Scopevisio Online Hilfe Das neue RechnungseingangsbuchDas neue Rechnungseingangsbuch - Vorteile und Migration

Das neue Rechnungseingangsbuch - Vorteile und Migration

1. Vorteile des neuen Rechnungseingangsbuchs

Angeregt durch zahlreiche Hinweise unserer Kunden haben wir alle Arbeitsschritte innerhalb unseres Rechnungseingangsbuchs („Rebu“) unter die Lupe genommen. Ergebnis sind zahlreiche Verbesserungen und Erweiterungen, die in wenigen Wochen allen Kunden zur Verfügung stehen werden.

1.1. Allgemeines

Bisherig musste jede Eingangsrechnung einzeln den jeweiligen Verantwortlichen zur sachlichen Prüfung und anschließend zur Zahlungsfreigabe zugeordnet werden. Mit dem neuen Rechnungseingangsbuch erleichtern wir Ihnen die Arbeit erneut: Ab nun können Sie ganze Freigabeprozesse definieren, um so die bei Ihnen vorherrschenden Workflows digital abzubilden. Der gegebene Freigabeprozess ist jederzeit erweiterbar und vom definierten Prüfer durchführbar.

Alle Prozessschritte, Dokumente und Tätigkeiten des Vorgangs des Rechnungseingangs und der -prüfung werden protokolliert. Zudem werden die dazugehörigen Belege sicher archiviert - hierdurch stellen Sie die GoBD-Konformität sicher.

Durch die Festlegung der Beteiligten im Prozess und des Ablaufs entstehen keine zusätzlichen Aufwände im Workflow wie z.B. die Suche nach dem für diese Rechnung zuständigen Rechnungsprüfer oder Zahlungsfreigeber. Der Prozess ist somit unabhängig von manuellen Tätigkeiten und deshalb in höchstem Maße effizient und schnell.

Die Freigaben können je nach Workflow vom Erfasser zugeordnet werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Ihre Strukturen im Unternehmensorganigramm zu nutzen.

Des Weiteren bieten wir mit dem neuen Rechnungseingangsbuch die Möglichkeit der Benachrichtigungen. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine E-Mail, dass eine Rechnung zum Beispiel zur sachlichen Prüfung vorliegt. In dieser E-Mail sind die Eckdaten wie Rechnungsnummer und Lieferant enthalten.

Auch erweitern wir das Rechnungseingangsbuch um die Möglichkeit der direkten Eingabe von Kostenstellen und weiteren Dimensionen.

Schließlich besteht auch die Möglichkeit der Überweisung (HBCI) vor der Bearbeitung durch die Buchhaltung.

1.2. Die individuellen Arbeitsplätze

Jeder der Beteiligten im Freigabeprozess für Eingangsrechnungen hat seinen eigenen virtuellen Arbeitsplatz. Dieser ist durch die entsprechende Rechtevergabe individuell auf seine Rolle im Freigabeprozess zugeschnitten.

Wir unterscheiden zwischen den Rollen Erfasser und Prüfer.

1.2.1. Der Arbeitsplatz des Erfassers

Der individuelle Arbeitsplatz des Erfassers beinhaltet eine gesteigerte Funktionalität:

  • Individuelle Arbeitslisten
  • Transparenz über den Bearbeitungsstand jeder Rechnung
  • Belegbild und Datenfelder gemeinsam darstellen und Daten aus dem PDF übernehmen
  • Sofortanlage eines neuen Lieferanten mit qualifizierten Adressdaten (Crefo-Anbindung)
  • umfängliche Dokumentierung aller Ereignisse und Geschehen
  • einheitliche „sprechende“ Dateinamen für alle Eingangsrechnungen (PDF)
  • Unbegrenzte Anzahl an Freigabenprozessen möglich
  • Automatische Freigabeprozesszuordnung (Regelassistent)
  • Zeitlich begrenzte Freigabeprozesse (Urlaubsvertretung)
  • Und-Prüfungen, Oder-Prüfungen /4-Augen, 6-Augen Prinzip möglich, flexibles Kontrollsystem
  • Definierbare Pflichtangaben pro Freigabestufe

1.2.2. Der Arbeitsplatz des Prüfers

Auch der Prüfer hat nun seinen individuell auf seine Rolle zugeschnittenen Arbeitsplatz:

