Scopevisio Online-Hilfe VersionshinweiseUpdate vom 20. März 2019

Update vom 20. März 2019

Top-Neuerungen im Featureset 95 (FS95)

Scopevisio bekommt eine neue Benutzeroberfläche (GUI, UX)

Vor rund 6 Jahren hat Scopevisio das letzte Mal ihre Benutzeroberfläche, auch GUI oder UX genannt, erneuert. Nun ist es wieder so weit: im letzten Jahr hat die Scopevisio mit viel Aufwand eine neue Benutzeroberfläche entwickelt. Dies betrifft insbesondere die Menü- und Icon-Steuerung. Seit Dezember wird diese bei ausgewählten Kunden im Beta-Stadium live getestet. Die Formulare (Geschäftsobjekte, Datenfelder) wurden bisher nur leicht angepasst. Hier werden sukzessive die alten Formulare auf das heute aktuelle Formularverhalten migriert. Bei dieser neuen Benutzerführung orientiert sich Scopevisio an der weltweit bekanntesten Benutzeroberfläche für hochfunktionale Cloud Anwendungssysteme, dem Microsoft Office 365 Cloud mit Stand 2019.

Auch künftig wird sich Scopevisio bei der Benutzerführung an den Weiterentwicklungen von Microsoft Office orientieren, damit unsere vielen MS Office-Kunden möglichst intuitiv mit Scopevisio zurechtkommen können. Die neue Oberfläche bieten wir im Featureset 95 zum Kennenlernen über den Schalter „In Kürze verfügbar“ an. Kleinere Änderungen und Ergänzungen werden noch vor der offiziellen Freigabe, wahrscheinlich im Featureset 97 (Juni), folgen.  Wir empfehlen Ihnen, bereits jetzt die neue Benutzerführung auszuprobieren. Alle Pfadangaben in diesem Dokument beziehen sich bereits auf die Anordnung im neuen Menüband. Sie können in dieser Vorversion jederzeit zur alten Benutzerführung zurückkehren.

Wir sprechen in der Menüführung vom Menüband. Das ursprünglich linksseitige Menü wird durch ein modernes Menüband oberhalb der Arbeitsfläche abgelöst. Die bisherigen Icons sind durch neue ersetzt worden. Zugleich ist die Menüstruktur mit übergeordneten Hauptfunktionen komplett überarbeitet worden.

Das neue Menüband ist sowohl vom angezeigten Umfang wie auch von der Ansichtsart her vom Anwender - vergleichbar zu MS Office - individuell anpassbar.

Machen Sie sich vertraut mit Scopevisios neuer Benutzeroberfläche!

     die bisherige Ansicht

Kontakte

Im Rahmen der neuen Benutzeroberfläche hat sich auch die Darstellung der Personenart "Person" in der Kontaktliste geändert:  Anstatt des generischen Torso-Icons werden nun deren Initialen ausgewiesen.
Menü > Kontakte > Personen

alte Darstellung mit Icon

neue Darstellung mit Initialen

Rechnungsarten

Zusätzlich zu den bisherigen Einzelrechnungen können nun Anzahlungs- und Abschlagsbelege sowie Teil- und Schlussrechnungsbelege erstellt und gebucht werden. 

  • auf der Schlussrechnung ist der Ausweis der Vorgängerbelege möglich
  • Umsatzsteuerfälligkeit bei Zahlungseingang für Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen
  • den Rechnungsarten können individuelle Beleglayouts zugewiesen werden
  • umsatzsteuerlich korrekte und liquiditätsschonende Buchung auf „Umsatzsteuer –nicht fällig“ Konten für Anzahlung und Abschlag
  • automatische Umbuchung in der Finanzbuchhaltung bei zugewiesenem Zahlungseingang
  • weitere unterstützende Buchungen mit Erstellen der Schlussrechnung 

Menü > Abrechnung > Rechnungen > Hinzufügen > Angaben zur Rechnung: Rechnungsart

Der neue kreditorische Workflow

Die Scopevisio hat den gesamten kreditorischen Workflow (Rechnungseingangsbuch, Offene Posten, Freigabe, Banking, Kontieren, Buchen, Abschluss, Berichte) durchgehend optimiert. Insbesondere das Rechnungseingangsbuch und die Freigabeprozesse wurden mit dem letzten FS 94 als völlig neu entwickelte Lösungen ausgeliefert. Nun hat Scopevisio weitere Optimierungen am Rebu vorgenommen. Aufgrund des sehr positiven Kunden-Feedbacks ist geplant, mit FS 96 Ende April das alte Rebu abzuschalten. Im FS 95 wurden folgende Ergänzungen am neuen Rebu vorgenommen:

