Teamwork-Benutzer hinzufügen
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie externe Benutzer zu Teamwork einladen oder internen Benutzern eine Teamwork-Lizenz zuweisen können.
Teamwork-Benutzertypen und ihre Rechte
Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > DMS-Benutzer verwalten.
Hier existieren vier Benutzertypen: Administratoren und interne Benutzer benötigen eine Teamwork-Lizenz, Gäste und Externe können Teamwork eingeschränkt nutzen.
Fall 1: Ein neuer Benutzer erhält eine Teamwork-Lizenz
Erfahren Sie, wie Sie einen neuen, noch nicht in Scopevisio angelegten Benutzer mit einer Teamwork-Lizenz ausstatten können.
Benutzer anlegen
Der Admin legt über Systemadministration > Benutzer verwalten einen Benutzer an.
Teamwork-Lizenz buchen
Der Admin bucht über den Shop eine Teamwork-Lizenz.
Lizenz zuweisen
Der Admin weist dem neuen Benutzer die Lizenz und ein Profil (z. B. Kontakte) zu.
Er sollte dem Benutzer sein Passwort für die Erstanmeldung mitteilen, entweder durch die Einladungs-E-Mail (Formularabschnitt Persönliche Nachricht) oder auf anderem Wege.
Mit Klick auf Speichern wird die Benutzereinladung versandt.
Benutzereinladung
Der Benutzer erhält eine Einladung und klickt auf den Anmelde-Link.
Benutzer meldet sich an
Der Benutzer wird zu Scopevisio weitergeleitet, wo er sein Passwort ändert und sich einloggt.
Benutzer installiert Scopevisio-Client
Der Benutzer wählt Scopevisio und klickt auf Herunterladen. Anschließend führt er die heruntergeladene Datei aus. Der Scopevisio Client wird dadurch auf seinem Rechner installiert.
Benutzer legt Teamwork-Passwort fest
Im Scopevisio-Client klickt der Benutzer im Menü auf DMS Teamwork>Einstellungen und legt sein Teamwork-Passwort fest.
Anschließend kann er Teamwork nutzen.
Benutzer als Kontakt anlegen
Der Admin kann den Benutzer als Kontakt anlegen. Erst wenn dieser als Scopevisio-Kontakt angelegt ist, kann er in Auswahllisten angesprochen werden, um ihm z. B. Zuständigkeiten und Aufgaben zu geben.
Benutzer auf intern stellen
Admin wählt Systemadministration> DMS-Benutzer verwaltenund setzt den neuen Benutzer auf Intern.
Fall 2: Ein vorhandener Benutzer erhält eine Teamwork-Lizenz
Erfahren Sie, wie Sie einen bereits in Scopevisio angelegten Benutzer mit einer Teamwork-Lizenz ausstatten können.
Teamwork-Lizenz buchen
Der Admin bucht über den Shop eine Teamwork-Lizenz.
Lizenzverwaltung öffnen
Der Admin wählt Systemadministration > Lizenzen der Benutzer verwalten.
Teamwork-Lizenz zuweisen
Der Admin weist die freie Teamwork-Lizenz dem Benutzer zu.
Benutzer legt Teamwork-Passwort fest
Im Scopevisio-Client klickt der Benutzer im Menü auf DMS Teamwork>Einstellungen und legt sein Teamwork-Passwort fest.
Anschließend kann er Teamwork nutzen.
Fall 3: Ein Gastbenutzer wird eingeladen
Wenn Sie nur kurzfristig, z. B. im Rahmen eines Projekts, mit anderen via Teamwork zusammenarbeiten möchten, können Sie Gäste oder Externe als Benutzer mit beschränkten Rechten einladen, ohne dafür eine weitere Teamwork-Lizenz buchen zu müssen.
Tipp: Erstellen Sie eine Gruppe "Externe Benutzer" um für diese Personen gezielt Dokumente freizugeben.
Gastbenutzer anlegen
Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > DMS-Benutzer verwalten.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol unten rechts.
Im nachfolgenden Formular füllen Sie die Daten des Gastbenutzers aus und klicken auf Hinzufügen. Automatisch wird eine E-Mail-Einladung an den Benutzer versendet und der Benutzer wird als Gastbenutzer hinzugefügt.
Hinweis: Wenn Sie das Passwort nicht in der E-Mail, sondern auf einem anderen Weg mitteilen möchten, lassen Sie den Haken in der entsprechenden Checkbox weg.
Benutzer mit einem Gastzugang können auf die Browser-gestützte Version von Teamwork zugreifen, das so genannte Teamwork-Weblogin.
Zu Beginn kann der Gastbenutzer eine kurze Tour durch die wichtigsten Teamwork-Funktionen absolvieren.
Die Einladungs-E-Mail
Die Einladungs-Mail enthält einen Link, über den sich der Benutzer bei Teamwork anmelden kann.
Fall 4: Ein externer Benutzer wird angelegt
Sie können einen Gastbenutzer zu einem externen Benutzer hochstufen. Voraussetzung ist, dass Sie, wie in Fall 3 (voriger Abschnitt) beschrieben, einen Gastbenutzer angelegt haben.
Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > DMS-Benutzer verwalten.
Markieren Sie den Gastbenutzer und stellen Sie ihn in der Spalte Typ auf Extern um.
