Rechnungen

Rechnungsübersicht

Um Ihre Rechnungen zu sehen, gehen Sie über Menü > Abrechnung > Rechnungen. Auf der Übersichtsseite erkennen Sie den Status Ihrer Rechnungen. Icons signalisieren, ob eine Rechnung fällig, gebucht oder bezahlt ist.

Der Abschnitt Rechnungslisten bietet vielfältige Filtermöglichkeiten (1).

Tipp: Über den Button Arbeitsliste (2) können Sie eine gefilterte Liste unter einem eigenen Namen als Arbeitsliste abspeichern. Diese Liste, die sich selbständig aktualisiert, finden Sie dann in Ihrem Arbeitsplatzmenü wieder.

Rechnungen erstellen

Kommen Sie aus einem Auftrag heraus, den Sie in eine Rechnung überführen, werden Sie auf das Rechnungsformular geleitet. Es werden die Daten und Positionen aus dem Auftrag angezeigt, die Sie nach Bedarf weiter anpassen können.

Wählen Sie Abrechnung > Rechnungen > Hinzufügen, wenn Sie auftragsunabhängig eine neue Rechnung erstellen möchten. 

Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. Die Nummerierung in diesem gesamten Abschnitt bezieht sich ausschließlich auf die folgende Grafik:

Im oberen Bereich ist nur das Datenfeld Kunde ein Pflichtfeld (1).

Im Feld Rechnungsart ist Einzelrechnung standardmäßig ausgewählt. Scopevisio bietet Ihnen aber auch die Möglichkeit, ganz komfortabel Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen zu erstellen. Mehr zu diesen Rechnungsarten finden Sie im Kapitel Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen.

Für eine vorselektierte Einzelrechnung (2) scrollen Sie nach unten und klicken auf Vorlagen (3), wenn Sie auf eine bereits bestehende Rechnungsvorlage zurückgreifen möchten. In diesem Fall wählen Sie im folgenden Pop-up-Fenster die entsprechende Vorlage aus, die Sie weiter bearbeiten oder unverändert übernehmen können. Mit dem Übernehmen-Button kehren Sie in die Rechnung zurück.

Die verwendete Vorlage ergänzen Sie bei Bedarf mit (4). Ansonsten arbeiten Sie ohne Vorlage und erstellen Ihre Rechnung, indem Sie ebenfalls mit (4) die gewünschten Positionen hinzufügen. Auszufüllende Pflichtfelder sind die (5) und (6), die weiteren Datenfelder ziehen ihre Informationen aus den im Produktstamm hinterlegten Informationen.

Über (7) können Sie ganze Positionszeilen löschen oder kopieren (8), mit den unter (9) angebotenen Pfeilen verändern Sie deren Reihenfolge.

Haben Sie dem ausgewählten Debitor in seiner Kontaktakte unter Zahlungsbedingungen Rabatt gewährt, wird dieser unter (10) automatisch übernommen. Sie können aber auch manuell prozentualen oder absoluten Rabatt eingeben, der dann den ursprünglichen überschreibt.

Um Ihre Rechnungen direkt per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf den Button Versenden (11). Die E-Mail kann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers übermittelt. Im sich öffnenden Formular haben Sie auch die Möglichkeit, den Text der E-Mail individuell abgestimmt und mit Hilfe von Textbausteinen anzupassen. Als Basis für das angehängte PDF-Dokument wird das unter Stammdaten > Beleglayouts festgelegte Standardlayout für Rechnungen oder das per Regelassistent bestimmte Layout verwendet.

Tipp: Mit dem Platzhalter $Logo können Sie Ihr Firmenlogo in der E-Mail hinterlegen. Laden Sie eine Grafikdatei als Logo in dem Kontakt Ihrer Gesellschaft hoch (Einrichtungsassistent > Gesellschaft) und fügen Sie den Platzhalter im verwendeten Textbaustein für die E-Mail ein.

Sollten Sie abweichend vom E-Mail-Versand Ihre Rechnung als PDF zum Druck erzeugen, sie in LibreOffice nachbearbeiten oder ihr ein weiteres Dokumentenlayout im .dot- oder .odt-Format zuweisen wollen, so tun Sie dies unter (12). Mehr über Beleglayouts steht in diesem Kapitel

Auch eine Sofortzahlung können Sie über den Multifunktionsbutton (12) erfassen. Das bedeutet, dass der Kunde die Rechnung gleich an Ort und Stelle in bar bezahlt. Die Barzahlung wird in einer Kasse vereinnahmt. Wenn Sie diese Option wählen und den Button klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, über welche Kasse das Geld vereinnahmt werden soll. Achten Sie dabei darauf, dass das entsprechende Kassenblatt geöffnet ist.

Sofortzahlung von Rechnungen

Festgeschrieben und gespeichert wird die Rechnung mit Klick auf Buchen (13). 

Sollten Sie eine Gutschrift erstellen wollen, so übernehmen Sie mit (14) alle Positionen der ursprünglichen Rechnung.

Solange eine Rechnung nicht gebucht worden ist, Sie sie aber dennoch festhalten wollen, speichern Sie mit (15) den Zwischenstand.

Wenn Sie individuelle Daten abweichend von den Stammdaten erfassen möchten, stehen Ihnen dazu die weiteren Registerreiter im unteren Bereich des Formulares zur Verfügung. Details über die einzelnen Registerkarten finden Sie im Artikel Aufträge.  

Rechnungen zusammenführen

Rechnungen können zusammengeführt werden, solange sie weder gebucht noch abgeschlossen sind. Markieren Sie dazu die gewünschten Rechnungen und wählen Sie anschließend den Button Rechnungen zusammenführen in der Auswahlbox unterhalb der Rechnungsübersicht.

Wie beim Zusammenführen von Kontakten werden die Unterschiede der beiden Ausgangsrechnungen in einer Tabelle gegenübergestellt und können zur Übernahme ausgewählt oder (wie im Falle der Rechnungspositionen) auch addiert werden. Nach der Zusammenführung geht die als Duplikat bezeichnete Rechnung in der Originalrechnung auf.

Rechnungen stornieren

Öffnen Sie die Rechnungsübersicht Menü > Abrechnung > Rechnungen.

  1. Selektieren Sie die zu stornierende Rechnung.
  2. Klicken sie auf Entfernen.

Hinweis: Sofern Sie Scopevisio ABRECHNUNG in Verbindung mit FINANZEN einsetzen, wird beim Buchen einer Rechnung ein offener Posten in der Finanzbuchhaltung erstellt. Dieser offene Posten wird mit der Stornobuchung automatisch ausgeziffert.

Rechnung mit Bruttopreisen

  1. Öffnen Sie die Rechnungsübersicht Menü > Abrechnung > Rechnungen.
  2. Erstellen Sie eine Rechnung durch Klick von Hinzufügen.
  3. Wählen Sie im Feld Preisangabe über die Auswahlliste die Option Brutto.
  4. Erfassen Sie wie gewohnt in der Positionstabelle die Produkte und geben Sie in der Spalte Einzelpreis (Brutto) die jeweiligen Brutto-Preise ein. Sollte diese Spalte nicht eingeblendet sein, so können Sie sie durch Rechts-Mausklick auf die Spaltenbezeichnungen einblenden.

Hinweis: Wenn Sie bereits Produkte in der Produktverwaltung angelegt haben, können Sie dort die Bruttopreise nachträglich ergänzen. Beim Erstellen können Sie so auf die Produkte zurückgreifen und die Bruttopreise werden dabei direkt ausgefüllt. Menü > Global > Stammdaten > Produkte > Produkte verwalten.

Rechnung mit Bruttopreisen