Rechnungen

Rechnungsübersicht

Um Ihre Rechnungen zu sehen, gehen Sie über Menü > Abrechnung > Rechnungen. Auf der Übersichtsseite erkennen Sie den Status Ihrer Rechnungen. Icons signalisieren, ob eine Rechnung fällig, gebucht oder bezahlt ist.

Der Abschnitt Rechnungslisten bietet vielfältige Filtermöglichkeiten (1).

Tipp: Über den Button Arbeitsliste (2) können Sie eine gefilterte Liste unter einem eigenen Namen als Arbeitsliste abspeichern. Diese Liste, die sich selbständig aktualisiert, finden Sie dann in Ihrem Arbeitsplatzmenü wieder.

Rechnungen erstellen

Die Wahl der Rechnungsart: Einzel-, Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen

Wählen Sie Abrechnung > Rechnungen > Hinzufügen.

Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder und die verschiedenen Registerkarten aus. Details über die einzelnen Registerkarten finden Sie im Artikel Aufträge.

Im Feld Rechnungsart ist Einzelrechnung standardmäßig ausgewählt. Scopevisio bietet Ihnen die Möglichkeit, ganz komfortabel auch Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen zu erstellen. Mehr zu Schlussrechnungen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Welche Rechnungsart wofür?

  • Von Anzahlungsrechnung ist die Rede, wenn der Rechnungssteller noch keine Leistung oder Lieferung erbracht hat. Sie wird auch als Vorauszahlungsrechnung bezeichnet. Die Umsatzsteuer wird fällig mit der Bezahlung der Anzahlungsrechnung durch den Kunden.
  • Von Abschlagsrechnung ist die Rede, wenn bereits ein Teil der Leistung erbracht worden ist, aber die Leistung nicht konkretisiert werden kann. So rechnet der Bauunternehmer 30% ab, ohne spezifizieren zu können, ob z. B. 28% oder 35% aller Kabel verlegt wurden. Die Umsatzsteuer wird fällig mit Bezahlung der Abschlagsrechnung durch den Kunden.
  • Von Teilrechnung ist die Rede, wenn die abgerechnete Leistung bereits erbracht wurde und - Gegensatz zur Abschlagsrechnung – konkretisiert und bezeichnet werden kann. Ein Leistungsdatum/zeitraum liegt vor. So rechnet der Bauunternehmer die Ausschachtungsarbeiten ab, nachdem die Baugrube ausgehoben wurde. Die Umsatzsteuer ist mit Rechnungsstellung fällig.

Die Felder für die entsprechenden Konten bei Anzahlungen/Abschlagsrechnungen sind unter Berücksichtigung der verschiedenen Steuersätze bereits in Scopevisio hinterlegt. Um diese Ihren Anforderungen anzupassen, folgen Sie dem Pfad Einstellungen>Stammdaten>Abrechnung>Erlöskonten-Vorbelegung bearbeiten>Standard-Konten für Anzahlung/Abschlag

Schlussrechnung erstellen

Wählen Sie unter Rechnungsart Schlussrechnung. Hier können Sie im Feld Anzahlungen und Abschläge unter Bearbeiten auf die infrage kommenden Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen zugreifen (1).

Im Anschluss wird Ihnen die zugeordnete Anzahlungsrechnung angezeigt (2), die Sie auch wieder entfernen können (3).

Wählen Sie ganz gezielt ein auf die Schlussrechnung angepasstes Dokumentenlayout aus (4). Dieses ist editierbar, um Ihren Anforderungen zu entsprechen. Der Beleg öffnet sich mit der verknüpften Anwendung für odt-Dateien. Bei Verwendung von Word kann es bei der Dokumentenausgabe zu Formatierfehlern kommen. Wir empfehlen, hierfür OpenOffice oder LibreOffice zu installieren. 

Diese abschließende Rechnung führt alle abzurechnenden Positionen auf (Bruttoausweis), durch Zuordnung vorhergehender Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen sowie der erhaltenen und zugeordneten Zahlungen ergibt sich die Restzahlsumme und die darin enthaltene Steuer. Die Schlussrechnung kann eine Null-Rechnung sein oder sogar negativ werden, also in eine "Gutschrift" (Korrekturrechnung) umschlagen.