Rechnungseingangsbuch – Erfassungsmaske: In der Erfassungsansicht des neuen Rebus erfolgt jetzt eine logische Prüfung eingegebener IBAN-Schlüssel. Sind Angaben nicht konform, erscheint eine entsprechende Benachrichtigung an den Erfasser.
Finanzen > Rebu > Rechnungserfassung 

Aufgaben: Es können belegspezifische Aufgaben erstellt werden, die die Bezugsinformationen zu Kontakt, Rolle, Belegart und Beleg automatisch aus der Eingangsrechnung übernehmen.
Finanzen > Rebu > Rechnungserfassung > beliebige Rechnung per Doppelklick öffnen > Weitere Aktionen(...) 

Geschäftsobjekt Eingangsrechnungen: Auch die Kreditorenrolle bietet jetzt die Möglichkeit, das Geschäftsobjekt „Eingangsrechnungen“ einzublenden. Bisher wurde diese Liste, welche auch einen schnellen Überblick über den Buchungs- und Zahlungsstatus gewährt, nur in der Lieferantenrolle angeboten.
Finanzen > Verbindlichkeiten > Kreditoren
In Abhängigkeit von der zugeordneten Projektkostenstelle in einer Eingangsrechnung wird dieser Beleg nun auch im Projekt angezeigt. Diese Funktionalität schalten Sie wie folgt ein:
Projekte > Kundenprojekte 

Anzeige von Korrekturbuchungen: Der digitale Belegstempel zeigt "Korrigiert" an, wenn es zu einer Korrekturbuchung gekommen ist.

Regeln: Anhand der Regel-Aktion "Bestimmten Lieferanten setzen" kann ein manuell ausgewählter Kreditor bei Rechnungseingang zugeordnet werden.
Systemmenü (gelbes S-Icon links oben) > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang > Reiter Regeln

Auswahlliste – Standardbegründungen: Die Auswahlliste mit Begründungen beim Ablehnen einer sachlichen Rechnungsprüfung oder Zahlung ist jetzt in der eigenen Gruppierung "Rechnungseingangsbuch" untergebracht. Die Begründungen lassen sich individualisieren oder löschen und bei Bedarf über den Menüpunkt "Weitere Aktionen > Einträge wiederherstellen" wiederherstellen.
Organisation > Administration > Systemadministration > System 

2GO- Applikationen: In REBU2GO und BELEGE2GO ist es ab sofort möglich, in der geöffneten Detailansicht durch die zugewiesenen Belege zu wechseln. Unterstützend wird diese praktische Navigationsmöglichkeit durch die ebenfalls neue Funktion „Freigeben und Nächste“ ergänzt.

Organisation

Produktarten: Mit dem neuen Featureset 95 erfolgt eine Umbenennung und Erweiterung der Produktarten in den Stammdaten. Die ursprünglichen Bezeichnungen Produkt, Dienstleistung und Vertrag werden 1:1 in Ware, Leistung und Recht umbenannt. Ergänzt werden sie um die zusätzliche Produktart Material. Zu deren Erklärung werden Tooltips beim Überfahren mit der Maus eingeblendet. Die Bestandsdaten unserer Kunden werden automatisch konvertiert.
Organisation > Stammdaten > Produkte 

Neuer Platzhalter: Wurde in den Stammdaten ein Produktbild hinterlegt, so kann dieses per Platzhalter {Produktbild} in den Layouts der Dokumente Potenzial, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift angezeigt werden.
Organisation > Stammdaten > Produkte 

Importe verwalten: Die Batch-Import Übersicht zeigt in einer neuen Spalte das Datum des letzten erfolgreichen Importlaufs an.
Organisation > OpenScope > Import & Export > Importe verwalten > Buchungen im Stapel (Batch) importieren

OpenScope - Import/Export Kontakte: Es ist nun möglich, anhand der "ID Vorsystem" eine Kontaktinformation zu erstellen.
Organisation > OpenScope > Import & Export > Importe verwalten > Kontakte importieren

Projekte

Gutschriften: Ungleich wie bei anderen Rechnungsarten können aus Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen keine Rechnungskorrekturen erzeugt werden.
Projekte > Abrechnungen 

Abrechnungseinstellungen: Es kann für alle Belegarten ein Standard-Bearbeiter festgelegt werden.
Der Standard-Bearbeiter wird über nachfolgende Optionen durch den aktuellen Benutzer in der Belegerfassung ersetzt/nicht ersetzt:  

