Mahnungen
Lassen Sie sich lästige Arbeit abnehmen! In Scopevisio können Sie überfällige Forderungen in einer Mahnliste anzeigen und gemäß Ihren individuellen Mahnungseinstellungen einzeln oder ohne extra Aufwand per Massenversand in einem Mahnlauf anmahnen.
An unsere Bestandskunden:
Um die Erstellung Versandart-homogener Mahnläufe zu gewährleisten, muss zunächst das neue Datenfeld Mahnschreibenversand in den Debitoren-Kontaktakten befüllt werden.
Bei neuen Kontakten wird dies gemäß der von Ihnen in Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Mahnstufen hinterlegten Standardeinstellung geschehen. Systemseitig ist dies noch der Postversand.
Wollen Sie einfach und schnell das neue Datenfeld für bestehende Debitoren befüllen, tun Sie dies per Massenänderung im Formular Finanzen > Forderungen > Debitoren:
- Wählen Sie den erweiterten Filter <leer> in der Spalte Mahnschreibenversand.
- In der Spalte "E-Mail" lassen Sie sich mit "*.*" im erweiterten Filter nur Debitoren mit hinterlegter E-Mail-Adresse anzeigen.
- Markieren Sie alle Debitoren (Strg+A für alle oder Multi-select mit Shift- bzw. Strg+linker Maustaste), die Sie auf E-Mail Versand umstellen möchten.
- In der Spalte "Mahnschreibenversand" klicken Sie rechts auf den kleinen Pfeil und wählen E-Mail Versand aus. Im nachfolgenden Pop-up-Fenster bestätigen Sie die Abfrage mit Ja. Das Datenfeld Mahnschreibenversand ist jetzt bei den entsprechenden Debitoren befüllt worden.
Allen anderen Debitoren können Sie die Versandart Postversand zuweisen.
Mahnliste
Wählen Sie Finanzen > Forderungen > Mahnungen.
In einer Tabelle werden die offenen Posten und deren Mahnbarkeit auf Basis der Fälligkeit und des in den Stammdaten definierten Mahnrhythmus dargestellt.
- Wählen Sie eine Versandeinstellung. Diese finden Sie auch in der Debitorenrolle ihrer Kontaktakte im Geschäftsobjekt Debitor Zahlungsbedingungen, Datenfeld Mahnschreibenversand.
So erzeugen Sie Versandart-homogene Mahnläufe. - Schränken Sie die Ansicht weiter ein auf die fälligen Posten bzw. auf Posten, die gemäß ihres Mahnrhythmus zur Wiedervorlage anstehen.
- Über die Checkboxen am Zeilenanfang markieren Sie Posten, auf die sich die weiteren Aktionen beziehen oder die in den Mahnlauf aufgenommen werden sollen.
- Hier bestimmen Sie mithilfe der Buttons, ob die Mahnstufe für die markierten Posten herauf- oder herabgesetzt werden soll, ob der Posten unbefristet/bis zu einem bestimmten Datum gesperrt oder auf die Inkassoliste gesetzt werden soll. Die Posten, auf die die Mahnsperren angewandt werden, oder die auf die Inkassoliste wandern, erscheinen dann nicht mehr in den Mahnungen. Sie können sie separat unter (8) und (9) einsehen.
- Hier können Sie die Werte setzen, auf die sich die entsprechenden Platzhalter im Text Ihres Mahnlayouts beziehen.
- Erstellen Sie einen Mahnlauf mit allen wie in (3) beschrieben markierten Posten.
- Lassen Sie sich die Mahnläufe anzeigen. Von hier aus initiieren Sie dann auch den Massenversand.
- zeigt Ihnen die herausgefilterten gesperrten Posten an, die von hier aus bei Bedarf manuell wieder freigegeben werden können, und
- verweist auf die Posten, die Sie auf die Inkassoliste gesetzt haben.
Blenden Sie weitere Angaben in der Tabelle ein oder aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und die Spaltenauswahl wählen. Hier können Sie die Tabellenansicht durch Anhaken von Checkboxen auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Ein Klick auf das Lupensymbol blendet oberhalb der Tabelle Filterzeilen ein, mit deren Hilfe Sie die Tabelle mit einer Volltextsuche durchforsten können. Gefilterte Tabellen können Sie als Arbeitslisten speichern; sie werden dann in Ihrem Arbeitsplatzmenü angezeigt.