  • Individuelle Arbeitslisten
  • E-Mail Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit
  • Transparenz über den Bearbeitungsstand jeder Rechnung
  • Massenfreigabe, -prüfung
  • Belegbild und Datenfelder gemeinsam dargestellt
  • Verbesserte Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Prüfern (Rückgabe der Rechnung aufgrund Nachfrage, Kommentierung, umfangreiche Beleganreicherung)
  • Angabe von Dimensionen (z.B. Kostenstellen)

2. Migration

2.1. Voraussetzungen

Bevor Sie auf das neue Rechnungseingangsbuch umschalten können, müssen Sie dies auf der Support-Instanz freischalten lassen! Dazu informieren Sie bitte kurz den Professional Service.

Des Weiteren empfehlen wir die folgenden Schritte:

2.1.1. Bereinigung des alten Rechnungseingangsbuches

Filtern Sie in Ihrem Rechnungseingangsbuch auf noch offene und unbearbeitete Eingangsrechnungen.

Finden Sie hierbei bestehende Lücken oder auch unlogische Statusabfolgen und ändern Sie den Prüfungs- und Freigabestatus per Massenbearbeitung dementsprechend.


Wenn im alten Rebu …

dann…

Status im neuen Rebu

Prüfungsstatus „unbearbeitet“, aber Freigabestatus „Zahlung freigegeben“ steht,

Massenbearbeitung, um den Prüfungsstatus auf „Rechnung sachlich geprüft“ zu setzen

Freigabeprozess abgeschlossen

Prüfungsstatus „Rechnung abgewiesen/zurückgestellt“, aber Freigabestatus „Zahlung freigegeben“ steht,

Massenbearbeitung, um den Prüfungsstatus auf „Rechnung sachlich geprüft“ zu setzen

Freigabeprozess abgeschlossen

Prüfungsstatus „unbearbeitet“, und Freigabestatus „unbearbeitet“ steht, jedoch die Spalten „Gebucht“ und „Bezahlt“ markiert sind

Massenbearbeitung, um Prüfungs- und Freigabestatus auf „Rechnung sachlich geprüft“ und „Zahlung freigegeben“ zu setzen

Freigabeprozess abgeschlossen

Prüfungsstatus „Rechnung sachlich geprüft“, aber Freigabestatus „unbearbeitet/Zahlung gesperrt/teilweise freigegeben/zurückgestellt“ steht, jedoch die Spalten „Gebucht“ und „Bezahlt“ markiert sind

Massenbearbeitung, um Freigabestatus auf „Zahlung freigegeben“ zu setzen

Freigabeprozess abgeschlossen

Prüfungsstatus „Rechnung sachlich geprüft“, aber Freigabestatus „unbearbeitet/Zahlung gesperrt/teilweise freigegeben/zurückgestellt“ und nur die Spalte „Gebucht“ markiert ist

Massenbearbeitung, um Freigabestatus auf „unbearbeitet“ zu setzen

Freigabetyp „Zahlungsfreigabe“


Wir empfehlen Ihnen, sich hierbei auf die Eingangsrechnungen von Anfang des Jahres 2018 zu konzentrieren und möglicherweise noch Eingangsrechnungen mit dazuzunehmen, die über den Jahreswechsel 2017/2018 benötigt werden.

2.1.2. Standardfreigabeprozess für die Migration definieren

Für die Migration vom alten zum neuen Rechnungseingangsbuch wird ein Standardfreigabeprozess benötigt. Dieser wird von Scopevisio automatisch, aber mit Ihren Vorgaben generiert. Die im alten Rechnungseingangsbuch nicht abgeschlossenen Vorgänge werden in diesen Standardfreigabeprozess migriert. Dort bekommen sie den Status „unbearbeitet“ zugewiesen. 

 Unter Einstellungen>Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang wählen Sie die Standard Verantwortlichen für den Standardfreigabeprozess aus:

Speichern Sie diese Angaben, falls sich Änderungen zu früheren Verantwortlichkeiten ergeben haben.

2.1.3. Die Rechte setzen

Der Administrator hat sicherzustellen, dass die ausgewählten Verantwortlichen die entsprechenden Rechte als Erfasser oder Prüfer zugeteilt bekommen.

