KASSE2GO

Ihre mobile App für die sichere Kassenführung - auch von unterwegs. Fotografieren Sie Belege einfach mit Ihrem Smartphone ab!

KASSE2GO starten

Sie erreichen KASSE2GO unter folgendem Link: KASSE2GO starten

Alternativ dazu können Sie KASSE2GO auch direkt aus dem App Store oder Google Play Store auf Ihr mobiles Endgerät herunterladen.

Wir  empfehlen, auf Smartphones oder Tablets mit den nativen Apps zu arbeiten, da diese  die vergleichbar geringe Bildschirmoberfläche ideal ausnutzen.

Systemanforderungen

Scopevisio KASSE2GO basiert auf HTML5 und funktioniert unabhängig von Betriebssystemen, da es in Ihrem Webbrowser geöffnet wird. Für eine optimale Darstellung und Funktionalität empfehlen wir jedoch folgende Systemkonfiguration: 

  • Betriebssystem: mind. iOS 9.9 oder mind. Android 4.4
  • Browser: aktuelle Versionen von Firefox, Chrome und Safari (iOS)

KASSE2GO ist für Tablets optimiert, kann jedoch auch auf Smartphones verwendet werden.

Anmelden

In Ihrem Browser öffnet sich ein Anmeldebildschirm. Dort wählen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein.

Belegportal-Nutzer erhalten die Zugangsinformationen ggfs. vom Steuerberater.

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KASSE2GO - App und Desktopclient

Im Folgenden stellen wir Ihnen  die Menüführung und Bedienung von KASSE2GO vor.

Kassen

Die App öffnet sich auf dem Menüpunkt Kassen.

  1. Im Suchfeld können Sie Menüpunkt-bezogen einen Suchbegriff eingeben.
  2. Je nach Menüpunkt können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern.
  3. Offene (bearbeitbare) Kassenblätter sind weiß.
  4. Geschlossene Kassenblätter sind grau.
  1. Mit einem Klick auf die drei weißen Balken können Sie die Menüleiste ein- und ausklappen.
  2. Der gewählte Menüpunkt ist gelb unterlegt.
  3. Klicken Sie auf ein offenes Kassenblatt, um Kassenbewegungen zu erfassen.

Bewegungen erfassen

Im geöffneten Kassenblatt geben Sie über den Button Neu eine Kassenbewegung ein.

Die Eingabemaske öffnet sich:

  1. Geben Sie den zu verzeichnenden Betrag ein.
  2. Hier wählen Sie zwischen Ein- oder Ausgaben. Tippen Sie einmal in eines der beiden Felder, bekommen Sie eine Auswahlliste angeboten. Mit Enter bestätigen Sie Ihre Auswahl. Das Feld wird gelb umrandet und der selektierte Eintrag wird
  3. automatisch als Belegtext übernommen. Sie können aber auch Freitext eingeben.
  4. Geben Sie einen Notiztext für Ihre interne Dokumentation ein.
  5. Klicken Sie auf Beleg, wenn Sie einen Beleg von Ihrem (mobilen) Gerät/Rechner oder aus Teamwork hochladen möchten. Mit einem Tablet oder Smartphone können Sie auch direkt ein Foto davon machen und es hochladen. Um eine Quittung auszugeben, sollte das Beleglayout im Vorfeld im Client erstellt worden sein. Daraus wird dann eine PDF-Datei erstellt.
  6. Speichern und Neu erfasst die Kassenbewegung und öffnet eine neue Eingabemaske. Die erfasste Bewegung wird danach unten bei Aktuelle Kassenbewegungen angezeigt.
  7. Der Kassenbestand im Header aktualisiert sich unmittelbar nach Speichern der letzten Eingabe.
  8. Wählen Sie den Zurück-Pfeil, um zum Kassenblatt zurückzukehren.

