Die Hauptprüfung

1. Die sachliche Prüfung

In der Regel beginnt die Hauptprüfung zunächst mit der sachlichen Prüfung.

1.1. Der Prüfer

Der Mitarbeiter,  der gemäß des definierten Freigabeprozesses dafür eingesetzt ist, ist der Prüfer. Hierbei kann es sich auch um mehrere Mitarbeiter handeln, die je nach Prozess optional füreinander oder nacheinander die Prüfung vornehmen.

1.2. Der Inhalt der sachlichen Prüfung

Der sachliche Prüfer achtet in erster Linie darauf, dass die Rechnung inhaltlich stimmt; z.B.:

  • Wurde die Ware geliefert/die Leistung erbracht?
  • Waren Ware/Leistung in Ordnung?
  • Entspricht die Rechnung seiner Bestellung?
  • Wurde der vereinbarte Preis evtl. mit Rabatt-, Skontokonditionen in Rechnung gestellt?

Kommt der sachliche Prüfer zu dem Ergebnis, dass die Rechnung korrekt ist, folgt die im Prozess festgelegte nächste Stufe und die Verantwortlichkeit geht auf den nächsten Prüfer über.

1.3. Prüfungsergebnisse der sachlichen Prüfung

Gibt es Beanstandungen, müssen diese vom aktuell Verantwortlichen geklärt werden. Durch „Ablehnen“ hält dieser zunächst den Freigabeprozess an. Beanstandungen können in folgende Kategorien eingeteilt werden, die über eine Auswahlliste als Begründung gewählt werden können:

  1. Inhaltliche Mängel, Differenz zwischen Bestellung und Lieferung/Leistung
    (z.B. abweichende Menge, abweichendes Material/Form/Farbe, abweichende Maße/Einheiten, abweichender Preis)
  2. Fehlende Anlagen (z.B. Lieferschein, Leistungsnachweis, Vertrag)
  3. Lieferung/Leistung ist (noch) unvollständig
  4. Retouren (Ware zurückgeschickt)
  5. Rechnungsdetails sind in Klärung
  6. Rechnung ist substanzlos, weil
    - der Auftrag storniert wurde
    - das Unternehmen die Ware/Leistung nicht erhalten hat
  7. Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess/Sachbearbeiter zugeordnet
  8. Frage an den Vorprüfer.

1.4. Was passiert, wenn …

Für die Verfahrensdokumentation legen Sie nun die weiteren Schritte fest, die nach Feststellung einer sachlichen Beanstandung durch den jeweiligen Prüfer zu unternehmen sind. Scopevisio bietet dazu drei Aktionstypen, die nach Ablehnen einer Freigabe ausgewählt und mit einer Begründung versehen werden müssen.

  • Rechnung zurückstellen bedeutet:
    Die Rechnung kann vorübergehend nicht abschließend geprüft werden. Die Verantwortlichkeit verbleibt bis zur endgültigen Prüfung beim sachlichen Prüfer.
  • Rechnung abweisen bedeutet:
    Die Rechnung ist substanzlos. Der Freigabeprozess wird komplett zurückgesetzt und die Verantwortlichkeit auf den Rebu-Verantwortlichen übertragen. Dieser kann sie nach Prüfen der Begründung (Vier-Augen-Prinzip) ausblenden oder in einen anderen Freigabeprozess geben.
  • Rechnung zurückgeben bedeutet:
    Die Rechnung wird an den Vorprüfer im Freigabeprozess zurückgegeben.

1.4.1. Aktionstyp: Rechnung zurückstellen

Beanstandungsgrund
Begründung
Folgeaktion
Folgeaktion Rebu
1. Inhaltlicher Mangel Rechnung entspricht nicht Angebot/
Auftrag/
Bestellung
Lieferant kontaktieren, Kommentar zur Rechnung erstellen

Je nach Rücksprache mit dem Lieferanten:

  • Mangel wird beseitigt > sachliche Prüfung durchführen
  • Gutschrift folgt > Rechnung bleibt bis zum Gutschriftseingang zurückgestellt
  • Rechnung erweist sich als substanzlos > Rechnung wird abgewiesen und vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet
2. Fehlende Anlagen Liefer-/
Leistungsnachweis fehlt
Nachweis anfordern, Kommentar zur Rechnung erstellen

Je nach Reaktion des Lieferanten:

  • Mangel wird beseitigt > sachliche Prüfung durchführen
  • Gutschrift folgt > Rechnung bleibt bis zum Gutschriftseingang zurückgestellt
Rechnung erweist sich als substanzlos > Rechnung wird abgewiesen und vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet
3. Lieferung/ Leistung unvollständig Lieferung/Leistung unvollständig Periodisch Ware/Leistung auf Vollständigkeit prüfen
  • Feststellung der Vollständigkeit > sachliche Prüfung durchführen
  • Lieferung/Leistung bleibt unvollständig > Gutschrift anfordern. Rechnung bleibt bis zum Gutschriftseingang zurückgestellt
  • Rechnung erweist sich als substanzlos > Rechnung wird abgewiesen und vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet
4. Retouren Ware wurde retourniert Rechnungskorrektur beim Lieferanten anfordern, Kommentar zur Rechnung erstellen Rechnung bleibt bis zum Gutschriftseingang zurückgestellt
5. Klärungsbedarf zu Rechnungsdetails Rechnung ist in Klärung Klärung mit dem Lieferanten aktiv herbeiführen, Kommentar zur Rechnung erstellen

Je nach Ausgang der Klärung:

  • sachliche Prüfung durchführen
  • Gutschrift folgt > Rechnung bleibt bis zum Gutschriftseingang zurückgestellt
  • Rechnung erweist sich als substanzlos > Rechnung wird abgewiesen und vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet

1.4.2. Aktionstyp: Rechnung abweisen

Durch das Abweisen wird der Freigabeprozess komplett zurückgesetzt. Die Verantwortlichkeit liegt wieder beim Erfasser.

Beanstandungsgrund
Begründung
Folgeaktion
Folgeaktion Rebu
6. Rechnung ist substanzlos
Zugrundeliegender Auftrag wurde storniert
Ware/Leistung nicht erhalten
Lieferant kontaktieren, Kommentar zur Rechnung erstellen
Der Rebu-Verantwortliche blendet die Rechnung aus/archiviert (Vier-Augen-Prinzip)
7.1 Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess  zugeordnet
Falschem Freigabeprozess/
Verantwortlichen zugewiesen

Der Rebu-Verantwortliche steuert die Rechnung in einen anderen Freigabeprozess

1.4.3. Aktionstyp: Es wird keine Aktion gewählt

Sonderfall richtiger Prozess, aber abweichender Prüfer:

Beanstandungsgrund
Begründung
Folgeaktion
Folgeaktion Rebu
7.2 Rechnung ist im richtigen Freigabeprozess, es ist aber abweichend von der Regel ein anderer Sachbearbeiter zuständig
keine
keine
Mit einem Klick auf den Link „Hinzufügen“ nimmt der aktuelle Sachbearbeiter den Kollegen hinzu. Über den Button „Benachrichtigen“ kann dieser darüber informiert werden.  Die Rechnung bleibt in dem von der Verwaltung vorgesehenen Prozess.

1.4.4. Aktionstyp: Rechnung zurückgeben

Beanstandungsgrund Begründung Folgeaktion Folgeaktion Rebu
8. Rückfrage an den Vorprüfer Rückfrage an den Vorprüfer, Kommentar unbedingt notwendig Vorprüfer prüft nochmals und kommentiert sein Ergebnis

Je nach Ergebnis:

  • sachliche Prüfung durchführen
  • Rechnung bleibt bis zur Klärung zurückgestellt

2. Die Zahlungsfreigabe

2.1. Der Prüfer, der die Zahlung freigibt

Ist die sachliche Prüfung erfolgt, so wird sie automatisch an den Mitarbeiter weitergeleitet, der laut dem angestoßenen Freigabeprozess für die Zahlungsfreigabe zuständig ist. Neben dem Erteilen der Zahlungsfreigabe kann auch hier der Prüfer noch in den Prüfungsprozess eingreifen.

2.2. Prüfungsergebnisse Zahlungsfreigabe

Ablehnungsgründe können sein:

  1. Die Rechnung soll nicht gezahlt werden
  2. Die Zahlung wird temporär ausgesetzt
  3. Der Sachverhalt der Rechnung ist vor der Zahlungsfreigabe erklärungsbedürftig
  4. Die Rechnung ist substanzlos
  5. Die Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess/Verantwortlichen zugeordnet

2.3. Was passiert, wenn …

Analog zur sachlichen Prüfung legen Sie nun für die Verfahrensdokumentation die weiteren Schritte fest, die nach Feststellung einer Beanstandung durch den Prüfer zu unternehmen sind. Scopevisio bietet dazu folgende Aktionstypen, die mit einer Begründung versehen werden müssen.

  • Zahlung sperren bedeutet:
    Die sachliche Richtigkeit der Rechnung wird nicht in Frage gestellt. Dennoch soll keine Zahlung erfolgen. Die Angabe einer Sperrbegründung ist zwingend notwendig. Der Freigabeprozess endet an dieser Stelle ohne Zahlungsfreigabe; die Rechnung kann vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet werden.Zahlung zurückstellen bedeutet,Die Rechnung wird vorübergehend nicht gezahlt. Die Verantwortlichkeit verbleibt bis zur Zahlungsfreigabe beim Zahlungsverantwortlichen in der aktuellen Prozessstufe.
  • Rechnung abweisen bedeutet:
    Die sachliche Richtigkeit der Rechnung wird komplett in Frage gestellt oder der derzeit gesetzte Verantwortliche hat keine Befugnis, die Rechnung zur Zahlung freizugeben. Wie bei der sachlichen Prüfung wird der Freigabeprozess komplett zurückgesetzt, die Verantwortlichkeit wird an den Rebu-Verantwortlichen zurückgegeben. Dieser kann sich den Vorgang anschauen, die Rechnung ausblendenden oder einem anderen Prozess zuordnen.
  • Rechnung zurückgeben bedeutet:
    Es bestehen Unklarheiten, die vom Vorprüfer zu klären sind. Die Rechnung wird an ihn zurückgegeben.

