Scopevisio Online Hilfe Das neue RechnungseingangsbuchRechnungseingänge/Teamwork-Eingänge automatisieren mit der Funktion „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“

Rechnungseingänge/Teamwork-Eingänge automatisieren mit der Funktion „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“

1.1. Wofür benötige ich die „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“?

Scopevisio kann es Ihnen abnehmen, in Ihrem E-Mail-Programm eingehende Rechnungen per Hand auszusortieren und dem Rechnungseingangsbuch zuordnen zu müssen. Diese Funktion ist optional auswählbar und entweder auf einzelne, mehrere oder alle Kontakte anwendbar. Im Folgenden führen wir Sie durch die dafür nötigen Schritte:

1.2. Einstellungen

  1. Beginnen Sie oben rechts im Menü mit dem Zahnrad Einstellungen > Systemadministration > E-Mailverwaltung > E-Mail-Adressen der Gesellschaft verwalten. Hier öffnet sich nun das Fenster „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“.

Sollten Sie bereits E-Mail-Adressen hinterlegt haben, stehen Ihnen diese hier zur Ansicht und weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Ebenso können Sie ungewünschte Adressen durch Anklicken markieren und wieder aus der Liste entfernen, indem Sie unten auf das Feld „Entfernen“ drücken. Neue Adressen hinterlegen Sie durch Klicken auf „Hinzufügen“ unten links.

  1. Im nächsten Schritt sehen Sie nun die Maske vor sich, die Sie entweder einen spezifischen Lieferanten für dieses neue automatisierte Feature, eine ganze Gruppe von Kontakten oder eine Sammlung aus Teamwork auswählen lässt.
  1. Zur Erklärung: Scopevisio generiert jedes Mal, wenn Sie sich für diese Möglichkeit entscheiden, automatisch eine neue Mailbot-E-Mail-Adresse. Diese ist individuell und eindeutig von der Zuordnung her. Um diese sehr lange und kryptische Adresse handlicher zu machen, vergibt das System einen Aliasnamen, wie hier „Eingangsrechnung“. Dies macht es Ihrem Lieferanten auch leichter, diese E-Mail-Adresse für das Verschicken von Rechnungen an Ihre Firma von etwaigen anderen E-Mail-Kontakten zu unterscheiden.

  2. Direkt unter der Mailbot-E-Mail-Adresse befindet sich das kleine Symbol , auf das Sie klicken müssen, wenn Sie die oben sichtbare automatisch generierte E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren möchten. Dies bietet sich an, wenn Sie Ihrem Lieferanten mitteilen möchten, dass er von nun ab die entsprechende E-Mail-Adresse nutzen soll. Um die Funktion der automatischen Zuweisung zum Rechnungsbuch verwenden zu können, muss nämlich auch der Lieferant darüber unterrichtet sein und die neu für ihn generierte E-Mail-Adresse nutzen.

Unser Tipp: Kopieren Sie sich diese E-Mail-Adresse auch in Ihr E-Mail-Programm, um mithilfe von Regeln weitere eingehende Rechnungen direkt ins Rechnungseingangsbuch umzuleiten.

  1. Unter „Interne Bezeichnung“ können Sie unabhängig von der Alias-Bezeichnung einen weiteren Namen vergeben, der Ihnen in der Liste der E-Mail-Adressen der Gesellschaft angezeigt wird und Ihnen zur Unterscheidung der verschiedenen Eingangsrechnungen dienen kann.
  1. Standartmäßig ist beim Folgepunkt „Aktiv“ ausgewählt, Sie können aber auch entscheiden, diese E-Mail-Adresse zeitweise auf inaktiv zu schalten. Dann werden Rechnungen nicht automatisch ins Rechnungseingangsbuch geleitet. Stattdessen werden sie wieder von Ihrem regulären E-Mail-Programm abgefangen, um dann bei Bedarf manuell ins Rechnungseingangsbuch verschoben zu werden.