Mahnlauf ausführen und drucken/versenden
Haben Sie, wie oben beschrieben, Posten markiert und einen Mahnlauf erstellt (6), bringt Sie ein Klick auf den Button Mahnläufe anzeigen (7) zum Formular Bestätigte Mahnungen.
- Die Details und optionale Aktionen für einen markierten Mahnlauf werden hierüber angezeigt. Mehr dazu im nächsten Unterkapitel "Mahnlauf Details".
- Entfernen Sie ihn bei Bedarf oder
- weisen Sie Scopevisio an, alle im markierten Mahnlauf enthaltenen Mahnungen für den Postversand zu drucken oder direkt per E-Mail zu versenden. Bei Mahnläufen mit der Versandeinstellung "Postversand" erstellt Scopevisio PDFs und speichert diese in einem von Ihnen definierten Ordner zum späteren Druck ab. Lautet die Versandeinstellung für den Mahnlauf "E-Mail Versand", so generiert Scopevisio ebenfalls PDFs und verschickt sie. Dies alles geschieht gemäß Ihrer vorher in den unter Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Mahnungseinstellungen hinterlegten Voreinstellungen.
Möchten Sie zunächst jedoch das erzeugte PDF oder den begleitenden E-Mail-Text kontrollieren oder letzteren verändern, so wählen Sie Anzeigen (1).
Mahnlauf Details
Durch den Klick auf Anzeigen können Sie mithilfe der folgenden Optionen Ihre Mahnungen einer weiteren Kontrolle unterziehen.
- bringt Sie auf das Formular "E-Mail-Versand", in dem Sie u.a. die Sender- und Empfängerdaten sowie den die Mahnung begleitenden Text einsehen und editieren können (siehe folgendes Unterkapitel "E-Mail Versand").
- lässt Sie wie im Formular zuvor selektierte Mahnungen ohne weitere Durchsicht direkt versenden,
- entfernt den markierten Mahnlauf und
- gibt Einsicht in die erzeugten PDFs.
E-Mail Versand
Nach dem Klick auf Einzelne Mahnung Versenden öffnet sich folgendes Formular für den E-Mail-Versand der Mahnungen. Hier können Sie bei Bedarf das Begleitschreiben der E-Mail verändern oder noch weitere Anhänge hinzufügen.
- Die Empfänger werden automatisch eingefügt.
- Sie können einen Absender und eine Antwort-E-Mail-Adresse angeben.
- Die Betreffzeile können Sie aussagekräftig individualisieren, indem Sie die für Mahnungen geeigneten Platzhalter nutzen. Dazu klicken Sie auf den Link Textbaustein auswählen, im neuen Formular auf Hinzufügen und wählen anschließend im Feld Standard "Mahnung (E-Mail Betreff)". Im großen gelben Textbereich stellen Sie sich dann Ihre Betreffzeile mithilfe der Platzhalter $Kundennummer, $EigeneGS_Name, $Kundennummer_extern, $Kunde_Nachname, $Kunde_Firmenname, $Belegnummer und $Belegdatum zusammen. Benennen und speichern Sie den neuen Textbaustein.
- Schreiben Sie einen Begleittext für Ihre Mahnung oder editieren Sie den vorhandenen Text.
- Hier können Sie auf vorhandene Platzhalter und Textbausteine zugreifen und diese einfügen. Mehr darüber unter Beleglayouts.
- Das Mahnschreiben ist im PDF-Format bereits angehängt.
- Über die drei Symbole können Sie eine weitere Anlage hinzufügen, ein Dokument aus Teamwork wählen oder die betreffende Anlage entfernen.
- Der Link ODT-Dokumentenlayout auswählen und anhängen führt Sie zur im vorigen Artikel beschriebenen Layout-Auswahl.
- Wenn alles fertig ist, Versenden Sie Ihre Mahnung(en).
Mahnhistorie
Möchten Sie sich die Mahnhistorie eines einzelnen Postens auf der Mahnliste anzeigen lassen, so gehen Sie über den Link, der ein Detailformular ansteuert.
Es öffnet sich das Formular Buchung mit allen Details des betroffenen Postens. Hier können Sie die Mahnhistorie für diesen Posten anzeigen lassen mit allen Einzelheiten über den Mahnverlauf.
