Projekte anlegen

In Scopevisio bündeln Sie sämtliche Projektdaten und Dokumente unabhängig von Format und Quelle in einem einheitlichen Datenpool. Scopevisio wird so zur zentralen Anlaufstelle für alle Projektbeteiligten. Mehr noch: Es wird zur zentralen Arbeitsplattform.

Scopevisio Projekte liefern dem gesamten Projektteam eine stets aktuelle Informations-, Kalkulations- und Abrechnungsbasis. Auch externe Partner und Lieferanten lassen sich einfach und sicher einbinden und mit passenden Zugriffsbeschränkungen auf Distanz halten. Die Cloud-Projektakte wird damit zum Produktivitätsbeschleuniger.

Projektbezeichnung wählen

Wählen Sie im neuen Menüband Organisation > Administration > Einrichtungsassistent > Gesellschaft.

Bei der Einrichtung Ihres Scopevisio-Zugangs können Sie im Einrichtungsassistenten unter dem Punkt Gesellschaft Ihre gewünschte Projektbezeichnung auswählen oder eine eigene Bezeichnung anlegen. Ansonsten bleibt es bei der voreingestellten Bezeichnung Projekt.

Im Folgenden wird die Bezeichnung Projekt verwendet, die unter Umständen von Ihrer Bezeichnung in der Anwendung abweicht.

Projekt anlegen

Wählen Sie in der Hauptfunktion Projekte > Projekte und klicken Sie Hinzufügen.

Um ein Projekt anzulegen, genügt es zunächst, die gelb markierten Pflichtfelder auszufüllen und das Formular zu speichern. Alles andere kann später nachgetragen werden bzw. wird automatisch ausgefüllt, sobald entsprechende Aktivitäten erfolgen. 

  1. Vergewissern Sie sich der Projektkategorie (die Standardbelegung ist Kundenprojekt).
  2. Wer ist der Kunde des Projektes? Machen Sie hier die entsprechende Angabe.
  3. Geben Sie eine Projektbezeichnung ein. Punkte 2 und 3 sind die zwei Pflichtfelder.
  4. Die Angaben zum Projekt sind selbsterklärend. Der Projektinhaber ist häufig zugleich der Projektleiter.
  5. Speichern Sie Ihr Projekt.

Im Anschluss präsentieren sich die blau unterlegten Projektangaben wie folgt:

In dieser Projektakte können Sie Informationen sammeln zu:

  • Aufgaben
  • projektbezogener E-Mail
  • projektbezogenen Dokumenten
  • Kommentaren
  • dem Projektteam
  • den Projektbeteiligten
  • Zeiterfassung und
  • Eingangsrechnungen
  1. Zerlegen Sie das Projekt in Aufgaben, die Sie wiederum in Tätigkeiten zergliedern und delegieren können. Wer in Aufgaben mit Bezug zu Kontakt eingesetzt wird, wird automatisch als Projektbeteiligter geführt (siehe 6).
  2. Sie können E-Mails am Projekt speichern,
  3. ... und Sie können Dokumente zuordnen. Dokumente können Sie über den Upload-Button von einem externen Speicherort hochladen oder direkt aus Teamwork zuordnen. Wenn Sie im Feld "Zusatzlicher Bezug" "zu Aufgaben" auswählen, bekommen Sie zusätzlich alle Dokumente angezeigt, die an auf dieses Projekt bezogenen Aufgaben hängen. Welche Besonderheit es mit der Projektsammlung auf sich hat, können Sie hier nachlesen.
    Die Optionen unterhalb der Tabelle lassen Sie Ihre Dokumente besser verwalten, einige davon sind selbsterklärend. "Bezug entfernen" entfernt das Dokument aus diesem spezifischen Projekt, belässt es aber in seinem Ursprungsordner in Teamwork. "Weitere" wechselt in ein neues Formular, in dem Sie noch mehr Filtermöglichkeiten angeboten bekommen - sehr praktisch bei einer eher unübersichtlichen Anzahl von projektbezogenen Dokumenten. "Entfernen" löscht das Dokument sowohl aus dem Projekt, wie auch aus Teamwork, lässt sich aber nur durch den Dokumentenbesitzer ausführen.
  4. Hier kann das Projektteam Kommentare hinterlassen: Besprechungsergebnisse, Telefonate, Notizen und Vertragsbestandteile finden hier Platz. Die Kommentare werden mit Urheber und Zeitpunkt protokolliert.
  1. Stellen Sie Ihr Projektteam zusammen. Wie immer können Sie mit Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften ein Menü einblenden, das Ihnen eine individuelle Auswahl der Spalten erlaubt.
  2. Dieses Geschäftsobjekt wird automatisch befüllt: Als weitere Projektbeteiligte werden hier Personen angezeigt, die durch eine projektbezogene Aufgabe einen Bezug zum Projekt haben. Existieren keine Aufgaben, gibt es hier keine Einträge.
  3. Sehen Sie in der Zeiterfassung, welche projektbezogenen Leistungen erbracht worden sind.
  4. Hier finden Sie die Eingangsrechnungen, die einen Bezug zum Projekt haben.

