Reisekostenerfassung

Die Dienstreise ist vorüber - jetzt wird abgerechnet. Scopevisio macht es Ihnen leicht, mit nur wenigen Eingaben Ihre Reisekosten zu erfassen und einzureichen. 

Ob im Client oder aus REISE2GO heraus: Die nötigen Datenfelder sind fix befüllt und die zugehörigen Belege werden eingescannt oder als bereits vorhandene Dateien hochgeladen und zugeordnet. Eventuelle Vorschüsse können sofort verrechnet werden. Über die Einstellungen legen Sie Grunddaten, Buchungspräferenzen und Nummernkreise fest.

Eine Reise erfassen

Öffnen Sie Aktivitäten > Reisekostenerfassung.  

Hier werden alle Ihre Reisen in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Mit dem Multifunktionsfilter finden Sie Reisen schnell und ohne langes Suchen.
Eine neue Reise legen Sie über den Button Hinzufügen an. In dem sich öffnenden Formular können alle reisebezogenen Daten eingegeben werden.  

Wird Ihnen die Option Reisekostenerfassung nicht angezeigt, müssen Sie sich über Ihren Systemadministrator das Recht dazu geben lassen. 

Sind Sie Systemadministrator? Erfahren Sie hier, wie Sie die Einstellungen für die Reisekostenerfassung festlegen!

Daten der Reise

  1. Im Geschäftsobjekt Reisedaten tragen Sie nun die Eckdaten, wie z.B.  Anlass der Reise, Reisebeginn und -ende ein. Das Datenfeld Reisender ist bereits vorausgefüllt.
  2. Nur gelbe Felder sind Pflichtfelder, wie zum Beispiel die Start- und Zieladresse. 
  3. Das Geschäftsobjekt Reisestatus passt sich den nachfolgenden Eingaben an und zeigt die Summe der Auslagen, evtl. erhaltenen Vorschuss und die berechnete Erstattung an. Das Datenfeld Abrechnung eingereicht wird erst dann befüllt, wenn Sie per Button ganz unten rechts im Formular die Abrechnung auch tatsächlich eingereicht haben..

Fahrtkosten

Fahrtkosten ergänzen Sie über den Button Hinzufügen.

Hier erfassen Sie alle auf die Fahrtkosten bezogenen Daten. Eine ganze Zeile entfernen Sie mit dem gleichnamigen Button. Über Hochladen oder die Buttons unterhalb des Geschäftsobjektes fügen Sie die entsprechenden Belege entweder lokal von Ihrem Rechner oder aus Teamwork hinzu bzw. entfernen sie.

Übernachtung

Im Geschäftsobjekt Übernachtung erfassen Sie die Ausgaben zur Übernachtung.

Nach Eingabe der Art der Übernachtung (z. B. mit oder ohne Frühstück), den Übernachtungskosten, den Kosten für die Verpflegung sowie sonstige Ausgaben, wird Ihnen im Datenfeld die Summe der Übernachtungskosten angezeigt, die dem Beleg z. B. der Hotelrechnung entsprechen sollte. Den dazugehörigen Beleg laden Sie aus Teamwork oder lokal von ihrem Rechner hoch.

Hinweis: Wählen Sie „Hotel mit Frühstück “ kürzt Scopevisio ab dem zweiten Tag die Verpflegungspauschale um das Frühstück. Ist das nicht gewollt, können Sie die Kürzung manuell wieder entfernen.

Verpflegungspauschalen und Kürzungen

Unter dem Geschäftsobjekt Verpflegungspauschalen und Kürzungen sehen Sie die von Scopevisio errechneten Verpflegungspauschalen. Korrekturen können Sie über die Checkboxen vornehmen. 

Die Verpflegungspauschale ist abhängig von Reisedauer und Reiseland.

Nebenkosten

Im Geschäftsobjekt Nebenkosten haben Sie die Möglichkeit weitere Nebenkosten wie zum Beispiel die Taxi- und Parkquittung einzureichen. Über Hinzufügen wählen Sie die Art der Nebenkosten aus, tragen den entsprechenden Betrag ein und ergänzen den Beleg.

Vorschuss

Unter dem Geschäftsobjekt Vorschuss können Sie bereits erhaltenen Vorschuss vermerken, indem Sie die Art des Vorschusses sowie den Betrag eintragen. Dieser wird dann im Geschäftsobjekt Reisestatus angezeigt und bei der Berechnung der Erstattung automatisch berücksichtigt.

Reisekostenerfassung abschließen

Möchten Sie die Eingabe der Reisekosten unterbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt fortsetzen, können Sie die Eingaben über den Button Speichern speichern und das Fenster schließen. 

Über den Button PDF-Vorschau können Sie sich jederzeit Ihre erfassten Reisekosten in einer PDF anzeigen lassen und speichern.

Über den Button Abrechnung einreichen beenden Sie die Eingabe der Reisekosten und erzeugen ein PDF aus Deckblatt und angehängten Belegen, das automatisch in das Scopevisio Rechnungseingangsbuch gesandt wird.