Lohn & Gehalt

Sie verteilen Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter in Papierform, würden diesen Prozess aber lieber digitalisieren? Zeit und Kosten einsparen und gleichzeitig nachhaltiger arbeiten? Lohnabrechnungen verteilen sich wie von selbst - Scopevisio bietet Ihnen eine praktische Lösung, die Hand in Hand mit unserer integrierten Unternehmenssoftware geht!

Der Menüpunkt Lohn & Gehalt stellt eine Verbindung her zwischen Scopevisio Lohn & Gehalt und Ihrer Scopevisio-Gesellschaft. Diese bewirkt im ersten Schritt, dass Daten aus den Lohnläufen in Scopevisio übernommen, direkt verbucht und archiviert werden können. Anschließend verteilen Sie die Mitarbeiterabrechnungen digital mit einem Klick über personalisierte Teamworksammlungen. Einfacher geht es kaum!

Voraussetzungen

Die digitale Verteilung der Gehaltsabrechnung ist nur mit Scopevisio Lohn&Gehalt möglich. Andere Lohnprogramme können derzeit nicht angebunden werden.

Um die beschriebene Funktionalität nutzen zu können, benötigen Sie die Lizenz "Personal".

Des weiteren bedarf es folgender Einstellungen:

Rechte (durch den Systemadministrator zuzuweisen)

Um Zugriff auf die Hauptfunktion "Personal" im neuen Menüband und den vollen Funktionsumfang von Lohn&Gehalt zu bekommen, benötigen die Mitarbeiter mit Personalrechten, die als Lohnbuchhalter Ihrer Firma fungieren sollen, die folgenden Rechte:

  • "Personal" 
  • "Kontakte - alle Rechte"
  • "Finanzen: Datenexport" (Bearbeiten)
  • "Finanzen: Datenimport" (Bearbeiten)

Ausschließlich Personen mit diesen Rechten haben Einsicht in die Lohnläufe und Mitarbeiterabrechnungen. In Scopevisio sind Ihre sensible Daten dadurch vor unberechtigtem Einblick geschützt. Der Systemadministrator weist die Rechte den entsprechenden Benutzern zu.

Unsicher, wie Sie dafür vorgehen sollen? Hier finden Sie alles zur Rechte-Verwaltung.

Verknüpfen mit Scopevisio Lohn&Gehalt und Ersteinrichtung des Archivs

Die Verknüpfung zu Scopevisio Lohn&Gehalt können nur Personen vornehmen, die in Scopevisio Lohn&Gehalt als Administrator hinterlegt sind. Für die Verknüpfung zu Scopevisio Lohn&Gehalt benötigen Sie die Daten aus Ihrem INI-Brief, den Sie mit separater Post bekommen haben.

Rufen Sie zunächst das Einstellungsformular über Organisation > Stammdaten > Personal > Lohn&Gehalt-Einstellungen auf. 

Klicken Sie im Geschäftsobjekt "Verknüpfung Scopevisio Lohn&Gehalt" auf "Hinzufügen". Füllen Sie die Pflichtfelder mit den Angaben aus Ihrem INI-Brief aus und schließen Sie die Aktion über den Button "Verknüpfung herstellen" ab.

Im Geschäftsobjekt "Lohnbuchhalter der Gesellschaft" sind Sie nun automatisch als Lohnbuchhalter hinterlegt. Sie können hier weitere Kollegen aus dem Benutzerkreis der Scopevisio auswählen.

Im Geschäftsobjekt "Verteilung der Dokumente" wählen Sie die Dokumente aus, die

  • an Ihre Mitarbeiter digital verteilt werden sollen (Spalte Mitarbeitersammlung)
  • Sie im Teamwork digital archivieren möchten (Spalte Elektronisches Archiv Backoffice) und
  • die Sie sich nach jedem Lohnlauf in gedruckter Form aufbewahren wollen (Spalte PDF zum Druck erstellen)

Schließen Sie die Einrichtung mit dem Speichern des Formulars ab.

