Sie können auch eine ähnliche, vorhandene Datenquelle markieren und Duplizieren, um dann die notwendigen Änderungen vorzunehmen.
  • Es öffnet sich das Geschäftsobjekt Geschäftsobjekt Datenquelle. Hier legen Sie zunächst Einstellungen zum Datenquellenabruf fest, z. B. den Zeitraum, für den die Informationen abgerufen werden sollen.
  • Vergeben Sie ein beliebiges Passwort und einen Benutzernamen. Diese Authentifizierung wird dann bei jedem erneuten Abruf der Daten abgefragt.
  • Nutzen Sie den Link Spalten konfigurieren, um die zu importierenden Informationen zu bestimmen.
  • Unter dem Geschäftsobjekt Journal können Sie den Bericht konfigurieren, den Sie erstellen möchten.
  • Aktivieren Sie die Datenquelle (siehe Screenshot) und speichern Sie Ihre Eingaben.

Wählen Sie in der Datumseinstellung einen längeren Zeitraum, etwa 2010- 2020, wenn Sie Daten aus der Vergangenheit berücksichtigen und die Datenquelle auch in Zukunft noch längere Zeit nutzen möchten

Die Bezeichnung der Datenquelle in Scopevisio muss mit dem Dateinamen Ihrer Excel-Vorlage übereinstimmen, damit die Daten richtig zugeordnet werden können! So muss z. B. die Bezeichnung der Datenquelle Gewinn- und Verlustrechnung lauten, wenn Ihre Pivot-Tabelle Gewinn- und Verlustrechnung heißt. Die Zuordnung scheitert, wenn Sie z. B. lediglich GuV als Bezeichnung verwenden.

Nach dem Speichern können Sie durch Klicken auf das Symbol neben dem Datenquellen-Link (im obigen Screenshot markiert) diesen in die Zwischenablage kopieren

Verfügbare Datenquellen

Scopevisio stellt immer mehr Datenquellen zur Verfügung. Die Screenshots zeigen die Auswahl Ende September 2017 (FS 83).

  • Journal
  • Zeiterfassung
  • Aufgaben
  • Kontakte
  • Ausgangsrechnung
  • Eingangsrechnung
  • Angebot
  • Auftrag
  • Lieferschein
  • Gutschrift
  • Produktverwendung (Ausgangsrechnung)
  • Produktverwendung (Angebot)  
  • Produktverwendung (Auftrag)
  • Produktverwendung (Lieferschein)
  • Produktverwendung (Gutschrift)
  • Konvertierung
  • Teamwork-Dokumente
  • Positionen (Ausgangsrechnung)
  • Positionen (Angebot)  
  • Positionen (Auftrag)
  • Positionen (Lieferschein)
  • Positionen (Gutschrift)
  • Produkte
  • Potenzial
  • Produktverwendung (Potenzial)
  • Positionen (Potenzial)
  • Projekte
  • Allgemeine Kontakteigenschaften
  • Änderungsprotokoll
  • Sachkonten (SuSa)
  • Debitoren (SuSa)
  • Kreditoren (SuSa)
  • Aktivitäten
  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Projekte (Vertriebsprojekte)
  • Kommentare

 

In der Datenquelle Angebot stehen nun auch folgende Felder zur Verfügung:

  • As-if-Sold (Monate) 
  • Betrag (As-if-Sold) 
  • Betrag des Angebots-Gewichtet (As-if-Sold) 
  • Betrag des Angebots-Gewichtet (im Forecast, As-if-Sold) 

In den Datenquellen Projekte, Vertriebsprojekte und Aufgaben wurden die benutzerdefinierten Felder ergänzt.

Vorgehen in Excel

Öffnen Sie ein neues Excel Dokument, um den Datenquellen-Link zu importieren und somit die Daten in ein neues Arbeitsblatt einzufügen.

  • Klicken Sie auf den Reiter Daten und wählen Sie im Bereich Externe Daten abrufen die Option Aus dem Web.
  • In das Feld Adresse fügen Sie den kopierten Datenquellen-Link aus Ihrer Zwischenablage ein. Dies bestätigen Sie mit einem Klick auf OK und markieren die zu importierende Tabelle über den gelben Pfeil, sobald diese geladen ist. Anschließend klicken Sie auf Importieren.
  • Das Arbeitsblatt wird nun mit den erforderlichen Daten gefüllt. Eine Pivot-Tabelle können Sie über den Reiter Einfügen in dem Bereich Diagramme erstellen

Mehrere Datenquellen zusammenführen

Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe öffnen, können Sie mehrere Tabellen darin anlegen. Mit jeder Tabelle lässt sich auch eine Scopevisio-Datenquelle verknüpfen. Sie können z. B.

in Tabelle 1 Daten über Abrechnungsbelege und in Tabelle 2 Projektdaten laden, um diese dann in Tabelle 3 zu einer Auswertung zu kompilieren, die die Informationen aus den verschiedenen Datenquellen zueinander in Beziehung setzt.

Damit gibt Ihnen Scopevisio ein sehr mächtiges Auswertungstool für Ihr Unternehmenscontrolling an die Hand