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Freigabeprozesse im Rechnungseingangsbuch

1. Freigabeprozesse für Rechnungen definieren

1.1. Was hat es mit den Freigabeprozessen im Rechnungseingangsbuch auf sich?

Sobald eine Rechnung im Rechnungseingangsbuch erscheint, steht sie an einer bestimmten Stelle des Rechnungsworkflows, den sie zu durchlaufen hat. Diesen können und sollten Sie als Verantwortlicher für das Rechnungseingangsbuch Ihren eigenen Arbeitsabläufen entsprechend mithilfe von Freigabeprozessen selbst definieren. Zusätzlich wird es immer einen systemgenerierten Standardfreigabeprozess geben, bestehend aus einer sachlichen Prüfung und einer Zahlungsfreigabe. Der Workflow entsteht durch eine Reihe hintereinander geschalteter Freigabeprozesse, und zwar mindestens immer einer sachlichen Prüfung und einer Zahlungsfreigabe, deren Festlegung Sie anfangs vielleicht etwas Mühe kosten, Ihnen dann aber viel Arbeit ersparen wird. Im Folgenden leiten wir Sie durch die Anlage verschiedener Freigabeprozesse, um Ihnen die diversen Möglichkeiten aufzuzeigen:

1.2.Einstellungen

Beginnen Sie oben rechts im Menü mit dem Zahnrad Einstellungen > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang. Optional finden Sie dorthin auch oben links startend über den Pfad Global > Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang. Hier sehen Sie nun den Punkt „Freigaben“.

Klicken Sie darauf, um bestehende Freigabeprozesse angezeigt zu bekommen oder neue anzulegen.

1.3.Einen eigenen Freigabeprozess definieren

  1. Möchten Sie nun einen eigenen Freigabeprozess erstellen, klicken Sie auf „Hinzufügen“. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Der Prozess wird automatisch mit „Unbekannt“ betitelt. Hier sollten Sie einen eindeutig zuzuordnenden Namen wählen. Den Prozess können Sie im Feld darunter auch noch näher beschreiben. Dieser orientiert sich im Idealfall an den in Ihrer Firma üblichen Prozessen. Unten einige Beispiele für eindeutige Prozess-Benennungen:

  1. Sie können den Prozess zeitlich beschränken, indem Sie ein Start- und Enddatum wählen (z.B. im Falle einer Urlaubsvertretung), oder ihm nur ein Startdatum zuordnen.
  2. Standardmäßig ist darunter bei „Standard-Prozess“ „Nein“ ausgewählt. Sobald Sie hier auf „Ja“ umstellen, wird für DIESEN Prozess nach dem Speichern in der Spalte „Standardprozess“ (siehe oben beim Prozess „HE Einkauf Hardware“) ein grünes Häkchen gesetzt. Sollten Sie zuvor bereits einen anderen Prozess als Standardprozess definiert haben, so wird dieser hiermit ersetzt, da es nur einen einzigen Standardprozess geben kann - aber nicht notwendigerweise geben muss.
    Aber - Was bedeutet jetzt Standardprozess? Die Frage lässt sich aus zwei verschiedenen Perspektiven beantworten. Zum einen bezieht sich Scopevisio auf einen zweistufigen Standardprozess, der bei der Migration des bisherigen Rechnungseingangsbuches vom System automatisch generiert wird. Sollten Sie bereits mit dem alten Rechnungseingangsbuch gearbeitet haben, werden alle noch offenen Rechnungsprüfungsfälle in das neue Rechnungseingangsbuch migriert, indem sie in diesen Standardfreigabeprozess überführt werden. Hier werden die von Ihnen zuvor festgelegten Verantwortlichkeiten aus der alten Version des Rechnungseingangsbuches („sachlicher Prüfer“ bzw. „Zahlungsfreigebender“) übernommen.
    Zum anderen können Sie selbst entscheiden, ob und wenn ja, welchen der neu angelegten Prozesse Sie zum Standardprozess machen wollen.

Unsere Empfehlung: Je mehr unterschiedliche Verantwortlichkeiten Sie im Unternehmen haben, also je mehr Prozesse Sie definieren wollen, umso weniger sinnvoll ist es, mit einem Standardprozess zu arbeiten. 