Bei Eingabe am PC (z. B. wenn Sie das Belegportal nutzen) können Sie mit der Tab-Taste von Feld zu Feld navigieren, mit der Enter-Taste Auswahllisten öffnen, mit den Pfeiltasten ein Element daraus auswählen und durch erneutes Drücken der Enter-Taste die Auswahl bestätigen. Das jeweils aktuelle Feld ist durch eine rote Umrandung hervorgehoben

Schnelleingabe-Hilfen für Desktopversion

In der Desktopversion der KASSE2GO wurden folgende Optimierungen vorgenommen, die besonders für die Masseneingabe von Kassenbewegungen relevant sind:

  • Die Eingabe eines Datums wird auch ohne Trennzeichen erkannt (im Format TTMMJJ oder TTMMJJJJ).
  • Zur Datumsschnelleingabe stehen außerdem folgende Kürzel zur Verfügung: g - gestern, h - heute und m  morgen. Betrags- und Datums-Picker können mit ESC verlassen werden.
  • Des Weiteren wurden Filterlisten für Belegtext, Kunde/Lieferant und Dimensionen (Kostenstelle, Kostenträger, Projekt) hinzugefügt. Ob diese angezeigt werden, hängt von den Kasseneinstellungen in Ihrer Instanz ab.

Kassenbewegung nachträglich mit Beleg versehen/stornieren

Im offenen Kassenblatt klicken Sie auf eine Kassenbewegung, um deren Details zu öffnen, wenn Sie im Nachhinein einen Beleg hochladen oder den Geschäftsvorfall stornieren möchten.

Auf dem folgenden Bildschirm können Sie 

  1. der Kassenbewegung nachträglich einen Beleg zuordnen. Auch hier können Sie wieder zwischen einem Upload von Ihrem (mobilen) Gerät/Rechner, aus Teamwork oder per direkt aufgenommenem Foto wählen.
  2. die erfasste Bewegung stornieren, da sie nicht mehr entfernt werden kann. Dies wird dementsprechend im Kassenblatt dokumentiert. 

Es ist möglich, einer Bewegung in einem geschlossenen Kassenblatt nachträglich einen Beleg zuzuordnen. 

Stornieren kann man Bewegungen in bereits geschlossenen Kassenblättern jedoch nicht.

Kassensturz

Bevor Sie ein Kassenblatt abschließen, sollten Sie nachzählen, ob der tatsächliche Geldbestand mit dem Kassenblatt übereinstimmt. Diesen Vorgang nennt man „Kassensturz“.

Wählen Sie das Kassenblatt aus, das Sie abschließen möchten, und tippen Sie auf den Button Kassensturz:

Zählen Sie den physischen Geldbetrag (1) in der Kasse und vergleichen Sie ihn mit dem buchmäßigen Kassenbestand (2). Beide Beträge sollten übereinstimmen. In der oberen, rechten Ecke befindet sich ein PDF-Button (3), der ein Zählprotokoll erstellt und an dem abgeschlossenen Kassenblatt hinterlegt. Durch dieses Protokoll kommt Scopevisio den Dokumentationspflichten nach GoBD nach.

Abschluss der Kasse

Der Button PDF leitet Sie automatisch zum Kassenblatt zurück, auf dem das Zählprotokoll-PDF nunmehr hinterlegt ist (1). Machen Sie mehrmals pro Kassenblatt Kassensturz, ersetzt das aktuelle Dokument ein älteres.

Nun können Sie das Kassenblatt abschließen , indem Sie auf den entsprechenden Button tippen.

Nachdem Sie den Button Abschließen geklickt und auch die Sicherheitsabfrage mit Abschließen bestätigt haben, öffnet sich wieder die Übersicht der Kassenblätter.

Sobald Sie ein Kassenblatt abgeschlossen haben, kann es gebucht werden. Die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen schreiben vor, dass die Buchung zeitnah stattfinden soll. Je nach Ihrer Arbeitsweise wird das abgeschlossene Kassenblatt zum Buchen an Ihren Steuerberater übergeben oder liegt als Buchungsvorschlag in der Finanzbuchhaltung vor, wenn Sie die Scopevisio-Anwendung Finanzen haben.

Kontakte

Der Menüpunkt Kontakte gibt Zugriff auf Ihr Scopevisio Kontaktmanagement mit allen verbundenen Informationen. Im Filterfeld können Sie die Ansicht einschränken.

Wenn Sie auf einen angezeigten Kontakt klicken, führt die Verlinkung Sie direkt in die zugehörige Akte. Dort sehen Sie Daten, Aufgaben und Kommunikationen (Dokumente, E-Mails, Kommentare usw.), die am Kontakt gespeichert sind, sowie den Kontaktinhaber. Sie können den Kontakt als vCard exportieren, oder sich eine Wegbeschreibung anzeigen lassen.