2.3.1. Aktionstyp: Zahlung sperren

Beanstandungsgrund Begründung Folgeaktion Folgeaktion Rebu
1. Die Rechnung ist zur Zahlung gesperrt. Rechnung zur Zahlung gesperrt Zwingend notwendig: Kommentar als Sperrbegründung erstellen.
  • Der Freigabeprozess wird ohne Zahlungsfreigabe beendet.
  • Rechnung kann ausgeblendet werden.

2.3.2. Aktionstyp: Zahlung zurückstellen

Beanstandungsgrund
Begründung
Folgeaktion
Folgeaktion Rebu
2. Die Zahlung wird temporär ausgesetzt
Zahlung temporär ausgesetzt
Kommentar erstellen, warum die Rechnung temporär ausgesetzt ist.
Die Rechnung bleibt bis zur Zahlungsfreigabe in der Verantwortlichkeit des Prüfers.

2.3.3. Aktionstyp: Rechnung zurückgeben

Beanstandungsgrund

Begründung

Folgeaktion

Folgeaktion Rebu

3. Sachverhalt unklar

Rückfrage an Vorprüfer

Per Kommentar den Vorprüfer informieren, wo Unklarheiten bestehen

Die Rechnung liegt wieder beim Vorprüfer, der die nötigen Infos ergänzt bzw. neu prüft

2.3.4. Aktionstyp: Rechnung abweisen

Beanstandungsgrund

Begründung

Folgeaktion

Folgeaktion Rebu

4. Sachliche Prüfung wird abgewiesen

Die Rechnung ist substanzlos

Per Kommentar die Abweisung begründen

Der Rebu-Verantwortliche blendet die Rechnung aus/archiviert (Vier-Augen-Prinzip)

5.1 Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess  zugeordnet

Falschem Freigabeprozess/
Verantwortlichen zugewiesen

 

Der Rebu-Verantwortliche steuert die Rechnung in einen anderen Freigabeprozess

2.3.5. Aktionstyp: Es wird keine Aktion gewählt.

Sonderfall richtiger Prozess, aber abweichender Prüfer:

Beanstandungsgrund

Begründung
Folgeaktion
Folgeaktion Rebu

5.2 Rechnung ist im richtigen Freigabeprozess, abweichend von der Regel ist aber eine andere Person für die Zahlungsfreigabe zuständig

keine

keine

Mit einem Klick auf den Link „Hinzufügen“ nimmt der aktuelle Prüfer den Kollegen hinzu. Über den Button „Benachrichtigen“ kann dieser darüber informiert werden.  Die Rechnung bleibt in dem von der Verwaltung vorgesehenen Prozess.

3. Der Abschluss des Rechnungseingangsprozesses

Zuständig: Der Erfasser

Zusammenfassend endet der Rechnungseingangsprozess

  • Mit der Zahlungsfreigabe
  • Mit einer Zahlungssperre
  • Mit dem Abweisen einer Rechnung, wenn die Rechnung von einem der Prüfenden als substanzlos eingestuft wurde.

In allen drei Fällen gilt der Prüfungsprozess als abgeschlossen und die Rechnung kann vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet werden.

4. Die Überwachung des Prozesses

Zuständig: Der Erfasser

Es gibt zahlreiche Gründe, aus denen der Freigabeprozess ins Stocken geraten kann. Bevor Sie durch Mahnungen erst darauf aufmerksam gemacht werden, sollten Sie die laufenden Prozesse regelmäßig kontrollieren.

4.1. Arbeitslisten einrichten

Richten Sie sich Arbeitslisten als Überwachungshilfe ein.

Stichpunkte dazu: Listen nach Verantwortlichkeit anlegen, Spalte „Letzte Änderung“ mit anzeigen

  • Liste: Zuständigkeit Erfasser
    Rechnungen abgewiesen
    Lösung: nach erneuter Kontrolle des Vorgangs ausblenden (archivieren)
  • Liste: Zuständigkeit bei Prüfer (Schläferliste)
    Rechnungen unbearbeitet, zurückgestellt und wird geprüft
    Lösung: wenn sich x Tage nichts getan hat, „benachrichtigen“

Listen müssen für Prüfungsstatus und Freigabestatus getrennt gemacht werden.

Zur groben Vorfilterung dient ein Klick auf die Freigabetypen.