Das neue Rechnungseingangsbuch

Vorteile des neuen Rechnungseingangsbuchs

Angeregt durch zahlreiche Hinweise unserer Kunden haben wir alle Arbeitsschritte innerhalb unseres Rechnungseingangsbuchs („Rebu“) unter die Lupe genommen. Ergebnis sind zahlreiche Verbesserungen und Erweiterungen:

Bisher musste jede Eingangsrechnung einzeln den jeweiligen Verantwortlichen zur sachlichen Prüfung und anschließend zur Zahlungsfreigabe zugeordnet werden. Mit dem neuen Rechnungseingangsbuch erleichtern wir Ihnen die Arbeit erneut: Von nun an können Sie ganze Freigabeprozesse definieren, um so die bei Ihnen vorherrschenden Workflows digital abzubilden. Der gegebene Freigabeprozess ist jederzeit erweiterbar und vom definierten Prüfer selbst von unterwegs durchführbar.

Ein frei definierbares Regelwerk ermöglicht Ihnen weitere Zeitersparnis, beispielsweise durch die automatische Zuordnung von Freigabeprozessen oder eine automatische Vorkontierung.

Diese Zeitersparnis führt unweigerlich zu einer Verbesserung Ihrer Liquidität, da eine effiziente Rechnungsbearbeitung die Kosten senkt und ein optimiertes Zahlungsverhalten auslöst. So lassen sich Zahlungsfristen optimal ausnutzen, Preisnachlässe durch Skonto erzielen oder auch Mahngebühren vermeiden.

Die vielen verschiedenen Upload-Möglichkeiten sind ein weiteres Plus. Gepaart mit einer OCR-Volltexterkennung, künstlicher Intelligenz und der Anbindung an die Creditreform-Adressdatenbank können Sie jetzt direkt aus dem neuen Rechnungseingangsbuch Lieferanten-Kontakte anlegen. Die Simultanansicht von Beleg und Datenfeldern bietet einen zusätzlichen Komfort.

Durch die Festlegung der Beteiligten im Prozess und des Ablaufs entstehen keine zusätzlichen Aufwände im Workflow wie z.B. die Suche nach dem für diese Rechnung zuständigen Rechnungsprüfer oder Zahlungsfreigeber. Der Prozess ist somit unabhängig von manuellen Tätigkeiten und deshalb in höchstem Maße effizient und schnell. Die Möglichkeit, auch per App REBU2GO über Tablet oder Handy von unterwegs Rechnungen hochzuladen, zu prüfen und freizugeben, macht das neue Rechnungseingangsbuch zudem sehr flexibel.

Die Freigaben können je nach Workflow vom Erfasser zugeordnet werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Ihre Strukturen im Unternehmensorganigramm zu nutzen. So können Freigabeprozesse nicht nur mitarbeiter- sondern auch abteilungsbezogen angelegt werden. Zeitlich beschränkte Urlaubsvertretungen lassen sich ganz einfach abbilden. Eine optionale Mehrstufigkeit des Prozesses gewährt das Vier-Augen-Prinzip, wo gewünscht.

Des Weiteren bieten wir mit dem neuen Rechnungseingangsbuch die Möglichkeit der automatischen Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit, was den Prüfprozess zeitlich strafft. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine E-Mail, dass eine Rechnung zum Beispiel zur sachlichen Prüfung vorliegt. In dieser E-Mail sind bereits die Eckdaten wie Rechnungsnummer und Lieferant enthalten.

Auch erweitern wir das Rechnungseingangsbuch um die Möglichkeit der direkten Eingabe von Kostenstellen und weiteren Dimensionen.

Alle Prozessschritte, Dokumente und Tätigkeiten des Vorgangs des Rechnungseingangs und der -prüfung werden protokolliert. Hierdurch werden die Prozesse transparent und nachvollziehbar. Zudem werden die dazugehörigen Belege sicher archiviert - hierdurch stellen Sie die GoBD-Konformität sicher.

Schließlich besteht auch die Möglichkeit der Überweisung (HBCI) vor der Bearbeitung durch die Buchhaltung.

Die individuellen Arbeitsplätze

Jeder der Beteiligten im Freigabeprozess für Eingangsrechnungen hat seinen eigenen virtuellen Arbeitsplatz. Dieser ist durch die entsprechende Rechtevergabe individuell auf seine Rolle im Freigabeprozess zugeschnitten.

Wir unterscheiden zwischen den Rollen Erfasser und Prüfer.

