PROJEKTE2GO

Sind Sie viel im Außendienst unterwegs? Dann bietet sich PROJEKTE2GO als mobiler Begleiter an, mit dessen Hilfe Sie von überall Zugriff auf Ihre Projektkalender, Zeiteinträge und Aufträge haben. Wie in den anderen 2GO-Anwendungen auch, können Sie zudem Ihre Kontakte, Aufgaben oder die in Teamwork liegenden Dokumente einsehen und bearbeiten.

Berechtigungen für PROJEKTE2GO

Notwendige Lizenzen

Die Lizenz PROJEKTE2GO ist für Scopevisio Business und Enterprise verfügbar und kann extra als Produkt im Shop gekauft werden. Mit dieser Lizenz ist Einloggen in PROJEKTE2GO möglich.

Notwendige Profile

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte, um den Benutzern von PROJEKTE2GO entsprechende Rechte zu geben.

Hier können Sie nach Bedarf Benutzerprofile auswählen, zuweisen und bearbeiten. Oder Sie legen neue an, z. B. indem Sie ein vorhandenes Profil duplizieren und entsprechend abändern. 

PROJEKTE2GO starten

Sie erreichen PROJEKTE2GO unter folgendem Link: PROJEKTE2GO starten.

Generell haben Sie aber auch immer die Möglichkeit, aus der Anwendung heraus PROJEKTE2GO zu starten. Dafür folgen Sie dem Pfad Einstellungen (Zahnrad)>Mein Scopevisio>Meine Scopevisio2GO-Apps>STARTER2GO. Von hier aus werden Sie zum Login im Webbrowser weitergeleitet, wo Sie PROJEKTE2GO auswählen.

Auch können Sie sich von überall über unsere Website scopevisio.com>Mein Scopevisio>anmelden>Allgemein: Mein Scopevisio starten>STARTER2GO in Ihr PROJEKTE2GO einloggen.

Alternativ dazu können Sie PROJEKTE2GO auch direkt aus dem App Store oder Google Play Store auf Ihr mobiles Endgerät herunterladen.

Wir  empfehlen, auf Smartphones oder Tablets mit den nativen Apps zu arbeiten, da diese die vergleichbar geringe Bildschirmoberfläche ideal ausnutzen.

Anmelden

In Ihrem Browser/Ihrer App öffnet sich ein Anmeldebildschirm. Dort wählen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein.

Zeiteinträge

Die App öffnet sich in der Standardansicht auf dem Menüpunkt Zeiteinträge. Hier können Sie Folgendes tun:

  1. einen Suchbegriff für eine Volltextsuche eingeben.
  2. Filter erlauben das Filtern der Zeiteinträge nach bestimmten Kriterien, z. B. Projekt oder Mitarbeiter.
  3. Legen Sie einen neuen Zeiteintrag an,
  4. geben Sie einen Eintrag zur Abrechnung frei oder
  5. wählen Sie ein Zeitintervall zur Anzeige.
  6. Sehen Sie, zu welchem Bezugsobjekt, z. B. Projekt, der Zeiteintrag gehört und öffnen Sie das Bezugsobjekt über den Link.
  7. Sehen Sie, ob die Arbeit durchgeführt, zur Abrechnung freigegeben oder bereits abgerechnet wurde.
  8. Über den Aktionsbutton kontaktieren Sie den Auftraggeber oder legen eine Aufgabe an.
  9. Ein Klick auf das Uhrsymbol startet die in den Einstellungen festgelegte Funktion, z. B. einen Zeiteintrag oder die Zeiterfassung mittels Stoppuhr.
  10. Mit einem Klick auf das Symbol mit den drei Balken kann das Menü ein- und ausgeklappt werden.

Über den Button Neu (3) legen Sie einen neuen Zeiteintrag an.

Die folgende Abbildung zeigt einen vollständigen Eintrag, mit Zuordnung zu einem Projekt und einer Aufgabe sowie den Vermerken Fakturierbar, Durchgeführt und Abrechnungsfreigabe.

Es müssen nicht alle Angaben ausgefüllt werden.

Speichern Sie Ihren Zeiteintrag über das Diskettensymbol oben rechts. Er wird dann in der Übersicht der Zeiteinträge wie folgt angezeigt. Beachten Sie, wie der Eintrag als durchgeführt und freigegeben markiert wurde.

Wählen Sie den Button Zeitintervall (5), um Einträge für einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen.

Schalten Sie den gewählten Zeitraum auf aktiv.