Geschäftsobjekte ein- und ausblenden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle des Formulars, um Geschäftsobjekte ein- oder auszublenden. Im oben gezeigten Formular sind alle Geschäftsobjekte eingeblendet.

Hinweis: Die Auswahl der Geschäftsobjekte entspricht der Enterprise Line. Je nach Line stehen eventuell nicht alle Geschäftsobjekte zur Verfügung.

Geschäftsobjekte ein- und ausblenden

Projektübersicht

Wählen Sie Projekte > Projekte.

Die Projektübersicht zeigt eine filterbare Tabelle aller Projekte an.

  1. Wählen und filtern Sie Projektspalten. Mit Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften können Sie weitere Informationen einblenden oder verbergen, mit Klick auf das Symbol erweitern Sie den Tabellenfilter.
  2. Hier sehen Sie z. B., wie sich die Projekte finanziell darstellen.
  3. Sie können ein markiertes Projekt z. B. auch duplizieren, um ein ähnliches anzulegen.
  4. Die Symbole am Rand erlauben, den Projektkalender zu einem ausgewählten Projekt aufzurufen oder einen Zeiteintrag zu diesem Projekt zu erstellen.
  5. Über das Symbol Weitere Funktionen (Doppelpfeil oben rechts) können Sie die gewählte Ansicht als Kalender anzeigen oder Projekte2Go aufrufen, sofern Sie diese mobile App gebucht haben.

Tipp: Wenn Ihre Projekte relativ standardisiert sind, legen Sie ein „Masterprojekt“ an, das Sie als Vorlage für weitere Projekte verwenden. Über den Button Duplizieren können Sie individuelle Projekte daraus ableiten, in denen Sie die jeweiligen spezifischen Daten nachtragen. Ein solches Masterprojekt kann Ihnen auch als Aufgaben-Bündel dienen, in dem Sie wiederkehrende, größere Abläufe mit mehreren Beteiligten abbilden, Einzeltätigkeiten delegieren und Fälligkeiten festlegen können.

Hinweis: Falls Sie die Dimension bereits anderweitig zugewiesen haben, müssen Sie für Projekte eine andere Dimension vergeben. Dies können Sie in den Projekteinstellungen tun. Wählen Sie hierzu Global > Stammdaten > Projekte > Projekteinstellungen bearbeiten.

Dimensionen

Je nach Produktlinie können Sie Daten in Scopevisio nach bis zu zehn Dimensionen auswerten, um z. B. Kostenstellen und Kostenträger, aber auch Geschäftsstellen und Mitarbeiterzuordnungen abzubilden.

Enthält das Portfolio der abonnierten Anwendungen auch die Anwendung Projekte, ist die dritte Dimension automatisch als Projektdimension geschlüsselt.