Hierzu gehen Sie auf Einstellungen>Systemadministration>Benutzerverwaltung>Profile und Rechte der Nutzer verwalten. Dort wählen Sie in der Rechteprofilliste „Finanzen – alle Rechte“ aus und duplizieren dies durch Klicken auf den entsprechenden Button unten. Benennen Sie dieses neue Rechteprofil im blau unterlegten Feld z.B. in „Finanzen – Erfasserrechte“ um. Deaktivieren Sie nun zuerst alle Rechte in den beiden Spalten „Anzeigen“ und „Bearbeiten“ und scrollen dann zu „Rechnungseingangsbuch“ hinunter. Setzen Sie hier die beiden Häkchen und aktivieren Sie auch alle anderen Rechte, die der Erfasser haben soll. Speichern Sie das Profil.

Die Rechte für den Erfasser müssen auf jeden Fall  Rechnungseingangsbuch beinhalten.

Zum Recht Rechnungseingangsbuch (Mehrfachfreigabe) finden Sie hier weitere Informationen.

Legen Sie ein weiteres nach demselben Schema, aber diesmal für die Prüfer der sachlichen Prüfung und Zahlungsfreigabe an. Benennen Sie es und setzen Sie die Rechte dementsprechend. Sollten Sie nur das Anzeigerecht vergeben, kann der Prüfende keine Eingaben machen. Speichern Sie auch dieses Profil.

In einer kleinen Firma, in der Erfassung, sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe in einer Hand liegen, macht es Sinn, nur ein gemeinsames Rechteprofil anzulegen.

Gehen Sie auf Einstellungen>Systemadministration>Benutzerverwaltung>Benutzer verwalten. Hier suchen Sie den jeweiligen Prüfer heraus. Nach einem Doppelklick auf seinen Namen können Sie ihm unter „Benutzerprofile“ das eben erteilte Rechteprofil zuweisen.

2.2. Die Migration

Um auf das neue Rechnungseingangsbuch erweitern zu können, gehen Sie wieder in Einstellungen>Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang.

Dort stellen Sie unter dem Geschäftsobjekt „Zentrale Einstellungen“ bei „Version-2 benutzen“ um auf „Ja“.

Haben Sie alle vorher beschriebenen Aktionen ausgeführt, speichern Sie das Formular „Einstellungen Rechnungseingang“. Die Migration wird jetzt angestoßen und es dauert ein paar Minuten, bis sich das Rechnungseingangsbuch umgestellt hat.

Je nach Umfang Ihres bestehenden Rechnungseingangsbuches kann dies ca. 10 Minuten dauern.

Nach der Umstellung auf das neue Rechnungseingangsbuch ist ein paralleles Arbeiten in beiden Versionen weder möglich noch erforderlich. Bisher bestehende Funktionen wurden erweitert und noch mehr automatisiert.

2.3. Das neue Rechnungseingangsbuch

Wenn Sie nach der erfolgten Migration zum ersten Mal zu Einstellungen>Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang gehen, werden Ihnen unter dem Reiter „Freigaben“ Ihre Freigabeprozesse angezeigt. Hier sehen Sie den von Scopevisio nach Ihren Vorgaben generierten Standardfreigabeprozess, der für die Migration nötig war.

Hier haben Sie auch die Möglichkeit, weitere Freigabeprozesse anzulegen. Die Anleitung dazu finden Sie in dem entsprechend benannten Dokument in unserer Online-Hilfe.

Wenn Sie ab jetzt mit einem anderen oder auch keinem Standardfreigabeprozess arbeiten möchten, können Sie das Feld „Standardprozess“ auch wieder deaktivieren. Die migrierten Rechnungen aber bleiben GoBD-konform dem system-generierten Standardfreigabeprozess vom Namen her zugeordnet. Neue Rechnungen werden vom Erfasser den gewünschten Freigabeprozessen zugewiesen.

Passen Sie nach der Migration die Ansicht des neuen Rechnungseingangsbuches mit Ihren individuellen Einstellungen zu bestehenden Arbeitslisten oder den Einstellungen in Mein Menü an.

Je nach zugewiesenem Rechteprofil kann ein neues Rechnungseingangsbuch dann  beispielsweise so aussehen:

In weiteren Kapiteln beschreiben wir den gesamten Workflow, den eine einzelne Rechnung auf ihrem Weg durchs neue Rechnungseingangsbuch durchläuft und wie sie dort verarbeitet wird.