Es stehen Shortcuts zur Verfügung, um z. B. Zeiteinträge für letzte Woche oder letzten Monat anzuzeigen. Wenn Sie die Einträge darüber hinaus nach Leistung oder Projekt gefiltert haben, können Sie auf diese Weise z. B. eine Zeitabrechnung vorbereiten.

Kalender

Unter dem Menüpunkt Kalender können Sie:

  1. zum Beispiel gezielt nach Projekten, Zeiteinträgen oder Aufgaben suchen.
  2. Über die Filter nach Mitarbeiter, Projekt usw. filtern. Das bedeutet, Sie können sich z. B. einen Projektkalender anzeigen lassen.
  3. sich Aufgaben standardmäßig um 8 Uhr des Fälligkeitstages anzeigen lassen. Diese werden blau dargestellt.
  4. Zeiteinträge bekommen einen blauen Haken, wenn sie durchgeführt und einen grünen, wenn sie zur Abrechnung freigegeben sind.
  5. Wählen Sie hier den Ansichtszeitraum aus.
  6. Hier blenden Sie die untere Button-Leiste ein oder aus.

Übersichten

Lassen Sie sich Übersichten der Zeiteinträge nach Zeiten, Kontakten, Projekten, Aufträgen, Leistungen und Aufgaben anzeigen.

Wie gewohnt können Sie die Übersichten durch Filtereinstellungen und Angabe des Zeitraums einengen.

Kontakte

Der Menüpunkt Kontakte gibt Zugriff auf Ihr Scopevisio Kontaktmanagement mit allen verbundenen Informationen. Im Filterfeld können Sie die Ansicht einschränken.

Wenn Sie auf einen angezeigten Kontakt klicken, führt die Verlinkung Sie direkt in die zugehörige Akte. Dort sehen Sie Daten, Aufgaben und Kommunikationen (Dokumente, E-Mails, Kommentare usw.), die am Kontakt gespeichert sind, sowie den Kontaktinhaber. Sie können den Kontakt als vCard exportieren, oder sich eine Wegbeschreibung anzeigen lassen.

Selbstverständlich können Sie unter diesem Menüpunkt auch (siehe Nummerierung im Bild):

  1. neue Kontakte anlegen
  2. bestehende ändern und vervollständigen
  3. eine E-Mail an den Kontakt schreiben
  4. den Kontakt anrufen
  5. für den Kontaktinhaber eine Aufgabe mit Bezug zu dem Kontakt erstellen. Hierfür empfehlen wir auf einem Tablet die Ansicht im Querformat ohne aufgeklapptes Menü.
  6. Das Uhrsymbol ermöglicht Ihnen, Zeiten auf Kontakte zu erfassen.

Projekte

Der Menüpunkt Projekte bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten

  1. Legen Sie ein neues Projekt direkt aus der App an.
  2. Der Filter und das Suchfeld ermöglichen Ihnen, die Ansicht anzupassen.
  3. Tippen Sie auf ein Projekt, um in dessen Detailansicht zu gelangen.
  4. Über das Uhrsymbol können Sie Zeiten auf das betreffende Projekt erfassen.
  5. Blättern Sie in der Projektansicht.

Tippen Sie auf ein Projekt, um den folgenden Bildschirm zu öffnen.

  1. Das Menü öffnet sich auf den Projekt-Details. Weitere Menüpunkte geben Zugriff auf mit dem Projekt verbundene Aufträge, Aufgaben, Zeiteinträge, das Journal, Dokumente, E-Mails und Kommentare. Diese werden Ihnen bereits auf das gewählte Projekt vorgefiltert präsentiert.
  2. Auch hier können Sie zur besseren Übersicht das Menü ein- und ausklappen.
  3. Ein Kalendersymbol  öffnet Ihren zugehörigen Projektkalender.
  4. Ein Klick auf das Stift-Symbol lässt Sie Ihre Projektdaten bearbeiten.
  5. Das Uhrsymbol für Zeiteinträge ist überall präsent.
  6. Ein- und ausklappbare Abschnitte (Geschäftsobjekte) strukturieren Ihre Datenbasis.

Aufträge

Der Menüpunkt Aufträge zeigt Ihre Aufträge an. Dies geschieht wieder mit den gewohnten Filtermöglichkeiten, der Option, Zeiten auf Aufträge zu erfassen, einem Aktionsbutton für weitere Aktivitäten und Verlinkungen für den Drill-Down zu verbundenen Informationen.

Aufgaben

Der Menüpunkt Aufgaben gibt Zugriff auf eine Aufgabenliste.