Selbstverständlich können Sie unter diesem Menüpunkt auch (siehe Nummerierung im Bild):

  1. neue Kontakte anlegen
  2. bestehende ändern und vervollständigen
  3. eine E-Mail an den Kontakt schreiben
  4. den Kontakt anrufen
  5. für den Kontaktinhaber eine Aufgabe mit Bezug zu dem Kontakt erstellen. Hierfür empfehlen wir auf einem Tablet die Ansicht im Querformat.

Aufgaben

Der Menüpunkt Aufgaben gibt Zugriff auf eine Aufgabenliste.

Die Aufgaben sind nach Verantwortlichkeit, Kontakt, Fälligkeit, Startdatum, Status und Priorität filterbar. 

Sie können Aufgaben sowohl einsehen als auch erstellen, bearbeiten oder löschen. Zu jeder Aufgabe können Tätigkeiten, Prioritäten, Fälligkeiten, Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstatus hinterlegt werden. Außerdem können Aufgaben und Tätigkeiten einem bestimmten Kontakt zugeordnet und an einen Verantwortlichen delegiert werden.

Nach Klick auf eine der Aufgaben öffnen sich deren Details, die - wie die Aufgabe selber - auch aus KASSE2GO heraus editierbar sind. Dazu klicken Sie auf die mit einem Link versehenen Angaben oder auf das Stift-Symbol oben rechts.

Dokumente

Im Menüpunkt Dokumente können Sie auf Scopevisios Dokumentenmanagementsystem Teamwork zurückgreifen:

  1. Sie können neue Dokumente direkt von Ihrem mobilen Gerät nach Teamwork hochladen. 
  2. Hier können Sie einen Suchbegriff für eine Volltextsuche eingeben.
  3. Um die Volltextsuche einzuschränken, können Sie auf die Ihnen zur Ansicht stehenden Sammlungen filtern. Die Filtereinstellung wird Ihnen angezeigt. Die angezeigte Sammlung ist auch diejenige, in die neue Dokumente hochgeladen werden (siehe 1).
  4. Über den Link Teamwork Weblogin kommen Sie in Ihren Teamwork Webclient.
  5. Ein Klick auf die Dokumentenvorschau zeigt den Beleg an.
  6. Ein Klick auf eine freie Stelle unterhalb der Bezugsdatei öffnet ein neues Formular mit allgemeinen Informationen, weiteren Angaben, Kommentaren, Versionen und der Vorschau des Dokumentes.

Scopen

Über den Menüpunkt Scopen gelangen Sie in das Scopen-Formular für eine Scopevisio-weite Volltextsuche.

Hier können Sie wie gewohnt 

  1. Scopen
  2. Filtern

Durchsuchen Sie Ihre gesamte Gesellschaft in Scopevisio, wie Sie es von der Scopevisio Client-Anwendung kennen, nach den ausgewählten Filterkriterien. Wenn Sie über alle Inhalte nach einem Suchbegriff scopen, bekommen Sie alle Elemente angezeigt, die den betreffenden Begriff bzw. die eingegebene Zeichenkombination enthalten.

Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie Ihre KASSE2GO individualisieren: 

  1. Im Bereich Persönliche Scopevisio E-Mail Adresse können Sie Ihren E-Mail-Agenten einstellen. Wenn Sie die Checkbox abhaken, werden E-Mails, die Sie aus KASSE2GO heraus versenden, automatisch in Scopevisio archiviert.
  2. Hier wählen Sie den Menüpunkt, den KASSE2GO als Startseite anzeigt.
  3. Den Haken bei Betrag mit simulierter Tastatur eingeben entfernen Sie beim Arbeiten auf dem Desktop; er ist nur für Tablets und Smartphones sinnvoll.
  4. Für die Darstellung auf dem Desktop wird eine Schriftgröße von 90% empfohlen, für die Darstellung auf dem Tablet eine Schriftgröße von 100%.

Gesellschaft wechseln oder ausloggen

Falls Sie mehrere Gesellschaften in Ihrer Instanz angelegt haben, können Sie von jedem Menüpunkt aus über die drei Punkte oben rechts in eine andere Gesellschaft wechseln. Über den Button Ausloggen können Sie Scopevisio verlassen. Auch finden Sie hier Links zum Benutzerhandbuch und zum Support.