Die folgende Tabelle gibt zusammenfassend einen Überblick über die Aktivierung und Einrichtung von Lohn & Gehalt:

Systemadministrator
Mitarbeiter
System
setzt Recht "Personal" für -> x -
setzt Recht "Kontakte - alle Rechte" für ->
x -
setzt Recht "Finanzen: Datenexport" (Bearbeiten)" für ->
x -
setzt Recht "Finanzen: Datenimport" (Bearbeiten)" für ->
x -

Mit den Rechten und der Lizenz kann der Mitarbeiter über das Einstellungsformular die Einrichtung vornehmen.


Zunächst verknüpft der Mitarbeiter den Lohnmandaten aus Scopevisio Lohn&Gehalt mit der Scopevisio Instanz.
ACHTUNG! Um die Verknüpfung vornehmen zu können, muss der Mitarbeiter in Scopevisio Lohn&Gehalt Administratorrechte haben.



Mit der Verknüpfung fügt das System den Mitarbeiter der Gruppe Lohnbuchhalter der Gesellschaft hinzu.

Der Mitarbeiter kann nun noch weitere Mitarbeiter in der Gruppe Lohnbuchhalter der Gesellschaft hinterlegen.

-
legt automatisch Teamwork-Gruppe "Lohnbuchhaltung(System)" an und fügt Lohnbuchhalter hinzu
- - erstellt Teamworksammlung "Lohn-Backoffice"
- hat durch erteilte Rechte, Feature-Aktivierung UND Zugehörigkeit zur Gruppe "Lohnbuchhaltung (System)" Einsicht in die Lohnläufe 

Die Lohnlaufnachbearbeitung

Übertragen des Archivs nach Scopevisio (in Scopevisio Lohn&Gehalt)

Rufen Sie über den Menüpunkt "Archiv" links im Menübaum die Unterfunktion "Abrechnung archivieren" auf. Mit dem Klick auf Exportieren werden alle gewählten Dokumente in das Scopevisio DMS Teamwork gelegt. 

Wenn Sie zuvor für die relevanten Dokumente über Archiv > Dokumentenauswahl eine Liste erstellen, wird diese gespeichert und für den Archiviervorgang automatisch vorgeschlagen.

Die Lohnlaufverwaltung (in Scopevisio)

Unter Personal > Lohn & Gehalt wird Ihnen Ihr Archiv aus Scopevisio Lohn&Gehalt zur weiteren Nachbearbeitung angezeigt (1). 

Die Buttons unter dem Formular folgen dem Workflow der Verarbeitung von links nach rechts (2).

Verbuchen des Lohnlaufs

Markieren Sie in der Tabelle den zu verarbeitenden Lohnlauf und betätigen dann den "Buchen"-Button. Sie gelangen in die Vorschau der Lohnbuchungen. Mit Klick auf "Buchen" werden die Datensätze gebucht. Im Formular Lohnlaufverwaltung wird nun die erfolgreich durchgeführte Verbuchung Ihres Lohnlaufs mit einem grünen Häkchen in der Spalte "Gebucht" angezeigt.

Das Einrichten und Verteilen der Lohndokumente in digitaler Form

Zur Vorbereitung benötigen Sie

  • die privaten E-Mailadressen von Nicht-Scopevisiobenutzern (s. Abschnitt Private Zustell-E-Mailadresse hinterlegen)

Zum Einrichten der digitalen Verteilung Ihrer Abrechnungsdokumente muss einmalig

  • Jeder Mitarbeiter "seinem" Mitarbeiterkontakt zugeordnet werden
  • für jeden Mitarbeiter die Art der Zustellung gewählt werden und
  • bei externen Benutzern eine private Zustell-E-Mail hinterlegt werden.