  1. Zur besseren Übersicht wird hier das Menü eingeklappt dargestellt. Sie können es mit einem Klick auf die drei Balken einsehen.
  2. Suchen Sie gezielt nach Begriffen in Ihren Aufgaben.
  3. Die Aufgaben sind nach Verantwortlichkeit, Kontakt, Fälligkeit, Startdatum, Status und Priorität filterbar. 
  4. Neue Aufgaben können Sie hier anlegen.
  5. Nach Klick auf eine der Aufgaben öffnen sich deren Details, die - wie die Aufgabe selber - auch aus PROJEKTE2GO heraus editierbar sind. Dazu klicken Sie auf die mit einem Link versehenen Angaben oder auf das Stift-Symbol oben rechts.
  6. Mit einem Klick auf den Aktionsbutton erstellen Sie eine neue Aufgabe für den betreffenden Mitarbeiter.
  7. Erfassen Sie Zeiten auf Aufgaben.

In der folgenden Ansicht sehen Sie die Details zu einer einzelnen Aufgabe.

Sie können Aufgaben sowohl einsehen als auch erstellen, bearbeiten oder löschen. Zu jeder Aufgabe können Tätigkeiten, Prioritäten, Fälligkeiten, Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstatus hinterlegt werden. Außerdem können Aufgaben und Tätigkeiten einem bestimmten Kontakt zugeordnet und an einen Verantwortlichen delegiert werden.

Journal

Das Journal dokumentiert alle in Scopevisio vorgefallenen Ereignisse wie Kommentare/E-Mails/Aufgaben/Zeiteinträge/Fristen sowie Statusänderungen von Kontakten/Projekten/Belegen/Beauftragten.

Dokumente

Im Menüpunkt Dokumente können Sie auf Scopevisios Dokumentenmanagementsystem Teamwork zurückgreifen:

  1. Sie können neue Dokumente direkt von Ihrem mobilen Gerät nach Teamwork hochladen. 
  2. Hier können Sie einen Suchbegriff für eine Volltextsuche eingeben.
  3. Um die Volltextsuche einzuschränken, können Sie auf die Ihnen zur Ansicht stehenden Sammlungen filtern. Die Filtereinstellung wird Ihnen angezeigt.
  4. Über den Link Teamwork Weblogin kommen Sie in Ihren Teamwork Webclient.
  5. Ein Klick auf die Dokumentenvorschau zeigt den Beleg an.
  6. Ein Klick auf eine freie Stelle unterhalb der Bezugsdatei öffnet ein neues Formular mit allgemeinen Informationen, weiteren Angaben, Kommentaren, Versionen und der Vorschau des Dokumentes.

Scopen

Über den Menüpunkt Scopen gelangen Sie in das Scopen-Formular für eine Scopevisio-weite Volltextsuche.

Hier können Sie wie gewohnt 

  1. Scopen
  2. Filtern und
  3. Zeiteinträge anlegen.

Durchsuchen Sie Ihre gesamte Gesellschaft in Scopevisio, wie Sie es von der Scopevisio Client-Anwendung kennen, nach den ausgewählten Filterkriterien. Diese helfen Ihnen, die Suche auf Kontakte, Eingangsrechnungen, Aufgaben oder Dokumente einzuschränken. Wenn Sie über alle Inhalte nach einem Suchbegriff scopen, bekommen Sie alle Elemente angezeigt, die den betreffenden Begriff bzw. die eingegebene Zeichenkombination enthalten.

Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie PROJEKTE2GO individualisieren:

  1. Im Bereich Persönliche Scopevisio E-Mail Adresse können Sie Ihren E-Mail-Agenten einstellen. Wenn Sie die Checkbox abhaken, werden E-Mails, die Sie aus PROJEKTE2GO heraus versenden, automatisch in Scopevisio archiviert und direkt beim Versenden im CRM-System am Kontakt gespeichert.
  2. Hier wählen Sie den Menüpunkt , den PROJEKTE2GO als Startseite anzeigt.
  3. Konfigurieren Sie das Verhalten der Stoppuhr.
  4. Legen Sie fest, wie Aufgaben und Projekte im Kalender angezeigt werden sollen.
  5. Den Startzeitpunkt von Zeiteinträgen bestimmen Sie hier.

Gesellschaft wechseln oder ausloggen

Falls Sie mehrere Gesellschaften in Ihrer Instanz angelegt haben, können Sie von jedem Menüpunkt aus über die drei Punkte oben rechts in eine andere Gesellschaft wechseln. Über den Button Ausloggen können Sie Scopevisio verlassen. Auch finden Sie hier Links zum Benutzerhandbuch und zum Support.