Scopevisio Online-Hilfe Das neue RechnungseingangsbuchDie automatische Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit im Freigabeprozess

Die automatische Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit im Freigabeprozess

Jeden Morgen extra das Rechnungseingangsbuch öffnen um nachzuschauen, ob überhaupt neue Rechnungen für Sie vorliegen?
Wir empfehlen stattdessen, sich bei Verantwortlichkeit automatisch benachrichtigen zu lassen!

Wie gehe ich als Prüfer vor?

In Finanzen > Rechnungseingangsbuch gelangen Sie mit einem Klick auf die drei Punkte oben rechts in das Menü Weitere Aktionen (1). 

Wählen Sie "E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren" (2) - so stellen Sie die automatische Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit für Eingangsrechnungen ein. Aus der Detailübersicht der Belegdaten zu einer einzelnen Rechnung können Sie dieses Feature ebenfalls aktivieren.

Im Hauptmenü unter Aktivitäten > Aktivitätenjournal im Geschäftsobjekt Benachrichtigungen finden Sie die Benachrichtigung in Ihrem Nachrichtenprofil (3) wieder. 

Über den Link Benachrichtigungen verwalten (4) können Sie standard Nachrichtenprofile konfigurieren und aktivieren, individuell erstellte Nachrichtenprofile aktivieren, deaktivieren und löschen sowie Nachrichten für einzelne Kontakte, Projekte oder Aufgaben verwalten. 

Die aus dem Rechnungseingangsbuch heraus erstellte automatische E-Mail-Benachrichtigung ist hier als aktives Nachrichtenprofil unter (9) protokolliert.

Optional können Sie das aus dem Rechnungseingangsbuch heraus aktivierbare Feature hier auch manuell einstellen. 

  1. Im Geschäftsobjekt "Standard Nachrichtenprofile konfigurieren und aktivieren" wählen Sie in der Spalte "Nachrichten zu" "Eingangsrechnungen" aus und aktivieren dies, indem Sie 
  2. ein Häkchen in der Spalte "Aktiviert" daneben setzen. 
  3. Wählen Sie unter "Nachrichten-Trigger" die passende Option aus und 
  4. unter "Nachrichtenarten" "E-Mail". 
  5. In der Spalte "Versenden" empfehlen wir Ihnen, auf "täglich kumuliert" zu schalten. 
  6. Unter "Versenden an" wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, an die die Benachrichtigung versendet werden soll.
  7. Möchten Sie selber ebenfalls darüber benachrichtigt werden, klicken Sie zur Aktivierung in das Feld "Eigenbenachrichtigung".

Diese Einstellungen werden unter (8) als aktive Standard-Nachrichtenprofile protokolliert und sind ohne explizites Speichern sofort gültig.

Sollten Sie nicht das Recht besitzen, auf das Aktivitätenjournal zuzugreifen, so lassen Sie die entsprechenden Einstellungen vom Administrator vornehmen.

Was mache ich als Rebu-Administrator?

Als Administrator des Rechnungseingangsbuches haben wir es Ihnen leicht gemacht:
In den Einstellungen des Rechnungseingangsbuches (Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang > Freigaben) aktivieren Sie die Benachrichtigungen mit Hilfe des gleichnamigen Buttons. Dieser öffnet eine Benutzerliste, aus denen Sie die infrage kommenden Prüfer mit einem Häkchen markieren und mit Klick auf "Auswählen" für die Standard-Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit freigeben.