  • "Nicht automatisch setzen": Standard-Bearbeiter wird nicht durch aktuellen Benutzer ersetzt
  • "Bei Überführung": manuell eingesetzter Bearbeiter/Standard-Bearbeiter wird bei Überführung durch aktuellen Benutzer im Folgevorgang ersetzt (z.B. Auftrag aus Angebot, Gutschrift aus Rechnung etc.)
  • "Bei jedem Speichern": manuell eingesetzter Bearbeiter/Standard-Bearbeiter wird ab jedem Speichervogang in der Belegerfassung automatisch auf den aktuellen Benutzer umgestellt

Die eingestellten Optionen gelten für alle Benutzer.
Organisation > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten

Lieferscheine: In der Tabelle "Positionen" wird beim Klick auf das Feld "Beschreibung" für die vereinfachte Texteingabe ein Pop-up aufgerufen.
Projekte > Leistungen > Lieferscheine

Projekte - Kundenprojekte: Die benutzerdefinierte Auswahl im Filter "Belegart" (Geschäftsobjekt "Aufträge und Lieferscheine") im Kundenprojekt wird gespeichert.
Projekte > Kundenprojekte

Finanzen

Monatliche Summen- und Saldenliste: In der  monatlichen Summen- und Saldenliste können Debitoren und Kreditoren auch in alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden. Per Doppelklick auf einen einzelnen Wert kommt man per Drill-down in das entsprechende Kontoblatt.
Finanzen > Berichte > Buchhaltung > Finanzbuchhaltung > Monatliche Summen- und Saldenliste > Kontoart

Exporte: Exporte zeigen Kopfdaten mit Erstellungsdatum, Gesellschaft, Kontoart (Kontenauswahl), Geschäftsjahr und Darstellung Monatswerte an. 
Finanzen > Berichte > Buchhaltung > Finanzbuchhaltung > Monatliche Summen- und Saldenliste

Steuerprüfung: Die Spalten im Formular "Steuerprüfung/-verprobung"  wurden umbenannt:

alt neu
St.-Anmeldung Kennzeichen
Steuer Steuer gebucht
Umsatz Umsatz (BMG)
Kontrolle Steuer berechnet

Finanzen > Berichte > Buchhaltung >  Umsatzsteuer > Umsatzsteuerprüfung (Erweitert)

Mahnungen: Für die Erstellung von Mahnungen stehen in der Mahnungstabelle die neuen Platzhalter {PositionsBetrag} und {EinzelBestellnummer} analog zu den im Text verwendeten Platzhaltern {Betrag} und {Bestellnummer} zur Verfügung. Die neuen Platzhalter funktionieren sowohl in der Auswahl "Erstellung pro Rechnung" als auch in "Erstellung pro Debitor".
Organisation > OpenScope > Import/Export > Dokumentenlayouts verwalten

DMS Teamwork

Eigentümer: Gemäß dem Verhalten im Teamwork Webclient können Dokumente jetzt auch  im Scopevisio Teamwork vom aktuellen Eigentümer auf einen anderen aktiven Teamwork-Benutzer übertragen werden. Dazu gehen Sie in Teamwork auf Ihre Sammlungen, suchen ein entsprechendes Dokument heraus, klicken mit der rechten Maustaste auf den Dokumentennamen und wählen "Eigentümer übertragen" aus.
Teamwork > Dokumente

Sammlungsanzeige: Teamwork-Sammlungen werden jetzt standardmäßig im Formular und nicht mehr im Menü angezeigt. So lassen sich mehrere Dokumente-Tabs gleichzeitig neben ihrer jeweiligen Sammlung darstellen.
Teamwork > Dokumente

Aktivitäten

Aktivitätenjournal: Die Aktionen Hinzufügen, Entfernen, Ändern von Dimensionen im Organigramm  rufen jetzt einen Eintrag in "Letzte Änderungen" hervor.
Aktivitäten > Aktivitätenjournal

API

Es ist nun möglich, den Arbeitgeber anhand der Vorsystem-ID (legacyNumber) zu setzen.

Die folgenden Felder können bei allen Abrechnungsbelegen ausgegeben werden:
Einleitungstext (textIntro), Schlusstext (textExtro) , Titel, Untertitel (textSubTitle), Hauptadresse (selectedAddress), freie Adresse (otherAddress), Lieferart (deliveryType), Lieferkosten (deliveryCosts ) und Nachnahmegebühr (cashOnDelivery).

Bestehende Potenziale und Abrechnungsbelege können via API ausgelesen und verändert werden.

Buchungen im Stapel (Batch) importieren ist nun analog zum CSV-Import auf den Sachkonten-, Kreditoren- und Debitoren-Import erweitert worden. Dadurch wird ermöglicht, den Import großer Datensätze im Hintergrund laufen zu lassen.