  1. Auch das Feld „Aktiv“ ist per Default auf „Nein“ gesetzt  dieses ist manuell auf „Ja“ umzuschalten, wenn der Freigabeprozess zur Verwendung freigegeben sein soll. Handelt es sich um einen bereits mindestens einmal angewendeten Prozess, so kann man diesen nicht mehr mit „Entfernen“ löschen, ihn jedoch deaktivieren. Angewandte Prozesse nicht löschen zu können gewährleistet, dass nach GoBD der Dokumentationspflicht nachgekommen wird.
  2. Wenn Sie jetzt fortfahren mit dem Anlegen eines eigenen Freigabeprozesses, klicken Sie nun auf „Hinzufügen“, woraufhin eine neue Zeile für die Freigabestufe 1 und den Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ generiert wird. Möchten Sie den verantwortlichen Mitarbeiter aussuchen, so klicken Sie einmal in die Spalte „Prüfer“ und dann auf den kleinen Pfeil rechts daneben. Nun öffnet sich eine Liste aller Mitarbeiter, aus der Sie entweder per Sucheingabe oder durch Scrollen den gewünschten Verantwortlichen heraussuchen und auswählen können. Interessant für Sie ist sicher auch die Möglichkeit, die die Spalte daneben („Prüfer Organigramm“) bietet. Hier können Sie statt eines bestimmten Mitarbeiters eine ganze Abteilung als verantwortlich bestimmen. So können Sie Verzögerungen durch eventuelle Abwesenheiten oder Abteilungswechsel eines einzelnen Verantwortlichen vorbeugen.
    Klicken Sie ein weiteres Mal auf „Hinzufügen“, generieren Sie so automatisch die nächste Freigabestufe, der wieder der Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ zugeordnet wird. Im Bedarfsfall stellen Sie dies per Auswahl mit dem kleinen Pfeil rechts auf „Zahlungsfreigabe“ um. Auch hier wählen Sie wieder einen verantwortlichen Mitarbeiter aus einem der beiden Drop-down-Menüs aus.
    Um Ihnen die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten zu verdeutlichen, zeigen wir Ihnen beispielhaft einen mehrstufigen Freigabeprozess mit Pflichteingaben auf.

Dieser besteht aus drei Freigabestufen: in der ersten findet die erste sachliche Prüfung statt, der ein bestimmter Mitarbeiter zugeordnet ist (Hadya Eisfeld). Mit den Checkboxen definieren Sie, ob und wenn ja, welche Dimension bei der Prüfung eingegeben werden muss (Pflichteingabe). Standardmäßig werden hier alle Dimensionen angezeigt, die Sie verwenden. Erst wenn durch Frau Eisfeld ein Eintrag unter „Kostenstelle“ sowie unter „Kostenträger“ erfolgt ist, kann der Prozess in Stufe 2 übergehen. Die sachliche Prüfung beinhaltet das Eingeben von Kostenstelle und Kostenträger, beschränkt sich aber nicht ausschließlich auf diese beiden Eingaben. Die Pflichteingabe erkennt man an den Häkchen, die unter den verschiedenen Auswahlmöglichkeiten gesetzt sind. Die nächste Stufe besteht ebenfalls aus einer sachlichen Prüfung, die durch Henry Wilke erfolgen soll. Er bestätigt, ohne dass es in seiner Freigabestufe zu Pflichteingaben kommt, was den Prozess zur Zahlungsfreigabe in Freigabestufe 3 überführt. Hier ist dann Dorothee Al-Duhoun die Prüferin.

  1. Sollten Sie weitere Freigabestufen benötigen, so können Sie diese durch Klicken auf „Hinzufügen“ unten ergänzen, ebenso, wie die Zahl der Freigabestufen durch „Entfernen“ reduzieren, indem Sie zuerst auf die entsprechende Zeile und dann auf „Entfernen“ klicken. Wenn Sie die Reihenfolge der einzelnen Schritte verändern möchten, klicken Sie in die jeweilige Zeile und dann unten auf „Reihenfolge heraufsetzen“ bzw. „Reihenfolge herabsetzen“. Beachten Sie, dass Sie dann aber manuell die Nummer der Freigabestufe ändern müssen – dies tun Sie, indem Sie auf die Zahl und dann den kleinen Pfeil rechts daneben klicken und eine andere Ziffer eingeben. Gibt es mehrere gleichbezifferte Freigabestufen, so weist dies auf eine ODER-Funktion hin: ein beliebiger der genannten Mitarbeiter kann die Prüfung vornehmen. Im Beispiel sehen Sie einen zweistufigen Prozess mit ODER-Funktion:

Sollten Sie hier die Eingabe von Pflichtfeldern aktiviert haben, beachten Sie bitte, dies in beiden Zeilen der ODER-Funktion zu tun.

Gibt es mehrere gleichlautende Freigabetypen, aber unterschiedliche Freigabestufen, so sind diese hintereinandergeschaltet, haben also eine UND-Funktion:

Sobald Sie eine weitere Stufe hinzufügen, wird dieser eine fortlaufende Zahl zugeteilt und automatisch der Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ gesetzt. Wie bereits beschrieben, können Sie dies aber jeweils ändern.

Haben Sie nun Ihren neuen Freigabeprozess fertiggestellt, speichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf das gelbe Disketten-Symbol oben rechts in der Ecke. Im Anschluss können Sie die Seite durch Klick auf den Linkspfeil daneben verlassen und befinden sich wieder im Reiter „Einstellungen Rechnungseingang“.