Mitarbeiter zuweisen

Arbeiten Sie zum ersten Mal mit Scopevisio Lohn & Gehalt, müssen Sie zunächst die abgerechneten Mitarbeiter den Mitarbeiterkontakten in Scopevisio zuordnen. Dasselbe gilt, wann immer neue Mitarbeiter hinzukommen. Den Hinweis, ob und wenn ja wieviele Mitarbeiter zuzuordnen sind, finden Sie direkt im Button "Mitarbeiter zuweisen" (Zahl).

Bevor Sie die Verteilung der Abrechnung vornehmen können, müssen alle Mitarbeiter zugeordnet sein.

Im Formular Lohn-Import wählen Sie in der Tabelle die aktuelle Datei aus und klicken dann auf den Button "Kontakte zuweisen" (siehe oben).

Sie gelangen in die Übersicht aller abgerechneten Mitarbeiter. Gehen Sie zeilenweise vor und wählen Sie die entsprechenden Mitarbeiterkontakte über den kleinen Pfeil in der Spalte "Kontakt" aus.

Mit dem Klick auf "Zuweisen" wird der Kontakt Ihrem Mitarbeiter zugeordnet und Sie befinden sich wieder in der Liste Ihrer Mitarbeiter.

Die Art der Zustellung

Im Standard verwendet Scopevisio die digitale Zustellung ins DMS, bei dem die Abrechnungen in Mitarbeiterordner in Teamwork gelegt werden (1 unten).

Darüber hinaus mag es aber Mitarbeiter geben, bei denen die digitale Zustellung nicht genutzt werden soll oder kann und die weiterhin ihre Lohndokumente per Brief erhalten sollen.

Wählen Sie für diese Mitarbeiter "PDF-Druck" als Art der Zustellung aus (2 unten). Im Anschluss an die digitale Verteilung können diese Dokumente dann per Knopfdruck ausgedruckt werden.

Private Zustell-E-Mailadresse hinterlegen

Ihre Mitarbeiterkontakte in Scopevisio gehören aus Systemsicht zwei unterschiedlichen Gruppen an. Die erste Gruppe ist die der Systembenutzer. Das sind alle Mitarbeiter, die als Benutzer in Scopevisio eingetragen sind und Zugriff auf das System haben bzw. damit arbeiten.

Systembenutzer haben bereits einen Teamworkzugang, über den sie ihre Lohndokumente empfangen. Sobald Sie einen Systembenutzer zugeordnet haben, ist die Spalte "Zustellung an E-Mail" mit der entsprechenden Mailadresse gefüllt. Die Benutzer-E-Mail kann nicht editiert werden.

Anders sieht es bei Mitarbeitern aus, die weder als Benutzer in Scopevisio eingerichtet sind noch mit dem System arbeiten. Diese zweite Mitarbeitergruppe ist in der Spalte "Externer Benutzer" mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet (3).

Für diese Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit, eine private Zustell-E-Mail in der entsprechenden Spalte zu hinterlegen. Klicken Sie dazu auf das kleine schwarze Dreieck rechts im Feld "Zustellung an E-Mail" und geben die E-Mailadresse ein (4). Im Zustellungsprozess wird ein Ordnerlink erzeugt, über den die Mitarbeiter ihren Lohn- und Gehaltsordner erreichen können.

Sind alle Mitarbeiterkontakte zugeordnet, kehren Sie über den Pfeil oben rechts zum Formular Lohnverarbeitung zurück.

Dokumente zustellen

Der nächste Schritt ist, den Mitarbeitern ihre Dokumente zuzustellen, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken. 

Sie erhalten zunächst eine Übersicht aller Mitarbeiter. Sie können hier noch einzelne Mitarbeiter von der Zustellung durch Entfernen des Hakens ausnehmen.

Mit dem Button "Zustellung durchführen" werden die Abrechnungsdokumente in den in Teamwork automatisch angelegten Mitarbeitersammlungen hinterlegt. Ihre Mitarbeiter werden per Mail über die Dokumente informiert.

