Bisher musste jede Eingangsrechnung einzeln den jeweiligen Verantwortlichen zur sachlichen Prüfung und anschließend zur Zahlungsfreigabe zugeordnet werden. Mit dem neuen Rechnungseingangsbuch erleichtern wir Ihnen die Arbeit erneut: Von nun an können Sie ganze Freigabeprozesse definieren, um so die bei Ihnen vorherrschenden Workflows digital abzubilden. Der gegebene Freigabeprozess ist jederzeit erweiterbar und vom definierten Prüfer selbst von unterwegs durchführbar.

Ein frei definierbares Regelwerk ermöglicht Ihnen weitere Zeitersparnis, beispielsweise durch die automatische Zuordnung von Freigabeprozessen oder eine automatische Vorkontierung.

Diese Zeitersparnis führt unweigerlich zu einer Verbesserung Ihrer Liquidität, da eine effiziente Rechnungsbearbeitung die Kosten senkt und ein optimiertes Zahlungsverhalten auslöst. So lassen sich Zahlungsfristen optimal ausnutzen, Preisnachlässe durch Skonto erzielen oder auch Mahngebühren vermeiden.

Die vielen verschiedenen Upload-Möglichkeiten sind ein weiteres Plus. Gepaart mit einer OCR-Volltexterkennung, künstlicher Intelligenz und der Anbindung an die Creditreform-Adressdatenbank können Sie jetzt direkt aus dem neuen Rechnungseingangsbuch Lieferanten-Kontakte anlegen. Die Simultanansicht von Beleg und Datenfeldern bietet einen zusätzlichen Komfort.

Durch die Festlegung der Beteiligten im Prozess und des Ablaufs entstehen keine zusätzlichen Aufwände im Workflow wie z.B. die Suche nach dem für diese Rechnung zuständigen Rechnungsprüfer oder Zahlungsfreigeber. Der Prozess ist somit unabhängig von manuellen Tätigkeiten und deshalb in höchstem Maße effizient und schnell. Die Möglichkeit, auch per App REBU2GO über Tablet oder Handy von unterwegs Rechnungen hochzuladen, zu prüfen und freizugeben, macht das neue Rechnungseingangsbuch zudem sehr flexibel.

Die Freigaben können je nach Workflow vom Erfasser zugeordnet werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Ihre Strukturen im Unternehmensorganigramm zu nutzen. So können Freigabeprozesse nicht nur mitarbeiter- sondern auch abteilungsbezogen angelegt werden. Zeitlich beschränkte Urlaubsvertretungen lassen sich ganz einfach abbilden. Eine optionale Mehrstufigkeit des Prozesses gewährt das Vier-Augen-Prinzip, wo gewünscht.

Des Weiteren bieten wir mit dem neuen Rechnungseingangsbuch die Möglichkeit der automatischen Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit, was den Prüfprozess zeitlich strafft. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine E-Mail, dass eine Rechnung zum Beispiel zur sachlichen Prüfung vorliegt. In dieser E-Mail sind bereits die Eckdaten wie Rechnungsnummer und Lieferant enthalten.

Auch erweitern wir das Rechnungseingangsbuch um die Möglichkeit der direkten Eingabe von Kostenstellen und weiteren Dimensionen.

Alle Prozessschritte, Dokumente und Tätigkeiten des Vorgangs des Rechnungseingangs und der -prüfung werden protokolliert. Hierdurch werden die Prozesse transparent und nachvollziehbar. Zudem werden die dazugehörigen Belege sicher archiviert - hierdurch stellen Sie die GoBD-Konformität sicher.

Schließlich besteht auch die Möglichkeit der Überweisung (HBCI) vor der Bearbeitung durch die Buchhaltung.