Besonderheiten beim Buchen der Umsatzsteuer

Anzahlungs-und Abschlagsrechnungen ziehen Umbuchungen der Umsatzsteuer nach sich. Hierzu finden Sie weitere Informationen im Kapitel "Finanzen > Umsatzsteuer richtig erfassen".

Rechnungen zusammenführen

Rechnungen können zusammengeführt werden, solange sie weder gebucht noch abgeschlossen sind. Markieren Sie dazu die gewünschten Rechnungen und wählen Sie anschließend den Button Rechnungen zusammenführen in der Auswahlbox unterhalb der Rechnungsübersicht.

Wie beim Zusammenführen von Kontakten werden die Unterschiede der beiden Ausgangsrechnungen in einer Tabelle gegenübergestellt und können zur Übernahme ausgewählt oder (wie im Falle der Rechnungspositionen) auch addiert werden. Nach der Zusammenführung geht die als Duplikat bezeichnete Rechnung in der Originalrechnung auf.

Rechnungen ausgeben

Sie können Ihre Rechnungen im PDF-Format ausgeben lassen, um sie z. B. später auszudrucken. Drucken Sie die Rechnung auf dem Beleglayout, das Sie als Standard angegeben haben. Mehr über Beleglayouts lesen Sie hier.

Um die Angaben auf der Rechnung nachzubearbeiten, klicken Sie auf Nachbearbeiten. Der Beleg öffnet sich in OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie die Datei. Die geänderte Rechnung wird in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF im Reiter Dokumente abgelegt.

Rechnungen per E-Mail versenden

Um Ihre Rechnungen direkt per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf den Button Versenden.

Die E-Mail kann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers übermittelt.

Als Basis für das angehängte PDF-Dokument wird das unter Stammdaten > Beleglayouts festgelegte Standardlayout für Rechnungen verwendet.

Tipp: Mit dem Platzhalter $Logo können Sie Ihr Firmenlogo in der E-Mail hinterlegen. Laden Sie eine Grafikdatei als Logo in dem Kontakt Ihrer Gesellschaft hoch (Einrichtungsassistent > Gesellschaft) und fügen Sie den Platzhalter an die gewünschte Stelle im E-Mail Text ein.

Sofortzahlung von Rechnungen

Eine Sofortzahlung bedeutet, dass der Kunde die Rechnung gleich an Ort und Stelle in bar bezahlt. Die Barzahlung wird in einer Kasse vereinnahmt.

Wenn die Rechnung in Scopevisio angelegt wurde, besteht unterhalb der Tabs, die die Rechnungsangaben enthalten, eine Mehrfachauswahl über den Button Dokumentenlayouts.Wenn Sie diese aufklappen, finden Sie die Option Sofortzahlung vor.

Wenn Sie diese Option wählen und den Button klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, über welche Kasse das Geld vereinnahmt werden soll.

Sofortzahlung von Rechnungen

Rechnungen stornieren

Öffnen Sie die Rechnungsübersicht Menü > Abrechnung > Rechnungen.

  1. Selektieren Sie die zu stornierende Rechnung.
  2. Klicken sie auf Entfernen.

Hinweis: Sofern Sie Scopevisio ABRECHNUNG in Verbindung mit FINANZEN einsetzen, wird beim Buchen einer Rechnung ein offener Posten in der Finanzbuchhaltung erstellt. Dieser offene Posten wird mit der Stornobuchung automatisch ausgeziffert.

Rechnung mit Bruttopreisen

  1. Öffnen Sie die Rechnungsübersicht Menü > Abrechnung > Rechnungen.
  2. Erstellen Sie eine Rechnung durch Klick von Hinzufügen.
  3. Wählen Sie im Feld Preisangabe über die Auswahlliste die Option Brutto.
  4. Erfassen Sie wie gewohnt in der Positionstabelle die Produkte und geben Sie in der Spalte Einzelpreis (Brutto) die jeweiligen Brutto-Preise ein. Sollte diese Spalte nicht eingeblendet sein, so können Sie sie durch Rechts-Mausklick auf die Spaltenbezeichnungen einblenden.

Hinweis: Wenn Sie bereits Produkte in der Produktverwaltung angelegt haben, können Sie dort die Bruttopreise nachträglich ergänzen. Beim Erstellen können Sie so auf die Produkte zurückgreifen und die Bruttopreise werden dabei direkt ausgefüllt. Menü > Global > Stammdaten > Produkte > Produkte verwalten.

Rechnung mit Bruttopreisen