Die gewünschten Dokumente des Lohnlaufs archiviert Scopevisio im Backoffice (ebenfalls Teamwork). Die erfolgreiche Zustellung wird Ihnen, ebenso wie zuvor die Buchung, mit einem Häkchen in der Tabelle angezeigt.

Exkurs - Informationsmails an Ihre Mitarbeiter

Zukünftig werden alle Mitarbeiter informiert, dass neue Dokumente in ihrem Ordner liegen. Ebenso wird es möglich sein, den Mailtext zu editieren.

Momentan werden folgende Mails verschickt:

  1. Ihr Mitarbeiter ist kein Scopevsio Systembenutzer, sondern erhält seine Lohndokumente über einen Ordnerlink an seine private Zustelladresse. Bei der Ersteinrichtung bekommt er die folgende Mail:

"Sehr geehrte Frau XY,

wir haben für Sie einen digitalen Lohn- und Gehaltsordner eingerichtet, in dem Sie zukünftig sowohl Ihre Abrechnungen als auch andere relevante Dokumente aus der Personalabteilung wie Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsmeldungen finden.
Der Ordner liegt wie alle Scopevisio Dokumente sicher und DSGVO-konform in einem deutschen Rechenzentrum.
Außer Ihnen hat nur die Personalabteilung Einsicht in Ihre sensiblen Daten.
Damit Sie Ihren persönlichen Datenraum einsehen können, vergeben Sie nun ein Passwort.
Bitte achten Sie in Ihrem eigenen Interesse darauf, ein hochsicheres Passwort zu verwenden und dieses sicher und für Dritte unzugänglich aufzubewahren.

Nach Vergabe des Passworts erhalten Sie eine weitere E-Mail, die den Zugangslink zu Ihrem persönlichen digitalen Lohn- und Gehaltsordner enthält.
Bei Fragen oder Anregungen kontaktieren Sie Ihre Personalabteilung.

Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Tag,
Ihre Personalabteilung"


Nach Vergabe des Passworts erfolgt der Versand des Ordnerlinks mit folgendem Text:


"Sehr geehrte Frau XY,

Dies ist der Link zu Ihrem persönlichen digitalen Lohn- und Gehaltsordner, in dem Sie zukünftig sowohl Ihre Abrechnungen als auch andere relevante Dokumente wie Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsmeldungen finden.
Über den Link haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihren Ordner. Unabhängig davon können Sie sich die Dokumente auch downloaden. Auch nach Ihrem Ausscheiden bleibt der Link noch eine Zeitlang aktiv.
Bei Fragen oder Anregungen kontaktieren Sie Ihre Personalabteilung.

Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Tag,
Ihre Personalabteilung"

Weitere Optionen

Weitere Optionen stehen Ihnen mit "Archiv/Abrechnung drucken" und "Archiv öffnen" zur Verfügung. Welche Dokumente gedruckt werden sollen, haben Sie zuvor bei den Mitarbeitern durch die Art der Zustellung "PDF-Druck" bzw. im Geschäftsobjekt "Verteilung der Dokumente" in den Einstellungen hinterlegt.
Ist ein Archiv bereits gebucht oder zugestellt worden, kann es nicht mehr enfernt werden. So entspricht Scopevisio auch der Dokumentationspflicht.

Zugriff in Teamwork

Die Lohnbuchhalter-Perspektive

Der Lohnbuchhalter hat Einsicht in und Zugriff auf alle in den LohnGehalt-Einstellungen ausgewählten Dokumente. Sie befinden sich in den automatisch unter Teamwork angelegten Sammlungen "Lohn-Backoffice" und "Lohnabrechnung - Mitarbeiter XY".

Die Mitarbeiter-Perspektive

Die Mitarbeiter bekommen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen in den für sie in Teamwork angelegten Sammlungen zugestellt. So haben sie von überall her gesicherten Zugriff auf ihre individuellen Dokumente und Scopevisio entspricht gleichzeitig der DSGVO.