Scopevisio Online-Hilfe AbrechnungAbrechnungseinstellungen

Abrechnungseinstellungen

Wählen Sie Organisation > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten.

Hier legen Sie Einstellungen fest, wie die Scopevisio ABRECHNUNG erstellten Belege versendet oder ausgegeben werden.

Belegerstellung

Hier können Sie bestimmen, welche Art von PDF Sie für Ihre Abrechnungsbelege erzeugen möchten. Mit der Einstellungskombination des Dokument-Typs PDF Archiv und der Einstellung Rechnungsdaten-Comfort werden Ihre Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) erstellt.

Das bedeutet, dass eine Datei im Format PDF/A-3B mit einer XML-Datei im Anhang erzeugt wird, die das standardisierte Auslesen von Daten und deren Weiterverarbeitung in nachgelagerten Prozessen ermöglicht. Außerdem ist das ZUGFeRD-Format besonders fälschungssicher.

Des Weiteren können Sie hier wählen, ob die Belegdatei mit oder ohne Verarbeitungsstempel angezeigt werden soll.

In den Einstellungen zu den Abrechnungsanhängen können Sie bis zu 5 PDF-Dokumente definieren, die Sie wahlweise immer oder selektiv mit Ihren Abrechnungsdokumenten versenden bzw. drucken.

  • Wenn Sie die Anhänge pro Beleg auswählen, wird Ihnen die Liste der Anhänge jeweils beim Versenden oder Drucken angeboten.
  • In Verbindung mit Als Standard verwenden ist dabei das entsprechende Dokument vorausgewählt, während die mit Optional anbieten markierten Dateien fallweise hinzugenommen werden können.
  • In Kombination mit Standarddokumente immer anhängen gilt bei dieser Option das Dokument als abgewählt. Für den Druck werden die PDFs in einem Vorgang zusammengefasst.
Belegerstellung

Zahlungsstatus

Über den Optionsbutton legen Sie fest, ob der Zahlungsstatus von Rechnungen über die Finanzbuchhaltung ermittelt werden soll oder ob die Zahlungen manuell eingepflegt werden sollen.

Zahlungsstatus

Rechnungen, Aufträge und Angebote

Legen Sie fest, ob Sie für jeden Kunden ein eigenes Personenkonto führen möchten oder ob Sie Eingangszahlungen auf ein CpD (Conto pro Diverse) buchen möchten.

Rechnungen, Aufträge und Angebote

Voreingestellte Preisangaben auf Verkaufsdokumenten

Wählen Sie, ob die Preisangaben auf den Verkaufsdokumenten als Netto- oder Bruttobeträge dargestellt werden sollen.

Voreingestellte Preisangaben auf Verkaufsdokumenten

Mengenberechnungen

Wählen Sie, ob Sie in Auftrag gegebene Mengen oder bereits gelieferte Mengen in die Rechnung übernehmen, die Sie aus einem Auftrag bzw. Lieferschein erstellen.

Mengenberechnungen

Wiederkehrende Rechnungen

Um bei wiederkehrenden Rechnungen generell auf Preisänderungen hingewiesen zu werden, aktivieren Sie die Option Position der wiederkehrenden Rechnung nach Produktpreisänderungen aktualisieren. Ändern sich dann Ihre Produktpreise, können Sie für die generierte Rechnung festlegen, ob die alten Preise beibehalten, die neuen für die ganze Rechnung übernommen werden oder die Preisaktualisierung nur für ausgewählte Positionen gelten soll.

Wie Dauerbuchungen können auch wiederkehrende Rechnungen automatisch erzeugt werden. Setzen Sie bei Bedarf einfach das entsprechende Häkchen. Um einen einzelnen Rechnungsvorgang von der Regel abweichend zu behandeln, nutzen Sie die Checkbox Automatische Erstellung im Reiter Wiederholung in der Rechnug selbst.

Wiederkehrende Rechnungen

Weitere Einstellungen

Im oberen Bereich geben Sie an, wieviele Nachkommastellen bei Preis- und Mengenangaben angezeigt werden sollen.

 

Mit den Platzhaltern Menge bzw. Preis wird die gewählte Anzahl auch in den Ausgabebelegen angezeigt. Um Preis- bzw. Mengenangaben mit 2 Nachkommastellen in Ihren Verkaufsbelegen auszuweisen, wählen Sie die Platzhalter Menge_2stellig sowie Einzelpreis_2stellig. Mehr zu Platzhaltern lesen Sie im Dokument Platzhalterübersicht.

Checkboxen ermöglichen eine Sortierung der Produktauswahlliste und die automatische Erstellung von Packzetteln.

Wenn Sie individuelle Beleglayouts verwenden, muss für den Packzettel ein Standardlayout hinterlegt sein. Dieses kann unter OpenScope > Import/Export > Beleglayouts verwalten in das System geladen werden.

Unter Bestellnummer verbuchen als kann unter anderem eine Externe Belegnummer eingestellt werden. Das hat zur Folge, dass die externe Nummer in die Buchung übernommen wird.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, neben dem Belegdatum das Leistungs- oder das Erfassungsdatum als Standard-Buchungsdatum für Ihre Ausgangsrechnungen zu wählen. Bei der Erstellung einer Rechnung wird dann das so gewählte Datum als Buchungsdatum vorgeschlagen, während das Rechnungsdatum als externes Belegdatum gesetzt wird. Im Rechnungsformular finden Sie das Buchungsdatum im Geschäftsobjekt Angaben zur Rechnung unterhalb des Leistungsdatums

Weitere Einstellungen

Abrechnungskreise

Wählen Sie Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungsnummernkreise bearbeiten. Klicken Sie auf einen Nummernkreis, um diesen zu bearbeiten. 

Abrechnungsnummernkreis mit Rechnungskreisen


Vorausgesetzt die Rechnungskreise sind grundsätzlich aktiviert, kann sowohl beim Debitor als auch beim Kreditor ein Rechnungskreis hinterlegt werden (Geschäftsobjekt Auslieferbedingungen). Dieser Rechnungskreis wird bei der Anlage von Ausgangsrechnungen über die Faktura vorgeschlagen.

Um „sprechende Namen“ zu erhalten, können die Nummernkreise für Abrechnungsbelege sowie der Nummernkreis für Belege um die Rechnungskreisnummer sowie um die Kurzbezeichnung erweitert werden. Im Format des Nummernkreises muss dazu die Nummer definiert und/oder der Platzhalter Rechnungskreiskurzbezeichnung ausgewählt sein.

Abrechnungsdokumente - Dateinamen

Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten

Für den von Scopevisio erzeugten Dateinamen kann zwischen drei möglichen Varianten gewählt werden:

  • Belegart + Belegnummer (Default, altes Verhalten)
  • Kundennummer + Belegart + Belegnummer (neu)
  • Belegart + Belegnummer + Kundennummer (neu)

Dabei wird die Kundennummer wie folgt befüllt: Ist der Kunde ein Debitor, wird die Kundennummer aus der Rolle Debitor genommen. Existiert für den Kunden kein eigener Debitor, wird die Kontaktnummer aus der Rolle Allgemein hinterlegt, sofern das Feld gefüllt ist.