Der Arbeitsplatz des Erfassers

Der individuelle Arbeitsplatz des Erfassers beinhaltet eine gesteigerte Funktionalität:

  • Individuelle Arbeitslisten
  • Transparenz über den Bearbeitungsstand jeder Rechnung
  • Belegbild und Datenfelder gemeinsam darstellen und Daten aus dem PDF übernehmen
  • Sofortanlage eines neuen Lieferanten mit qualifizierten Adressdaten (Crefo-Anbindung)
  • umfängliche Dokumentierung aller Ereignisse und Geschehen
  • einheitliche „sprechende“ Dateinamen für alle Eingangsrechnungen (PDF)
  • Unbegrenzte Anzahl an Freigabenprozessen möglich
  • Automatische Freigabeprozesszuordnung (Regelassistent)
  • Zeitlich begrenzte Freigabeprozesse (Urlaubsvertretung)
  • Und-Prüfungen, Oder-Prüfungen /4-Augen, 6-Augen Prinzip möglich, flexibles Kontrollsystem
  • Definierbare Pflichtangaben pro Freigabestufe

Der Arbeitsplatz des Prüfers

Auch der Prüfer hat nun seinen individuell auf seine Rolle zugeschnittenen Arbeitsplatz:

  • Ansicht nur von (gemäß Rechtevergabe) prüferrelevanten Rechnungen
  • Individuelle Arbeitslisten
  • E-Mail Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit
  • Transparenz über den Bearbeitungsstand jeder Rechnung
  • Massenfreigabe, -prüfung
  • Belegbild und Datenfelder gemeinsam dargestellt
  • Verbesserte Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Prüfern (Rückgabe der Rechnung aufgrund Nachfrage, Kommentierung, umfangreiche Beleganreicherung)
  • Angabe von Dimensionen (z.B. Kostenstellen)

Die Rechte setzen

Die Rechte des Erfassers

Der Administrator hat sicherzustellen, dass die ausgewählten Verantwortlichen die entsprechenden Rechte als Erfasser oder Prüfer zugeteilt bekommen.

Hierzu gehen Sie auf Einstellungen>Systemadministration>Benutzerverwaltung>Profile und Rechte der Nutzer verwalten. Dort wählen Sie in der Rechteprofilliste „Finanzen – alle Rechte“ aus und duplizieren dies durch Klicken auf den entsprechenden Button unten. Benennen Sie dieses neue Rechteprofil im blau unterlegten Feld z.B. in „Finanzen – Erfasserrechte“ um. Deaktivieren Sie nun im duplizierten Profil zuerst alle Rechte in den beiden Spalten „Anzeigen“ und „Bearbeiten“ und scrollen dann zu „Rechnungseingangsbuch“ hinunter. Setzen Sie hier die beiden Häkchen und aktivieren Sie auch alle anderen Rechte, die der Erfasser haben soll. Speichern Sie das neu erstellte Profil.

Die Rechte für den Erfasser müssen auf jeden Fall  Rechnungseingangsbuch beinhalten.

Zum Recht Rechnungseingangsbuch (Mehrfachfreigabe) finden Sie hier weitere Informationen.

Die Rechte des Prüfers

Legen Sie ein weiteres nach demselben Schema, aber diesmal für die Prüfer der sachlichen Prüfung und Zahlungsfreigabe an. Benennen Sie es und setzen Sie die Rechte dementsprechend (Recht Rechnungseingangsbuch (Prüfung/Freigabe) und bei Bedarf auch Rechnungseingangsbuch (Mehrfachfreigabe)). Sollten Sie nur das Anzeigerecht vergeben, kann der Prüfende keine Eingaben machen. Speichern Sie auch dieses Profil.

In einer kleinen Firma, in der Erfassung, sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe in einer Hand liegen, macht es Sinn, nur ein gemeinsames Rechteprofil anzulegen.

Gehen Sie auf Einstellungen>Systemadministration>Benutzerverwaltung>Benutzer verwalten. Hier suchen Sie den jeweiligen Prüfer heraus. Nach einem Doppelklick auf seinen Namen können Sie ihm unter „Benutzerprofile“ das eben erteilte Rechteprofil zuweisen.

Das neue Rechnungseingangsbuch

Unter Einstellungen>Buchhaltung verwalten>Einstellungen Rechnungseingang werden Ihnen unter dem Reiter „Freigaben“ Ihre Freigabeprozesse angezeigt. Sind Sie Bestandskunde, sehen Sie hier den von Scopevisio nach Ihren Vorgaben generierten Standardfreigabeprozess, der für die Migration aus dem alten Rechnungseingangsbuch nötig war.

Hier haben Sie auch die Möglichkeit, weitere Freigabeprozesse anzulegen. Die Anleitung dazu finden Sie in dem entsprechend benannten Dokument in unserer Online-Hilfe.

Wenn Sie ab jetzt mit einem anderen oder auch keinem Standardfreigabeprozess arbeiten möchten, können Sie das Feld „Standardprozess“ auch wieder deaktivieren. Die migrierten Rechnungen aber bleiben GoBD-konform dem system-generierten Standardfreigabeprozess vom Namen her zugeordnet. Neue Rechnungen werden vom Erfasser den gewünschten Freigabeprozessen zugewiesen.

Passen Sie die Ansicht des neuen Rechnungseingangsbuches mit Ihren individuellen Einstellungen zu bestehenden Arbeitslisten oder den Einstellungen in Mein Menü an. So können Sie sich zum Beispiel auch schnell einen Überblick über Skontowerte und Skontierbarkeit verschaffen.

Je nach zugewiesenem Rechteprofil kann ein neues Rechnungseingangsbuch dann  beispielsweise so aussehen:

In weiteren Kapiteln beschreiben wir den gesamten Workflow, den eine einzelne Rechnung auf ihrem Weg durchs neue Rechnungseingangsbuch durchläuft und wie sie dort verarbeitet wird.