  2. Als Aktion in der Auswahl darunter können Sie entscheiden, ob die Dokumente dem Rechnungseingangsbuch als Eingangsrechnung oder direkt Teamwork zugeteilt werden sollen. Hierbei ist zu beachten, dass alles, was dem Rechnungseingang zugeordnet wird, automatisch auch in Teamwork hinterlegt wird – allerdings nicht umgekehrt.
    Wenn Sie auf „Teamwork“ umschalten, ändert sich das Feld darunter von „Typ“ zu „Sammlung“ und auch oben automatisch der Name unter „Alias-Bezeichnung“ zu “Sammlung“.

  3. Unter „Typ“ können Sie zwischen Eingangs-, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg wählen, bei „Sammlung“ bekommen Sie per Auswahlliste die Namen der verschiedenen Ordner in Teamwork angezeigt.

  4. Im folgenden Punkt können Sie nun einen speziellen Lieferanten auswählen, indem Sie ihn durch Klicken in die Spalte aus der Auswahlliste auswählen. Wenn Sie dieses Feld frei lassen, kommt es im Weiteren auf die nachfolgenden Sicherheitseinstellungen an, wen Sie für die automatisierte Eingangsrechnung freischalten. Bei Auswahl eines einzelnen Lieferanten erscheint im Fenster dann erst dessen Master-ID, bei Bestätigung mit Return wird diese durch den Namen des Lieferanten ersetzt. Gleichzeitig fügt Scopevisio dessen Namen dann auch oben automatisch dem Alias hinzu. So wird also aus dem angegebenen Beispiel-Alias „Eingangsrechnung“ „Eingangsrechnung Max Mustermann“, was Sie aber auch durchaus wieder Ihren eigenen Wünschen entsprechend bearbeiten können.
    Unser Tipp: Kopieren Sie dieses erweiterte Alias in das Feld für die interne Bezeichnung und belassen Sie es beim Alias mit „Eingangsrechnung“ oder „Sammlung“.

  5. In den Sicherheitseinstellungen können Sie nun aus einer Reihe von Optionen wählen, die sich jeweils auf eine ganze Gruppe von Kontakten bezieht. Hier kommt das Prinzip „alle oder keiner“ zum Tragen, da Sie hier nicht die Möglichkeit haben, gezielt einzelne Kontakte auszuwählen. Es werden entweder alle Kontakte der vorgeschlagenen Gruppe für die Funktion aktiviert, indem Sie „Ja“ auswählen oder keiner, wenn „Nein“ gewählt wird. Rechts neben dem Auswahlfeld sehen Sie noch einmal im Detail, auf wen sich die Definition „alle Kontakte/Lieferanten/Kunden/Partner“ bezieht.

  6. Die letzten 5 Felder können Sie je nach Betriebspraxis freilassen oder mit zusätzlichen E-Mail-Adressen von Absendern befüllen, die nicht in Ihren Kontaktdaten hinterlegt sind. Sie können aber auch Ihre eigene E-Mail-Adresse, mit der Sie normalerweise Rechnungen in Ihrem E-Mail-Programm empfangen, dort hinterlegen. So aktivieren Sie quasi eine automatische Weiterleitung von Ihrem E-Mail-Programm zum Rechnungseingangsbuch von Scopevisio. Ihrer eigenen Praxis entsprechend können Sie sehr flexibel mit den Einstellungen für den automatischen Rechnungseingangsbucheingang umgehen – probieren Sie es einfach aus und konfigurieren Sie es sich, wie es für Sie am besten passt.

Den Gegebenheiten in Ihrer Firma entsprechend sollten Sie abwägen, was für Sie sinnvoller ist:

  •  eher einzelne Kontakte aus einer sehr umfangreichen Lieferantenliste auszuwählen und in den automatisierten Rechnungseingang aufzunehmen, 
  • bei einer überschaubaren Zahl von Lieferanten diese in mehreren Gruppen à 5 Absendern zusammenzufassen und dafür zu berechtigen, oder aber 
  • alle (wenigen) Lieferanten ohne Ausnahme dafür zuzulassen. 

Sie sehen, dass Scopevisio Ihnen viele Möglichkeiten bietet, individuelle Anpassungen vorzunehmen. Viel Spaß beim Konfigurieren!